Scrum Board: monitora la tua progressione progettuale!

Da Virginia Fabris
Il 05/02/21
definition backgroundScrum Board: monitora la tua progressione progettuale!

La pianificazione e l’organizzazione progettuale costituisce uno dei punti centrali della gestione aziendale. Il procedimento di scheduling, tuttavia, può risultare un po’ dispersivo per la direzione aziendale, sebbene risulti fondamentale per garantire la competitività sul mercato di un business.

In questo contesto, dunque, è utile saper padroneggiare strumenti che permettano di realizzare una buona pianificazione progettuale e di tenere sotto controllo la progressione del lavoro.

Indipendentemente dalla sua grandezza, infatti, ogni progetto può essere diviso in pacchetti di lavoro, ovvero unità più piccole che consentano una sua rielaborazione da parte del team efficace. Ma in che modo è possibile fissare questa suddivisione in modo tale che sia visibile a tutto il team di lavoro e consultabile in ogni momento?

In questo articolo ti presenteremo uno strumento utile per garantire l’efficienza nella tua gestione progettuale: la Scrum Board.

Prima di approcciare questo concetto, tuttavia, è necessaria una piccola introduzione.

Cos’è lo Scrum?

Per meglio comprendere cos’è una Scrum Board, bisogna prima di tutto fare chiarezza sul suo background di applicazione. Infatti, dato che questo tipo di soluzione è utilizzata nel contesto dello Scrum, è innanzitutto utile introdurre brevemente questo concetto. In questo modo sarà possibile avere una panoramica più completa delle ragion d’essere della Scrum Board stessa.

Scrum è una metodologia agile che permette di sviluppare i progetti in modo iterativo. Tramite questo strumento è, infatti, possibile risparmiare tempo sulle attività di Planning, Sprint, e molte altre, per potersi concentrare più attentamente sullo sviluppo del prodotto.

Il framework Scrum consente di dividere il progetto in molti blocchi di lavoro, denominati Sprint, in modo da consentire un approccio più funzionale alla realizzazione progettuale.

Lo Scrum è costituito dall’insieme di:

In questo articolo si farà riferimento in particolar modo, allo Sprint e al Backlog. Specifichiamo, dunque, questi concetti.

Uno Sprint è un periodo di tempo che va solitamente da una a quattro settimane. Durante questo lasso temporale, il team di lavoro deve presentare ad un cliente un incremento di un progetto. Il Backlog, invece, è una lista che riporta tutte le task che devono essere svolte all’interno dello Sprint.

Scrum è, dunque, un framework aiuta i team a gestire i progetti complessi e consente un incremento di prodotto. Quest’ultimo avviene, infatti, nel momento in cui i compiti fissati dal Backlog vengono completati nell’arco di tempo indicato dallo Sprint.

In questo contesto, la Scrum Board consente la visualizzazione di quello che avviene durante il ciclo di sviluppo realizzato tramite Scrum. Ma vediamo questo processo nel dettaglio.

Cos’è una Scrum Board?

Continuiamo ora con la definizione di Scrum Board.

Traducibile in italiano con “lavagna Scrum”, la Scrum Board è una rappresentazione visiva del lavoro che un team Scrum deve svolgere. È altrimenti definibile, anche, come un display visivo che traccia i progressi di un progetto su formato fisico o virtuale.

La Scrum Board consiste effettivamente in una lavagna in cui vengono segnati i progressi dello Sprint, dal principio, fino al completamento.

Il suo scopo è quello di semplificare l’organizzazione dei progetti e la loro gestione in ambiti di sviluppo software, marketing, business e HR, ecc. Infatti, tramite la Scrum Board è possibile isolare e organizzare i diversi compiti del gruppo di lavoro, così come monitorare ogni singola task tramite il suo ciclo vita.

Com’è organizzata una Scrum Board?

La Scrum Board è organizzata in una serie di categorie, che, graficamente, si traducono in colonne. Queste hanno lo scopo di mostrare il progresso di un progetto in un certo arco di tempo (Sprint).

Nella sua forma più semplice, una Scrum Board mostra una lista (Backlog) del lavoro (tramite schede denominate “storie utente”) che deve essere svolto per realizzare un dato progetto.

La suddivisione tipica delle colonne di una Scrum Board è la seguente:

  • User Stories o Backlog: in questa sezione è riportato l’elenco di tutte le storie utente nel Backlog nello Sprint corrente.
  • To do: in questa colonna sono mostrate le task che non sono ancora state iniziate.
  • Work in progress (WIP): questa categoria visualizza i compiti in esecuzione.
  • Done: solitamente corrispondente all’ultima colonna a destra, è dove si indicano le attività portate a termine.

Oltre a queste categorizzazioni di base, tuttavia, la Scrum Board è suddivisibile ulteriormente, tramite l’utilizzo di ulteriori parametri, quali, ad esempio:

  • Not started;
  • Specified;
  • Verify;

e così via.

☝ Indipendentemente dalle categorizzazioni scelte, è inevitabile mantenere, ovviamente, la sezione “done”. Questa, infatti, indica il completamento di ogni obiettivo ed è necessaria per permettere il passaggio allo Sprint successivo.

Graficamente, una Scrum Board presenta inizialmente tutti i compiti prefissati nella colonna più a sinistra. A mano a mano che il team Scrum progredirà nel lavoro, quindi, le task si sposteranno gradualmente da sinistra verso destra. A lavoro completato, tutti i compiti eseguiti si troveranno sulla colonna più a destra.

Ecco come si può presentare una Scrum Board a metà di uno Sprint:

Scrum BoardVivifyScrum

Al completamento di uno Sprint, lo Scrum Master è tenuto a fare una Sprint Retrospective, ovvero una seduta in cui viene valutato il grado di progresso generale. In questo contesto, la Scrum Board è molto utile per fornire un riscontro immediato dello stato del progetto. Infatti, uno Sprint risulterà riuscito, se ogni storia utente si troverà collocata nella tabella all’estrema destra (done) della Task Board.

Tipologie di Scrum Board

Una distinzione basilare per quel che riguarda le tipologie di Scrum Board applicabili al tuo Project Management è quella tra supporto fisico o online.

Scrum Board su supporto fisico

Naturalmente, le Scrum Board su supporto fisico sono state le prime ad essere impiegate nel Project Management. In principio molto improvvisate e rudimentali, vengono ancora oggi talvolta realizzate sul supporto di una lavagna.

Questa tipologia di Scrum Board funziona meglio per i team di minori dimensioni, o per i team locali. All’interno di questi ultimi, infatti, il dover svolgere gli aggiornamenti manualmente non si traduce in una perdita di tempo sostanziale.

Il vantaggio delle Scrum Board fisiche è che esse consentono una comunicazione faccia a faccia. Questo può incentivare l’affiatamento e la conseguente responsabilizzazione del team di lavoro.

Come creare una Scrum Board su supporto fisico

  1. Entrare in possesso di una lavagna vuota.
  2. Posizionarla in un ambiente centrale, dove possa essere consultata facilmente da tutti i membri del team.
  3. Disegnare le colonne in numero corrispondente agli step dello Sprint (storie) che si intendono inserire.
  4. Riempire le colonne con i dati relativi ai vari step (indicazione della storia utente e, in breve, che obiettivo la stessa si propone di raggiungere).
  5. Le storie (e la loro eventuale suddivisione in compiti più piccoli) vengono assegnate ai membri del team di lavoro. Normalmente, ad ogni task è fatto corrispondere un solo lavoratore e viceversa. Per le Scrum Board su supporto fisico, per praticità, è consigliabile riportare le diverse task su post-it facilmente movibili all’interno della lavagna. I post-it con le task vengono sistemati, per cominciare, sulla colonna “To do”.
  6. Quando lo Sprint inizierà, sarà necessario spostare i post-it con le task in modo progressivo (e corrispondente al lavoro svolto) da una colonna all’altra.
  7. Una volta completato un compito, il post-it corrispondente dovrà essere posizionato nella colonna “done”.

Ecco come potrebbe presentarsi una Scrum Board su supporto fisico nel corso di uno Sprint:

Scrum BoardCleanPNG

Scrum Board online

Se si preferisce, esiste un’alternativa alla Scrum Board su supporto fisico: la Scrum Board online. Quest’ultima offre diversi vantaggi, quali: alti gradi di personalizzazione, aggiornamenti dal vivo e una maggiore flessibilità.

Questo tipo di lavagne Scrum tende ad essere particolarmente funzionale per i team veloci, attivi soprattutto nella creazione di software e nell’ambito delle tecnologie. Risulta anche preferibile qualora siano presenti lavoratori in remoto, o quando stakeholders esterni abbiano bisogno di monitorare personalmente il procedere del progetto.

Infatti, è possibile condividere la Scrum Board con chiunque si desideri. È sufficiente aggiungere tutti gli indirizzi e-mail delle persone coinvolte nella sezione corrispondente, prestando, tuttavia, attenzione a conferire lo stato di Editor solo ai membri del team.

Come creare una Scrum Board online

Gli step da seguire per la creazione di una Scrum Board virtuale sono simili a quelli da svolgere sulla Scrum Board su supporto fisico. Esistono solo piccole differenze in base alla soluzione ausiliare online che si decide di utilizzare.

Infatti, esistono diverse piattaforme che permettono di creare una Scrum Board online. Come è facile intuire, i passaggi per la creazione della lavagna di Scrum virtuale differiranno in base al programma scelto per la sua realizzazione.

In linea generale, tuttavia, è, di solito, presente un modello prestabilito di lavagna Scrum, che fornisce già una suddivisione basilare in colonne. In esso, infatti, sono normalmente già presenti le categorie di base dello Sprint, ovvero “Backlog”, “To do”, “In Progress” e “Done”.

Generalmente, comunque, una lavagna Scrum online funziona come una Scrum Board su supporto fisico. Questo significa che la piattaforma online consentirà di aggiungere o rimuovere colonne a piacimento e permetterà di assegnare le storie ai diversi membri del team. Essa offrirà anche la possibilità di spostare le schede all’interno della lavagna, da una colonna all’altra della tabella Scrum.

Al posto dei post-it utilizzati nella Scrum Board su supporto fisico, sulla lavagna Scrum online è, solitamente, presente una voce “Add card” (“aggiungi scheda”) su ogni colonna.

La Scrum Board online, tuttavia, presenta delle funzionalità aggiuntive rispetto alla lavagna Scrum su supporto fisico. Tra queste compaiono: la possibilità di aggiunta di promemoria automatici, di archiviazione dei documenti, alti gradi di personalizzazione, monitorizzazione dei progressi da remoto, impostazioni di condivisione, cronologia dei cambiamenti.

I vantaggi della Scrum Board

La Scrum Board è uno strumento accessibile, di facile utilizzo e altamente dinamico. La sua applicazione in un contesto di Project Management può apportare molti benefici, tra i quali offre garanzia di:

  • Trasparenza: ti permette di monitorare in ogni momento quello che succede;
  • Attualità: ti consente di scambiare informazioni con il team in tempo reale;
  • Chiarezza: fornisce un punto di riferimento per il team grazie alla sua struttura chiara;
  • Indipendenza: funziona da qualunque dispositivo (smartphone, tablet e pc);
  • Collaborazione:facilita la comunicazione con il team e la collaborazione tra i suoi membri;
  • Aggiornamenti: favorisce lo sviluppo iterativo, in quanto può impostare date e scadenze ed attivare, eventualmente, un sistema di promemoria.
  • Focus: incrementa il grado di focalizzazione del team sulle task

In aggiunta, la Scrum Board facilita l’individuazione di eventuali inefficienze all’interno del processo progettuale. Inoltre, essa consente di operare una più equa ripartizione delle task e del carico di lavoro all’interno del team.

Scrum Board: uno strumento importante nel Project Management

Essendo accessibile in ogni momento per tutti i membri del team di progetto, la Scrum Board si presenta come un punto di riferimento affidabile.

Tramite l’utilizzo di una lavagna Scrum, infatti, è possibile dissipare ogni dubbio riguardo al procedere progettuale. È, inoltre, più facile individuare e rimuovere eventuali problematiche o fattori causanti ritardo. La Scrum Board consente ai team di progetto di rientrare nelle tempistiche stabilite e di non maturare rallentamenti.

In definitiva, la Scrum Board aiuta a suddividere e gestire il lavoro in modo corretto. In più, attraverso la proposizione di report e grafici sempre aggiornati, consente di rendere trasparente l’operato del team di progetto. Ecco perché è importante imparare ad usare questo strumento iterativo: esso favorisce un corretto sviluppo del tuo reparto di Project Management!

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