Partita doppia: il metodo più usato in contabilità

La contabilità generale segue regole molto specifiche per quanto riguarda le registrazioni contabili di partita doppia nei libri contabili. Tra questi principi, la partita doppia è uno dei più importanti da rispettare quando si eseguono le scritture contabili. In effetti, è "La regola" per eccellenza da seguire e che garantisce l'equilibrio del vostro sistema contabile, riflettendo la registrazione regolare delle voci nei conti.

Si basa sulle nozioni di dare e avere , o, detto in un altro modo, di debito e credito che potete trovare nel vostro estratto conto bancario. All’apparenza questo sistema di dare e avere può risultare in contrasto con la vostra contabilità. Niente panico! La regola della partita doppia si basa su un approccio chiaro e lineare, motivo per cui è una delle procedure più semplici da capire e applicare nella contabilità.

In questo articolo vi sveleremo i segreti della contabilità a partita doppia.

Per comprendere il meccanismo della partita doppia, bisogna comprendere le linee guida alla base dell’analisi contabile.

Lo scopo della contabilità è di presentare un'immagine reale e veritiera dell'azienda attraverso la tenuta dei suoi conti. Per fare questo, ogni transazione deve essere inserita e registrata. Questa contabilità è divisa in libri sussidiari in cui si inseriscono i diversi flussi dell'azienda.

Questi libri contabili presentano due colonne per inserire gli importi:

• una colonna di debito,
• una colonna di credito.

In contrasto con il vostro estratto conto bancario, il debito registra i flussi di cassa in entrata nella vostra azienda (per esempio, il pagamento in entrata da parte di un cliente) e il credito registra i flussi di cassa in uscita (per esempio, il pagamento effettuato a un venditore).

Ci sono quindi degli importi da inserire in due colonne per ogni transazione... due colonne che devono essere identiche in termini di importi.

La contabilità tenuta in partita doppia si diffuse nel Quattrocento in tutte le città mercantili italiane, ma trovò il suo epicentro soprattutto in quelle che sono ricordate oggi come le repubbliche marinare, ovvero Genova e Venezia. Fu soprattutto nella Serenissima che i mercati dell’epoca idearono il metodo della partita doppia in risposta allo sviluppo florente dei loro commerci.

Fu Luca Paciolo a scrivere il primo trattato sulla partita doppia, teorizzando una pratica che tutti i mercanti veneziani utilizzavano e praticavano. Il trattato in questo fu pubblicato nel 1494 a Venezia con il titolo di “ La Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita ”. E a tutt’oggi viene considerata l'opera più antica e completa sulla partita doppia.

Il metodo della partita doppia consiste nel fatto che una transazione è sempre registrata due volte nei registri contabili, che sia il libro giornale , il piano dei conti , il conto economico o lo stato patrimoniale , sia a debito che a credito.

In effetti, una scrittura contabile consiste in :

• una o più linee di affissione di debito, e
• di una o più linee di credito.

Alla fine di ogni registrazione, il totale dei debiti deve essere uguale al totale dei crediti e solo in questa situazione di equilibrio possiamo dire che il bilancio “quadra”.

Senza questo equilibrio, la scrittura contabile è sbilanciata e così la vostra contabilità generale. Il numero di conti contabili, e quindi il numero di linee contabili nella vostra registrazione, non ha importanza. Ovviamente, ce ne saranno sempre almeno due.

Ogni transazione economica o finanziaria deve essere registrata sui libri contabili della società seguendo una ripartizione su due colonne:

• dare : risponde alla domanda “Come vengono impiegate le risorse della società?”, ovvero gli impieghi
• avere : risponde alla domanda “Da dove provengono le risorse della società?”, ovvero le fonti

Per registrare delle scritture contabili corrette, bisogna porsi sempre queste due domande per ogni operazione.

Quindi, se la nostra società ha deciso di acquistare delle materie prime, utilizzando i soldi nella tesoreria, ci dovremmo porre le due domande sopra citate per l’aspetto economico e finanziario.

Dato che ho comprato delle materie prime, nel mastrino degli acquisti gli importi spesi saranno registrati in Dare, curando così l’aspetto economico della transazione.

Nel mastrino della cassa, segnerò l’importo in Avere, perché le risorse provengono dalla cassa, curando così l’aspetto finanziario.

Nel caso in cui la mia società ha venduto dei prodotti, incassando subito il ricavato della vendita, la situazione sarà la seguente:

Nel mastrino della banca, registrerò l’importo equivalente al ricavato della vendita in dare, dato che sto impiegando tali risorse, depositandole sul mio conto banca (aspetto economico).

L’importo guadagnato proviene dalla vendita di risorse prodotte dalla mia società. Quindi registrerò l’importo in avere nel mastrino della vendita (aspetto finanziario).

Supponiamo che la società X acquisti un macchinario utensile il 19/02/2018 dalla società Y per 1.200 euro IVA inclusa (IVA di 200 euro). Paga il macchinario, il giorno stesso, con assegno bancario.

In questo esempio, ci sono due operazioni separate:

• L'acquisizione del macchinario da parte della società X,
• L'esborso del prezzo del macchinario per pagare la società Y.

Tuttavia, non ci saranno due righe di scrittura contabile ma quattro.

Ecco come procedere alla registrazione dell’acquisto del materiale nel libro giornale della società X

Ecco come l’operazione viene registrata nella tesoreria della società X

Fattura e pagamento sono due scritture contabili differenti, quindi ogni volta bisogna fare una registrazione che influisce conti differenti del mio bilancio.

Ogni volta, un’operazione influenza almeno due conti per scrittura contabili. Questo è il principio della contabilità in partita doppia.

Procediamo adesso a un altro esempio che metterà meglio in luce il concetto di dare e avere.

La nostra società ha effettuato una vendita il 1/03/2020 per un totale di 2500 euro, accettando come metodo di pagamento un bonifico dilazionato su 60 giorni.

Quindi dobbiamo procedere alla registrazione di questa transazione.

Il primo marzo avviene la prima registrazione e i conti interessati sono:

• merci c/vendite
• crediti verso clienti

Il primo è un conto economico e rappresenta il ricavo della nostra vendita. Essendo, quindi, considerato una fonte, segneremo i 2500 euro nella colonna avere.

Il secondo rientra tra i conti finanziari e dato che indica come utilizzare le risorse, registreremo i 2500 nella colonna dare.

Merci c/vendite

Crediti verso clienti

Dopo 60 giorni, il cliente effettua il pagamento e quindi i conti influenzati saranno i seguenti:

• crediti verso clienti
• banca c/c

Dato che il cliente ha effettuato il pagamento, l’importo di 2500 rappresenta una fonte nel mastrino del credito verso clienti e quindi segnerò questo importo nella colonna dell’avere, andando a bilanciare questo conto economico. In questo modo il mastrino dei crediti sarà saldato perchè non ho più crediti verso clienti

Dato che il versamento del cliente è stata effettuato, mi troverò la cifra sul conto corrente della società. Quindi l’operazione deve essere registrata nel mastrino della banca, sotto la voce Avere, perché ci dice come ho utilizzato le risorse della società.

Crediti verso clienti

Banca c/c

In questo modo abbiamo annotato l’avvenuto versamento di 2500 euro a favore della nostra società:

a livello finanziario, tramite il mastrino di cassa nella colonna di dare.

La contabilità a partita doppia riguarda i due principali approcci contabili, cioè la :

• Contabilità secondo il principio di competenza ;
• Contabilità secondo il regime di cassa .

La sua padronanza è quindi indispensabile per tutti coloro che vogliono occuparsi di contabilità. Inoltre, non richiede alcuno sforzo particolare. Dopo aver afferrato i principi guida e assimilato la metodologia da seguire, il contabile può garantire la conformità di tutti i documenti soggetti a questa convenzione di scrittura contabile.

Praticamente tutte le aziende esistenti sono soggette alla contabilità per competenza. La sua applicazione è prevista per tutte le forme di aziende. Solo i professionisti e le strutture sotto lo schema no profit business non sono obbligati a seguire questo approccio contabile. In pratica, però, optano sempre per questo metodo, come vedremo in seguito.

Secondo il principio della contabilità per competenza, le transazioni sono registrate in due fasi. La prima volta che la transazione deve essere registrata nel registro degli acquisti o delle vendite è quando la società :

• Contrae un debito;
• Accumula un credito.

Successivamente, il contabile dovrà registrare la transazione una seconda volta quando il pagamento avrà finalmente luogo. Ad ogni passo, deve accreditare e addebitare i conti corrispondenti. Allo stesso modo, è responsabile del mantenimento dell'equilibrio. In questo senso, la partita doppia è necessaria. Qui, l'obiettivo è di nuovo quello di :

• Garantire la trasparenza dei conti;
• Assicurare la tracciabilità delle operazioni.

La contabilità di cassa si concentra sui flussi finanziari in seguito agli impegni ricevuti o dati dall'azienda. La registrazione di una transazione viene quindi effettuata in un'unica operazione quando il cliente paga l'intero importo dovuto all'istituzione o quando un esborso ha avuto luogo.

Questo potrebbe suggerire che non c'è bisogno della contabilità a partita doppia. Tuttavia, la partita doppia si rivela essenziale anche in questo caso. I debiti e i crediti devono essere registrati. Lo scopo principale di questa misura è quello di fornire un minimo di informazioni sulle transazioni che hanno avuto luogo. D'altra parte, faciliterà anche la preparazione di vari rendiconti finanziari, come i bilanci.

Bisogna ricordare che la contabilità secondo il regime di cassa è destinata a :

• Aziende che rientrano tra i no profit businesses (profitti non commerciali) ;
• Consulenti;
• Persone che esercitano una professione liberale regolamentata.

Concede ai beneficiari la possibilità di usufruire di una contabilità semplificata . Poiché ogni operazione sarà registrata solo al momento del pagamento della fattura, permette di beneficiare di un notevole risparmio di tempo.

Tuttavia, gli utenti di questo particolare sistema preferiscono adottare la contabilità a partita doppia, che semplifica notevolmente l'analisi dei conti in caso di controllo fiscale.

Allo stesso modo, anche loro possono trarre dei vantaggi dall’utilizzo del metodo della partita doppia. Infatti, saranno in grado di sezionare in modo più dettagliato i loro conti.

Saranno in grado di identificare:

• Le principali voci di spesa;
• Le principali fonti di reddito.

Metodo della partita doppia VS Metodo della partita semplice

Il metodo della partita semplice si basa su un solo conto per tutte le transazioni: si tratta quindi di ragionare in termini di entrate e uscite e di stabilire un saldo totale. Ogni transazione è numerata in ordine cronologico e registrata in una tabella a 6 colonne, con data, dettaglio e importo.

Per stabilire una semplice contabilità parziale, è quindi sufficiente sommare gli importi delle spese e delle entrate dell'anno per determinare il profitto.

Il metodo della partita doppia è un metodo molto più efficace del metodo semplice. Infatti, rende possibile:

• Registrare le transazioni differite nel tempo, come i prestiti o gli accantonamenti.
• Controllare permanentemente che i crediti siano uguali ai debiti. In altre parole, il totale di ciò che la società deve è perfettamente uguale al totale di ciò che la società possiede. In questo modo, un'entrata o una spesa è sempre associata al metodo di finanziamento corrispondente.
• Presentare un quadro più accurato del patrimonio e delle finanze dell'azienda

La maggior parte dei programmi software di contabilità riportano una voce sbilanciato (non in equilibrio) al momento della registrazione. Forniscono anche una controparte automatica per i flussi di tesoreria. In questo caso, questi programmi bilanciano le entrate tramite il conto che viene associato alla voce banca.

Ma per gli altri libri contabili non è così. E la contropartita che serve a bilanciare il conto, secondo i principi della partita doppia, deve essere inserita a mano.

Se si forza l'inserimento una voce sbilanciata, il software di contabilità dovrebbe assegnare la differenza, per default, a un conto identificato come conto d'attesa. Ma non tutti i software di contabilità lo fanno. In questo caso, lo squilibrio può essere visto solo studiando e controllando manualmente, voce per voce, tutti le voci contabili.

Ovviamente, come potete immaginare, è un lavoro lungo e noioso. È quindi meglio registrare voci equilibrate, fin dall'inizio e in ogni momento!