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Guida e consigli sugli strumenti di collaborazione
Definizione software collaborativi
Ci sono molti termini: software per team, software di collaborazione, software collaborativi... Ma l'obiettivo è lo stesso: permettere a un gruppo di utenti di lavorare insieme in un unico spazio di lavoro senza necessariamente stare insieme. Consente l'accesso alle applicazioni web più comuni: e-mail, suite per ufficio, condivisione di documenti, chat instatanee, agende o social network. Tutti i dati sono archiviati nel cloud, sicuri e accessibili ovunque ci si trovi. Avrete tutti gli strumenti possibili affinchè il vostro team possa essere in grado di lavorare a distanza in situazioni di trasferta, Smart Working e differenti sedi. Le caratteristiche principali di questo tipo di software sono flessibilità e scalabilità che consentono di lavorare dinamicamente come il mercato di oggi richiede.
Differenti livelli di collaborazione
Tradizionalmente ci sono 3 categorie di software collaborativi in funzione al livello di collaborazione e interdipendenza tra i 3 utenti.
- Strumenti di comunicazione: sono strumenti di scambio di informazioni. Se asincrona parliamo ad esempio di mail in cui la dinamicità degli scambi è bassa. Altrimenti abbiamo la comunicazione sincrona, come per la messaggistica instantanea, in cui gli scambi tra gli utenti sono pressochè immediati.
- Conferencing: strumenti in cui il focus è la realizzazione di un obiettivo comune ai diversi attori
- Coordinamento: prevedono il più alto livello di interdipendenza tra gli attori. Devono rendere possibile a tutti i collaboratori di contribuire e far si che tutti possano portare a termine i loro compiti per la realizzazione dell’attività complessiva (esempio per la gestione progetti).
Differenti utilizzi di un software collaborativo
Educativo
Una delle ultime tendenze in ambito educativo/formativo è l’apprendimento collaborativo. Si tratta di una relazione di interdipendenza tra i membri del gruppo nella realizzazione di un progetto. Può essere intesa come un lavoro di gruppo tra studenti che possono utilizzare le piattaforme collaborative per dividersi i compiti, darsi delle scadenze e e comunicare tramite chat e mail. Altrimenti, viene sempre di più applicata una dinamica collaborativa nell’ambito della relazione docente-alunno. In questo senso, abbiamo strumenti di comunicazione asincrona ( mail), piattaforme di apprendimento online, Webinar, test online e molto altro.
Si tratta di tutta una serie di strumenti che hanno portato alla nascita di corsi di laurea interamente online e didattica interamente online per i gradi di istruzione inferiore.
Aziendale
All’interno delle aziende diventa sempre di più importante l’adozione di una dinamica più collaborativa. Grazie all’utilizzo di questi software quasi ogni tipo di attività può essere svolta in maniera collaborativa. A partire dalla gestione delle task che può essere condivisa all’interno di un progetto per vedere l’avanzamento complessivo del team, eventuali punti bloccanti ed ecc.
Grazie poi a strumenti come le agende condivise, è possibile vedere le disponibilità per organizzare meeting e meglio organizzare le scadenze tramite le disponibilità.
Chat e mail, inoltre, hanno parzialmente risolto il problema delle troppe riunioni, portando gli incontri di persona ad essere organizzati solo quando necessario.
Anche la formazione aziendale può essere semplificata attraverso presentazioni e Webinar.
Infine questo tipo di software ha segnato la svolta nella gestione documentale. Tutti i documenti sono centralizzati, possono essere modificati dai diversi membri di un team senza più preoccuparsi di inviare la versione più aggiornata.
Principali vantaggi di un software collaborativo
La gestione delle informazioni e la comunicazione interna sono ormai questioni importanti per le aziende. Spesso gestiamo una grande quantità di informazioni o di compiti da gestire e a volte è difficile navigare. Per far fronte a questo, le aziende hanno bisogno di strumenti per il lavoro collaborativo.
Molte persone vorrebbero lavorare in modo più efficiente e veloce, ma spesso non sanno come farlo. Lo scambio di informazioni e il lavoro professionale oggi è essenziale per la produttività e la comunicazione dell'azienda.
Fortunatamente, oggi viviamo in un'epoca moderna dove esistono strumenti di collaborazione e dove è possibile creare e condividere file di lavoro. Purtroppo, sapere quali strumenti utilizzare non è un compito facile.
Inoltre, è grazie a questo tipo di strumenti che possiamo vedere lo sviluppo dello Smart Working e di una migliore collaborazione tra persone che lavorano in sedi diverse (ad esempio quando si parla di dinamiche internazionali)
Tipologie di software collaborativi:
Quando si parla di software collaborativi in realtà si intendono parecchie categorie di software le cui funzionalità possono essere raggruppate all’interno di singoli software.
- File sharing
- Gestione documentale (DMS)
- Gestione Task
- Webinar
- Conferenze web
- Presentazioni
- Social network aziendali
I principali software collaborativi
