Quale software di contabilità scegliere

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La scelta del software di contabilità è una decisione importante per l'attività della vostra azienda. Perché un programma di contabilità può essere vantaggioso per la vostra azienda e quali benefici può apportare? Quali sono i criteri da utilizzare? La contabilità è spesso percepita come un vincolo, ma è comunque la chiave per snellire la gestione aziendale. La scelta del vostro software non è quindi insignificante.

La gamma di sistemi di contabilità è molto sviluppata sul mercato e le funzionalità sono molto varie e variano a seconda delle esigenze aziendali. Sei confuso? Per scegliere con saggezza, inizia definendo le funzionalità che ti aspetti dal tuo strumento, il budget che puoi assegnargli e tenendo conto del tuo settore di attività. Alcuni software sono più orientati verso micro imprese e artigiani, mentre altri sono più adatti alle PMI.

Questo articolo vi guiderà nella ricerca dei programmi di contabilità ideali. E perchè no magari a fine lettura avrete trovato il vostro futuro software di gestione aziendale.

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Cos’è un software contabile?

Un programma software per la contabilità consente di tenere la contabilità e automatizzare le attività di contabilità. Centralizza i dati contabili della vostra azienda in un unico strumento e ottimizza i processi. Esso copre tutti gli aspetti della contabilità aziendale:

  • Contabilità generale: input/output, generazione di scritture contabili, preparazione del bilancio, gestione del bilancio, contabilità, saldi, riviste, contabilità generale, ecc.
  • Preventivo e fatturazione: gestione di preventivi e fatture, ordini di acquisto in pochi click; gestione fornitori
  • Dichiarazione dei redditi
  • Pratiche contabili
  • Gestione patrimoniale, bilanci, rapporti finanziari, ecc.

Tuttavia, non tutti i software contabili offrono l’integrazione tutti questi aspetti della contabilità. Continuate a leggere per trovare il software che meglio si adatta alle vostre esigenze in base al vostro utilizzo.
Tale tipologia di software consente, inoltre, di monitorare meglio la contabilità attraverso indicatori di performance e dashboard per gestire la propria attività e di essere sempre aggiornati sulle norme contabili.

Perchè utilizzare un software per la contabilità aziendale

Pensate che Excel sia sufficiente per gestire tutti gli aspetti della tua contabilità? Avete sempre fatto questo e non vedi l'utilità di cambiare? È tempo di professionalizzare la gestione contabile. Infatti, il software di contabilità è uno strumento essenziale per la gestione della contabilità aziendale, per diversi motivi. 

Riduzione del rischio di errori

Dimenticate le immissioni manuali che aumentano il rischio di errore (immissione, puntamento, ecc.......) e il tempo impiegato per correggerle.

Automazione di processo

Il software automatizza i vostri compiti (invio delle fatture, gestione dell'IVA, contabilità a partita doppia ad esempio) e vi fa risparmiare tempo.

Conformità legale

Gli aggiornamenti automatici consentono di essere sempre in regola con la legge, rispettare i principi contabili e gestire tutte quelle esigenze aziendali come farebbe un ragioniere professionista.

Anticipazione

Ha una migliore visibilità della tua contabilità, che vi permette di pianificare la strategia aziendale in modo più preciso.

Criteri per la scelta del software di contabilità

Appvizer vi guida attraverso i criteri da considerare nella scelta del software di contabilità che meglio si adatta alle vostre esigenze. Per continuare a pensare se non sai da dove iniziare, puoi chiedere aiuto al tuo commercialista, se lo usi. Sarà in grado di guidarvi sugli aspetti commerciali da prendere in considerazione nella vostra scelta.

Per dirla in parole povere, avete due domande principali da porvi:

Qual è il mio budget? (Software gratis o a pagamento?)

Di quali caratteristiche ho bisogno?

Se entriamo nel dettaglio, ecco alcuni esempi di domande da porre per essere sicuri di fare la scelta giusta:

  • Quali sono le dimensioni della vostra impresa? Alcune soluzioni contabili sono più orientate verso  PMI o grandi imprese.
  • Avete bisogno di un software specifico per il vostro settore di attività?
  • Ti rivolgi ad un esperto contabile? In caso affermativo, come gestire le relazioni con lui?
  • L'applicazione dovrebbe gestire solo funzioni contabili o altre funzioni di gestione (fatturazione, gestione degli incassi, debiti, libro paga ecc.)?
  • Solamente contabilità base o anche contabilità avanzata e finanziaria?
  • Il vostro software di contabilità dovrebbe essere collegato con gli strumenti esistenti?
  • Desiderate gestire la vostra contabilità tramite una dashboard?
  • Quanti utenti accedono ai dati?
  • Di quale livello di protezione dei dati avete bisogno? Preferite che l’archiviazione della contabilità cloud?
  • Siete pronti alla formazione o volete iniziare ad usarlo immediatamente?
  • Integrabile nel sistema ERP?

In ogni caso, non dimenticate che il software professionale offre spesso versioni di prova gratuite. È, quindi, possibile provare lo strumento e confermare (o meno) la propria scelta prima di investire in uno strumento.

L'ultimo consiglio per aiutarvi nella vostra decisione.  Controllate che il tuo software di contabilità:

  • ha una funzionalità per l'esportazione del file delle scritture contabili e di bilancio. Questo fascicolo deve essere presentato all'amministrazione fiscale in caso di verifica. Evitare spiacevoli sorprese...
  • rispetta le norme in materia di sicurezza, conservazione e inalterabilità dei dati.

Vantaggi e svantaggi del software di contabilità

Vantaggi

Ottimizzazione dei costi

Automatizzando la produzione di documenti contabili e la contabilità in generale, si risparmia tempo che si può reinvestire in attività a più alto valore aggiunto. Ad esempio, le immissioni manuali vengono sostituite da attività automatizzate, riducendo così anche il rischio di errori. Inoltre la possibilità di integrare dati finanziari da diverse parti dell’azienda potrebbe semplificare la redazione di documenti come il libro mastro o il bilancio

Riduzione del rischio di errori

L'utilizzo di un software piuttosto che di un foglio di calcolo Excel, ad esempio, riduce gli errori relativi a duplicati, voci errate, formule obsolete, confusione ,gestione fatture ecc. Infatti, in caso di un’ispezione ispezione o verifica degli errori potrebbero causare difficoltà all’attività.

Aggiornamenti automatici

Gli aggiornamenti, sia funzionali che legali, vengono eseguiti automaticamente nel software di contabilità online. Queste modifiche sono impercettibili per l'utente che non ha bisogno di aggiornare manualmente il suo strumento. Inoltre, è garantito l'utilizzo del software in conformità con le norme vigenti. Attenzione, tuttavia, non tutto il software gratuito di contabilità lo include nella loro offerta, a differenza del software professionale.

Software per la contabilità gratuita, l'opzione economica

Ci sono software liberi che possono essere sufficienti a soddisfare le vostre esigenze. Sono più adatti per le micro-imprese, le start-up e persino per le PMI. Il loro libero accesso è un argomento forte se offrono tutte le caratteristiche di cui avete bisogno.

Facile da imparare e utilizzare

Il software di contabilità in modalità SaaS offre una gestione rapida e semplice grazie ad un'attenta ergonomia.

Collaborazione integrata con software di contabilità

Il lavoro collaborativo riguarda ora anche la contabilità. Condividete i vostri dati contabili con i vostri colleghi, con la possibilità di impostare i diritti per ciascuno di essi (lettura, modifica), nonché con il vostro contabile per facilitare gli scambi.

Porta la tua contabilità con te in movimento

Alcune soluzioni offrono un'applicazione mobile per accedere alla contabilità su smartphone o tablet. Le soluzioni cloud vi permettono di lavorare sempre e ovunque vi troviate non appena avete accesso a Internet.

Svantaggi

Numero limitato di file gestiti

Il software di contabilità gratuito offre la gestione di un unico file di contabilità. A seconda delle esigenze della vostra azienda, questo potrebbe non essere sufficiente.

Controllo della contabilità richiesta

Alcuni strumenti richiedono conoscenze contabili per un uso ottimale della soluzione. Informatevi sulle esigenze di formazione o, se necessario, assumete un commercialista.

Il software è davvero gratuito?

Alcuni dei cosiddetti software libero hanno costi nascosti: opzioni a pagamento, necessità di formazione per iniziare con la soluzione, numero di file a pagamento aggiuntivi, dover rivolgersi a consulente  ecc. Può darsi che all'arrivo il vostro software libero non sia più vantaggioso di una soluzione professionale, quindi fate attenzione. Fate, quindi, un attento calcolo dei costi prima di prendere una decisione.

Confronto: i migliori software di contabilità

Ci sono molti prodotti software di contabilità professionale e a prezzi accessibili sul mercato. Abbiamo selezionato sei soluzioni per aiutarvi a scegliere.

Tabella comparativa:

Software Imprese target Punto di forza
Buffetti PMI Aggiornato
IntegratoGB PMI User friendly
Amica contabilità PMI Completo
CGN Tutte Semplicità
Gestionale 1 Zucchetti PMI Evolutivo
Mexal PMI Personalizzato

Buffetti

Il software gestionale Buffetti si propone come una soluzione integrata volta alla semplificazione dei processi gestionali delle PMI. Tra i moduli principali troviamo quello di contabilità.

Per garantire la massima adattabilità l'azienda lo propone adattato ai diversi settori in modo da rispondere ad ogni tipo di esigenza. Delle numerose funzioni ecco le principali:

  • IVA
  • Parcelle
  • Gestione IVA
  • Contabilità

Oltre a soddisfare le esigenze più standard richieste da un software di contabilità, riesce a rivelarsi un prodotto sempre aggiornato sui cambiamenti in corso (Es. la nuova normativa sulla fatturazione elettronica);

IntegratoGB

IntegratoGB è il frutto del lavoro di commercialisti che possono comprendere al meglio problematiche ed esigenze nella gestione contabile per portare alla soluzione più adatta.

Per prendere confidenza col software, e per capire se è il prodotto che stiamo cercando, viene offerta la possibilità di testarlo attraverso una demo completa e con pieno supporto tecnico. Tra le sue funzionalità principali:

  • Paghe
  • Contabilità
  • Fatturazione elettronica
  • Fatture

Il software lavora in cloud riducendo lo spazio di archiviazione necessario e grazie al plus console viene semplificato anche l'inter dei file telematici nella sua interezza.

Amica contabilità

Amica contabilità è un software su licenza, ergo vi richiede un investimento unico. Il programma  è da installare sulle piattaforme informatiche aziendali (adatto a chi in termini di sicurezza non è convinto delle archiviazioni in cloud) e funziona su sistemi operativi Windows. Trattandosi di una soluzione che prevede un investimento, è disponibile in diverse versioni in modo da aderire al meglio con le esigenze individuali. Nei suoi diversi formati offre una gamma di servizi che guardano alla contabilità da una prospettiva a 360°, tra le funzioni principali infatti troviamo:

  • Contabilità
  • Bilanci
  • Gestione IVA
  • Fatture

Sempre per venire incontro al cliente, viene offerta la possibilità di testare il prodotto con una demo prima di effettuare un qualsiasi investimento.

CGN

CGN è un software online che gestisce la contabilità dalla A alla Z. 3 punti focali in questo prodotto: velocità, assistenza costante da parte dell’azienda e semplicità di utilizzo, questo software non vuole complicare la vita con nuove cose da imparare ma piuttosto semplificarla. Per fare ciò non viene garantito solo un valido servizio di supporto clienti ma anche un training iniziale . Le funzioni principali del software sono:

  • Contabilità
  • Dichiarazioni fiscali
  • Fattura elettronica

Per quanto riguarda i prezzi massima trasparenza con un preventivo online molto accurato.

Gestionale Zucchetti 1

Zucchetti con questo software si rivolge alle piccole imprese per offrire una soluzione il più completa possibile e adatta alle loro esigenze. Come? attraverso una struttura modulare (20 moduli per l’esattezza) che lo rendono flessibile e lasciano al cliente la possibilità di scegliere solamente ciò di cui ha bisogno.

I macro-moduli in cui si struttura sono :

  • Contabilità & finanza
  • Vendite & acquisti
  • Logistica

Tra le funzionalità principali troviamo:

  • Contabilità e IVA
  • Ciclo vendite e acquisti
  • Magazzino e lotti
  • Gestione etichette con codici a barre

Questo software richiede di essere installato sui sistemi operativi dell’azienda

Mexal

Mexal è un prodotto della software house Passepartout, è un software che 2in1 integra uno strumento per la contabilità e la gestione del magazzino puntando su flessibilità e possibilità di personalizzare.

Inoltre essendo strutturato in maniera modulare consente di aggiungere funzioni extra come ad esempio la customer care. Viene garantita una formazione e pieno supporto da parte dell’azienda.

Alcune delle funzioni principali:

  • Fatture
  • Anagrafica clienti e fornitori
  • Stock
  • Leasing

È data possibilità di scelta anche per quanto riguarda la versione: si può installare il software tramite piattaforma iDesk  oppure può essere utilizzato in modalità SaaS, attraverso cui si può condividere i dati col commercialista attraverso la piattaforma cloud.Dulcis in fundo il prodotto è stato ottimizzato per il mobile quindi via libera a tablet e smartphone.

Bonus: nuovi strumenti popolari all’estero per le piccole imprese

Tabella comparativa dei software contabili per piccole imprese:

Software Target Caratteristiche principali
IPaidThat Startup e PMI Inserimento automatico delle fatture
Georges il robot contabile Autonomi e liberi professionisti Nessun inserimento richiesto
Exact Online    

 

IPaidThat raccoglie e inserisce automaticamente le vostre fatture

IPaidThat centralizza tutti i vostri documenti contabili in un unico strumento. Recupera le vostre fatture dalla vostra casella di posta in arrivo (Gmail, Outlook, per esempio) o dal sito del fornitore nella vostra area clienti (accesso internet, energia, hosting del vostro sito, ecc.). Poi, i dati vengono estratti automaticamente.

I suoi vantaggi:

  • ottenete visibilità sulla salute finanziaria della vostra azienda
  • vi connettete con la vostra banca e vieni informato quando una transazione è stata completata ma non sono stati associati documenti
  • gestione delle note spese: una foto del biglietto è sufficiente grazie allo scanner mobile
  • IPaidThat è compatibile con tutti i software contabili sul mercato: Ciel, Sage, Cegid, EBP, OpenConcerto ed ecc.
  • Il software è semplice e facile da usare

Ho ridotto di tre volte il tempo dedicato alla contabilità. Semplicemente miracoloso per le aziende giovani che hanno bisogno di concentrarsi sulle operazioni.

Benoît Moison, fondatore TattooMe

Georges, il robot contabile, facilita la gestione contabile dei lavoratori autonomi

Georges il robot contabile è rivolto alle attività professionali liberali in materia di Sanità, diritto e consulenza. Semplicemente automatizza la contabilità, evitando qualsiasi inserimento manuale per un evidente risparmio di tempo.

I suoi vantaggi:

  • sincronizzazione con la vostra banca (Georges elenca fino a 350 banche) e scelta del conto professionale
  • Ordinamento automatico del 90% delle vostre transazioni. Per il restante 10%, è possibile ordinarli in pochi click
  • controllare reddito e attività attraverso dashboard e grafici
  • calcolo automatizzato del capitale immobilizzato
  • assistenza in tempo reale attraverso una chat

Il vostro software di contabilità mi fa risparmiare molto tempo: nessuna voce, nessun punto.....magia!

Grégoire Goblot, osteopata in studio privato a Lione

 

Exact Online

Exact Online è un software collaborativo 3 in 1 creato per aiutarvi a gestire la vostra contabilità, ma anche i vostri preventivi e fatture e il vostro rapporto con il modulo crm. Consente di condividere i compiti con il commercialista per monitorare i propri conti in tutta tranquillità. Questa soluzione è accessibile anche in mobilità: potete gestire la vostra contabilità ovunque e in qualsiasi momento grazie a dati affidabili e aggiornati in tempo reale. Per monitorare da vicino la vostra attività e beneficiare di una visione d'insieme, sono disponibili nello strumento dashboard di monitoraggio con i principali indicatori di performance.

I suoi vantaggi:

  • 100% cloud,
  • interfaccia chiara e intuitiva, facile da usare,
  • soluzione modulare: avete a disposizione uno strumento su misura che si adatta il più possibile alle vostre esigenze,
  • risparmio di tempo grazie alla gestione commerciale e alla gestione contabile nello stesso strumento,
  • facilita gli scambi con il  commercialista.

Abbiamo scelto Exact perché la legislazione fiscale e contabile viene aggiornata automaticamente, in tempo reale, senza alcuna implementazione da parte nostra.

Michaël Boulanger | Direttore Generale | RM Boulanger

Pronti ad automatizzare la contabilità?

Sul mercato c’è abbondanza di software di contabilità. Allora, come scegliere quello che si adatta alle esigenze della vostra azienda? Il vostro budget vi obbliga ad usare un software gratuito o potete passare ad un software professionale più completo? Quali caratteristiche sono essenziali per voi e quali sono accessorie al vostro business?

A seconda delle vostre conoscenze contabili, e quindi delle vostre esigenze di formazione, preferirete un software facile da usare, come Itool Accounting, o un software più complesso come Ciel che offre formazione agli utenti. Il software di contabilità è ora collaborativo e accessibile da qualsiasi punto di Internet. Le loro funzioni sono estese e a volte includono anche funzionalità di gestione. Qualunque software scegliate, vi permetterà di ottimizzare i vostri processi contabili e di produrre più facilmente le registrazioni contabili. Tutto quello che dovete fare è provare una versione di prova

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