Prince 2: un metodo infallibile per essere dei maghi del project management

Sei un project manager in formazione, un principiante o un esperto? Sei interessato al modello Prince2? Stai considerando la formazione in questo metodo di gestione dei progetti e stai cercando di capire meglio come funziona?

Tra le molte metodologie di gestione dei progetti esistenti, come Agile o Waterfall, a volte è difficile sapere quale scegliere! Eppure il vostro obiettivo è lo stesso: strutturare meglio i vostri progetti e guidare il vostro team verso la produttività e i risultati di successo.

Molto popolare in tutto il mondo, il metodo Prince2 è alla portata di tutti. Scoprite senza ulteriori indugi come funziona, le sue caratteristiche e i suoi vantaggi, prima di intraprendere la strada verso la vostra certificazione!

Prince2 è l'abbreviazione di PRojects IN Controlled Environments. Il numero 2 si riferisce semplicemente alla versione 2 del metodo.

Prince2 è un metodo di gestione dei progetti che è particolarmente adatto a un ambiente complesso e poco flessibile. È "un metodo strutturato di gestione e certificazione dei progetti che si concentra su tre aree: organizzazione, gestione e controllo del progetto" (Prince2 secondo Wikipedia).

Nato negli anni 70 nel Regno Unito, il metodo è stato utilizzato per la prima volta nella gestione dei progetti IT.

È stato rinominato PRINCE2 nel 1996 quando una nuova versione del metodo è stata pubblicata.

È stato rivisto nel 2009 dall'organizzazione britannica OCG (Organization of Governmental Commerce), che gli ha conferito un approccio più generale, e non esclusivamente per progetti web.

Il metodo è diventato applicabile alla gestione di tutti i tipi di progetti quando è stato recentemente aggiornato nel 2017 da AXELOS, la società che possiede il marchio Prince2.

Oggi, è ampiamente utilizzato in Europa, sia nel settore privato che in quello pubblico.

Per capire come funziona Prince2 in termini generali, precisiamo innanzitutto che rimane accessibile, qualunque sia il livello di competenza del project manager. Non ci sono prerequisiti.

Solo due esami devono essere superati per ottenere la certificazione:

• la PRINCE2® Foundation,
• il PRINCE2® Practitioner.

Il metodo Prince2 fornisce una solida base metodologica nelle seguenti aree

• gestione del progetto,
• assegnazione dei ruoli,
• ripartizione del progetto,
• stabilire le pietre miliari della convalida, ecc.

💡 Passare la certificazione attesta la comprensione del metodo, ma non convalida le conoscenze che i project manager devono avere.

La certificazione PRINCE2 si compone di due esami i quali sono strutturati come segue

• Certificazione PRINCE2® Foundation: è un test di un'ora con 75 domande MCQ;
• PRINCE2® Practitioner: un esame di 2,5 ore con 8 domande MCQ, ciascuna contenente 10 domande. Il libro di testo è permesso.

Il metodo Prince2 offre un quadro di riferimento chiaro che copre tutte le dimensioni della gestione dei progetti al fine di garantire il controllo e l'efficienza dei progetti.

Si basa su 3 assi, ognuno dei quali è suddiviso in 7 caratteristiche chiave.

I 7 principi sono le regole da seguire per condurre i progetti secondo il quadro definito dal metodo. La loro applicazione è necessaria per qualificare un progetto come "Prince2 ":

• I motivi alla base della creazione di un progetto,
• Capitalizzazione delle conoscenze ed esperienze acquisite,
• Definizione di ruoli e responsabilità,
• Gestione del progetto basata su una divisione in fasi intermedie,
• il management per eccezione,
• L'attenzione di tutto il progetto e della sua gestione sul prodotto finale (rispetto della qualità, delle scadenze, ecc.),
• L'adattabilità del metodo a qualsiasi progetto: il contesto in cui si sviluppa, la sua dimensione, la sua complessità, le persone coinvolte, il suo grado di importanza, i rischi che affronta, ecc.

I 7 temi sono gli aspetti essenziali della gestione dei progetti, che sono parte integrante di qualsiasi organizzazione. Nella corretta applicazione del metodo, questi 7 aspetti devono essere sotto controllo continuo durante tutto il progetto:

• Il business case: giustifica la ragione di business, cioè il "Perché?" del progetto. Che valore porta all'azienda? Deve convalidare l'interesse a realizzare questo progetto;
• L'organizzazione: consiste nel definire i ruoli e le responsabilità dei membri del team del progetto;
• Gestione della qualità: si tratta di controllare in ogni momento che i requisiti del cliente siano soddisfatti, in termini di qualità, formato di consegna e scadenze;
• Pianificazione: si tratta di identificare ognuna delle tappe essenziali per il completamento del progetto;
• Gestione del rischio: consiste nel concepire come proteggersi dai rischi eventuali durante lo svolgimento del progetto, identificandoli e valutando il loro impatto;
• Gestione del cambiamento: si tratta di anticipare la comparsa di eventi imprevisti durante lo svolgimento del progetto per rispondere meglio ad essi se si verificano;
• Controllo dell'avanzamento: consiste nel monitorare l'avanzamento del progetto in relazione alla sua pianificazione iniziale, e assicurarsi che sia ancora in linea con il suo scopo.

I 7 processi sono attività chiaramente definite che sono essenziali per il successo del progetto, dalla fase pre-progetto alla sua chiusura. Ogni processo è accompagnato da una lista di controllo per assicurare che il risultato atteso sia raggiunto.

• Sviluppare il progetto: si formula una richiesta (o mandato) per un nuovo progetto, spiegandone la logica. Viene valutato dal comitato direttivo, che verifica la validità del progetto. Se è approvato, può essere lanciato e viene scritto un brief più dettagliato.
• Condurre il progetto: il comitato direttivo rivede il brief e, una volta approvato, stabilisce i passi da compiere per eseguire il progetto. Un project manager viene nominato e gli viene dato il compito di gestire il progetto su base giornaliera.
• Iniziare il progetto: la documentazione di avvio del progetto e il piano dettagliato del progetto devono essere redatti. Possono essere consultati durante tutto il progetto. Una volta che questa documentazione è stata convalidata dal comitato, il lavoro del progetto può iniziare.
• Controllare la sequenza: il project manager ha il ruolo di preparare, monitorare e valutare il buon funzionamento del progetto. Tiene regolarmente informato il comitato sui progressi del progetto, specialmente se la sequenza è in pericolo. Il comitato decide poi la continuazione del progetto utilizzando un piano di eccezione per la prossima sequenza.
• Gestire la consegna dei prodotti: il project manager assicura il progresso del progetto e la qualità dei prodotti consegnati in conformità con i requisiti Prince2. Possono essere eseguiti controlli di qualità. La consegna passa poi attraverso il comitato direttivo: i prodotti consegnati sono convalidati o devono essere modificati.
• Gestire un limite di sequenza: il comitato direttivo controlla che ogni sequenza sia stata completata come previsto, in conformità con i requisiti iniziali. A questo punto, si pianifica la sequenza successiva o, se il business case del progetto non è più approvato, il progetto viene abbandonato.
• Chiudere un progetto: Questo processo finale ha luogo quando l'ultima fase del piano del progetto è completata. Si tratta di verificare che gli obiettivi siano stati raggiunti e che il cliente sia soddisfatto. Si fa una valutazione e si traggono lezioni per applicare le buone pratiche da adottare nei progetti futuri.

• È un ottimo repository per la gestione dei progetti, che non richiede alcuna esperienza precedente;
• La sua formazione è accessibile a tutti;
• Offre un quadro strutturante per una gestione razionale del progetto;
• La sua logica e il suo vocabolario sono standardizzati, il che rende gli scambi tra i collaboratori più fluidi;
• Incoraggia un processo di apprendimento continuo.

• La formazione Prince2 non mira a convalidare la conoscenza del project management, ma piuttosto a una buona comprensione del metodo;
• Il suo quadro formale non deve far dimenticare la complessità e le sottigliezze del project management, che richiede un adattamento alle realtà della situazione;
• Oltre alla formazione sulla metodologia, essa sarà tanto più efficace quanto più sarà applicata da un project manager che sa usare la sua esperienza commerciale.

Il metodo Prince2 è spesso contrapposto al metodo PMP, anche se possono essere usati in modo complementare.

La certificazione PRINCE2 convalida il metodo e le migliori pratiche di gestione dei progetti: gestione del progetto, assegnazione dei ruoli, suddivisione del progetto, ecc.

Il metodo PMP si basa su un corpo di conoscenze nella gestione dei progetti (PMBOK®), che include argomenti come l’analisi del mercato, i costi, i rischi, ecc. La certificazione PMP convalida sia la comprensione dei processi che l'acquisizione di conoscenze di gestione dei progetti, indipendentemente dal metodo utilizzato.

Alla luce di questi criteri, sta a voi valutare quale metodo è più adatto al vostro livello di competenza e alle esigenze della vostra organizzazione.