Onboarding senza intoppi con un welcome kit

onboarding

Quando si parla di processi di onboarding, un welcome kit è uno strumento prezioso per ogni nuovo dipendente. Li guida nel loro nuovo ambiente di lavoro fornendo loro tutte le informazioni necessarie per un'integrazione di successo: gestione aziendale, regolamenti interni, sicurezza, formazione, strumenti, ecc.

Per un onboarding, o anche socializzazione organizzativa, di successo si consiglia alle aziende di fornire un libretto di benvenuto. Questo strumento HR si dimostra un punto di riferimento sia per i nuovi arrivati che per il personale già integrato in azienda.

Come si struttura un processo di un onboarding? Come farne una risorsa per l'integrazione dei vostri dipendenti? Le risposte in questo articolo!

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Onboarding: definizione

Cos’è un processo di onboarding?

Conosciuto anche come socializzazione organizzativa, l’onboarding è un processo organizzativo- che può durare per qualche settimana - che si occupa si accompagnare un nuovo dipendente in un processo di integrazione il più liscio possibile. Si tratta di mettere in chiaro i dettagli sulla posizione che il neo-assunto andrà a ricoprire e le aspettative. Ma l’onboarding non si ferma qui, l’integrazione di un dipendente è fondamentale per farlo sentire sufficientemente a suo agio da dare il meglio. In questi termini è fondamentale che venga informato anche degli usi e costumi per meglio integrarsi.

Vantaggi di un processo di onboarding

Il processo di onboarding è utile :

  • ai nuovi dipendenti, che vengono guidati nel loro nuovo ambiente di lavoro,
  • ai manager, che beneficiano più rapidamente di dipendenti operativi,
  • alle Risorse Umane, che possono già anticipare possibili questioni future
  • alla Direzione Sistemi Informativi , per lo stesso motivo delle Risorse Umane ma dal punto di vista tecnico e degli strumenti,
  • a tutta l'azienda che, attraverso una gestione delle risorse umane meglio controllata, riesce a trattenere i talenti.

A cosa serve? Obiettivi di un processo di onboarding

La creazione di un opuscolo di benvenuto aziendale risponde a diversi obiettivi:

  • Per l'azienda:
    • formalizzare la cultura aziendale: valori, funzionamento, relazioni interpersonali, ecc;
    • fidelizzare i dipendenti, conservare le competenze all’interno della vostra azienda e ridurre il turnover;
    • semplificare i processi per risparmiare tempo, soprattutto per quanto riguarda le procedure amministrative;
    • facilitare l'adesione dei dipendenti al progetto dell'azienda.
  • Per il nuovo dipendente :
    • essere a conoscenza dellla cultura aziendale: i diritti e i doveri del dipendente devono essere noti;
    • adattarsi più rapidamente, trovare punti di riferimento e automatismi, capire l'ambiente
    • essere operativi il più rapidamente possibile, il che è vantaggioso sia per l'azienda che per i nuovi dipendenti stessi;
    • rendere piacevole l'ambiente di lavoro;
    • sviluppare un attaccamento all'azienda.

Come si struttura un processo di onboarding?

Prima dell’arrivo del dipendente

Lasciare le cose all’ultimo minuto porta a ritardi e bassa qualità. Innanzitutto bisogna organizzare un processo ben strutturato per quali sono gli step che vorrete seguire durante l’onboarding. Poi, bisognerà preparare tutto il materiale che sarà necessario per il dipendente per sentirsi parte dell’equipe:

  • Badge
  • Credenziali ai software
  • Una casella email
  • Scrivania e materiale tecnico (per i team internazionali 🌍: per non sbagliarvi magari chiedete in anticipo le varie necessità. Ad esempio per la tastiera del computer cambia a seconda della lingua)
  • Un welcome kit ( due righe di benvenuto personalizzate, merchandising…)
  • Una sorta di guida pratica all’azienda: regolamento, struttura, usi e costumi

All’arrivo del dipendente

La giornata deve essere evidentemente bien organizzata. Idealmente dategli un orario di arrivo più preciso anche qualora foste un’azienda sul modello flessibile. Un manager del team- che lavorerà a stretto contatto con neoassunto- o qualcuno delle HR all’arrivo per gestire le presentazioni con l’equipe e rompere il ghiaccio. Non fate l’errore di limitare l’onboarding strettamente al team di appartenenza. I vari dipartimenti devono lavorare in maniera coesa per garantire delle performance di qualità. Organizzate quindi degli incontri ciascun manager delle singole equipe per offrire una visione a 360° sull’azienda.

I primi 3 mesi in azienda

Durante questa fase è cruciale che il dipendente abbia in chiaro i suoi obiettivi per i primi 90 giorni e ovviamente in questa fase è necessario monitorare costantemente il suo lavoro. Delle piccole riunioni ( una mezz’ora è sufficiente) tutte le settimane possono servire a vedere eventuali difficoltà e necessità prima che diventino un problema più importante.

[Bonus] delle idee di welcome kit originali

via GIPHY

Un welcome kit può dire molto dei vostri valori e della vostra cultura aziendale. Lanciate un messaggio chiaro! ecco qualche esempio:

“Siamo un’azienda eco-firendly 🌱”

In molte aziende si sta cominciando a vedere una certa sensibilità per le differenti tematiche ambientali, vediamo quindi come far passare il messaggio: Una borraccia ( evitiamo le bottigliette), un mug per il caffè al posto dei bicchieri di carta, una piccola pianta o addirittura un piccolo kit piantarla direttamente ed etc

“Siamo una grande famiglia”

In questo caso si dovrà cercare degli oggetti che esprimano le sensazioni di famiglia e casa. Cosa meglio di biscotti, candele, piccoli gadget da mettere sulla scrivania o anche una cornice per foto?

“ Why so serious?”

Certo quando si tratta di lavorare regna il silenzio ma nelle pause magari siete un’azienda divertente in cui non mancano le risate. Beh, per voi il welcome kit è l’occasione di sbizzarrirvi al massimo: Saatchi and Saatchi dona un album da colorare, Huge una borsa personalizzata e PepsiCo un cesto di snack con una Fitness Band.

welcome kit

©Pinterest

3 tips per garantire l’onboarding riesca bene

In una giornata intera di presentazioni molte informazioni vanno perse ragion per cui bisogna sforzarsi al massimo per far sì che che le cose più importanti rimangano impresse.

Occupatevi della presentazione visiva. Delle slides possono essere utili e se ben organizzate possono far passare molti più concetti. Simboli, poche parole e grassetto...piccoli accorgimenti geniali.

✅ Non fate una formazione completa il primo giorno. Limitatevi alle cose importanti e urgenti. Poco a poco nelle prime settimane avrete modo di rifarvi.

✅ Un'immagine vale più di mille parole: usate e abusate di immagini, diagrammi o video per illustrare il vostro universo.

Facilitare l'integrazione con strumenti semplici

Gli strumenti possono cambiare la vita (professionale): quando tutto funziona, non ci si fa neanche attenzione; ma quando c'è un problema,la perdita di tempo può portare a scatti d’ira.

via GIPHY

💡 Da qui l'interesse ad implementare strumenti che razionalizzino i processi e semplifichino la vita quotidiana dei dipendenti. Nella guida di benvenuto inserite una presentazione del software in uso nella vostra azienda e trasmettete ai nuovi arrivati l'immagine di un'azienda moderna e ben attrezzata.

Vi offriamo un elenco di diversi tipi di strumenti per aiutarvi a integrare i vostri dipendenti:

  • strumenti per rafforzare l'impegno dei dipendenti
  • strumenti per gestire facilmente ferie e assenze
  • strumenti per semplificare la gestione dei rimborsi spese
  • strumenti per gestire il tempo e le attività
  • strumenti per gestire i compiti utilizzando i modelli
  • strumenti collaborativi per gli scambi interni (social network aziendali)
  • strumenti per comunicare
  • strumenti per la gestione dei progetti
  • strumenti per la gestione elettronica dei documenti
  • strumenti per condividere i file

🎯 Nota: esistono strumenti dedicati all'integrazione di nuovi collaboratori in azienda. Ad esempio software come BambooHR e Cezanne integrano i problemi di onboarding nelle loro soluzioni.

Non lasciate nulla al caso!

L’onboarding è uno degli strumenti delle risorse umane che facilitano l'integrazione dei nuovi dipendenti. Trasmette un marchio positivo per il datore di lavoro, dimostrando l'attenzione rivolta ai dipendenti e la volontà di integrarli rapidamente nel team.

Qualche consiglio finale :

  1. Il giorno di benvenuto per i nuovi dipendenti può essere il momento giusto per consegnare il welcome kit
  2. L’onboarding inizia effettivamente prima dell'arrivo del dipendente presso la vostra sede, con la preparazione della sua postazione di lavoro, l'accesso, gli strumenti, ecc.

Avete adottato un kit di benvenuto nella vostra azienda? Che feedback vi hanno dato i vostri dipendenti?

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