Un HRIS è un sistema informativo strategico per la gestione delle risorse umane che aiuta il manager a risolvere i problemi collegati al capitale umano dall’inizio alla fine: il reclutamento, la retribuzione, la formazione, la valutazione delle prestazioni e delle competenze e la gestione dei talenti.Un software di gestione HR può automatizzare i compiti correlati, migliore i processi e la comunicazione con il personale. Definiamo il concetto di HRIS, poi esaminiamo come risponde alle esigenze della vostra azienda in un contesto di trasformazione digitale, prima di presentarvi i software online consigliati per aiutarvi ad avere successo nella vostra carriera.
Definizione di un HRIS
Che cos'è un HRIS? Un HRIS è un Sistema Informativo delle Risorse Umane composto da diversi componenti software (detti moduli) che automatizzano le attività specifiche di ogni processo HR per snellire l’attività del dipartimento risorse umane:
- la gestione della forza lavoro,
- gestione dei salari, retribuzioni
- gestione degli orari e degli orari (vacanze, assenze, attività),
- la gestione delle note spese,
- la valutazione della prestazione dei dipendenti,
- mappatura delle competenze,
- intervista candidati
- gestione della conoscenza aziendale (spesso supportata da un knowledge manager),
- programmi di formazione e di e-learning,
- gestione dei talenti e del loro avanzamento di carriera,
- reclutamento direttamente online,
- l'applicazione e il rispetto delle leggi e delle norme vigenti,
- il bilancio sociale,
- reporting alla direzione.
Un HRIS permette di monitorare ogni compito, in particolare attraverso la centralizzazione di informazioni e dati.
Gli obiettivi di un HRIS: trasformazione digitale e produttività
Lo studio globale di Deloitte: HR Trends 2016, New Organizations, New Flight Plans dimostra la sfida digitale e tecnologica per le aziende: riuscire nella sua trasformazione digitale per aumentare la produttività. La Direzione Risorse Umane assume nuove responsabilità strategiche per l'evoluzione dell'azienda: si tratta di guidare questa trasformazione digitale all'interno dell'azienda in modo che possa essere adottata da tutti i dipendenti con la formazione. Come possibile vedere dal grafico in basso, questo studio mette anche in evidenza i 10 principali trend in fattore HR e possiamo vedere come la trasformazione digitale sia percepita come importante.
Fonte: Deloitte
L'appropriazione delle tecnologie e dei loro usi permette a tutti i dipendenti di essere più reattivi che mai: SMACS porta la loro parte di funzionalità e benefici per tutti, così come il lavoro collaborativo. Forniscono inoltre preziosi strumenti che forniscono al responsabile delle risorse umane nuove prospettive di analisi e decisioni strategiche a tutti i livelli.
SMAC? Il termine si riferisce a 4 leve tecnologiche:
- Social: stiamo parlando della dimensione sociale, o più precisamente di strumenti e funzionalità che permettono un modo di lavorare trasversale per promuovere la collaborazione come un HRIS o un social network aziendale;
- Mobile: l'uso di Internet sui dispositivi mobili è più che democratizzato; nel contesto professionale, le soluzioni HR mobili offrono ai loro utenti la possibilità di rimanere connessi anche in una situazione mobile (agende, dipendenti, candidati, ecc.);
- Analisi: questa elaborazione intelligente dei dati (Big Data) integrata in un HRIS supporta la funzione HR in tempo reale; le analisi predittive consentono di simulare il piano d'azione e valutarne l'efficacia;
- Cloud: le soluzioni SaaS HRIS (Software As A Service) rivoluzionano il lavoro HR; le componenti sociali, mobili e analitiche sono combinate in uno strumento online (e quindi remoto); gli aggiornamenti automatici consentono di agire nel rispetto delle norme e delle leggi vigenti.
Servizi alle imprese
Servizi offerti da un HRIS
| Servizi | Esempi | Vantaggi |
| Centralizzare informazioni e dati |
Monitoraggio della durata dell'attività Correlazione con gli obiettivi Correlazione con le prestazioni Mappatura delle competenze Libreria CV aggiornabile Pubblicazione simultanea di offerte di lavoro su bacheche di lavoro |
Migliore monitoraggio delle prestazioni Migliore recruiting Analisi Previsione delle risorse umane
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Centralizzare i compiti e semplificarne l'esecuzione |
Buste paga dematerializzate online e contratti di lavoro accessibili online Automazione delle attività senza valore aggiunto |
Risparmio di tempo Meno gli errori Guadagni di produttività Riduzione dei tempi di consegna Riduzione dei costi Procedura di convalida abbreviata
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Coinvolgimento dei dipendenti |
I dipendenti forniscono informazioni su se stessi. Possono presentare i loro desideri in modo condiviso (vacanze, formazione,sviluppo della carriera).
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Conferisce poteri ai dipendenti Riconoscimento Motivazione Informazioni aggiornate e affidabili Competitività Aumento della produttività Facile gestione per il responsabile delle risorse umane Migliora la comunicazione Rafforza il marchio del datore di lavoro |
| Interconnettere i software tra loro (interoperabilità) |
Le informazioni inserite in un modulo orario possono essere esportate per essere valutati in un modulo libro paga. Un portale HR permette ai decisori e ai manager di disporre di una visione globale, ad esempio sugli orari.
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Evita di inserire più volte gli stessi dati Attivazione degli effetti sinergici |
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Disponibilità degli strumenti online |
L'utente può lavorare a distanza. Gli strumenti sono funzionali e mobili. Il lavoro rimane collaborativo 24 ore al giorno.
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Ottimizza l'organizzazione Migliora la produttività complessiva Meno riunioni Meno e-mail
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| Lavoro in un ambiente proattivo |
Un'interfaccia intuitiva Design intuitivo ed ergonomico Permette di collaborare in modo più agile: l'iniziativa di un progetto può provenire da un manager,un dipendente, un dirigente o un responsabile delle risorse umane.
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Facilita le prime fasi di lavoro Utilizzazione facilitata Riconosce il merito Fornisce gli strumenti per migliorare la produttività Fornisce uno spazio di lavoro fluido
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Esempi di HRIS completi
Il software Ecosagile
Ecosagile ha un focus principale: le persone. Per fare ciò si struttura per essere uno strumento, non solo di facile utilizzo, ma anche operativo dal momento 0 in modo da risparmiare su eventuali investimenti iniziali. Riesce a garantire una copertura ampia riuscendo a garantire una copertura multi-azienda, multi-lingua e multi-valuta. Come altri strumenti cloud è sempre aggiornato, in questo caso 4 volte l’anno, senza gravare di costi aggiuntivi per il cliente.
Le sue funzioni principali:
- Risparmio di tempo e denaro
- Migliore gestione dati
- Il personale è sempre allineato con le strategie senza rischi di asimmetrie informative
- Un supporto nel seguire le leggi
La soluzione di Cornerstone
In Cornerstone il punto focale è riuscire a offrire 4 moduli che possano riunire le 4 aree più importanti della gestione HR:
- Recruiting
- Formazione
- Performance
- HR
Tutto ciò riesce a soddisfare due bisogni spesso divergenti: offrire un prodotto HR veramente completo e lasciare al cliente la possibilità di investire solo sulle componenti da lui desiderate. A questi servizi l’azienda affianca un servizio di formazione iniziale e dei client success manager per guidare il cliente passo a passo. Il programma è in cloud quindi consente accesso ai dati da altre piattaforme basta che siano dotate di accesso a internet. Tra le funzioni principali:
- Learning management system
- Semplificazione colloqui assunzione
- Analisi predittive sulle valutazioni candidati
- Valutazione performance
Workday, oltre il semplice HRIS
Se nel tuo software vuoi veramente più funzioni possibili, non resta che provare con Workaday: Lo strumento che alle necessità HR unisce le funzioni finanziarie.È una soluzione SaaS adattata ad essere utilizzata da qualsiasi dispositivo: Smartphone, tablet e PC. Le informazioni non saranno quindi solo accessibili dal personale HR ma anche da tutti i dipendenti stessi che potranno consultare il proprio dossier.Se le evoluzioni del futuro, in termini di espansione aziendale ma anche di normative sul diritto del lavoro, possono essere un freno dall’investire in un software, in questa soluzione potrete trovare la risposta: è un programma in grado di adattarsi facilmente ai cambiamenti strutturali e normativi.Ovviamente altro grande focus è sulla sicurezza: la software house è in costante aggiornamento dei sistemi di sicurezza in modo da fornire le protezioni migliori per dei dati, che specialmente in questo ambito, possono risultare incredibilmente sensibili. Tra le funzionalità principali:
- Gestione HR
- Report e analytics
- Gestione salari
- Talent management
- Formazione
Tutto ciò in un framework i cui l’azienda segue il cliente al massimo per implementare e utilizzare al meglio il software.
8 domande da porsi prima di scegliere uno strumento HRIS
Domanda 1: Posso centralizzare tutte le mie attività all'interno dello stesso HRIS?
La soluzione deve permettervi di gestire tutte le risorse di cui avete bisogno e offrirvi tutte le funzionalità per coprire tutte le vostre responsabilità: amministrazione del personale, reclutamento, competenze, gestione dei talenti, gestione delle assenze e dei congedi, gestione delle retribuzioni, resoconti spese, ecc.
Domanda 2: La soluzione può evolvere con le mie esigenze?
Modularità e personalizzazione: 2 parole chiave essenziali! L'aspetto modulare si riflette nell'eventuale aggiunta di un modulo in "en route". La vostra strategia HR è in fase di affinamento e l'azienda si sta sviluppando con numerose assunzioni? Un modulo di reclutamento è necessario per facilitare e gestire tutti i contorni di questa missione.
Domanda 3: Il software HR mi permette di rispettare la legge?
I più affidabili fornitori di software HRIS integrano aggiornamenti automatici e aggiornati per permettervi di lavorare nel pieno rispetto della legislazione. Inoltre, vale la pena di ricordare che il vostro software deve essere garantito antifrode
Domanda 4: I feel good, I feel Cloud?
Assolutamente: l'utilizzo di software online dove tutto accade nel cloud assicura di poter lavorare ovunque, anche in movimento, grazie ad una semplice connessione Internet, all'interno di un'interfaccia ergonomica e facile da usare.
Domanda 5: È possibile lavorare insieme a livello internazionale?
L'aspetto sociale, come un portale HR accessibile a tutti i dipendenti, è importante per incoraggiare il lavoro collaborativo. Questa dimensione deve poter essere trovata nel vostro HRIS se la vostra azienda si sta sviluppando a livello internazionale, nel rispetto della lingua e delle leggi di ogni paese.
Domanda 6: Lo strumento può comunicare con altri software?
L'interoperabilità tra i sistemi informativi significa che non è necessario inserire nuovamente i dati e che è possibile utilizzarli per scopi diversi. Il vostro HRIS è in grado di acquisire dati da un altro software o di comunicarli ad un altro strumento?
Domanda 7: I dati sono sicuri?
È necessario essere in grado di gestire i diritti di accesso ai dati in base agli utenti. Per tutte le comunicazioni su Internet deve essere utilizzato almeno un certificato di sicurezza SSL (Secure Sockets Layer).
Domanda 8: Chi mi aiuterà a configurare il mio HRIS?
È necessario beneficiare dell'esperienza dei fornitori di software HRIS: il supporto è personalizzato dall'analisi delle vostre esigenze fino all'implementazione della soluzione. I migliori redattori vi assisteranno dopo l'installazione in modo che tutti i vostri utenti possano appropriarsi dello strumento. Una persona di contatto dedicata dedicherà a voi tutta l'attenzione necessaria.