HRIS: definizione, strumenti, risorse e consulenza per una gestione efficace delle risorse umane

HRIS, significato? È l’acronimo inglese che sta per Human Resources Information Systems. Si tratta di un sistema informativo strategico per la gestione delle risorse umane che aiuta i manager a risolvere i problemi collegati al capitale umano dall’inizio alla fine: la selezione del personale, la retribuzione, la formazione, la valutazione delle prestazioni e delle competenze e la gestione dei talenti. Un sistema informativo HR può automatizzare i compiti correlati, migliorare i processi e la comunicazione con il personale. In questo articolo definiremo il concetto di HRIS, poi esamineremo come risponde alle esigenze della tua azienda in un contesto di trasformazione digitale, prima di presentarti i software online consigliati per aiutarti ad avere successo nella tua carriera.

Sei pronto? Si parte!

Prima di cimentarci nel definire che cos’è il HRIS, è fondamentale capire il concetto e il significato che sta dietro a “Human Resources”. Se la definizione delle risorse umane pare palese, bisogna comunque fare attenzione alla trappola linguistica che

questa nozione può tendere.

Questo termine in tutte le sue sfumature, “HR”, “Risorse Umane” o “Human Resources”, è molto importante in ambito aziendale.

Il termine è molto più complesso di quanto possa apparire, poiché le risorse umane non solo comprendono l’insieme di persone e di dipendenti che prestano la propria attività in favore di un’azienda, ma significano anche l’insieme di competenze e skills che contribuiscono al corretto e sano svolgimento del processo produttivo.

Tra le varie figure nel dipartimento HR, spiccano per importanza alcuni ruoli essenziali:

• HR Specialist: che cosa fa? generalmente la persona che ricopre questo ruolo si occupa della ricerca di personale, la gestione dei meeting di lavoro, la gestione delle relazioni tra le risorse umane e l’azienda e la preparazione di programmi di formazione e training.
• HR Manager detto anche Responsabile HR: il suo ruolo principale è quello di far partecipare, in modo attivo, i dipendenti alla cultura di azienda.
• Payroll Specialist: si tratta della figura incaricata dell’elaborazione delle buste paga dei dipendenti. Questa persona lavora in stretto legame sia con il dipartimento delle risorse umane sia con la contabilità dell’azienda.

Ora che abbiamo capito l’importanza delle risorse umane in azienda, possiamo occuparci dell’implemento di pratiche precise per la gestione di questo dipartimento.

Che cos'è un HRIS? Un HRIS è un Sistema Informativo delle Risorse Umane composto da diversi componenti software (detti moduli) che automatizzano le attività specifiche di ogni processo HR per snellire l’attività del dipartimento delle risorse umane. Si tratta dunque di un sistema importante, per non dire essenziale in ogni business, poiché permette di monitorare diversi aspetti. Vediamo alcuni di loro:

• la gestione della forza lavoro (people management);
• la gestione dei salari e delle retribuzioni;
• la gestione degli orari e delle ferie (vacanze, assenze, attività);
• la gestione delle note spese;
• la valutazione della prestazione dei dipendenti;
• la mappatura delle competenze;
• le interviste dei candidati;
• la gestione della conoscenza aziendale (spesso supportata da un knowledge manager);
• i programmi di formazione e di e-learning;
• la gestione dei talenti e del loro avanzamento di carriera;
• il reclutamento direttamente online;
• l’applicazione e il rispetto delle leggi e delle norme vigenti;
• il bilancio sociale;
• il reporting alla direzione.

Un HRIS permette di monitorare ogni compito, in particolare attraverso la centralizzazione d’informazioni e dati.

HRIS e HRMS: avrai certamente avuto a che fare con questi due termini che a primo sguardo potrebbero sembrare la stessa cosa, ma che in realtà presentano alcune differenze.

Quando si parla di HRIS si sott’intende il sistema basilare per l’archivio e la conservazione dei registri amministrativi dei dipendenti di un’azienda. Tuttavia, considerando che il people management in the organization sta diventando sempre più complesso, l’HRIS ha dovuto integrare una varietà di processi come l’acquisizione di nuovi talenti, l’elaborazione e la gestione dei dati dei lavoratori, la selezione del personale e molto altro ancora.

Il HRMS, invece, è entrato in gioco quando le aziende hanno cominciato a utilizzare software più sofisticati e piattaforme automatizzate per gestire e implementare tutte le pratiche HR. Il HRMS è ancora utilizzato in modo intercambiabile con il HRIS, con qualche caratteristica in più, come la gestione del tempo e del lavoro, così come la gestione delle paghe.

Infine, il HCM comprende ogni aspetto legato al workforce management e al HR: infatti, il HCM System comprende il vasto set di funzioni HR basate su dati transazionali o strategici.

Lo studio globale di Deloitte: HR Trends 2016, New Organizations, New Flight Plans dimostra la sfida digitale e tecnologica per le aziende: riuscire nella loro trasformazione digitale per aumentare la produttività. La Direzione Risorse Umane assume nuove responsabilità strategiche per l'evoluzione dell'azienda: si tratta di guidare questa trasformazione digitale all'interno dell'azienda in modo che possa essere adottata da tutti i dipendenti con la formazione. Come è possibile vedere dal grafico qui in basso, questo studio mette anche in evidenza i 10 principali trend in fattore HR: come puoi notare, la trasformazione digitale è percepita come importante.

L'appropriazione delle tecnologie e il loro utilizzo permette a tutti i dipendenti di essere più reattivi che mai: forniscono, inoltre, preziosi strumenti ai responsabili delle risorse umane e nuove prospettive di analisi e decisioni strategiche a tutti i livelli. Una logica SMAC porta nuove funzionalità e benefici per tutti, come il lavoro collaborativo.

SMAC? Il termine si riferisce a 4 leve tecnologiche:

• Social: stiamo parlando della dimensione sociale, o più precisamente di strumenti e funzionalità che permettono un modo di lavorare trasversale per promuovere la collaborazione come un HRIS o un social network aziendale.
• Mobile: l'uso di Internet sui dispositivi mobili è più che democratizzato; nel contesto professionale, le soluzioni HR su mobile offrono ai loro utenti la possibilità di rimanere connessi in ogni situazione.
• Analisi: questa elaborazione intelligente dei dati (Big Data) integrata in un HRIS supporta ogni funzione HR in tempo reale; le analisi predittive consentono di simulare il piano d'azione e valutarne l'efficacia.
• Cloud: le soluzioni SaaS HRIS (Software As A Service) rivoluzionano il lavoro HR; le componenti sociali, mobili e analitiche sono combinate in uno strumento online (e quindi remoto); gli aggiornamenti automatici consentono di agire nel rispetto delle norme e delle leggi vigenti.

Ecosagile ha un focus principale: people in the company come si direbbe oltreoceano, ossia le persone all’interno dell’azienda. Per fare ciò si struttura per essere uno strumento, non solo di facile utilizzo, ma anche operativo dal momento 0 in modo da risparmiare su eventuali investimenti iniziali. Riesce, inoltre, a garantire una copertura ampia multi-azienda, multi-lingua e multi-valuta. Come altri strumenti cloud è sempre aggiornato, in questo caso quattro volte all’anno, senza gravare costi aggiuntivi al cliente.

Le sue funzioni principali sono:

• risparmio di tempo e denaro;
• migliore gestione dati;
• personale sempre allineato con le strategie senza rischi di asimmetrie informative.

In Cornerstone il punto focale è riuscire a offrire quattro moduli che possano riunire le quattro aree più importanti della gestione HR:

• Recruiting;
• Formazione;
• Performance;
• HR.

Tutto ciò riesce a soddisfare due bisogni spesso divergenti: offrire un prodotto HR veramente completo e lasciare al cliente la possibilità d’investire solo sulle componenti da lui desiderate. A questi servizi l’azienda affianca un servizio di formazione iniziale e dei client success manager per guidare il cliente passo dopo passo. Il programma è in cloud, quindi consente l'accesso ai dati da altre piattaforme basta che possano connettersi a una rete Internet. Tra le funzioni principali, troviamo:

• Learning Management System;
• la semplificazione dei colloqui di assunzione;
• le analisi predittive sulle valutazioni dei candidati;
• le valutazioni delle performance.

Se sei alla ricerca di un software per gestire al meglio i tuoi talenti e per motivare i tuoi collaboratori, Monday.com è la piattaforma ideale. Monday.com può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet e PC.

Con Monday.com il vantaggio principale è rendere partecipi i dipendenti offrendo loro uno spazio dove poter consultare il proprio dossier rendendo la relazione tra l’azienda e il dipendente del tutto trasparente. Il software si adatta a qualsiasi tipo d’impresa e a ogni cambiamento.

La sua interfaccia è facilmente intuitiva.

Monday.com dà molta importanza al sistema di sicurezza: i dati sono protetti secondo le norme ISO/IEC 27001 et ISO / IEC 27018.

Quali sono le funzionalità principali di Monday.com?:

• l’ottimizzazione del processo di assunzione;
• la gestione dei talenti;
• la gestione della buste paga;
• l’automatizzazione dei rimborsi della nota spese;
• la formazione;
• la richiesta delle ferie;
• facilitare la presa di decisioni;
• permettere ai collaboratori di lavorare nello stesso spazio virtuale.

Se nel tuo software vuoi veramente diversità nelle funzioni, non ti resta che provare Workaday: si tratta dello strumento che alle necessità HR unisce le funzioni finanziarie. È una soluzione SaaS adattata a essere utilizzata da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet e PC. Le informazioni non saranno quindi solo accessibili dal personale HR ma anche da tutti i dipendenti stessi che potranno consultare il proprio dossier.

Se le evoluzioni del futuro, in termini di espansione aziendale ma anche di normative sul diritto del lavoro, possono essere un freno dall’investire in un software, in questa soluzione potrai trovare le risposta alle tue esigenze: è un programma in grado di adattarsi facilmente ai cambiamenti strutturali e normativi.

Ovviamente altro grande focus è quello che il software porta sulla sicurezza: la software house è in costante aggiornamento dei sistemi di sicurezza in modo da fornire le migliori protezioni dei dati, che specialmente in questo ambito, possono risultare incredibilmente sensibili. Tra le funzionalità principali, abbiamo:

• la gestione HR;
• i report e le analytics;
• la gestione dei salari;
• il talent management;
• la formazione.

Tutto ciò in un framework in cui l’azienda segue il cliente al massimo per implementare e utilizzare al meglio il software.

Se quello di cui hai bisogno è un software che colga e traduca il valore di una buona Employee Experience, Fluida potrebbe fare al caso tuo.

Il primo grande vantaggio di questo software è l’interfaccia semplice e completamente in cloud, che permette a tutti di collaborare facilmente anche in modalità smart. Inoltre, tutte le attività HR sono concentrate in una sola piattaforma all’interno del software. Questo consente di avere una migliore visibilità e trasparenza, assicurando una migliore relazione tra azienda e dipendente.

La comunicazione, ad esempio, è automatizzata e, in questo modo, le informazioni circolano in maniera più fluida, rapida ed efficace, con un semplice click. Tecnologie come Bluetooth, GPS e NFC permettono di rilevare le presenza in chiave moderna. In tutto ciò, le relazioni HR della tua azienda possono essere gestite tramite computer o smartphone, mettendo fine a processi rigidi e dispendiosi, che possono comportare l’instaurarsi di tensioni all’interno del team.

Ma quali sono, quindi, precisamente i campi di azione di Fluida?

• la gestione delle presenze con flussi di approvazione di ferie e permessi;
• la timbratura SMART da smartphone o badge;
• l’automazione dei rimborsi note spese;
• l'invio di comunicazioni aziendali;
• la consegna di buste paga e altri documenti per il personale;
• la rendicontazione delle attività svolte.

Domanda 1: Posso centralizzare tutte le mie attività all'interno dello stesso HRIS?

La soluzione deve permetterti di gestire tutte le risorse di cui hai bisogno e offrirti tutte le funzionalità per coprire tutte le tue responsabilità: amministrazione del personale, reclutamento, competenze, gestione dei talenti, gestione delle assenze e dei congedi, gestione delle retribuzioni, resoconti spese, ecc.

Domanda 2: La soluzione può evolvere con le mie esigenze?

Modularità e personalizzazione: 2 parole chiave essenziali! L'aspetto modulare si riflette nell'eventuale aggiunta di un modulo in "en route". La tua strategia HR è in fase di affinamento e l'azienda si sta sviluppando con numerose assunzioni? Un modulo di reclutamento è necessario per facilitare e gestire tutti i contorni di questa missione.

Domanda 3: Il software HR mi permette di rispettare la legge?

I più affidabili fornitori di software HRIS integrano aggiornamenti automatici e aggiornati per permettervi di lavorare nel pieno rispetto della legislazione. Inoltre, vale la pena di ricordare che il vostro software deve essere garantire un sistema antifrode.

Domanda 4: I feel good, I feel Cloud?

Assolutamente: l'utilizzo di software online dove tutto si svolge nel cloud assicura di poter lavorare ovunque, anche in movimento, grazie a una semplice connessione Internet, all'interno di un'interfaccia ergonomica e facile da usare.

Domanda 5: È possibile lavorare insieme a livello internazionale?

L'aspetto sociale, come un portale HR accessibile a tutti i dipendenti, è importante per incoraggiare il lavoro collaborativo. Questa dimensione deve poter essere trovata nel tuo HRIS se la tua azienda si sta sviluppando a livello internazionale, nel rispetto della lingua e delle leggi di ogni paese.

Domanda 6: Lo strumento può comunicare con altri software?

L'interoperabilità tra i sistemi informativi significa che non è necessario inserire nuovamente i dati e che è possibile utilizzarli per scopi diversi. Il tuo HRIS è in grado di acquisire dati da un altro software o di comunicarli ad un altro strumento?

Domanda 7: I dati sono sicuri?

È necessario essere in grado di gestire i diritti di accesso ai dati in base agli utenti. Per tutte le comunicazioni su Internet deve essere utilizzato almeno un certificato di sicurezza SSL (Secure Sockets Layer).

Domanda 8: Chi mi aiuterà a configurare il mio HRIS?

È necessario beneficiare dell'esperienza dei fornitori di software HRIS: il supporto è personalizzato dall'analisi delle tue esigenze fino all'implementazione della soluzione. I migliori redattori vi assisteranno dopo l'installazione in modo che tutti i tuoi utenti possano appropriarsi dello strumento. Una persona di contatto specializzata dedicherà ti dedicherà tutta l'attenzione necessaria.

Come hai potuto notare, il HRIS è un sistema davvero complesso che necessita dunque l’utilizzo di software sofisticati per essere implementato nel miglior modo possibile, perché, ricordati, i tuoi dipendenti sono un elemento essenziale nella tua azienda. Senza di essi, l’attività di per sé, non potrebbe esistere: non per niente si parla di risorse umane, perché si tratta della ricchezza dell’azienda.

Come dice Ron Kaufman: “Employees are the key to your success with customers. Treat them well!”.

Se ti restano ancora dei dubbi, faccelo sapere nella sezione dei commenti.

A presto!