Software firma digitale: firmare un documento senza stamparlo

Se avete bisogno di far firmare un documento oggi, dovrete inviarlo per mail al destinatario, lui dovrà stamparlo, firmarlo, scansionarlo e rimandarvelo. Così tanti step da farvi perdere una quantità di tempo incredibile e mobilitare più persone del necessario.
I software di firma digitale vi permettono di firmare i documenti direttamente online. Smettetela di perdere tempo inutilmente e scegliete il software collaborativo che fa per voi.
 

I migliori software di firma digitale

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Gestione documenti
Automazione dei processi di vendita
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Sicurezza e riservatezza

La migliore soluzione per la firma elettronica dei documenti

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Semplifica la firma elettronica dei documenti

Software di firma elettronica

Software di firma elettronica

Consigli sulla scelta di un software per la firma digitale

I software di firma digitale permettono agli utenti di apporre le firme sui documenti condivisi per posta elettronica eliminando la necessità del cartaceo per delle firme.
Questi software facilitano la distribuzione di documenti legalmente validi nel raccogliere le firme. Le aziende  utilizzano i software di firma digitale per i documenti come contratti di vendita o assunzione, per le firme dei clienti, dei dipendenti o dei partner. Questo strumento permette, quindi, una migliore collaborazione.
I software di firma digitale spesso si integrano con diverse applicazioni terze tra cui le vendite, le suite ERP, CRM, i gestionali di risorse umane e della catena di approvvigionamento. Questi facilitano anche l’invio di preventivi, contratti  di gestione e fornitori. Le norme di sicurezza  e integrità che rispondono alle esigenze legali semplificano ulteriormente il lo scambio di documenti garantendone la legittimità giuridica.

Cos’è un software di firma digitale?

Definizione

Contratti e atti firmati in pochi secondi da un collega che si trova nel vostro ufficio? è possibile! Scoprite le numerose funzionalità dei software per la firma digitale. Con una forte autentificazione e l’archiviazione a valore legale, la dematerializzazione dei documenti è una rivoluzione possibile nell’automazione di certi compiti. Trasmettete elettronicamente i vostri documenti e allegati in pochi secondi e senza rischi per la sicurezza dei sistemi informativi con i software di firma digitale.

Come funziona?

Ogni domanda di firma digitale è configurabile per definire il livello di sicurezza e autenticità:

  • I documenti sono inviati per mail o sono oggetto di notifica per invitare il destinatario a firmare.
  • Egli appone una firma digitale sul documento.
  • Il contratto viene automaticamente mandato una volta firmato.

I firmatari possono aver accesso alle informazioni grazie ad un sistema elettronico di archiviazione dei documenti. Fatture elettroniche, preventivi, buste paga, ordini che ora riducono la necessità di carta all’interno della vostra azienda e mostrando un’immagine eco-responsabile grazie alla dematerializzazione dei documenti. Dimenticate le firme a mano e la perdita di tempo!!

Quali sono le principali funzionalità di un software di firma digitale?

Per la gestione elettronica dei documenti e la firma online, scegliete un software performante e soprattutto sulla dematerializzazione certificata. Verificate che esso abbia le seguenti funzionalità :

  • L’emissione dei vostri contratti pre-compilati ;
  • Firma con certificazione qualificata ;
  • L’invio di notifiche e solleciti per mail al firmatario ;
  • Una profilo firma configurabile;
  • Archiviazione automatica e gestione rapida e semplice dei documenti ;
  • Una cassaforte elettronica attribuibile a ciascun dipendente ;
  • Controllo possibile con la tracciabilità dei vari step ;
  • Evolutività del software ;
  • Digitalizzazione degli scambi tra HR e dipendenti.

Beneficiando della trasformazione digitale, gli ultimi software includono strumenti biometrici di riconoscimento nel processo di firma. L’utilizzo delle impronte digitali, per esempio, ha ridotto notevolmente le problematiche di cyber sicurezza.

Chi utilizza un software di firma elettronica?

I software di firma elettronica facilitano tutti i processi di firma dalle domande interne alle transazioni regolamentate. Dinanzi alla digitalizzazione dell’economia e della società queste soluzioni informatiche convengono alle grandi imprese come alle piccole.

Perchè utilizzare un software di firma digitale in impresa?

L’utilizzo di un software di firma digitale e della certificazione digitale vi assicura un risparmio di tempo eliminando i documenti cartacei, le scansioni, ristampe, nuove scansioni ed ecc. Però, possono presentare degli inconvenienti. 

Vantaggi

  • La rapidità di trattamento e condivisione dei documenti in formato elettronico ;
  • La dematerializzazione fiscale in conformità alle direttive europee;
  • La firma digitale con lo stesso valore di quella scritta a mano;
  • Più sicurezza negli scambi mail più affidabilità nella firma di un terzo;
  • Riduzione dei costi alla base dei documenti cartacei;
  • Archiviazione elettronica automatica dei vostri documenti HR;
  • Lavoro collaborativo più facile e centralizzazione delle informazioni;
  • Semplificazione dei processi e maggior praticità nello scambio dati;
  • Strategia globale di trasformazione digitale e l’azienda viene percepita come innovativa;
  • Riduzione delle trasferte necessarie per recuperare i documenti cartacei firmati.
  • Strumento ideale per televendite o commercio senza punti vendita.
  • Approccio CSR benefico per l’ambiente. 

Inconvenienti

  • Attenzione alle falle nella sicurezza che potrebbero portare ad un leak di dati confidenziali e ad un abuso della vostra identità.
  • Un documento firmato digitalmente può essere facilmente falsificato da individui malintenzionati. 

Come scegliere un software per la firma digitale?

I software per la firma digitale possono essere proposti in SaaS o su installazione interna. Le due soluzioni di dematerializzazione possiedono vantaggi e svantaggi.

Saas : 

  • Installazione rapida e maggiore flessibilità grazie ad una possibilità di evoluzione;
  • Servizio di supporto tecnico per ogni malfunzionamento;
  • Possibilità di consultare i dati ovunque siate purchè siate connessi ad internet;
  • Scaglionamento delle spese perchè i servizi SaaS sono spesso offerti tramite abbonamento mensili e con offerte flessibili;
  • La performance degli strumenti di archiviazione elettronica e firma digitale ;
  • Un approccio più responsabile perchè necessita meno materiale informatico.

Software locale :

  • La sicurezza dei dati che sono archiviati su server interni all’azienda ;
  • Un spesa unica mentre il SaaS sul lungo termine può rivelarsi più dispendioso e i componenti aggiuntivi spesso si rivelano costosi.
  • È un software che vi appartiene al contrario di quello SaaS che potrebbe essere pericolo se l’editor non si rivela affidabile.

Mettete in sicurezza la firma dei vostri documenti elettronici scegliendo un software di gestione elettronica dei documenti! Assicuratevi non solo l’archiviazione elettronica ma anche una cassaforte digitale per conservare contratti, buste paga e tutti gli altri documenti dematerializzati.

I migliori software per la firma digitale

  • FirmaCerta
  • Firma digitale certificata
  • Actainfo

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