Come fare una mappatura delle competenze del personale?

di Virginia Fabris, il 27/05/21
mappatura delle competenze

Un’azienda risulta maggiormente competitiva qualora i ruoli e le competenze del personale risultino chiari e siano definiti con precisione. Infatti, un’adeguata mappatura delle competenze può consentire di curare le performance nei processi aziendali da un punto di vista qualitativo.

Ma cos’è e come si sviluppa una mappatura delle competenze? Vediamo insieme come può essere implementata una misurazione e valutazione delle competenze efficace per migliorare la gestione delle risorse umane in ambito professionale.

Che cos’è la mappatura delle competenze?

La mappatura delle competenze, detta anche misurazione delle competenze, è un aspetto chiave del processo di gestione per competenze. Si tratta di un procedimento che serve a definire le competenze proprie a qualunque posizione aziendale.

Ma cos’è una competenza? Prima di procedere, definiamo questo concetto.

Una competenza è definibile come la piena capacità di orientarsi in un determinato campo. In altre parole, le competenze corrispondono alle tecniche, alle abilità e alle conoscenze necessarie per svolgere una determinata funzione.

Cosa sono le competenze risorse umane?

Le competenze sono suddivisibili in due categorie:

  1. Hard skills, o competenze “rigide”, ovvero tutte le abilità strettamente inerenti ad una determinata professione. Esse possono essere definite come le capacità tecniche e le conoscenze di base necessarie per svolgere un determinato lavoro.
  2. Soft skills, o competenze “morbide”, ovvero tutte le competenze comunicative e relazionali del lavoratore. Ciò significa, nel concreto, l’intelligenza sociale in senso lato, ovvero la competenza sociale e comunicativa nei confronti dei colleghi, ma anche dei fornitori e, in alcuni casi, dei clienti.

A cosa serve una mappatura delle competenze?

Un’azienda in cui le competenze proprie di ogni dipendente siano definite in modo chiaro è più facilitata nel monitoraggio dell’operato dei dipendenti, in quanto sa esattamente cosa c’è da aspettarsi da ognuno di essi.

La mappatura delle competenze consente di individuare le competenze di cui l’organizzazione dispone in un dato momento. Di conseguenza, la misurazione delle competenze permette anche di comprendere quali sono le aree di forza e di debolezza dell’impresa.

In questo contesto, la mappatura è utile anche per capire se esistono dei gap di competenze chiave, in modo tale da poterli colmare e supplire alle carenze. Il fine è quello di poter allineare le competenze alle richieste derivate dalle strategie e dal business in maniera efficace e sistematica.

Vantaggi per l’azienda

In fin dei conti, l’implementazione di una mappatura delle competenze serve, dunque, a raggiungere più linearmente gli obiettivi imposti dalla strategia aziendale e migliorare le prestazioni.

La mappatura delle competenze è di fondamentale importanza sia nel processo di selezione del personale, perché permette di concretizzare il miglior match possibile tra ruoli da ricoprire, competenze da possedere e persone impiegate, sia nel processo di formazione. Nell’ambito di quest’ultimo, la mappatura consente di monitorare le competenze e le conoscenze del personale nell’ottica di sviluppo organizzativo.

L’approccio per competenze, se integrato nel processo gestionale, può rappresentare lo strumento ideale per pilotare l’aspetto qualitativo della performance. Infatti, un giusto approccio alle risorse umane sulla base della mappatura delle competenze può contribuire ad aumentare la competitività dell’azienda, secondo un’ottimizzazione dei costi e una massimizzazione dei profitti.

👥 L’implementazione della mappatura delle competenze è a carico dei responsabili della gestione delle risorse umane aziendali. Questi ultimi devono assicurarsi di individuare e sviluppare la misurazione delle competenze in accordo con i valori, gli obiettivi e le strategie di business aziendali.

Come si mappano le competenze?

Definizione del ruolo

Per operare una mappatura delle competenze rilevante, è necessario definire i ruoli e i diversi attori (addetti a determinate funzioni) che sono chiamati a ricoprirli.

Definire il ruolo è essenziale perché esso costituisce la base su cui va sviluppata la job description e, quindi, costruita l’intera mappatura delle competenze ed, eventualmente, implementare corsi di formazione e di sviluppo.

Il ruolo è definibile come l’insieme di attività e di aspettative di comportamento nel contesto di un’impresa. Ha una dimensione psicosociale come complesso di aspettative non solo legate alle azioni vere e proprie, ma anche di sentimenti, di motivazione e di atteggiamento. Al ruolo sono legate, infatti, le seguenti aspettative:

  • Aspettative personali;
  • Aspettative dell’impresa;
  • Aspettative di tutti gli interlocutori legati al ruolo (capo, colleghi, collaboratori, clienti, ecc.).

Il ruolo possiede:

  1. Componente prescrittiva (decisa a priori), concretizzabile nell’insieme delle conoscenze e delle capacità che una persona deve possedere per essere in grado di svolgere la mansione assegnata;
  2. Componente discrezionale (a discrezione di ogni individuo), individuabili nelle competenze trasversali o soft skills. Come detto, le soft skills corrispondono al carattere, alla personalità, alle attitudini, al temperamento, ecc., ovvero all’insieme delle competenze che consentono ad un individuo di esercitare il proprio ruolo.

Definizione delle competenze

In base alle informazioni ottenute dalla definizione dei ruoli, si può ora facilmente passare a fissare le competenze adeguate a ciascun ruolo, ovvero, è bene identificare il Cluster di competenze all’interno del panorama aziendale.

In questo step procedurale vanno anche stabiliti gli indicatori centrali da tenere in considerazione durante il processo di valutazione del personale. In conseguenza, le competenze vanno assegnate ad ogni specifico ruolo.

Valutazione del personale

Le precedenti fasi hanno consentito di ottenere determinate informazioni utili allo svolgimento della valutazione del personale. In base ai criteri e ad i parametri stabiliti, è, ora, possibile comprendere se i dipendenti siano adatti a ricoprire il ruolo conferito loro, anche in rapporto alle competenze di cui sono in possesso.

Questo passaggio consente di capire se le scelte di collocamento delle risorse umane risultano adeguate o se sarebbe meglio procedere con un ricollocamento, oppure se converrebbe implementare corsi o attività di formazione per implementare determinate competenze in determinati dipendenti.

Infatti, dato che ogni mansione è legata ad una serie di competenze necessarie, tramite la mappatura delle competenze è possibile valutare i bisogni di formazione dei lavoratori. Inoltre, sulla base delle competenze acquisite, è possibile anche monitorare i progressi delle risorse in funzione del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Per operare la valutazione del personale in base alle competenze assegnate a ciascun ruolo, è necessario che il comitato responsabile definisca un “valore atteso” in riferimento ad ogni competenza nell’ambito di ogni specifica posizione utilizzando una scala di grading concordata in precedenza.

Bene è anche definire il peso in percentuale di ciascuna competenza all’interno del set completo delle competenze incluse nella mappatura, al fine di operare una copertura completa delle esigenze aziendali. In questo modo si potrà rilevare l’eventuale gap esistente tra le competenze attese e quelle realmente possedute dal team aziendale.

Analisi dei risultati

In questo step procedurale vengono analizzati i risultati delle precedenti indagini e valutazioni. L’analisi dei risultati è volta a determinare l’adeguatezza delle competenze aziendali e del loro grado di corrispondenza con il ruolo ricoperto da ciascuna risorsa umana. Non solo, in questa fase vengono vagliati anche eventuali interventi formativi necessari e/o incentivi economici correlati, concepiti al fine di migliorare la performance dei dipendenti.

Aggiustamento di ruoli, posizioni e competenze

Dall’analisi dei risultati si può evincere che cosa non ha funzionato nell’assegnazione delle mansioni e dei ruoli in base alle competenze possedute dalla risorsa umana. Sulla base delle consapevolezze acquisite, è ora possibile sviluppare le aree di competenza ritenute più deboli.

Ciò significa anche ridefinire determinate posizioni e/o riassegnare alcuni ruoli, in modo tale che il match tra competenze attese e ruoli assegnati sia più pertinente, accorto e assennato. In tal modo, le risorse potranno essere riposizionate in modo più funzionale per poter rispondere alle esigenze dell’azienda con un conseguente aumento della loro efficienza e produttività.

Utilizzando questi modelli delle competenze e tramite lo sviluppo e di applicazione di una mappatura delle risorse umane disponibili all’interno del panorama aziendale, è possibile contribuire al miglioramento di ambiti particolarmente vantaggiosi per la crescita del business;

☝ La mappatura delle competenze deve essere costantemente aggiornata in base ai cambiamenti apportati o alle novità strategiche introdotte nell’azienda di riferimento. Infatti, un business in continuo movimento necessiterà di competenze differenti in base al momento di sviluppo in cui si trova e in base agli obiettivi strategici prefissati in un dato periodo.

😊 In fin dei conti, la mappatura delle competenze è un processo strategico di fondamentale importanza per garantire un miglioramento dei processi HR e un incremento della produttività di un business. È comune, infatti, che un’impresa ottenga un maggior successo competitivo ed economico quando i ruoli, le competenze e i processi, ovvero la struttura organizzativa, risultano chiari ed adeguati agli obiettivi prefissati.