Software di task management, gestione attività e To-Do list

Gli strumenti di task management affrontano i problemi di produttività e collaborazione creando elenchi di cose da fare che indicano le date di inizio e di fine, descrivono gli elementi importanti da completare per ogni compito, suddividono i compiti importanti in sottocompiti, classificano e raggruppano i compiti per color code e categoria, ecc.

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Cos'è uno strumento di task management per team?

Definizione

Uno strumento di task management aiuta i dipendenti e i loro team a gestire le attività individuali e collettive organizzando il flusso di lavoro quotidiano. Apprezzato sia in ambito aziendale che nel privato, permette di prendere grosse attività e suddividerle in compiti più piccoli. Questo processo di suddivisione del lavoro in task permette di seguire meglio la progressione di un progetto sul lungo termine. Si tratta di uno strumento normalmente parte di un software di project management, essendo la suddivisione delle task una delle principali caratteristiche dei lavori per progetto. 

Come funziona?

Questa soluzione fornisce all'utente una piattaforma collaborativa per la gestione di ogni task. Come servizio (SaaS), lo strumento è ospitato su un server esterno e non richiede alcuna manutenzione tecnica.

Tutti i documenti sono memorizzati sul Cloud, il project manager può consultarli e classificarli in base alle esigenze. I conti dei dipendenti garantiscono un monitoraggio in tempo reale. Le azioni di tutta la squadra sono sincronizzate.

Per usufruire di queste soluzioni, è sufficiente creare un account aziendale e scegliere l'abbonamento più adatto al progetto. Poi ogni dipendente accede al lavoro.

Perché fare liste e pianificare le vostre azioni?

Vantaggi

Il software di task management aiuta i membri del progetto a dividere un progetto in missioni e compiti che possono essere completati in un breve lasso di tempo. La divisione consente inoltre di stabilire le priorità dei compiti al fine di svolgerli in un ordine logico di importanza. Gli utenti hanno generalmente la possibilità di creare, aggiornare e modificare i compiti al volo e di condividerli o meno con i loro collaboratori. In questo caso, i compiti privati rimangono personali, mentre i compiti condivisi sono considerati pubblici.

Da un punto di vista puramente personale, il task manager permette :

  • procrastinare meno (rimandare le cose da fare oggi)
  • prioritizzare il proprio lavoro personale
  • per essere più efficiente nella propria vita professionale
  • chiarire la portata di un progetto
  • fare più cose con meno stress (produttività)

Svantaggi

Gli svantaggi per un task manager sono pochi: sono quasi indispensabili in tutti i settori e nella vita personale e professionale.

Tuttavia, ci sono sempre dei piccol svantaffi:

  • non gestiscono i workflow o le fasi di lavoro: questa è la grande differenza con un software di gestione dei progetti.
  • le gantt chart non sono quasi mai presenti e tuttavia utili in una vista "progetto".
  • la cancellazione dei compiti è a volte troppo facile: una manipolazione sbagliata può portare ad una cancellazione senza rendersene conto
  • le notifiche sono a volte troppo invadenti
  • track progress

Quali sono le caratteristiche principali di un software di gestione delle attività?

La creazione di account per i collaboratori

La gestione di un team richiede la creazione di un database per profilo. Un tool di task management è in grado di centralizzare le informazioni relative a ciascun agente per garantire un migliore follow-up. Ne consegue anche una migliore gestione del tempo di lavoro e una buona distribuzione dei compiti.

Gestione delle mission

Una volta che i profili sono stati aggiunti ad un database sincronizzato, è importante gestire correttamente le task. La maggior parte di questi programmi comprende moduli che consentono di assegnare un dipendente a un progetto, di impostare i tempi di elaborazione e di visualizzare i progressi rispetto a tutti questi criteri. La gestione delle attività è quasi automatizzata perché le statistiche sono visibili attraverso il pannello di controllo. È facile anticipare possibili ritardi o anticipi in relazione alla pianificazione.

Funzionalità classiche

  • Creare e assegnare compiti ai collaboratori
  • Suddividere i compiti in sottocompiti più piccoli
  • Definire una scadenza
  • Visualizzare le attività nel calendario con la data di scadenza
  • Permettere ai singoli di gestire i loro compiti personali
  • Cambiare gli stati di un'attività (da fare, in corso, completata)
  • Concentrarsi su una missione specifica e non su un progetto

Le features dei migliori task manager

  • Messaggi privati e chat di gruppo
  • Gestione e condivisione dei documenti
  • Kanban boards
  • Task Merge
  • Task list
  • Apps
  • Gestione di diversi team
  • App calendar
  • Diversi Users possibili
  • task tracking real time

Importazione o esportazione di file

La maggior parte degli strumenti di pianificazione consentono di importare o esportare documenti. Il programma li memorizza nel Cloud per centralizzare i dati.

Chi usa un task manager?

I singoli individui generalmente utilizzano un software di task management per tracciare l'andamento del loro lavoro in modo operativo rispetto agli obiettivi generali delle team task. Questi strumenti possono essere utilizzati praticamente in qualsiasi settore in cui gli individui devono centralizzare e chiarire la loro organizzazione e svolgere il loro lavoro quotidiano in modo efficiente.

Dal software di gestione collaborativa dei compiti alla to do list

I task manager sono più elaborati delle to do list. Le to do list sono semplicemente elenchi di cose da fare che possono essere classificati in ordine di importanza, per esempio. Spesso permettono di aggiungere note in formato rich text (grassetto, colori, immagini). Le liste delle cose da fare sono lì per annotare le buone idee quando vengono in mente, quindi dovrebbero essere facilmente accessibili.

Tuttavia, le to do list non sono sufficienti per organizzarsi ed entrare in una dinamica di ricerca della produttività. Essere in grado di fare di più con meno è esattamente ciò per cui sono fatti gli strumenti di gestione dei compiti.

Differenza tra la gestione dei compiti e la gestione del progetto

Un software di gestione dei progetti permette ai manager di gestire un team di collaboratori (pianificazione e assegnazione dei compiti), di bilanciare i progetti e di analizzare la produttività complessiva del team. Il software di gestione delle attività descrive semplicemente gli sforzi individuali, suddivide i componenti di un progetto, determina le date di scadenza e consente l'autogestione.

Un software di task management è tuttavia strettamente legato alla categoria dei software di gestione dei progetti, ma si differenzia anche per l'estensione della copertura funzionale. Per spiegare le cose in modo semplice, diciamo che i task manager hanno lo scopo di migliorare la collaborazione e la produttività, mentre il software di gestione dei progetti ha lo scopo di pianificare e misurare.

In realtà, il software per la gestione dei progetti è molto meno universale: si rivolge, ad esempio, alle aziende di servizi che hanno bisogno di controllare la consegna di un progetto per evitare la programmazione e le derive finanziarie. Si rivolgono anche alle aziende che gestiscono progetti internamente (sviluppo di software, ad esempio).

Le migliori task management app

Ecco qui una lista (non esaustiva) di strumenti di task management, come potrete notare molti rientrano tra i project management software:

Software di Task management in base alle vostre necessità

Soluzioni complementari a Task management

Pacchetto ufficio

Corporate social network

Gestione documenti (DMS)

File sharing

Gestione appuntamenti

Programmi per presentazioni

Note

Firma digitale

Trasferimento documenti

Idea & Innovation Management

Knowledge Management

Virtual Data Room (VDR)

Agenda

Meeting

Creazione moduli

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