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Cos’è un programma di gestione di ferie e permessi?

Definizione

Un programma di gestione di ferie e permessi facilita e automatizza le procedure di pianificazione dei congedi e dei permessi dei vostri collaboratori. Le caratteristiche principali sono estremamente funzionali:

Planning per collaboratore, gestione delle richieste di permessi (modifiche, approvazioni o rifiuti)
Monitoraggio del saldo contabile in tempo reale (riduzione orario di lavoro, recuperi, anzianità...)
Gestione prevista dei congedi pagati, export dei dati in busta paga

La gestione dei congedi e dei permessi è uno step essenziale nella gestione del personale. Questo grattacapo può essere risolto con il giusto software online!

Come funziona ?

Lo strumento di gestione di congedi e permessi in SaaS permette di accedervi da browser (PC) o da applicazione per smartphone e tablet.
Ogni dipendente, accedendo online, ha a disposizione un’interfaccia personalizzata per:

Compilare le richieste di congedo e permesso e inviarle al superiore
Una volta che i manager hanno visualizzato le richieste, osservando il planning dell’azienda o di un servizio decidono e approvare o rifiutare
I direttori e gli altri manager HR personalizzano l’applicazione e gestiscono il libro paga

Quali sono le principali funzionalità di un software per la gestione di ferie e permessi?

HR self-service

Tutti i collaboratori dell’impresa possono accedervi online (web o mobile) per controllare il proprio saldo congedi in tempo reale.
Accedono ad un calendario interattivo e visualizzano i congedi richiesti dai colleghi. Essi sono divisi per tipo (congedi pagati, riduzione orario di lavoro, frazionamento ed ecc) e per status (approvati o da approvare).
A partire da queste informazioni possono pianificare i loro congedi e permessi:

Selezionare una data di inizio e fine
Riempire un modulo che contenga: Nome, durata, tipo di congedo ed eventuali commenti
Inviare la domanda al superiore

Approvare una richiesta di congedo invia per mail una notifica immediata al manager HR. Questa mail contiene:

La richiesta
Il saldo congedi del richiedente
Le planning dell’équipe al momento della richiesta

Una richiesta approvata aggiorna il computo dei congedi per il dipendente in questione. Online, un pannello di controllo centralizza tutte le informazioni sulle assenze :

Saldo congedi per tipo: inviato, ricevuto, approvato,da approvare
Richieste in corso (che possono essere annullate)
Cronologia dei permessi

Gestire congedi e assenze: il portale HR

I responsabili delle risorse umane hanno a disposizione un’interfaccia particolare per gestire le domande inviate:

Visualizzazione tramite lista, una ad una (tipo, durata, commenti
Un calendario interattivo che permetta di osservare il planning dell’impresa o di una funzione in particolare al momento di ogni domanda
Possibilità di approvare o rifiutare la richiesta con un click. Il dipendente interessato viene subito notificato dell’esito

Ovviamente, i dipendenti HR possono disporre dei loro congedi sull’applicazione: per l’approvazione ci possono pensare loro stessi o inviarla al superiore.

Gestire il libro paga: il portale amministrativo

Il direttore delle risorse umane dispone di un’interfaccia personalizzata per visualizzare report e indicatori di performance (KPIs) in modo da occuparsi del personale:

Durata, frequenza e tipi di congedi ricorrenti
Tasso di assenteismo
Ripartizione delle assenze per genere, natura, servizio ed ecc.

In quanto amministratore, il direttore delle risorse umane può personalizzare l’applicazione per renderla immagine della politica aziendale in materia di congedi e assenze:

Aggiungere, modificare, cancellare certi tipi di contratti o congedi
Aggiungere dei periodi particolari sul planning (vacanze scolastiche, settimane senza possibilità di congedi ed ecc.)
Definire un workflow di approvazione multi-livello per certi profili o certe domande ed ecc.

Questi strumenti sono notevolmente configurabili. Gestiscono tutte gli accordi e tutte le assenze (interruzione di lavoro, crediti di lavoro, congedi in giorni festivi o feriali, frazionamento ed ecc.)

Semplificare la gestione amministrativa di congedi e permessi

I software per la gestione di congedi e permessi di integrano facilmente all’interno del sistema informativo HR interno all’organizzazione:

Le assenze sono trasferite automaticamente al software che gestisce le paghe (Sage, Ebp, Cegid ed ecc.) per generare la busta paga
Lo storno dei ticket restaurant può essere automatizzato e realizzato con un semplice click

Nel caso di interoperabilità degli strumenti sarà possibile un’esportazione dei dati in un formato a scelta (PDF, Excel, ecc.).

Chi utilizza un software per monitorare congedi e permessi?

I software per la gestione di congedi e permessi sono utilizzati da tutte le organizzazioni: microimprese, PMI, grandi gruppi, gruppi internazionali, pubblica amministrazione ed ecc.
All’interno si distinguono 3 profili utenti:

Il dipendente che richiede un congedo
Il manager che gestisce la domanda
Il dirigente delle risorse umane che gestisce il libro paga

All’interno delle piccole e medie strutture il ruolo di manager e direttore è solitamente lo stesso.

Perché utilizzare un software per la gestione di congedi e permessi?

Questi software HR semplificano la gestione solitamente laboriosa delle assenze.Talvolta, però, presentano qualche inconveniente.

Vantaggi

Formalizzazione dei processi e delle richieste di congedo
Meno errori rispetto alle gestione delle richieste su carta o a voce
Statistiche
Risparmio di tempo, guadagno in produttività da parte dei manager che possono gestire facilmente le domande di congedo anche a distanza
Calcolo automatico del saldo congedi per ogni dipendente
Visibilità del planning dell’impresa e dei servizi
Possibilità di gestire i congedi e i permessi di imprese internazionali

Svantaggi

Utilizzare un’applicazione mobile in viaggio necessita una connessione a internet costante e di qualità
Un’interoperabilità perfetta con un sistema informativo HR può limitare la scelta o obbligare l’impresa a prendere un software della casa di produzione del sistema informativo anche se non risponde ai bisogni perfettamente

Come scegliere un software di gestione di congedi e permessi?

Scegliere un software di gestione congedi e permessi non è una scelta da prendere alla leggera. Ci sono vari fattori da considerare durante la ricerca:

L’interfaccia software dev’essere semplice e intuitiva
La presenza di un’applicazione mobile può essere un plus se i collaboratori sono spesso in trasferta
L’interoperabilità con il HRIS può essere indispensabile per le strutture importanti
Il costo globale della soluzione va valutato: il prezzo è solitamente in funzione del numero di utilizzatori