La carta di credito aziendale: i pagamenti facili

La carta di credito aziendale, fornita dalle imprese ai suoi dipendenti, rappresenta una soluzione ottimale per la gestione delle spese contabili.

Si tratta di una carta con un conto corrente associato all’azienda, utilizzabile per pagare tutte le spese in ambito professionale.

Le imprese hanno così un maggiore controllo sulle spese, concedendo al tempo stesso maggiore autonomia ai propri dipendenti.

Inoltre, si tratta di un mezzo di pagamento semplice e tracciabile.

In questo articolo trovate alcuni suggerimenti per ottimizzare la gestione dei pagamenti.

Qualsiasi dipendente che effettua spese aziendali può potenzialmente ricevere una carta di credito “business” dalla propria impresa. Ecco alcuni vantaggi:

• gestione spese semplificata: ogni dipendente deve tenere traccia delle spese legate ai suoi spostamenti (treno/aereo, hotel, ristorazione, ecc.). La carta permette di ridurre il carico di lavoro per gli addetti alle risorse umane e alla contabilità.
• centralizzazione delle spese: Le aziende dispongono di un solo conto da cui vengono detratte le spese del personale, non importa quante carte bancarie siano ad esso collegate.
• gestione contabile e finanziaria in tempo reale: il vostro commercialista può visualizzare su una piattaforma i movimenti dei dipendenti per tenere sotto controllo le spese. Il tutto senza bisogno di attendere i gli scontrini.
• risparmio di tempo: si stima che un dipendente italiano passi in media 3 ore al mese per compilare le note spese.

Per i dipendenti, il grande vantaggio è costituito dalla possibilità di essere rimborsati anche in caso di smarrimento della ricevuta. Inoltre, i dipendenti non devono preoccuparsi di prelevare contanti presso gli sportelli, anticipare le spese, e perdere tempo a chiedere il rimborso in seguito.

In generale, la carta aziendale permette di sostenere tutte le spese legate all’ambito professionale. Ecco i più comuni:

• costi legati ai viaggi (treno/aereo, carburante, pedaggi autostradali, hotel, ristorazione, ecc.),
• costi legati alla relazione con il cliente (pranzi/cene di lavoro, ecc.).

Ecco alcuni criteri da valutare:

• il numero di carte di cui necessitate,
• il prezzo in base al vostro budget,
• i limiti di spesa,
• la possibilità di impostare dei massimali variabili per ogni carta,
• la possibilità di fissare dei massimali per giorno, settimana o per mese,
• la tipologia di carta.

La carta aziendale può essere utile per aziende di tutti i settori e dimensioni. Tuttavia, si rivela particolarmente importante per aziende medio-grandi in cui alcuni dipendenti devono effettuare molti spostamenti. È il caso di aziende in cui sono presenti rappresentanti commerciali o export manager.

Le aziende hanno la possibilità di scegliere tra 3 tipologie di carte:

• la carta di credito aziendale: collegata ad un IBAN aziendale, permette una spesa temporaneamente superiore rispetto al saldo presente, e costa mediamente di più delle altre 2 tipologie,
• la carta di debito aziendale: permette qualsiasi tipo di pagamento e consente l’utilizzo di somme presenti sul conto aziendale,
• la carta prepagata aziendale: non consente di superare l’importo disponibile e occorre ricaricare il suo saldo quando questo si avvia a esaurimento.

☝le prepagate non consentono alcune tipologie di pagamento quali ad esempio il noleggio di automobili: se i vostri dipendenti potrebbero averne bisogno, è bene valutare altre soluzioni!

L’attivazione delle carte si fa quasi sempre in pochi giorni, e diverse soluzioni non prevedono canoni per questa operazione.

Vi suggeriamo di valutare attentamente le vostre esigenze, e di scegliere la soluzione giusta per voi.

Diversi software vi permettono una gestione 100% dematerializzata e cloud, così da gestire comodamente le note spese da smartphone o computer:

• Qonto è una soluzione moderna ed efficiente che si rivolge ad imprese e a liberi professionisti,
• Soldo è un software molto comodo per la gestione delle note spese.

I vantaggi di una gestione delle spese professionali tramite carta di credito aziendale, per imprese piccole, medie e grandi, sono evidenti.

L’utilizzo della carta garantisce ai dipendenti maggiore tranquillità relativamente alle spese effettuate, e li libera dal compito di inserire le note spese.

Flessibilità, trasparenza, tracciabilità, sicurezza... la carta di credito aziendale è lo strumento di pagamento che fa per voi!