Il media che reinventa l'impresa
Il media che reinventa l'impresa
Poiché ogni gestione di progetto richiede di partire da una base solida e sapere in quale direzione si sta andando, è essenziale stabilire in anticipo un piano di progetto.
Ma come?
In un contesto competitivo in cui le aziende devono lavorare su progetti sempre più complessi e innovativi, come potete assicurarvi di prendere in considerazione tutti gli elementi essenziali per la loro condotta di successo? E' possibile considerare con precisione tutti i compiti da svolgere, le scadenze da rispettare e le risorse da assegnare?
La risposta è sì.
Tuttavia, per raggiungere questo obiettivo, la corretta pianificazione di un progetto richiede il monitoraggio di una metodologia precisa e strutturata.
In questo articolo spieghiamo come pianificare le fasi di un progetto per arrivare ad un risultato finale vincente. E poiché questa attività richiede l'esecuzione di una serie di compiti piuttosto complessi, vi presentiamo anche una selezione di software di supporto e un modello Excel del diagramma di Gantt.
Ma prima di andare oltre, torniamo più in dettaglio sulla definizione e sui benefici di pianificare un progetto.
Il ciclo di vita di un progetto comprende una serie di fasi. Tuttavia, prima di poter iniziare a lavorare al progetto stesso, è necessario immergersi nella fase essenziale del processo di pianificazione del progetto.
La pianificazione di un progetto consiste in:
Questo lavoro preparatorio richiede un alto grado di precisione, ma ci sono molti vantaggi per il project manager.
Di solito si presenta come una tabella o un grafico per essere più visuale, un piano di progetto include i dati essenziali. Fornendo ai team una visione d'insieme, permette loro di:
© Shutterstock
Ora che abbiamo visto tutti gli aspetti della pianificazione di un progetto, esaminiamo le fasi del suo sviluppo.
La comprensione dell'obiettivo del progetto rimane la base. Questa riflessione preliminare riduce al minimo il rischio, lungo il percorso, di rendersi conto di aver preso la direzione sbagliata.
Prima di qualsiasi pianificazione, abbiate le idee chiare in merito:
Ciò detto, possiamo fare il passo successivo.
Il successo del progetto dipende in larga misura da questa fase cruciale.
💡 Il metodo che potrebbe aiutarvi:
Per definire con precisione i diversi compiti che compongono il vostro progetto, e assicurarvi di non dimenticarne nessuno, utilizzate il metodo WBS (Work Breakdown Structure).
Consiste nell'identificare i risultati più importanti e poi dividerli in sottoinsiemi. Ognuno di questi sottoinsiemi viene poi suddiviso, per definire i compiti o task.
Il metodo WBS in dettaglio:
Una volta che tutti i vostri compiti sono stati identificati, è il momento di collegarli tra loro, in modo che possano essere ordinati . Questo si chiama pianificazione dei compiti.
In ogni sequenza di attività c'è un compito iniziale ed uno finale, tutte le task in mezzo sono collegate da una sequenza logica. Questi collegamenti sono divisi in quattro tipi:
Si noti che il project manager può pianificare diversi scenari per la pianificazione delle attività. Pertanto, a seconda dello stato di avanzamento del progetto e delle difficoltà incontrate, è ancora possibile utilizzare un altro piano.
💡La metodogia :
La programmazione delle attività, in particolare nei progetti complessi, viene spesso effettuata utilizzando il diagramma PERT.
Generalmente utilizzato in parallelo al diagramma di Gantt, la sua costruzione rivela le connessioni e le interdipendenze tra le attività, così come il loro tempo di esecuzione.
In pratica, un compito è rappresentato da una freccia circondata da due nodi che materializzano i passi. Ogni passo ha una data prima e una data ultima.
Il metodo del diagramma PERT in dettaglio:
© R. Martelli
Con questo passo decisivo, si ottiene una corretta visione d'insieme della durata complessiva del progetto.
Tuttavia, richiede il coinvolgimento di tutti i giocatori: ognuno è meglio in grado di fornire una stima corretta del tempo necessario per completare i compiti che li riguardano.
Inoltre, tenete sempre conto dei diversi vincoli temporali per ottimizzare la vostra pianificazione. Ad esempio, alcuni compiti, per motivi legali, devono assolutamente essere completati entro una data specifica.
💡La metodologia :
Mentre il diagramma PERT visto sopra aiuta a determinare le date di inizio e fine per ogni attività, il Critical Path Method permette di stimare l'intera durata del progetto.
Infatti, abbiamo visto col diagramma PERT come calcolare il margine totale di ogni attività (cioè la differenza tra la prima e l'ultima data). Ma se un margine è pari a 0, allora il compito in questione è sul Critical Path del progetto .
In altre parole, la sequenza dei compiti sul percorso critico non dovrebbe essere ritardata.
Il Critical Path Method in dettaglio :
A tal fine, definire il tempo di lavoro che ogni attore del progetto (compresi i fornitori di servizi esterni) può dedicare all'esecuzione dei compiti, tenendo conto di tutti i vincoli: festività, giorni festivi, tempo dedicato ad altri compiti, ecc.
Una volta che i passi precedenti sono stati completati, tutto quello che devi fare è costruire il tuo calendario.
💡La metodologia :
Grazie al diagramma PERT, ora potete costruire un diagramma di Gantt.
Questo rappresenta in una tabella i diversi compiti di un progetto con barre orizzontali, delimitate da un inizio e una fine. Offre quindi una visualizzazione chiara e rapida dello stato di avanzamento del progetto.
Il diagramma di Gantt è anche un buon strumento su cui visualizzare le pietre miliari (o milestones), cioè i punti chiave di arresto del ciclo di vita del progetto (fine di una fase, evento importante come il lancio di un prodotto, il bilancio, ecc.) Attenzione, una volta superata una pietra miliare, non si può più tornare indietro.
Infine, si noti che per i piccoli progetti, per i quali si beneficia di una facile gestione del tempo, è consuetudine utilizzare direttamente il grafico di Gantt senza passare attraverso il grafico PERT.
WBS, Gantt... Inutile dire che un foglio di carta o una lavagna bianca non basterà per redigere un piano di progetto leggibile e preciso. Ecco perché vi presentiamo alcuni strumenti essenziali. Il primo a cui possiamo pensare è Excel. Con un semplice foglio di calcolo potrete disegnare un diagramma di Gantt base. Ecco il nostro modello in Excel gratis per voi:
In ogni caso Excel mostra i suoi limiti nei progetti più complessi a causa della facilità con cui si possono fare errori. Ecco chè vi presentiamo oggi dei software di project management più adatti.
Perché utilizzare un software di gestione del progetto per creare il vostro piano di progetto?
Ma quale soluzione scegliere in relazione alle vostre esigenze? Concentratevi su alcuni prodotti software collaudati.
Monday.com è un software di project management che si è guadagnato fama mondiale e la fiducia di alcuni dei più importanti brand sul mercato. Non sarete voi ad adattarvi alla piattaforma, ma essa che si adatta a voi attraverso i differenti modelli che mette a disposizione. Grazie a questo strumento sarete in grado di "pianificare, monitorare e collaborare" senza stress.
Tra le sue funzionalità troviamo:
Trello si posiziona come uno dei principali software gratuiti di project management in termini di rappresentazione visiva. Per questa facilità di interazione è uno degli strumenti preferiti da studenti e professionisti per gestire le proprie attività.
Grazie a trello sarete in grado di:
Come avrete capito, la pianificazione di un progetto comporta la presa in considerazione di molte variabili. Dovete quindi assicurarvi di applicare rigorosamente la metodologia di gestione del progetto richiesta.
Vi consigliamo quindi di utilizzare un software che vi possa accompagnare in modo intelligente nei vostri processi, evitando così i problemi di scadenze, risorse e budget a volte difficili da anticipare.
Inoltre, questi pacchetti software vanno oltre un semplice strumento di pianificazione delle attività, includendo la gestione del progetto nel suo complesso: gestione del ciclo di vita del progetto fino al suo completamento, tracciamento dei KPI, scambi collaborativi, condivisione dei documenti, ecc.
Grazie a loro, niente più spiacevoli sorprese per il project manager e per tutti gli attori della società in generale.
E voi? quali metodologie e software utilizzate? raccontateci la vostra esperienza!!!
