Non è il project management a essere complicato, ma la ricerca di un metodo efficace

Un problema comune tra le agenzie creative, le società di consulenza e gli studi di progettazione è coordinare le risorse quando il numero di progetti e l’organico iniziano simultaneamente a crescere.

In queste situazioni si potrebbe pensare che l’ostacolo maggiore sia la gestione dei progetti, nel definire una quotazione e nel distribuire le attività tra le risorse disponibili per avere un minimo di ritorno economico. La realtà è che, per la maggior parte dei progetti, la complessità non sta tanto nella pianificazione delle attività in sé, ma nell’incastro dei vincoli del progetto con quelli posti dagli altri.

Avere le risorse giuste quando serve è probabilmente la difficoltà più grande che il project manager deve affrontare e l’organizzazione risolvere.
Per pianificare un progetto, infatti, non servono competenze da astronauti. Tutti noi pianifichiamo quotidianamente la nostra vita: le attività sportive, gli incontri settimanali, quando fare la spesa, i viaggi e le vacanze, avendo sempre in mente il nostro budget mensile. Perciò siamo sicuramente in grado di pianificare le attività di un progetto, ma solo se messi nella posizione di conoscere la situazione attuale dell’azienda.

Spesso succede invece che in situazioni di crescita si crei improvvisamente una situazione di “all’arrembaggio” in cui si assumono nuove risorse, si assegnano progetti alla prima persona disponibile e nella confusione si perde di vista l’aspetto più importante: sviluppare una proposta di valore grazie a competenze specifiche e individuali. Il punto è che (per fortuna) non siamo tutti uguali: ognuno ha un proprio bagaglio di esperienze, abilità e cognizioni specifiche che lo rendono unico e più adatto a dare il proprio contributo su un progetto piuttosto che su un altro. In questo modo lavorare non diventa un’attività passiva a cui si viene assegnati, ma in cui invece si viene scelti (e in cui ci si diverte!).
Si comprende quindi come il vero problema sia il coordinamento.

A questo punto la soluzione tradizionale di molte aziende è di caricare il sistema di rigidità, centralizzando la pianificazione su poche risorse e creando una struttura vincolante e verticale. Arrivano qui in aiuto i software di project management estremamente potenti e complessi. Questi sono utili per ottenere piani iper-dettagliati e designare dei pianificatori che tradurranno richieste di allocazione per ottimizzare la produzione del team.
La realtà è che a causa di questa complessità e dell’elevata quantità d‘informazioni che questi sistemi richiedono, spesso finiscono per essere utilizzati in piccola parte e restituiscono una visione parziale della situazione aziendale. Insomma, creano più difficoltà di quante dovrebbero risolvere.

Quindi, se la logica centralizzata pone rigidità oggi difficilmente compatibili con la rapidità di azione richiesta, allora forse la risposta va cercata nel paradigma opposto, ovvero nei sistemi distribuiti.

Adottare una modalità organizzativa flat, in cui non esistono overhead e tutti possono potenzialmente diventare PM di un progetto sembra fantascienza. In realtà, le aziende più innovative hanno già adottato questo metodo e crescono alla velocità della luce.

Per prima cosa abilitare un’organizzazione a decentralizzare il controllo vuol dire instaurare un nuovo tipo di cultura interna, fondata soprattutto sulla fiducia nelle persone e nelle loro capacità individuali. Vuol dire dar loro la possibilità di crescere da un punto di vista professionale, permettendogli di assumere l’ownership dei progetti. Questo implica certamente un investimento nella formazione di ogni risorsa: non si parla di master o corsi di alta formazione, ma semplicemente di spiegar loro come si organizza il lavoro del gruppo e perché bisogna farlo.

Questa piccola scommessa porterà non solo a un ritorno economico, in quanto permette di eliminare i costi di gestione e controllo, ma soprattutto ad avere un team consapevole, capace e responsabile.

Inoltre, abilitare questi meccanismi di coordinamento tra pari richiede anche un’apertura del sistema e quindi dare alle persone l’accesso alle informazioni necessarie per poter prendere le decisioni e consentire il confronto reciproco. La consapevolezza da parte di tutti degli aspetti critici e degli impatti delle singole decisioni favorisce il coordinamento e rende le persone più autonome e collaborative.

Tutto ciò è impraticabile senza uno strumento che abiliti queste dinamiche. In particolare la funzione fondamentale per decentralizzare il processo decisionale è avere una pianificazione condivisa che mostri la disponibilità dei componenti del team.

In questo modo l’organizzazione diventa molto più reattiva, capace di adattarsi con maggior rapidità ai cambiamenti dei progetti e quindi alle modifiche di allocazione. Ne deriva che si ottiene una pianificazione molto più aggiornata e quindi che rispecchia la realtà.

Un altro aspetto fondamentale per risolvere i problemi organizzativi di molte aziende in crescita è trovare un software capace di restituire una ricchezza di informazioni partendo da pochi dati.
La logica sostenuta è che chiedere direttamente alle persone di inserire poche informazioni, consente di poterle ottenere con la giusta frequenza e costantemente. Grazie a ciò, wethod offre una panoramica aggiornata della situazione aziendale, dove i dati arrivano direttamente dal diretto interessato, evitando quel telefono senza fili che causa solitamente risultati non attendibili. Al contrario, chiedendo a pochi intermediari di inserire un elevato numero d’informazioni a livello dettagliato, il risultato, come spesso accade, è un quadro riassuntivo aziendale poco rappresentativo e aggiornato sporadicamente.

Le funzioni principali da cui wethod estrae i dati per generare le diverse pagine di analisi sono:

1. La pipeline delle opportunità commerciali
2. I budget di progetto
3. La pianificazione delle risorse
4. Il timesheet settimanale
5. Lo stato di avanzamento del progetto

Queste sono tutte informazioni che ogni organizzazione, in un modo o nell’altro già gestisce, ma in questo caso sono intuitivamente integrate nello stesso sistema.

Un software di questo tipo supporta e velocizza il processo decisionale perché è in grado di ricavare settimanalmente una moltitudine di report ed insight sia a livello complessivo dell’intera azienda, che in modo più dettagliato sulle più importanti aree di business, come la performance di vendita, la produttività del team, la segmentazione dei ricavi del portfolio progetti e il loro stato di salute.

La soluzione ai problemi di coordinamento e di pianificazione non va quindi cercata nel controllo rigido e centralizzato, ma nel suo opposto.

Serve innanzitutto implementare sistemi facili ed intuitivi, ma allo stesso tempo in grado di mostrare efficacemente la situazione di salute dell’azienda.

Bisogna inoltre promuovere una nuova cultura organizzativa, trasparente, ma responsabile, aperta e condivisa, fondata sulla fiducia nei singoli e nel gruppo.

Questa filosofia non può che essere sostenuta da un metodo efficiente, che risponde in modo reattivo alle richieste del mondo attuale: l’unico ostacolo è lasciare indietro qualche preconcetto, mettere in discussione le tradizionali teorie di project management per accogliere una visione intelligente, moderna ed efficace.