

Team di progetto: come creare un gruppo di lavoro efficace e performante per la realizzazione di un progetto. Scoprite con noi le varie fasi di sviluppo di un team alla base del project management
Il media che reinventa l'impresa
Quali sono le fasi di un progetto agile e non ? Da dove cominciare a progettare e con cosa finire? Quali sono le regole da seguire? La vita in un'azienda, proprio come in un'organizzazione pubblica, richiede sempre più capacità di project management ma soprattutto le capacità organizzative di lavorare per progetti.
Esistono diversi metodi e strumenti per la gestione dei progetti, ma i passi da seguire sono sempre gli stessi. Seguendo queste diverse fasi durante la pianificazione del progetto, potrete garantire la gestione del progetto riducendo al minimo i rischi per il vostro team.
Appvizer descrive in dettaglio le 10 fasi da seguire per completare con successo il vostro progetto in condizioni ottimali e condivide con voi le best practices da adottare nella gestione del progetto da includere nella vostra strategia.
Un progetto è un insieme di azioni svolte da un team, con un unico obiettivo che risponde a un bisogno. Porta alla produzione di deliverable e mira a raggiungere un obiettivo preciso, definito a monte.
La gestione del progetto consiste nell'organizzare e monitorare l'andamento di queste azioni, assicurando al contempo una gestione ragionata delle risorse e garantendo un livello di informazione sempre ottimale per tutti gli stakeholder del progetto.
Il metodo delle 5 W vi permette di tracciare i contorni del vostro progetto.
Un progetto si basa su tre componenti principali, che devono essere gestite contemporaneamente per completare con successo un progetto:
La prima fase è l’analisi delle vostre esigenze, della relazione tra le ragioni scatenanti e l’identificazione del progetto come soluzione. Si tratta di un'analisi della situazione esistente: prestazioni aziendali, processi in atto, strumenti utilizzati, risorse disponibili, opportunità, ricerche di mercato, ecc. Questo porta all'analisi e alla formalizzazione dei bisogni.
Si chiama anche progetto preliminare o avvio del progetto.
Questo passaggio aiuta a identificare chiaramente il problema da risolvere e permette anche di definire la metodologia di progetto più adatta al contesto della vostra azienda. Lavorare in modalità progetto, sì, ma secondo quale metodologia?
Il progetto può derivare da un problema da risolvere, da una richiesta interna o esterna all'azienda, dal desiderio di innovazione, dalla gestione del cambiamento, ecc. Le ragioni che motivano la gestione di un progetto sono tanto varie quanto i progetti.
👉 Al termine di questa prima fase, dovete avere una visione chiara e precisa del vostro obiettivo, del vostro scopo da raggiungere. Avere una visione concreta e coerente del proprio progetto è essenziale per coinvolgere il team di progetto, da un lato, e per cogliere serenamente i rischi del progetto, dall'altro. In questo modo, sarete in grado di adattarvi meglio durante tutto il progetto.
Poi arriva la fase di mettere insieme un team di progetto, guidato da un project manager (il responsabile del progetto). Il team deve comprendere persone con una varietà di competenze che si completino a vicenda e che siano in grado di affrontare i problemi e di risolverli nel miglior modo possibile e nel più breve tempo possibile.
Ad ogni membro del team di progetto viene assegnato un ruolo specifico:
Qual è l'obiettivo?
La fase successiva è comprendere la fattibilità del progetto. Per fare questo, fissare obiettivi intermedi, chiamati pietre miliari (o milestone) , per far avanzare il progetto in modo sostenibile.
💡 Ricordarsi di dare priorità agli obiettivi in base al grado di urgenza e all'importanza degli obiettivi.
È importante definire date precise per ogni pietra miliare per far avanzare il progetto in modo concreto: queste sono le scadenze o "deadlines".
Se non lo si fa, si corre il rischio di rimanere bloccati in un vago quadro di progetto, di non vedere dove si sta andando e di rimanere fermi.
In questa fase entra in gioco la stesura di un scope statement. Questo documento serve come carta, un documento di riferimento per tutto il progetto. Elenca:
È importante notificare il completamento di un compito chiave del progetto consegnando una deliverable. Questo può essere fondamentale per una buona comunicazione se si lavora per un fornitore di servizi, ad esempio, per dimostrare l'avanzamento del progetto o, al contrario, per giustificare un blocco.
Esempi di deliverable :
💡 Imporre i deliverable da produrre all'inizio o alla fine di ogni attività per far avanzare significativamente il vostro progetto. Iniziate impostando date fisse per le tappe principali; in seguito potrete fissare date per le tappe meno importanti man mano che il progetto procede.Come si misurano questi obiettivi?
Per misurare gli obiettivi da raggiungere, definire indicatori di successo del progetto:
Nel fare il punto della situazione, questi indicatori permettono di trarre conclusioni dal progetto.
La governance del progetto si riferisce a una modalità di organizzazione e pianificazione del progetto. Identificare i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder per :
La governance del progetto si basa su due tipi di guida, la guida operativa e la guida strategica:
La governance di un progetto comprende in un modo o nell'altro la gestione di un'azienda, soprattutto in occasione di decisioni importanti o della validazione del budget, ad esempio. Si differenzia dal team del progetto, che è responsabile operativo del progetto.
Il rischio zero non esiste. Quali sono i rischi e i vincoli associati al progetto? Come possono compromettere il buon funzionamento del vostro progetto? Come potete anticiparli per evitarli o attenuarli?
Per affrontare i rischi legati al vostro progetto, ecco alcuni suggerimenti da applicare:
Gli indicatori di progetto, raccolti in un cruscotto, facilitano il monitoraggio e la prevenzione dei rischi.
Progetto e budget vanno di pari passo. È necessario stabilire un budget provvisorio calcolato sommando tutti i costi generati dal progetto, sia materiali che umani, ad esempio:
Il budget tiene conto anche delle entrate, come ad esempio il ritorno dell'investimento del progetto o gli aiuti pubblici.
💡 Previsione vs. budget effettivo: aggiornate il vostro budget effettivo durante tutto il progetto per confrontarlo con il budget di previsione e avere una perfetta visibilità della salute finanziaria del vostro progetto. In questo modo si evita di rallentare il progresso del progetto per mancanza di fondi.
Il fatidico momento è arrivato: quello di stabilire il piano d'azione per il vostro progetto attraverso una Project Chart. Elenchi di attività, programmi, diagrammi... tanti strumenti di Project Management per sviluppare e poi monitorare in modo efficiente l'avanzamento del vostro progetto.
Elenca con precisione tutti i compiti che il vostro progetto richiede. Suddividere questi compiti in sottocompiti il più finemente possibile. Raggruppati nella stessa categoria, consentono :
Una volta stabilito l'elenco delle attività, è necessario stabilire la priorità per arrivare al programma delle attività.
💡 Più precisa e precisa è la suddivisione dei compiti, più facile sarà la programmazione dei compiti e migliore sarà la gestione del vostro progetto!
Il diagramma di Gantt è uno strumento per la pianificazione e l'organizzazione dei compiti. Facilita la visualizzazione dei compiti nel tempo e l'assegnazione dei compiti ai task manager in base alle risorse disponibili.
I suoi vantaggi:
💡 Collegare il diagramma GANTT a un programma di risorse per stimare meglio la disponibilità delle risorse.
Avete elencato i vostri compiti, assegnato ciascuno di essi a un responsabile, stabilito le dipendenze tra i compiti; dovete solo decidere la loro data di scadenza per stabilire un Project Plan. Questo è noto anche come "retroprogettazione".
💡 Pianificazione pianificata vs. effettiva: come per il budget, lavorare con una pianificazione pianificata vs. effettiva consente di confrontare le variazioni, identificare i colli di bottiglia e le strozzature, in modo da poter rivedere e aggiornare la pianificazione, se necessario.
Excel è un buon strumento per gestire i vostri progetti (pianificazione, budget), ma è comunque necessario :
Un software di gestione dei progetti online, come Redmine, Softbuilder o Monday.com, semplifica la gestione dei vostri progetti:
È tempo di agire! E' ora di mettersi al lavoro passo a passo. Stiamo entrando nella fase più operativa del progetto, ma questa fase comporta anche :
👉 La realizzazione del progetto richiede una grande capacità di adattamento da parte del team di progetto, e soprattutto da parte del project manager, per destreggiarsi con l'imprevisto.
Si conclude con la consegna della consegna finale all'interno o ad un cliente esterno una volta che tutti i compiti sono stati completati.
Congratulazioni, il progetto è finito! La sua chiusura lascia spazio al bilancio.
È tempo di aggiornare gli indicatori chiave di performance del progetto e scrivere un rapporto di sintesi. Questi passi, che non devono essere trascurati, aiutano ad attingere all'esperienza di questo progetto per i progetti futuri.
I software di gestione dei progetti, come Wethod permettono di centralizzare su una piattaforma accessibile a tutte le persone coinvolte tutte le informazioni necessarie per gestire tutte le fasi di un progetto. Se a livello operativo, gli aumenti di produttività sono un vantaggio importante, per la gestione, il software di project management è soprattutto uno strumento di organizzazione, valutazione e supporto decisionale. Grazie a questo software potrai gestire e strutturare l’attività del tuo team in modo efficiente, incoraggiare la collaborazione, visualizzare lo stato di avanzamento del lavoro e molto altro. Utilizzare un software di questo tipo ti permetterà di risparmiare molto tempo, ridurre gli errori e i costi di micro-management, ma soprattutto effettuare le scelte strategiche più adeguate, grazie ad un sistema di business intelligence che aggiorna i dati in real-time.
Per concludere, vi diamo alcuni spunti per un progetto di successo: