Burndown Chart: cos’è e come usarlo?

Ti sei mai posto domande come: Quanto lavoro rimane da fare nello sprint corrente? Il tuo team è in orario o sta procedendo troppo lentamente nella realizzazione di un progetto?

Se ti occupi di progetti Scrum agili, probabilmente sì. La gestione della tempistica in relazione al raggiungimento degli obiettivi aziendali è un fattore molto importante per garantire la produttività aziendale.

Ma come fare a garantire al tuo piano progettuale una giusta organizzazione e ad operare su di esso il giusto monitoraggio? In questo articolo ti presentiamo la soluzione: il Burndown Chart. Prosegui con noi nella lettura e scopri i segreti di questa semplice soluzione.

Ormai il Brundown Chart è un must-have per ogni azienda competitiva. Ma cos’è?

Con la denominazione di Burndown Chart si intende definire un grafico in cui viene posto in relazione il tempo di lavorazione richiesto per raggiungere un obiettivo con le diverse fasi che lo costituiscono.

Infatti, sull’asse orizzontale, il Burndown Chart riporta il tempo, ovvero la stima dei giorni o delle ore che si suppone saranno necessari per portare a termine un progetto. Sull’asse verticale, invece, viene fornito un prospetto del lavoro che rimane da fare (backlog).

Dunque, combinando l’asse orizzontale del tempo con quello verticale del lavoro, si ottiene una prospettiva dell’andamento ideale dello svolgimento di un progetto in un determinato arco temporale. Il Burndown Chart, quindi, mostra, in sostanza, quanto lavoro è rimasto letteralmente da "bruciare" (da qui il nome di grafico "burndown") perché l’obiettivo aziendale prefissato venga raggiunto.

Il Burndown Chart risulta particolarmente utile perché consente alle aziende di monitorare:

• la progressione progettuale, in quanto fornisce informazioni su quanto lavoro rimane ancora da fare in ogni progetto al momento preso in considerazione.

• come il team gestisce il lavoro: Quanto velocemente sta lavorando? Si sta impegnando ad aggiornare correttamente lo stato delle task? Sta incontrando intoppi? Il progetto si sta sviluppando secondo le intenzioni aziendali?
• se lo stesso team ha ricevuto troppi o troppo pochi compiti su cui lavorare, così da elaborare una soluzione più consona durante la successiva fase di pianificazione progettuale.
• gli sprint, in quanto, il numero di requisiti da implementare è fissato in un periodo di tempo definito.

Dunque, il Burndown Chart è uno strumento competitivo per il controllo degli Sprint, perché:

• Richiede poco tempo e sforzo per essere redatto;
• È di immediata comprensione;
• Offre delle stime realistiche, aggiornate in tempo reale;
• Esercita un controllo passivo sul team, spronandolo a lavorare nei tempi previsti;
• Indica il grado di efficienza del team (velocità e capacità di stima);
• Permette di individuare i rischi con maggiore chiarezza attraverso aggiornamenti quotidiani;
• Costituisce un mezzo di comunicazione efficace con tutte le parti interessate nel progetto.

In termini più ampi, il Burndown Chart è importante perché permette di:

• Mantenere lo svolgimento del progetto nei tempi previsti;
• Monitorare il lavoro rimanente;
• Prevedere quando questo verrà completato;
• Rendere chiara l’identità e l’intenzione del progetto;
• Palesare l'impatto delle decisioni aziendali;
• Avvertire di eventuali incidenti o intoppi nel percorso;
• Confrontare il lavoro pianificato con la progressione del team;
• Evitare qualunque tipo di incomprensione per quel che riguarda date e scadenze.

Il Burndown Chart è spesso usato in framework agili come quello Scrum. Tuttavia, esso può essere applicato in qualsiasi ambito e per qualsiasi tipologia di progetto che preveda uno svolgimento in un determinato lasso temporale.

Esso possiede, in aggiunta, delle potenzialità più ampie. È in grado, ad esempio, di tracciare un resoconto delle dinamiche esistenti tra il team di progetto e gli stakeholders. In più, può fornire informazioni sulle varie attività ed elaborare dei suggerimenti utili per migliorare in ogni aspetto.

Dunque, il Burndown Chart è uno strumento di controllo degli sprint nei progetti agili, che visualizza il lavoro che ancora deve essere fatto entro un certo limite temporale. In questo modo, esso fornisce informazioni sull'obiettivo pianificato.

Com’è possibile, però, creare ex nihilo un Burndown Chart? Il percorso non è lungo, né complesso: bastano pochi, semplici step.

1. Il primo passo per creare un grafico di Burndown Chart è quello di individuare un obiettivo da perseguire. Successivamente questo dovrà essere suddiviso in task da assegnare a diverse componenti del team di progetto. Questo avviene grazie ad un calcolo dello sforzo richiesto da ogni task e dalla valutazione delle competenze dei collaboratori che meglio possono adattarsi allo svolgimento dei compiti prestabiliti.
2. Il passo successivo è quello di creare l’effettivo Burndown Chart. Come abbiamo visto, esso si traduce in un grafico che si sviluppa in due assi: un asse orizzontale, indicante il tempo, e un asse delle verticale, che fa riferimento allo sforzo rimanente.
3. Il tempo è normalmente indicato in giorni, ma può anche essere indicato in ore, mentre il backlog può essere indicato mediante Story Points.
4. Dal momento che si sta tracciando il lavoro rimanente da svolgere, la progressione temporale dovrà necessariamente assumere un valore diverso da zero. Essa dovrà, quindi, procedere in senso decrescente fino al raggiungimento effettivo di questo valore minimo.
5. Ad esempio, se il tempo per un progetto viene stimato essere di 40 ore, sull’asse orizzontale verrà segnato in principio il valore 40. Questo, progressivamente, tramite più o meno tappe intermedie (in base alla preferenza personale), arriverà allo 0 quando la task sarà completata. Ad ogni limite temporale imposto devono essere fatti corrispondere determinati compiti da svolgere.
6. Al raggiungimento dello 0 sul grafico, il team avrà raggiunto la completa implementazione dei requisiti del progetto. Pertanto, la curva nel grafico è presupposta scendere man mano che il progetto progredisce.
7. Per completare il grafico, ora è necessario tracciare la linea del backlog. Nella sua realizzazione più basilare, il grafico del Burndown Chart riporta solo la linea del backlog ideale. Questa è la linea che traduce la stima teorica calcolata a tavolino dello sforzo rimanente applicato ad un certo arco temporale. Se si desidera visualizzare anche il corso reale dello sprint, tuttavia, sarà necessario tracciare anche una seconda linea. Questa dovrà essere modificata giornalmente sulla base dell’avanzamento effettivo del lavoro del team.
8. In definitiva, dunque, un Burndown Chart efficace sarà costituito da un grafico in cui risulteranno due linee. La prima, diritta, rappresenta il backlog ideale, l’altra, nella maggior parte dei casi, di natura ondulatoria, rappresentante il backlog effettivo.

Attenzione! Per la redazione di un corretto Burndown Chart bisogna assicurarsi che:

• La mole di lavoro ed il tempo previsto per il suo svolgimento devono essere appropriati. Infatti, l’insieme dei compiti non deve essere spropositata in rapporto alle tempistiche di esecuzione. In caso contrario, sarà impossibile fare una stima realistica del backlog. In questo contesto, una giusta suddivisione delle task è fondamentale: a questo scopo può essere utile l’utilizzo di un software.
• Il backlog sia rivalutato ogni giorno in base al lavoro svolto.
• Il lavoro rimanente sia aggiornato quotidianamente in relazione al grado di adempimento o di ritardo nello svolgimento delle task nei tempi prestabiliti. Infatti, è importante che il Burndown Chart rifletta lo stato reale dello sprint.

In questa immagine vediamo rappresentato un Burndown Chart. Cosa si può evincere da questo grafico?

Il carico di lavoro scelto per lo sprint (spesso chiamato sprint backlog) si riflette sull'asse verticale, sotto forma di Story Points in questo caso. La progressione temporale, invece, si riflette sui punti indicanti i giorni sull’asse orizzontale.

Sul piano generato dai due assi si proiettano due linee inclinate che corrispondono al ritmo del backlog. La linea tratteggiata corrisponde ad una rappresentazione dello sforzo ideale, mentre la linea ondulata blu raffigura lo sforzo effettivo operato dal team di lavoro.

Come è possibile vedere, il grafico facilita molto la comprensione della progressione di un progetto in tempo reale, con tutti gli eventuali ritardi o anticipi temporali rispetto alla tabella di marcia.

Ad esempio, è possibile notare come ogni giorno venga accumulato un piccolo margine di anticipo o di ritardo rispetto al programma prestabilito. Un tale andamento può rivelare che il team ha incontrato alcuni impedimenti nello svolgimento di alcuni compiti, mentre ha trovato molto scorrevole l’adempimento di altre task (vedi giorno 6).

L’andamento dello svolgimento del progetto è tanto più preciso, se il grafico riporta lo sforzo effettivo (linea blu) e non solo lo sforzo ideale (linea tratteggiata). Si badi che il Burndown Chart può limitarsi a presentare quest’ultimo, fornendo, in questo modo, solo un'ipotesi di avanzamento progettuale, piuttosto che una soluzione di monitoraggio e ottimizzazione aziendale altamente efficace.