Organigramma aziendale: modello Excel + Tips

Organigramma aziendale, cos’è e come funziona + modello gratis

organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è importante per avere una visione grafica dei ruoli, delle gerarchie e del funzionamento in generale dell’azienda. Ma esattamente di cosa si tratta? esiste un one fits all? vediamo la definizione e come funziona. Infine vi mostreremo qualche strumento per mettere per iscritto il vostro organigramma.

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Organigramma aziendale: definizione

Che cos’è l’organigramma?

Si tratta dello strumento e del documento per tracciare le fondamenta della vostra azienda: come sono organizzate le relazioni esistenti tra i collaboratori. È uno strumento grafico che serve per definire sia i legami funzionali che gerarchici all’interno dell’azienda. Per la rappresentazione grafica vengono utilizzati tendenzialmente dei quadri rappresentanti le unità organizzative e delle linee che rappresentano la relazione gerarchica (linea continua) o la relazione funzionale (linea tratteggiata).

All’interno delle unità troviamo:

  • Unità di line: che sono incluse nella scala gerarchica (ad esempio le diverse funzioni)
  • Unità di staff: di supporto alle attività principali (es. ufficio legale)

A livello grafico i tipi di rappresentazione vengono definiti:

  • A bandiera: molto verticalizzato
  • Piramidale: maggiore estensione orizzontale
  • Ad albero : modalità simili a quelle delle directory
  • Misto: a seconda dei livelli o a bandiera o piramidale

A cosa serve l’organigramma?

Spesso, la sua utilità viene sottovalutata o è addirittura ritenuto uno strumento eccessivamente rigido e limitante in un’ottica di azienda limitante. In realtà, al crescere delle dimensioni aziendali diventa essenziale donare una struttura organizzativa alla vostra azienda. Per poter lavorare in maniera dinamica, anzi, è importante sapere chi fa cosa, a chi spetta prendere decisioni in determinati contesti ed ecc per poter rimanere produttivi e limitare gli errori. Soprattutto facilita i processi di onboarding, perchè consente di avere chiare i ruoli e conoscere il nuovo ambiente intorno.

Tipologie di strutture

Non esiste una sola tipologia di organigramma e il modello può essere adattato in funzione delle differenti necessità. Tra i più noti:

  • Struttura funzionale
  • Struttura divisionale
  • Struttura a matrice

Organigramma funzionale

La struttura funzionale è uno tra i primi modelli di organigramma a comparire e tra i più intuitivi perchè raggruppa per unità dipartimentali le differenti funzioni tenendo in conto, quindi delle specializzazioni.

©Ionos

  • Pro: elevata efficienza nei singoli dipartimenti, alta specializzazione, chiari percorsi di carriera, facilità di comunicazione
  • Contro: ripetitività dei ruoli, fortemente gerarchico quindi deresponsabilizzazione della base, rigidità, problemi di collaborazione interdipartimentale, difficoltà a lavorare per progetto

Organigramma divisionale

La struttura divisionale si adatta meglio ad organizzazioni aziendali che gestiscono diverse linee di prodotto. In questo caso le unità sono rappresentate da divisioni al cui interno sono presenti gli specialisti dei diversi dipartimenti che lavorano sul progetto.

Questa forma organizzativa puà essere trovata anche in contesti internazionali più rigidi dove è presente un country manager e c’è una netta divisione tra le differenti aree/mercati.

© Organizzazione Aziendale

  • Pro: forte focus sugli obiettivi strategici, decentralizzazione, delegazione di attività da parte della direzione centrale
  • Contro: minore coesione e identità organizzativa, costi elevati dovuti alla duplicazione di determinate funzioni, concorrenza tra divisioni

Organigramma a matrice

La struttura a matrice è vista come un soluzione che si trova come punto di unione tra struttura funzionale e divisionale, soprattutto in ordine di porre rimedio ai difetti principali dei due metodi. È un modello organizzativo estremamente indicato per la gestione a progetti in cui si sovrappongono una struttura divisionale e funzionale . Ad esempio se lavoro nel marketing del prodotto X, farò riferimento al responsabile di prodotto X e al CMO.

©Ionos

 

  • Pro: condivisione di competenze e meno effetto a compartimento stagno tra le funzionalità, maggiore mobilità e valorizzazione delle competenze
  • Contro: confusione nel comprendere le differenze d ruolo, conflitto tra progetto e funzione, maggiore carico di lavoro, persone che possono essere su più progetti allo stesso tempo.

Come creare un’organigramma (modello da scaricare)

Partendo dagli strumenti più semplici, soluzioni come Excel, Open office ed ecc. consentono di riprodurre degli organigrammi. Si tratta però, di strumenti non estremamente pratici e tendenzialmente inadatti quando parliamo di organigrammi di certe dimensioni.

In ogni caso, ecco a voi un modello in Power Point che può essere facilmente trasferito in Word. Se i vostri bisogni, infatti, non sono eccessivamente complessi questo è ciò che fa per voi:

 

Esistono, però delle soluzioni software che possono esservi utili per creare degli organigrammi in maniera veloce e professionale. Vi proponiamo oggi 3 software delle risorse umane al cui interno troverete le funzionalità per creare un’organigramma:

Ecosagile

Ecosagile offre l’opzione per la creazione di organigrammi all’interno della sua soluzione per la gestione delle risorse umane. Il modulo in questione, OrgPlus, inserisce ogni dipendente all’interno dell’organigramma grazie alle informazioni contenute nel database HR. Ci sono un sacco di impostazioni che potete visualizzare per automatizzare al massimo e riuscire a vedere facilmente anche i diagrammi più grandi. Grazie a strumenti facili da utilizzare come il drag & drop le modifiche saranno più facili. Infine, per quanto riguarda i report, si aggiorneranno automaticamente con le modifiche dell’organigramma.

Cezanne

All’interno di Cezanne HR potrete trovare inclusa la possibilità di creare degli organigrammi per poter visualizzare graficamente la vostra struttura. Potrete scegliere come gestire la visualizzazione dell’organigramma e impostare per funzione, dipartimento o mercato i maniera del tutto autonoma. Senza troppi sforzi e senza bisogno di integrazioni avrete a disposizione una fotografia della vostra struttura HR all’interno del vostro database.

Altamira

Anche Altamira è una suite HR completa e offre la possibilità di rappresentare graficamente ogni posizione. Vi permette di creare differenti organigrammi per vedere in maniera distinta funzioni e gerarchia. Inoltre ogni volta che qualcuno cambia la sua posizione, l’organigramma viene aggiornato con le nuove informazioni. Per quanto riguarda la sicurezza, potrete limitare la visibilità delle informazioni sul personale ai soli diretti interessati.

Pronti a scattare una fotografia della vostra struttura?

Vi abbiamo mostrato tutta una serie di possibilità per definire la vostra struttura. Fate chiarezza in ruoli e posizioni per poter lavorare in maniera più efficace.

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