how-to backgroundIl Sistema Kanban: una guida pratica per Project Manager!

Il Sistema Kanban: una guida pratica per Project Manager!

Da Roberta SalzanoIl 03/06/20

Colonne colorate e post-it colorati. Vi suona familiare? Se avete mai sentito il termine Kanban, potete certamente immaginarlo nella sua rappresentazione visiva: una Kanban board che si basa su un sistema di etichette che indicano il lavoro da fare, in corso o completato.

Sebbene il sistema Kanban sia stato ispirato dall'industria automobilistica giapponese in particolare da Toyota e originariamente utilizzato e legato al mondo della produzione Just In Time per evitare ogni spreco. Oggi si adatta molto bene a qualsiasi agile sviluppo di progetti agili.

Allora, cos'è la metodologia Kanban e come vi permette di ottimizzare la gestione dei vostri progetti se associato ad una logica lean? Diamo uno sguardo concreto ai suoi principi e a come applicarlo ai vostri progetti!

Perché scegliere il sistema Kanban? Vantaggi e svantaggi

Vantaggi

  • metodo facile da implementare e comprendere
  • economico fa mettere in atto
  • ottimizza i tempi di produzione e i costi di stoccaggio
  • chiarezza e sistema logico
  • trasparenza del processo
  • anticipazione dei blocchi
  • adatto a tutte le organizzazioni di team e a una varietà di situazioni
  • limitazione del multitasking
  • processo di miglioramento continuo

Svantaggi

  • Il metodo non si applica se la domanda è troppo irregolare; in tal caso sarebbe troppo complesso gestire correttamente la produzione.
  • Un errore nel sistema può causare l'arresto della linea di un processo produttivo e rallentare l'attività.
  • Questo metodo non può essere applicato a tutti i settori.
  • Se i suoi principi non vengono compresi e integrati dai team, la metodologia perde la sua utilità.

ℹ️ Nota: ad eccezione dell'ultimo, questi inconvenienti non si applicano al campo dell’informatica.

Capire il metodo nella pratica: principi e funzionamento

A cosa serve il kanban?

I compiti sono rappresentati da etichette o cartellini colorati (di solito post-it o cartelloni). Ogni compito è rappresentato da un'etichetta. I compiti vengono poi categorizzati e posizionati sulla kanban board nella colonna corrispondente al loro stato, ad esempio :

  • da studiare
  • da fare
  • work in progress (WIP)
  • da convalidare o testare
  • finito

💡 Il vostro kanban board dovrebbe contenere il numero di colonne che meglio si adatta alla vostra organizzazione. Vi raccomandiamo di tenerne almeno tre: Da fare, in corso e completato.

Una volta iniziato il vostro progetto, avete diviso i compiti, e quindi le etichette, per membro del team; tutte le etichette sono nella prima colonna "Da fare". Con il progredire del progetto, la scheda kanban riflette visivamente il completamento dei compiti: l'etichetta si sposta da colonna a colonna fino a raggiungere la colonna "Completato".

Come funziona il sistema kanban?

  • visualizzazione del flusso di lavoro, in fasi, in un sistema accessibile a tutto il team,
  • chiarezza e leggibilità dei compiti,
  • semplificazione dei processi di produzione o di sviluppo,
  • segmentazione dei progetti in compiti attuabili e la limitazione dei lavori in corso: un nuovo compito può essere avviato dal team solo se gli altri in corso sono stati completati,
  • concentrazione degli sforzi (e costi associati) sulla produzione di un prodotto o servizio che soddisfi una domanda specifica, con un'attenzione alla qualità piuttosto che alla quantità

Come implementare il metodo Kanban in 5 fasi?

Fase 1: Identificare il progetto a cui applicare il metodo Kanban

Per iniziare, iniziate a identificare il processo o i processi che volete migliorare. Il Kanban non ha lo scopo di sostituirli, ma di portare fluidità promuovendo la comunicazione in tempo reale e la collaborazione tra i membri del team. Prendiamo qui l'esempio di uno sviluppo software.

💡 Il sistema Kanban non si presta a tutti i progetti. Se un processo non ha un flusso di lavoro di attività, allora questo metodo non è il più rilevante.

Fase 2: Modellare il processo

  • Identificare le parti interessate e i ruoli e le responsabilità di ciascuno, compreso il project manager e il suo team di progetto responsabile della creazione dei deliverable.
  • Aggiungete quindi i richiedenti e indicate con precisione i tipi di richieste che emettono (ad esempio, preventivi, specifiche, ecc.).
  • Definire una mappatura globale del processo e di ciascuna delle sue fasi, compreso il metodo da seguire quando i compiti cambiano manager.
  • Chiarite il vostro flusso di lavoro kanban:
    • È sufficiente un flusso di lavoro "Da fare - in corso - completato"?
    • È necessario aggiungere altri passaggi?
    • Il nostro consiglio ✅: Sentitevi liberi di rinominare ogni fase del flusso di lavoro con nomi che si adattano al vostro business.
  • Elencare i compiti da svolgere.
  • Dividere i flussi di lavoro in colonne, che corrispondono ai passi principali (suggerimento: iniziare con il vostro deliverable e lavorare a ritroso attraverso i passi fino all'inizio).

Fase 3: costruire la tavola kanban

  • Su una bacheca sul muro o su un semplice foglio di carta, disegnare le colonne.
  • Quali contenuti devono essere menzionati sulle vostre etichette o carte?
    • La User Story di riferimento (o l'articolo ordinato come parte di una produzione di beni),
    • il valore degli Stati Uniti,
    • complessità,
    • la descrizione dei compiti da svolgere,
    • criteri di accettazione.

Esempio di etichetta kanban :

In qualità di... [Utente interessato],
Voglio... [descrizione funzionalità],
Per... [bisogno, beneficio].

💡 Il vostro kanban board ora evidenzia visivamente tutti i compiti da svolgere, perché e per quale scopo.

Fase 4: Monitorare l'avanzamento del progetto

Si avvia il progetto e si avvia il flusso di lavoro: con il metodo agile, visto in precedenza, si è definita la durata di uno sprint (una settimana, due settimane, un mese) per lavorare in modalità iterativa.

Ogni sprint inizia con un programma di attività :

  • rivedere i compiti da svolgere,
  • aiutarsi con degli strumenti scrum
  • stimare il tempo necessario per ogni compito,
  • dare priorità ai compiti,
  • dividere i compiti all'interno della squadra,
  • creare un'etichetta per ogni compito,
  • inserire le etichette nella relativa colonna della scheda :
    • il compito deve essere completato durante questo sprint: inserirlo nella colonna To Do;
    • il compito non ha priorità e sarà svolto in un secondo tempo: inserirlo, ad esempio, in una colonna Backlog.

Man mano che le attività procedono, aggiornate la vostra tavola kanban e spostate le etichette da una colonna all'altra fino a raggiungere la colonna To Do.

ℹ️ Il metodo kanban è sia incrementale (lavoro a passi) che iterativo (lavoro a cicli). Assicura cambiamenti continui ed evolutivi.

Fase 5: Migliorare la collaborazione con uno strumento dedicato

Affinché tutte le parti interessate possano seguire l'andamento della produzione (sviluppo del software o gestione della produzione e dell'inventario), il lavoro collaborativo deve essere la norma. Questo vale ancora di più per i team dispersi, per il telelavoro o per il lavoro su siti diversi.

❓ Come si controlla il metodo Kanban in questo caso, quando non tutti hanno accesso alla tabella per visualizzare i compiti?

✅ Un software SaaS, disponibile online, permette a tutti gli attori di un progetto di visualizzare la scheda Kanban e condividere informazioni sul progetto, anche a distanza. Questi strumenti Kanban online permettono di :

  • più istantaneità,
  • Integrate la vostra gestione quotidiana del kanban con indicatori e notifiche,
  • per diventare più reattivi e agire rapidamente quando il vostro team ne ha bisogno.

Alcuni esempi di tabelle kanban online:

  • monday.com: una soluzione visiva e intuitiva per la gestione dei compiti con una visione Kanban chiara e personalizzabile che pone la collaborazione al centro del suo funzionamento;
  • Trello: uno strumento di gestione dei compiti intuitivo e gratuito, progettato come una scheda Kanban virtuale, molto facile da usare con il drag and drop;
  • Wrike: una vista Kanban dedicata molto completa e uno spazio online ergonomico che si integra nel vostro ambiente IT grazie ai suoi numerosi connettori.

👉 Uno strumento online può completare la vostra scheda kanban a parete, senza doverla necessariamente sostituire.

Metodologia Kanban: molto più che semplici etichette

Se il metodo kanban consente una rappresentazione visiva dei compiti per mezzo di etichette su un tavolo, non si limita a questo.

  • Porta flessibilità ai vostri progetti: non appena è necessario un cambiamento, Kanban può adattarsi in qualsiasi momento alle nuove esigenze.
  • La distribuzione dei ruoli è variabile e si adatta alle esigenze dell'organizzazione (ad eccezione di alcuni ruoli come il product manager o il proprietario del prodotto).
  • Si basa sulla collaborazione e sulla comunicazione interna, due componenti essenziali per una gestione di successo del progetto.

Avete già testato il metodo Kanban? Se sì, come lo applicate e come vi aiuta a migliorare la gestione dei vostri progetti?

La trasparenza è un valore fondamentale per Appvizer. Come media company, il nostro obiettivo è quello di fornire ai nostri lettori un contenuto utile e di qualità, che al tempo stesso permetta ad Appvizer di vivere di questo contenuto. Ecco perché ti invitiamo a scoprire il nostro business model.   Per saperne di più

I migliori strumenti per te

Definizioni backgroundTeam di progetto: tutti per uno, uno per tutti
Definizioni
28 giugno 2021
Team di progetto: tutti per uno, uno per tutti
Team di progetto: come creare un gruppo di lavoro efficace e performante per la realizzazione di un progetto. Scoprite con noi le varie fasi di sviluppo di un team alla base del project management
Consigli backgroundCome fare un progetto? Guida pratica per punti
Consigli
12 febbraio 2021
Come fare un progetto? Guida pratica per punti
Come realizzare un progetto efficace? Hai molte idee in testa e non sai come metterle in pratica in modo ordinato? Organizza i tuoi pensieri tramite la nostra guida pratica su come fare un progetto!
Definizioni backgroundMetodo Scrum: perché affidargli i vostri progetti?
Definizioni
21 aprile 2020
Metodo Scrum: perché affidargli i vostri progetti?
Perchè la metologia scrum è perfetta per lo sviluppo software? facciamo un viaggio per spiegare come funziona questa metologia e cosa la differenzia dalle altre tipologie di agile project management
Consigli backgroundLa 10 fasi di un progetto che vi porteranno al successo
Consigli
11 gennaio 2022
La 10 fasi di un progetto che vi porteranno al successo
Essere un Project Manager significa saper gestire le attività per progetti. Per essere efficaci non si può lasciare nulla al caso. Ecco le 10 fasi di un progetto da prendere in considerazione per arrivare alla metà
Software background3 Software di Project Management Gratis a confronto
Software
11 ottobre 2021
5 Software di Project Management Gratis a confronto
Sei un project manager e stai cercando un software di gestione dei progetti efficiente e ottimale senza andare in bancarotta? Leggi il nostro articolo sui software di project management gratuiti! 
Definizioni backgroundDSDM: alla scoperta del Dynamic Systems Development Method
Definizioni
9 giugno 2021
DSDM: alla scoperta del Dynamic Systems Development Method
Il DSDM, o Dynamic Systems Development Method, è un framework agile per lo sviluppo progettuale. Quali sono le sue caratteristiche, su che principi si basa e quali sono le tecniche e le pratiche che utilizza?