HRIS: definizione, strumenti, risorse e consulenza per una gestione efficace delle risorse umane

di Roberta Salzano. Articolo aggiornato il 12 aprile 2021, prima pubblicazione nel aprile 2019
HRIS: definizione, strumenti, risorse e consulenza per una gestione efficace delle risorse umane

Un HRIS è un sistema informativo strategico per la gestione delle risorse umane che aiuta i manager a risolvere i problemi collegati al capitale umano dall’inizio alla fine:  selezione del personale,  retribuzione,  formazione,  valutazione delle prestazioni e delle competenze e la gestione dei talenti. Un sistema informativo HR può automatizzare i compiti correlati, migliorare i processi e la comunicazione con il personale. Definiamo il concetto di HRIS, poi esaminiamo come risponde alle esigenze della vostra azienda in un contesto di trasformazione digitale, prima di presentarvi i software online consigliati per aiutarvi ad avere successo nella vostra carriera.

Definizione di un HRIS

Che cos'è un HRIS? Un HRIS è un Sistema Informativo delle Risorse Umane composto da diversi componenti software (detti moduli) che automatizzano le attività specifiche di ogni processo HR per snellire l’attività del dipartimento risorse umane:

  • gestione della forza lavoro,
  • gestione dei salari, retribuzioni
  • gestione degli orari e degli orari (vacanze, assenze, attività),
  • gestione delle note spese,
  • valutazione della prestazione dei dipendenti,
  • mappatura delle competenze,
  • intervista candidati 
  • gestione della conoscenza aziendale (spesso supportata da un knowledge manager),
  • programmi di formazione e di e-learning,
  • gestione dei talenti e del loro avanzamento di carriera,
  • reclutamento direttamente online,
  • applicazione e il rispetto delle leggi e delle norme vigenti,
  • bilancio sociale,
  • reporting alla direzione.

Un HRIS permette di monitorare ogni compito, in particolare attraverso la centralizzazione di informazioni e dati.

Gli obiettivi di un HRIS: trasformazione digitale e produttività

Lo studio globale di Deloitte: HR Trends 2016, New Organizations, New Flight Plans dimostra la sfida digitale e tecnologica per le aziende: riuscire nella sua trasformazione digitale per aumentare la produttività. La Direzione Risorse Umane assume nuove responsabilità strategiche per l'evoluzione dell'azienda: si tratta di guidare questa trasformazione digitale all'interno dell'azienda in modo che possa essere adottata da tutti i dipendenti con la formazione.  Come possibile vedere dal grafico in basso, questo studio mette anche in evidenza i 10 principali trend in fattore HR e possiamo vedere come la trasformazione digitale sia percepita come importante.

trend hr deloitte digital transformation

Fonte: Deloitte

L'appropriazione delle tecnologie e il loro utilizzo permette a tutti i dipendenti di essere più reattivi che mai.. Forniscono, inoltre, preziosi strumenti che ai responsabili delle risorse umane e nuove prospettive di analisi e decisioni strategiche a tutti i livelli. Una logica SMAC porta nuove funzionalità e benefici per tutti, come il lavoro collaborativo.

SMAC? Il termine si riferisce a 4 leve tecnologiche:

  • Social: stiamo parlando della dimensione sociale, o più precisamente di strumenti e funzionalità che permettono un modo di lavorare trasversale per promuovere la collaborazione come un HRIS o un social network aziendale;
  • Mobile: l'uso di Internet sui dispositivi mobili è più che democratizzato; nel contesto professionale, le soluzioni HR su mobile offrono ai loro utenti la possibilità di rimanere connessi in ogni situazione
  • Analisi: questa elaborazione intelligente dei dati (Big Data) integrata in un HRIS supporta ogni funzione HR in tempo reale; le analisi predittive consentono di simulare il piano d'azione e valutarne l'efficacia;
  • Cloud: le soluzioni SaaS HRIS (Software As A Service) rivoluzionano il lavoro HR; le componenti sociali, mobili e analitiche sono combinate in uno strumento online (e quindi remoto); gli aggiornamenti automatici consentono di agire nel rispetto delle norme e delle leggi vigenti.

    Servizi alle imprese

    Servizi offerti da un HRIS

    Servizi Esempi Vantaggi
    Centralizzare informazioni e dati

    Monitoraggio della durata dell'attività

    Correlazione con gli obiettivi

    Correlazione con le prestazioni

    Mappatura delle competenze

    Libreria CV aggiornabile

    Pubblicazione simultanea di offerte di lavoro su bacheche di lavoro

    Migliore monitoraggio delle prestazioni

    Migliore recruiting

    Analisi

    Previsione delle risorse umane

     

    Centralizzare i compiti e semplificarne l'esecuzione

    Buste paga dematerializzate online e contratti di lavoro accessibili online

    Automazione delle attività senza valore aggiunto

    Risparmio di tempo

    Meno gli errori

    Guadagni di produttività

    Riduzione dei tempi di consegna

    Riduzione dei costi

    Procedura di convalida abbreviata

     

    Coinvolgimento dei dipendenti

    I dipendenti forniscono informazioni su se stessi.

    Possono presentare i loro desideri in modo condiviso (vacanze, formazione,sviluppo della carriera).

     

    Conferisce poteri ai dipendenti

    Riconoscimento

    Motivazione

    Informazioni aggiornate e affidabili

    Competitività

    Aumento della produttività

    Facile gestione per il responsabile delle risorse umane

    Migliora la comunicazione

    Rafforza il marchio del datore di lavoro

    Interconnettere i software tra loro (interoperabilità)

    Le informazioni inserite in un modulo orario possono essere esportate per essere valutati in un modulo libro paga.

    Un portale HR permette ai decisori e ai manager di disporre di

    una visione globale, ad esempio sugli orari.

     

    Evita di inserire più volte gli stessi dati

    Attivazione degli effetti sinergici

    Disponibilità degli strumenti online

    L'utente può lavorare a distanza.

    Gli strumenti sono funzionali e mobili.

    Il lavoro rimane collaborativo 24 ore al giorno.

     

    Ottimizza l'organizzazione

    Migliora la produttività complessiva

    Meno riunioni

    Meno e-mail

     

    Lavoro in un ambiente proattivo

    Un'interfaccia intuitiva

    Design intuitivo ed ergonomico

    Permette di collaborare in modo più agile: l'iniziativa di un progetto può provenire da un manager,un dipendente, un dirigente o un responsabile delle risorse umane.

     

    Facilita le prime fasi di lavoro

    Utilizzazione facilitata

    Riconosce il merito

    Fornisce gli strumenti per migliorare la produttività

    Fornisce uno spazio di lavoro fluido

     

    Esempi di HRIS completi

    Il software Ecosagile

    Ecosagile ha un focus principale: le persone. Per fare ciò si struttura per essere uno strumento, non solo di facile utilizzo, ma anche operativo dal momento 0 in modo da risparmiare su eventuali investimenti iniziali.Riesce a garantire una copertura ampia multi-azienda, multi-lingua e multi-valuta. Come altri strumenti cloud è sempre aggiornato, in questo caso 4 volte l’anno, senza gravare di costi aggiuntivi il cliente.

    Le sue funzioni principali:

    • Risparmio di tempo e denaro
    • Migliore gestione dati
    • Personale sempre allineato con le strategie senza rischi di asimmetrie informative
    • Supporto nel seguire i cambiamenti legislativi

    La soluzione di Cornerstone

    In Cornerstone il punto focale è riuscire a offrire 4 moduli che possano riunire le 4 aree più importanti della gestione HR:

    • Recruiting
    • Formazione
    • Performance
    • HR

    Tutto ciò riesce a soddisfare due bisogni spesso divergenti: offrire un prodotto HR veramente completo e lasciare al cliente la possibilità di investire solo sulle componenti da lui desiderate. A questi servizi l’azienda affianca un servizio di formazione iniziale e dei client success manager per guidare il cliente passo a passo. Il programma è in cloud quindi consente accesso ai dati da altre piattaforme basta che siano dotate di accesso a internet. Tra le funzioni principali:

    • Learning management system
    • Semplificazione colloqui assunzione
    • Analisi predittive sulle valutazioni candidati
    • Valutazione performance

    Workday, più di un semplice HRIS

    Se nel tuo software vuoi veramente più funzioni possibili, non resta che provare con Workaday: Lo strumento che alle necessità HR unisce le funzioni finanziarie.È una soluzione SaaS adattata ad essere utilizzata da qualsiasi dispositivo: Smartphone, tablet e PC. Le informazioni non saranno quindi solo accessibili dal personale HR ma anche da tutti i dipendenti stessi che potranno consultare il proprio dossier.Se le evoluzioni del futuro, in termini di espansione aziendale ma anche di normative sul diritto del lavoro, possono essere un freno dall’investire in un software, in questa soluzione potrete trovare la risposta: è un programma in grado di adattarsi facilmente ai cambiamenti strutturali e normativi.Ovviamente altro grande focus è sulla sicurezza: la software house è in costante aggiornamento dei sistemi di sicurezza in modo da fornire le protezioni migliori per dei dati, che specialmente in questo ambito, possono risultare incredibilmente sensibili. Tra le funzionalità principali:

    • Gestione HR
    • Report e analytics
    • Gestione salari
    • Talent management
    • Formazione

    Tutto ciò in un framework i cui l’azienda segue il cliente al massimo per implementare e utilizzare al meglio il software.

    Fluida: il ponte tra azienda e lavoratori

    Se quello di cui avete bisogno è un software che colga e traduca il valore di una buona Employee Experience, Fluida è ciò di cui avete bisogno. Il primo grande vantaggio di questo software è l’interfaccia semplice e completamente in Cloud, che permette a tutti di collaborare facilmente anche in modalità smart. Inoltre, tutte le attività HR sono concentrate in una sola piattaforma all’interno del software. Questo consente di avere una migliore visibilità e trasparenza, assicurando una migliore relazione tra azienda e dipendente. La comunicazione, ad esempio, è automatizzata e, in questo modo, le informazioni sono fatte circolare in maniera più fluida, rapida ed efficace, con un semplice click. Tecnologie come Bluetooth, GPS e NFC permettono di rilevare le presenza in chiave moderna. In tutto ciò, le relazioni HR della vostra azienda possono essere gestite tramite computer o smartphone, mettendo fine a processi rigidi e dispendiosi, che possono comportare l’instaurarsi di tensioni all’interno del team.

    Ma quali sono, quindi, precisamente i campi di azione di Fluida?

    1. Gestione delle presenze con flussi di approvazione di ferie e permessi
    2. Timbratura SMART da smartphone o badge
    3. Automazione dei rimborsi note spese
    4. Invio di comunicazioni aziendali
    5. Consegna di buste paga e altri documenti per il personale
    6. Rendicontazione delle attività svolte

    8 domande da porsi prima di scegliere uno strumento HRIS

    Domanda 1: Posso centralizzare tutte le mie attività all'interno dello stesso HRIS?

    La soluzione deve permettervi di gestire tutte le risorse di cui avete bisogno e offrirvi tutte le funzionalità per coprire tutte le vostre responsabilità: amministrazione del personale, reclutamento, competenze, gestione dei talenti, gestione delle assenze e dei congedi, gestione delle retribuzioni, resoconti spese, ecc.

    Domanda 2: La soluzione può evolvere con le mie esigenze?

    Modularità e personalizzazione: 2 parole chiave essenziali! L'aspetto modulare si riflette nell'eventuale aggiunta di un modulo in "en route". La vostra strategia HR è in fase di affinamento e l'azienda si sta sviluppando con numerose assunzioni? Un modulo di reclutamento è necessario per facilitare e gestire tutti i contorni di questa missione.

    Domanda 3: Il software HR mi permette di rispettare la legge?

    I più affidabili fornitori di software HRIS integrano aggiornamenti automatici e aggiornati per permettervi di lavorare nel pieno rispetto della legislazione. Inoltre, vale la pena di ricordare che il vostro software deve essere garantito antifrode

    Domanda 4: I feel good, I feel Cloud?

    Assolutamente: l'utilizzo di software online dove tutto accade nel cloud assicura di poter lavorare ovunque, anche in movimento, grazie ad una semplice connessione Internet, all'interno di un'interfaccia ergonomica e facile da usare.

    Domanda  5: È possibile lavorare insieme a livello internazionale?

    L'aspetto sociale, come un portale HR accessibile a tutti i dipendenti, è importante per incoraggiare il lavoro collaborativo. Questa dimensione deve poter essere trovata nel vostro HRIS se la vostra azienda si sta sviluppando a livello internazionale, nel rispetto della lingua e delle leggi di ogni paese.

    Domanda 6: Lo strumento può comunicare con altri software?

    L'interoperabilità tra i sistemi informativi significa che non è necessario inserire nuovamente i dati e che è possibile utilizzarli per scopi diversi. Il vostro HRIS è in grado di acquisire dati da un altro software o di comunicarli ad un altro strumento?

    Domanda 7: I dati sono sicuri?

    È necessario essere in grado di gestire i diritti di accesso ai dati in base agli utenti. Per tutte le comunicazioni su Internet deve essere utilizzato almeno un certificato di sicurezza SSL (Secure Sockets Layer).

    Domanda 8: Chi mi aiuterà a configurare il mio HRIS?

    È necessario beneficiare dell'esperienza dei fornitori di software HRIS: il supporto è personalizzato dall'analisi delle vostre esigenze fino all'implementazione della soluzione. I migliori redattori vi assisteranno dopo l'installazione in modo che tutti i vostri utenti possano appropriarsi dello strumento. Una persona di contatto dedicata dedicherà a voi tutta l'attenzione necessaria.