La gestione del personale nell’era digitale

di Maxime Perotti. Articolo aggiornato il 1 giugno 2021, prima pubblicazione nel agosto 2020
La gestione del personale nell’era digitale

La gestione del personale può diventare rapidamente un irrisolvibile cubo di Rubik senza gli strumenti giusti, efficienti e connessi. Ma cos'è esattamente la gestione e l’amministrazione del personale? Come si differenzia dalla gestione e l’amministrazione delle risorse umane?

In questo articolo: Definizione e descrizione delle attività professionali svolte dalla gestione del personale con in più una parte dedicata alle figura professionali che fanno parte di questo ambito. Basteranno 5 minuti per leggere questo articolo e avrete in mano le chiavi del successo per una gestione e amministrazione del personale in cui produttività e semplicità sono privilegiate.

Cosa fa l'ufficio di gestione del personale?

Definizione

L'amministrazione del personale è gestita dal dipartimento delle risorse umane e dalla figura professionale dell’HR manager, a cui a volte si aggiunge il dipartimento contabile o finanziario per la gestione dei libri paga.

L'amministrazione del personale comprende diversi aspetti:

  • diversi mansioni amministrative, legali obbligatorie che devono essere eseguite a scadenze definite,
  • la dimensione strategica dell'amministrazione del personale, con l'obiettivo di creare valore attraverso ogni dipendente
  • la relazione sociale, che è essenziale con i dipendenti secondo il contesto economico dell'azienda e l'evoluzione dei propri lavoratori.

Qual è la differenza tra amministrazione del personale e HR Management ?

La gestione e l’amministrazione delle risorse umane (HR Management) ha una dimensione più globale. Per esempio, comprende anche la gestione delle competenze e la gestione delle carriere dei lavoratori di un’azienda.

L'HR Management ricopre un ruolo di ascolto e di consulenza, mentre l’amministrazione del personale ha un aspetto puramente amministrativo.

Cosa fa un responsabile amministrazione del personale?

Questa figura professionale svolge tutte le mansioni professionali legate all’amministrazione del personale sia in qualità di dipendente all’interno di un’azienda che in qualità di consulente del lavoro.

Il Tecnico dell’amministrazione del personale è incaricato di eseguire le seguenti attività professionali:

  • organizza e fa un rapporto dettagliato sulla documentazione relativa al rapporto di lavoro (assunzione, trasformazione, cessazione);
  • si occupa di gestire le comunicazioni formalmente previste dalla normativa vigente;
  • verifica, in base alle informazioni raccolte, l’orario di lavoro effettuato da ogni singolo lavoratore, registra le ferie, gli straordinari, tenendo conto anche della normativa aziendale che prevede eventuali elasticità in entrata o in uscita;
  • si occupa della redazione e della gestione degli stipendi, emettendo i cedolini-paga, e alla contabilizzazione dei relativi versamenti fiscali, sia per le ore di lavoro, che per le assenze;
  • effettua ogni anno le attività legate alla chiusura della contabilità del personale, redigendo modelli fiscali e contabilizzando le statistiche riguardanti il costo globale del personale;
  • organizza e controlla l’archivio riguardante la normativa del lavoro ed è incaricato, in funzione delle richieste, rapporti e dati inerenti al personale.

Questa figura professionale può fare parte del personale degli uffici di amministrazione. In questa situazione, svolge il suo lavoro in tandem con gli altri esperti della gestione delle risorse umane. Il tecnico dell'amministrazione del personale può lavorare anche all’interno di studi di consulenza del lavoro dove, in base a quanto richiesto dalla clientela, effettuerà i compiti che sono stati appena citati.

Il personale Risorse Umane VS l’addetto all’amministrazione del personale

La figura professionale dell’HR Generalist è incaricato delle mansioni di Selezione, Formazione, Sviluppo Organizzativo ecc.

Lo specialista di amministrazione del personale, invece, svolge le seguenti attività:

  • stesura contratti, 
  • elaborazione buste paghe, 
  • aspetti fiscali e oneri a carico dell’azienda e del dipendente, 
  • elaborazione dello stipendio, 
  • maturazione ferie, 
  • malattie e permessi, 
  • pagamento e invio f24, 
  • contributi INPS, 
  • certificazioni uniche etc.

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L’ABC della formazione e dell’amministrazione del personale

Per essere il più competenti possibile in materia di amministrazione delle risorse umane, è consigliabili frequentare dei corsi di formazione che siano altamente professionalizzanti. Anche la lettura di libri e video sul modello di corsi formativi possono essere utili per rivedere i concetti basi dell’amministrazione del personale. Anche se fate già parte del personale Risorse Umane, i corsi di aggiornamento sono un modo intelligente per restare sempre aggiornati sulle nuove metodologie di gestione del personale.

Qual è il contenuto dell'amministrazione del personale? Le attività aziendali interessate

Gestione dei congedi e delle assenze

I dipartimenti HR sono responsabili della gestione dei congedi e delle assenze dei dipendenti. Questo significa

  • la contabilizzazione delle varie assenze:
    • congedo retribuito,
    • congedo per malattia,
    • congedo non retribuito,
    • altre assenze,
  • l'elaborazione della pianificazione delle ferie: per dipartimento, per stabilimento e globale per tutta l'azienda, ecc,
  • l’aggiornamento dei saldi delle ferie, se non automatizzato,
  • la garanzia che i flussi di lavoro di convalida siano rispettati dai manager e dagli impiegati,
  • la contabilizzazione di questi elementi per il libro paga.

💡 Per prevenire le assenze legate agli incidenti sul lavoro (e per garantire un ambiente di lavoro sano!), calcolate il vostro tasso di frequenza.

Gestione del tempo

Altre attività professionali ancora gestite dall’ HR Management sono:

  • monitoraggio del tempo,
  • gestione del planning delle attività professionali,
  • obblighi di controllo nel caso di dipendenti con tariffa giornaliera fissa, ecc.

Preparazione e gestione dei libri paga

Il libro paga è una mansione professionale che rientra ancora tra le responsabilità delle risorse umane. Include:

  • calcolare e gestire stipendi, salari e contributi sociali,
  • la produzione e la distribuzione delle buste paga.

💡 Prima di fare le buste paga per i dipendenti, assicurati di essere a conoscenza di tutti gli elementi variabili della paga.

Gestione delle procedure e dei documenti di diritto del lavoro

Contratti di lavoro, modifiche contrattuali (come una modifica dello smart working), procedure di assunzione o al contrario, procedure di licenziamento o risoluzione contrattuale... Un altro freccia all'arco delle risorse umane.

Rispetto degli obblighi legali

Il lavoro e le sue condizioni sono regolati da :

  • il codice del lavoro,
  • una convenzione collettiva,
  • accordi collettivi,
  • o i regolamenti interni.

☝️ I responsabili delle risorse umane sono i garanti del rispetto della legislazione in azienda. Ad ogni cambiamento della legge o di un regolamento riguardante il codice del lavoro nell'azienda, le Risorse Umane devono prenderne atto e applicarlo.

Come migliorare la gestione delle risorse umane?

Alcuni suggerimenti utili

Un’adeguata gestione del personale è sempre più importante nelle imprese di oggi. La crescente competitività infatti, ha fatto sì che oggi, la qualità del fattore umano sia un elemento fondamentale dei processi aziendali.

Ecco quindi alcuni utili suggerimenti:

  • instaurare una buona comunicazione tra dirigenza e personale. Così, tramite dei compromessi si raggiungono delle soluzioni che accontentano tutti;
  • valorizzare le skills dei dipendenti. Oltre alle competenze presenti sui CV (background accademico, lingue parlate, ecc.), è opportuno valorizzare le soft skills di ciascun collaboratore (public speaking, resilienza, capacità di lavoro in pubblico, ecc.);
  • fissare obiettivi raggiungibili. Gli obiettivi troppo complessi da raggiungere potrebbero scoraggiare i dipendenti. Invece di fissare un grande obiettivo generale (ad esempio aumentare il fatturato del 25%), pensate a fissare dei micro-obiettivi più facilmente realizzabili (ad esempio trovare un nuovo cliente, o aumentare le vendite di un cliente già acquisito);
  • investire sulla formazione del personale. Non pensate che sia utile solamente investire nella R&D! Proporre corsi di aggiornamento ai vostri dipendenti potrebbe essere molto utile.

I vantaggi

Ecco i principali vantaggi di una buona gestione HR:

  • risparmio di tempo,
  • trasparenza,
  • collaborazione tra settore HR e impiegati,
  • benessere sul posto di lavoro,
  • sviluppo delle competenze,
  • conformità alle leggi.

Una buona gestione amministrativa del personale richiede un approccio sia logistico che umano. Da qui l'interesse a trovare uno strumento perfettamente adatto al funzionamento della vostra azienda e compreso dai dipendenti.

Un sistema HRMS (Human Resource Management System), vi permette una gestione del personale ottimale.

I software di questo tipo devono soddisfare determinati requisiti per offrire funzionalità flessibili e di facile utilizzo, sia per i responsabili delle risorse umane che per i dipendenti.

La Digital Transformation applicata alle risorse umane

L’importanza dei software HRMS

Oggi, modificare la propria organizzazione aziendale nell’ottica di una trasformazione digitale rappresenta un passaggio cruciale per sempre più imprese. Una gestione dematerializzata delle risorse umane è quindi fondamentale per riuscire a effettuare questa transizione.

I software di HRMS permettono ai dipendenti l’accesso e la gestione del proprio dossier. Di conseguenza, i responsabili HR non devono più preoccuparsi di alcuni compiti semplici quali il numero di giorni di congedo rimanenti, lo stato dei rimborsi spese, le formazioni disponibili, ecc.

Il risparmio di tempo, importantissimo per tutte le aziende, è quindi notevole.

La trasparenza e la visibilità sul processo amministrativo

Non tutti i software HRMS permettono di accedere alla totalità dei moduli da parte dei dipendenti. Eppure, si tratta di un passaggio indispensabile per una gestione amministrativa efficace.

Essere trasparenti vi permette infatti una gestione migliore: ciascun dipendente sarà responsabilizzato e potrà gestire autonomamente:

  • le richieste di ferie,
  • le richieste di rimborso,
  • gli orari di lavoro, ecc.

Tutti i processi amministrativi diventano accessibili su un solo software da tutti i collaboratori.

Un monitoraggio su misura per ciascun dipendente

Gli HRMS hanno altre funzioni oltre a quelle che abbiamo visto sopra.

Sono necessarie delle dashboard globali e automatizzate. Inoltre, i report e gli avvisi sono elementi da valutare nella scelta del software.

Questi strumenti permettono un risparmio di tempo considerevole, in particolar modo per il settore amministrativo, finanziario e per le risorse umane.

Un intranet collaborativo

Lo scambio e la collaborazione interna rappresentano il mezzo più efficace per risolvere problemi tra i diversi settori. È quindi importante che un software HR offra questa funzionalità: permette uno scambio di informazioni rapido, evitando lunghe e complesse riunioni.

💡 Le riunioni servono per altre questioni e non semplicemente per risolvere problematiche di natura amministrativa o altre faccende minori.

Una piattaforma collaborativa permette la gestione dei workflow. Molteplici processi amministrativi possono essere automatizzati senza che vi sia bisogno di inserire ulteriori dati.

Una visione strategica

Uno dei principali difetti che i responsabili HR riscontravano nei software era legata alla difficoltà di azionare una visione strategica.

Infatti, era impossibile pianificare le azioni, centralizzare i dati e, soprattutto, sfruttarli in modo globale per migliorare le prestazioni dell'azienda e la qualità della vita lavorativa dei dipendenti.

Gli HRMS oggi permettono di centralizzare l’insieme dei dati. Inoltre, l’organizzazione, l’analisi e l’ottimizzazione dei processi HR sono al centro dello sviluppo delle risorse umane.

Le dashboard sono personalizzate per adattarsi alle esigenze dei responsabili HR. Inoltre, sono presenti degli indicatori relativi al bilancio sociale, al tasso di assenteismo, al fatturato e a molto altro.

Il benessere dei collaboratori in azienda

Il benessere dei dipendenti deve essere uno dei principali obiettivi aziendali. Se il capitale umano si sente professionalmente appagato infatti, risulterà più performante nel suo lavoro.

Il settore delle risorse umane può impostare azioni per migliorare le competenze dei dipendenti e quindi la qualità della vita sul posto di lavoro.

Alcune soluzioni HRMS SaaS propongono dei moduli di gestione dei talenti per affrontare questo problema.

💡 Offrire la possibilità di smart working ai propri dipendenti è un'azione utile da mettere in atto per il benessere dei dipendenti. Inoltre, può rendere la propria azienda più attrattiva per i nuovi dipendenti.

La soluzione Zucchetti Infinity Global HR offre moltissime funzionalità utili per una gestione HR interamente dematerializzata.

ADP è una soluzione pensata principalmente per la gestione delle buste paga, accessibile sia da dispositivi mobili che da computer.

Il rispetto delle nuove normative

Gli sviluppatori software devono rimanere aggiornati con l’evolversi della legislazione. In particolare, i software devono conformarsi con il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR).

☝ È fondamentale indicare precisamente e in modo trasparente le informazioni in possesso relative ai dipendenti: di quali dati si tratta, come sono stati raccolti e dove sono presenti.

Una gestione del personale semplificata

Una amministrazione del personale digitale semplifica la vita al dipartimento delle risorse umane, in particolare grazie al risparmio di tempo, ai minori errori e alla semplificazione delle procedure.

Inoltre, anche il benessere dei dipendenti, indirettamente, ne trae giovamento. E il benessere sul luogo di lavoro determina una maggior produttività.

Una ragione in più per organizzare al meglio la gestione del personale!