Cos’è un software di gestione di ferie e permessi?
Definizione
Un software di gestione di ferie e permessi facilita e automatizza le procedure di pianificazione dei congedi e dei permessi dei vostri collaboratori. Le caratteristiche principali sono estremamente funzionali:
- Planning per collaboratore, gestione delle richieste di permessi (modifiche, approvazioni o rifiuti)
- Monitoraggio del saldo contabile in tempo reale (riduzione orario di lavoro, recuperi, anzianità...)
- Gestione prevista dei congedi pagati, export dei dati in busta paga
La gestione dei congedi e dei permessi è uno step essenziale nella gestione del personale. Questo grattacapo può essere risolto con il giusto software online!
Come funziona ?
Lo strumento di gestione di congedi e permessi in SaaS permette di accedervi da browser (PC) o da applicazione per smartphone e tablet.
Ogni dipendente, accedendo online, ha a disposizione un’interfaccia personalizzata per:
- Compilare le richieste di congedo e permesso e inviarle al superiore
- Una volta che i manager hanno visualizzato le richieste, osservando il planning dell’azienda o di un servizio decidono e approvare o rifiutare
- I direttori e gli altri manager HR personalizzano l’applicazione e gestiscono il libro paga
Quali sono le principali funzionalità di un software per la gestione di ferie e permessi?
HR self-service
Tutti i collaboratori dell’impresa possono accedervi online (web o mobile) per controllare il proprio saldo congedi in tempo reale.
Accedono ad un calendario interattivo e visualizzano i congedi richiesti dai colleghi. Essi sono divisi per tipo (congedi pagati, riduzione orario di lavoro, frazionamento ed ecc) e per status (approvati o da approvare).
A partire da queste informazioni possono pianificare i loro congedi e permessi:
- Selezionare una data di inizio e fine
- Riempire un modulo che contenga: Nome, durata, tipo di congedo ed eventuali commenti
- Inviare la domanda al superiore
Approvare una richiesta di congedo invia per mail una notifica immediata al manager HR. Questa mail contiene:
- La richiesta
- Il saldo congedi del richiedente
- Le planning dell’équipe al momento della richiesta
Una richiesta approvata aggiorna il computo dei congedi per il dipendente in questione. Online, un pannello di controllo centralizza tutte le informazioni sulle assenze :
- Saldo congedi per tipo: inviato, ricevuto, approvato,da approvare
- Richieste in corso (che possono essere annullate)
- Cronologia dei permessi
Gestire congedi e assenze: il portale HR
I responsabili delle risorse umane hanno a disposizione un’interfaccia particolare per gestire le domande inviate:
- Visualizzazione tramite lista, una ad una (tipo, durata, commenti
- Un calendario interattivo che permetta di osservare il planning dell’impresa o di una funzione in particolare al momento di ogni domanda
- Possibilità di approvare o rifiutare la richiesta con un click. Il dipendente interessato viene subito notificato dell’esito
Ovviamente, i dipendenti HR possono disporre dei loro congedi sull’applicazione: per l’approvazione ci possono pensare loro stessi o inviarla al superiore.
Gestire il libro paga: il portale amministrativo
Il direttore delle risorse umane dispone di un’interfaccia personalizzata per visualizzare report e indicatori di performance (KPIs) in modo da occuparsi del personale:
- Durata, frequenza e tipi di congedi ricorrenti
- Tasso di assenteismo
- Ripartizione delle assenze per genere, natura, servizio ed ecc.
In quanto amministratore, il direttore delle risorse umane può personalizzare l’applicazione per renderla immagine della politica aziendale in materia di congedi e assenze:
- Aggiungere, modificare, cancellare certi tipi di contratti o congedi
- Aggiungere dei periodi particolari sul planning (vacanze scolastiche, settimane senza possibilità di congedi ed ecc.)
- Definire un workflow di approvazione multi-livello per certi profili o certe domande ed ecc.
Questi strumenti sono notevolmente configurabili. Gestiscono tutte gli accordi e tutte le assenze (interruzione di lavoro, crediti di lavoro, congedi in giorni festivi o feriali, frazionamento ed ecc.)
Semplificare la gestione amministrativa di congedi e permessi
I software per la gestione di congedi e permessi di integrano facilmente all’interno del sistema informativo HR interno all’organizzazione:
- Le assenze sono trasferite automaticamente al software che gestisce le paghe (Sage, Ebp, Cegid ed ecc.) per generare la busta paga
- Lo storno dei ticket restaurant può essere automatizzato e realizzato con un semplice click
Nel caso di interoperabilità degli strumenti sarà possibile un’esportazione dei dati in un formato a scelta (PDF, Excel, ecc.).
Chi utilizza un software per monitorare congedi e permessi?
I software per la gestione di congedi e permessi sono utilizzati da tutte le organizzazioni: microimprese, PMI, grandi gruppi, gruppi internazionali, pubblica amministrazione ed ecc.
All’interno si distinguono 3 profili utenti:
- Il dipendente che richiede un congedo
- Il manager che gestisce la domanda
- Il dirigente delle risorse umane che gestisce il libro paga
All’interno delle piccole e medie strutture il ruolo di manager e direttore è solitamente lo stesso.
Perché utilizzare un software per la gestione di congedi e permessi?
Questi software HR semplificano la gestione solitamente laboriosa delle assenze.Talvolta, però, presentano qualche inconveniente.
Vantaggi
- Formalizzazione dei processi e delle richieste di congedo
- Meno errori rispetto alle gestione delle richieste su carta o a voce
- Statistiche
- Risparmio di tempo, guadagno in produttività da parte dei manager che possono gestire facilmente le domande di congedo anche a distanza
- Calcolo automatico del saldo congedi per ogni dipendente
- Visibilità del planning dell’impresa e dei servizi
- Possibilità di gestire i congedi e i permessi di imprese internazionali
Svantaggi
- Utilizzare un’applicazione mobile in viaggio necessita una connessione a internet costante e di qualità
- Un’interoperabilità perfetta con un sistema informativo HR può limitare la scelta o obbligare l’impresa a prendere un software della casa di produzione del sistema informativo anche se non risponde ai bisogni perfettamente
Come scegliere un software di gestione di congedi e permessi?
Scegliere un software di gestione congedi e permessi non è una scelta da prendere alla leggera. Ci sono vari fattori da considerare durante la ricerca:
- L’interfaccia software dev’essere semplice e intuitiva
- La presenza di un’applicazione mobile può essere un plus se i collaboratori sono spesso in trasferta
- L’interoperabilità con il HRIS può essere indispensabile per le strutture importanti
- Il costo globale della soluzione va valutato: il prezzo è solitamente in funzione del numero di utilizzatori
I migliori programmi per la gestione ferie
- Cezanne HR
- Altamira HRM
- Ferie Permessi
- Factorial
- Ecosagile