Software online per la gestione dei congedi e delle permessi

Congedi e assenze sono un chiodo fisso? Al fine di migliorare il planning dei collaboratori, scegli un software HR o un software di gestione dei congedi che si occupi del saldo contabile, delle richieste di permesso, il processo per validarle, la gestione prevista del calcolo ore ed ecc.  

I software di congedi più popolari:

Gestione collaboratori
Workflow e processi
Assistenza
Note spese

Applicazione che permette la gestione del tempo

Un ponte tra l'azienda e il lavoratore

Cos’è un software di gestione di congedi e permessi?

Definizione

Un software di gestione di congedi e permessi facilita e automatizza le procedure di pianificazione dei congedi e dei permessi dei vostri collaboratori. Le caratteristiche principali sono estremamente funzionali: 

  • Planning per collaboratore, gestione delle richieste di permessi (modifiche, approvazioni o rifiuti)
  • Monitoraggio del saldo contabile in tempo reale (riduzione orario di lavoro, recuperi, anzianità...)
  • Gestione prevista dei congedi pagati, export dei dati in busta paga

La gestione dei congedi e dei permessi è uno step essenziale nella gestione del personale. Questo grattacapo può essere risolto con il giusto software online! 

Come funziona ?

Lo strumento di gestione di congedi e permessi in SaaS permette di accedervi da browser (PC) o da applicazione per smartphone e tablet.
Ogni dipendente, accedendo online, ha a disposizione un’interfaccia personalizzata per:

  • Compilare le richieste di congedo e permesso e inviarle al superiore
  • Una volta che i manager hanno visualizzato le richieste, osservando il planning dell’azienda o di un servizio decidono e approvare o rifiutare
  • I direttori e gli altri manager HR personalizzano l’applicazione e gestiscono il libro paga

Quali sono le principali funzionalità di un software per la gestione di congedi e permessi?​​​​

HR self-service

Tutti i collaboratori dell’impresa possono accedervi online (web o mobile) per controllare il proprio saldo congedi in tempo reale.
Accedono ad un calendario interattivo e visualizzano  i congedi richiesti dai colleghi. Essi sono divisi per tipo (congedi pagati, riduzione orario di lavoro, frazionamento ed ecc) e per status (approvati o da approvare).
A partire da queste informazioni possono pianificare i loro congedi e permessi:

  • Selezionare una data di inizio e fine
  • Riempire un modulo che contenga: Nome, durata, tipo di congedo ed eventuali commenti
  • Inviare la domanda al superiore

Approvare una richiesta di congedo invia per mail una notifica immediata al manager HR. Questa mail contiene:

  • La richiesta
  • Il saldo congedi del richiedente
  • Le planning dell’équipe al momento della richiesta

Una richiesta approvata aggiorna il computo dei congedi per il dipendente in questione. Online, un pannello di controllo centralizza tutte le informazioni sulle assenze :

  • Saldo congedi per tipo: inviato, ricevuto, approvato,da approvare
  • Richieste in corso (che possono essere annullate)
  • Cronologia dei permessi

Gestire congedi e assenze: il portale HR

I responsabili delle risorse umane hanno a disposizione un’interfaccia particolare per gestire le domande inviate:

  • Visualizzazione tramite lista, una ad una (tipo, durata, commenti
  • Un calendario interattivo che permetta di osservare il planning dell’impresa o di una funzione in particolare al momento di ogni domanda
  • Possibilità di approvare o rifiutare la richiesta con un click. Il dipendente interessato viene subito notificato dell’esito

Ovviamente, i dipendenti HR possono disporre dei loro congedi sull’applicazione: per l’approvazione ci possono pensare loro stessi o inviarla al superiore.

Gestire il libro paga: il portale amministrativo

Il direttore delle risorse umane dispone di un’interfaccia personalizzata per visualizzare report e indicatori di performance (KPIs) in modo da occuparsi del personale:

  • Durata, frequenza e tipi di congedi ricorrenti 
  • Tasso di assenteismo
  • Ripartizione delle assenze per genere, natura, servizio ed ecc.

In quanto amministratore, il direttore delle risorse umane può personalizzare l’applicazione per renderla immagine della politica aziendale in materia di congedi e assenze:

  • Aggiungere, modificare, cancellare certi tipi di contratti o congedi
  • Aggiungere dei periodi particolari sul planning (vacanze scolastiche, settimane senza possibilità di congedi ed ecc.)
  • Definire un workflow di approvazione multi-livello per certi profili o certe domande ed ecc. 

Questi strumenti sono notevolmente configurabili. Gestiscono tutte gli accordi e tutte le assenze (interruzione di lavoro, crediti di lavoro, congedi in giorni festivi o feriali, frazionamento ed ecc.)
 

Semplificare la gestione amministrativa di congedi e permessi

I software per la gestione di congedi e permessi di integrano facilmente all’interno del sistema  informativo HR interno all’organizzazione:

  • Le assenze sono trasferite automaticamente al software che gestisce le paghe (Sage, Ebp, Cegid ed ecc.) per generare la busta paga
  • Lo storno dei ticket restaurant può essere automatizzato e realizzato con un semplice click 

Nel caso di interoperabilità degli strumenti sarà possibile un’esportazione dei dati in un formato a scelta  (PDF, Excel, ecc.).

Chi utilizza un software per monitorare congedi e permessi?

I software per la gestione di congedi e permessi sono utilizzati da tutte le organizzazioni: microimprese, PMI, grandi gruppi, gruppi internazionali, pubblica amministrazione ed ecc.
All’interno si distinguono 3 profili utenti:

  • Il dipendente che richiede un congedo
  • Il manager che gestisce la domanda
  • Il dirigente delle risorse umane che gestisce il libro paga

All’interno delle piccole e medie strutture il ruolo di manager e direttore è solitamente lo stesso.

Perché utilizzare un software per la gestione di congedi e permessi?

Questi software HR semplificano la gestione solitamente laboriosa delle assenze.Talvolta, però, presentano qualche inconveniente. 

Vantaggi

  • Formalizzazione dei processi e delle richieste di congedo
  • Meno errori rispetto alle gestione delle richieste su carta o a voce
  • Statistiche
  • Risparmio di tempo, guadagno in produttività da parte dei manager che possono gestire facilmente le domande di congedo anche a distanza
  • Calcolo automatico del saldo congedi per ogni dipendente
  • Visibilità del planning dell’impresa e dei servizi
  • Possibilità di gestire i congedi e i permessi di imprese internazionali

Svantaggi

  • Utilizzare un’applicazione mobile in viaggio necessita una connessione a internet costante e di qualità
  • Un’interoperabilità perfetta con un sistema informativo HR può limitare la scelta o obbligare l’impresa a prendere un software della casa di produzione del sistema informativo anche se non risponde ai bisogni perfettamente 

Come scegliere un software di gestione di congedi e permessi?

Scegliere un software di gestione congedi e permessi non è una scelta da prendere alla leggera. Ci sono vari fattori da considerare durante la ricerca: 

  • L’interfaccia software dev’essere semplice e intuitiva
  • La presenza di un’applicazione mobile può essere un plus se i collaboratori sono spesso in trasferta
  • L’interoperabilità con il HRIS può essere indispensabile per le strutture importanti 
  • Il costo globale della soluzione va valutato: il prezzo è solitamente in funzione del numero di utilizzatori

Soluzioni complementari per congedi e assenze
 

Soluzioni complementari a congedi

Buste paga

Time management

Recruitment

Sistemi informativi HR

Performance Appraisal

Talent management

HR Data Management

Onboarding

Rilevazione presenze

Applicant Tracking (ATS)

Video colloqui

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