Software di controllo di gestione: dal controllo alla gestione strategica

Il software di controllo di gestione è ora al centro della trasformazione dell'omonimo campo. Automatizzando alcuni compiti che richiedono molto tempo, il controllore di gestione può concentrarsi nuovamente sul ruolo di analista utile allo sviluppo di strategie aziendali e di business.

Inoltre, il software finanziario fornisce dashboard con indicatori di performance pertinenti e affidabili.

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Software gestione note spese

Che cos'è il Controllo di Gestione?

Strategico per un'azienda, il Controllo di Gestione è il processo attraverso il quale i controllori di gestione, i manager e i dirigenti assicurano che le risorse siano utilizzate in modo ottimale per raggiungere gli obiettivi aziendali. Da un punto di vista tradizionale, il controllo di gestione permette alle organizzazioni di controllare la gestione dell'azienda e verificare i risultati in termini contabili. In questo ruolo, il controllore di gestione traduce le proposte della direzione generale in obiettivi e bilanci.

Se sotto il modello anglosassone, la nozione di controllo riguarda anche la gestione delle prestazioni organizzative. Oltre alla pianificazione finanziaria, alla valutazione delle prestazioni, al reporting finanziario, alla raccolta dati, ecc., il controllore di gestione ha un ruolo di consulenza interna che consiglia e influenza il management sulla strategia aziendale da sviluppare. Questo qui:

  • Garantire la coerenza dei metodi utilizzati (ad es. calcolo dei costi).
  • Sorveglia il bilancio e valuta la coerenza delle cifre prodotte
  • Impostare gli strumenti di gestione

Che cos'è un software di controllo di gestione?

Definizione

Il software di controllo di gestione riguarda tutte le soluzioni informatiche che facilitano il lavoro dei responsabili del controllo di gestione all'interno di un'azienda. Permettono di eliminare alcuni compiti di routine, ma anche di sviluppare un'analisi più approfondita delle prestazioni dell'azienda.

In primo luogo, l'Enterprise Resource Planning (ERP) facilitava la preparazione dei budget, il monitoraggio delle prestazioni, l'armonizzazione e la trasmissione delle informazioni all'interno di un'azienda.

Successivamente, strumenti più specifici aiutano il controllore di gestione su alcuni aspetti del suo lavoro. Tra questi possiamo citare:

  • Software di gestione delle spese
  • Software per il controllo delle buste paga
  • Strumenti di pianificazione per la pianificazione
  • Software di controllo della gestione finanziaria che permette la modellazione degli scenari
  • Strumenti di conformità: normative fiscali, norme di sicurezza, ecc.

Come funziona?

Gli strumenti di controllo di gestione consentono alle aziende di utilizzare tutti i dati finanziari dell'azienda. In interazione con gli strumenti di contabilità, libro paga, ecc. il software aggrega i dati in dashboard con indicatori personalizzati.

Nel caso di budgeting, l'utente inserisce nel software le informazioni chiave: previsioni di acquisti, vendite, stipendi, spese varie, ecc. Il software crea automaticamente i vari budget (forniture, vendite, investimenti, ecc.). L'utente deve solo sviluppare scenari, analizzarli e scegliere quello più rilevante. Gli strumenti di analisi predittiva applicati alla gestione finanziaria sono interessanti per misurare la credibilità di ogni scenario. I report possono quindi essere creati ed esportati in un formato scelto dall'utente (Word, Excel, PDF).

Nel caso di uno strumento di gestione delle spese, gli utenti (dipendenti dell'azienda) indicano nel software i costi sostenuti. Il controllore di gestione non produce più rapporti di spesa, il tool se ne occupa automaticamente.

Infine, questi pacchetti software integrano diversi moduli di controllo di gestione e monitoraggio in base alle esigenze specifiche delle organizzazioni.

Quali sono le principali funzionalità di un software di Controllo di Gestione?

Dal punto di vista finanziario, questi strumenti lo consentono:

  • La realizzazione di budget: budget di vendita, acquisti, oltre il budget, ecc.
  • Calcolo dei costi: metodo ABC, calcolo dei costi del ciclo di vita, calcolo dei costi obiettivo, ecc.
  • La produzione di indicatori di performance

Dalla raccolta dei dati al reporting, questi strumenti consentono ai responsabili della gestione di automatizzare alcune attività di routine (fatturazione, ecc.). Il controllore di gestione può quindi concentrare la sua attenzione sui vari cruscotti dei prodotti e assumere pienamente il suo ruolo di consulente interno.

Infine, questi strumenti consentono agli utenti di ottenere una visione trasversale dei processi aziendali. Questi ultimi non sono più compartimentati da una visione tradizionale dell'azienda (funzioni indipendenti l'una dall'altra).

Chi usa un software di controllo di gestione?

Il controllore di gestione è l'individuo più popolare. Con questi strumenti, il suo ruolo si sta evolvendo. La sua quota di produzione di informazioni tende ad essere limitata all'analisi delle informazioni generate automaticamente.

Tuttavia, questi strumenti sono utili anche per manager e dirigenti che li utilizzano per ottimizzare il funzionamento dei processi aziendali e automatizzare alcune attività a basso valore aggiunto. D'altra parte, sono utili anche per le persone che svolgono determinati compiti di controllo di gestione in strutture che non hanno un controllore di gestione dedicato.

Perché utilizzare un software di controllo di gestione?

Il software di controllo di gestione consente alle aziende di migliorare la produttività. Tuttavia, presentano anche alcuni svantaggi.

Vantaggi

  • Eliminazione dei compiti di routine
  • Accessibilità delle informazioni e diffusione delle informazioni
  • Ottenere indicatori chiave di performance più complessi
  • Integrazione dei flussi informativi tra le unità coinvolte nei processi di gestione
  • Eliminazione degli errori di calcolo
  • Razionalizzazione delle variabili (unità di lavoro, chiavi di distribuzione, oneri fissi e variabili, ecc.)

Svantaggi 

  • Nuova missione del responsabile del trattamento: controllare la coerenza e l'integrità delle informazioni.
  • Le organizzazioni riluttanti ad abbandonare Excel per le loro pratiche di controllo di gestione di Excel

Come scegliere un software di controllo di gestione?

La categoria dei software di controllo di gestione è molto ampia e diversificata. La chiave per la scelta del software di controllo di gestione è quella di identificare le esigenze dei controllori di gestione per risolvere i problemi attuali o raggiungere determinati obiettivi.

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