Gestionale vs ERP, definizione e differenze

Tra i software più apprezzati dalle imprese troviamo il gestionale ERP. Viene globalmente percepito come una delle soluzioni più complete e interessanti del mercato, quello strumento che permette di unificare su una sola piattaforma tutto. A tal proposito, in questo articolo cercheremo di fare un po' di chiarezza su quello che fa effettivamente un software ERP, le differenze da un software gestionale in se e per se perchè ne avete bisogno e...può essere che in fondo ci sia qualche esempio di software!!

L'ERP è un software gestionale che centralizza tutti i flussi operativi di un'azienda: contabilità, vendite, risorse umane, ecc.

Attraverso questa gestione più "unificata" sarà possibile ottenere un flusso unico e completo di informazioni, un notevole vantaggio in termini di efficienza (meno asimmetrie informative) e un bel risparmio di tempo.

Nato, come uno strumento prettamente dedicato alle attività di logistica, col tempo ha avuto la capacità di estendersi a tutte le attività inglobando anche parte delle relazioni esterne dell'impresa.

Quando un'attività è alla fase iniziale, la scelta di un software ERP è piuttosto insolita. L'imprenditore inizia organizzando un Database su Excel. Col tempo questa gestione dati basic si può far evolvere in uno strumento di business quando ne sorge il bisogno: un software CRM (Customer Relationship Management) per la gestione delle vendite, o un software di contabilità per la tenuta delle registrazioni. Fino a questi stadi iniziali l'idea di dotarsi di una soluzione ERP non è nemmeno all'orizzonte. Quale sarebbe, quindi, il fattore scatenante? Qual è il momento di passaggio in cui scatta la necessità per l'impresa?

La necessità di uno strumento ERP si avverte quando:

• le disfunzioni interne si accumulano
• I processi diventano ridondanti o laboriosi

Prendiamo un esempio pratico per rendere l'idea più chiara: diciamo che uno dei vostri rappresentanti di vendita scopre che un cliente si è trasferito. Come ogni rappresentante avrà un documento in cui si annota le informazioni di rilievo sui clienti, come del resto fa in questo caso. Mettiamo poi che, senza pensarci, non trasmette le informazioni al reparto contabilità, le fatture e le lettere continueranno ad uscire al vecchio indirizzo...potete comprendere da voi la reazione a catena e la sua pericolosità.Per ovviare al problema degli scambi interni e delle asimmetrie informative, si può pensare di organizzare riunioni o creare documenti riepilogativi con le attività svolte in ogni dipartimento. Resta comunque il fatto che non si può fare riunioni o documenti ogni 5 minuti e soprattutto resta una il rischio di omettere qualcosa.

È a questo punto, quello in cui la comunicazione interna della vostra azienda è dominata dal caos, che capite di aver bisogno di una piattaforma che uniformi tutto.

Non è tanto la dimensione della vostra azienda, quanto il volume dei flussi elaborati che vi farà raggiungere quel punto di stop che porta all'implementazione di software ERP. Finché le informazioni inserite da qualcuno nell'azienda saranno accessibili a tutti i vostri reparti, non ci saranno più problemi di asimmetria informativa tra i vari gruppi. Più autonomi, tutti hanno accesso ai dati di loro interesse e, se necessario, possono cercarne ulteriori o fare degli incroci. Da un punto di vista strutturale, l'ERP diventa la spina dorsale dell'organizzazione. Comune a tutti i dipendenti, è al centro dei compiti e del progresso di ognuno. Collaborativo, introduce maggiore trasparenza. E per il management e i vari responsabili di funzione, facilita la gestione dell'attività. I dati, disponibili nello stesso luogo, possono essere sottoposti a controlli incrociati per dare un quadro concreto della situazione aziendale, dal punto di vista finanziario, competitivo o umano.

Ad essere precisi, c'è molta confusione di termini quando si parla di gestionale ed ERP. Infatti non si tratta esattamente di sinonimi. Il software gestionale è principalmente uno strumento di raccolta e aggregazione dei documenti, mentre un software ERP va oltre integrandosi ai flussi organizzativi dell'azienda.

Le aziende hanno processi simili in tutti i settori: prospezione, vendite, fatturazione, gestione interna... Tuttavia, il funzionamento e l'importanza di ogni attività sarà differente tra le differenti aziende e settori. Un'agenzia di consulenza, ad esempio, non agisce come un'impresa del settore delle costruzioni: prospezione di scenari, presentazione di preventivi, bandi di gara, fatturazione oraria o di missione. Inoltre, alcuni software ERP sono dedicati ad uno o più settori in particolare. 

Le specificità
Questi software ERP, una sorta di toolkit specifici del settore, sono chiavi in mano. Quando si lavora in un campo di attività, lo strumento è fatto a priori per voi. Sì, ma..... può darsi che, pur lavorando in un determinato campo, si abbia un modello di business o un'operazione che vi renda diversi dalle altre imprese. Il software standard potrebbe non essere adatto a voi, Ci sono, quindi, due alternative:

• scegliere un ERP che soddisfi le vostre esigenze specifiche. Se, ad esempio, avete identificato nella gestione delle risorse umane una questione chiave per il successo del vostro modello. Sarà quindi saggio indirizzarvi verso uno strumento particolarmente indicato a questo livello, come ad esempio Zéphir.
• optare per la modularità. Può darsi che i vostri rappresentanti di vendita si siano abituati a lavorare con uno strumento, che la vostra contabilità sia stata gestita per un po' di tempo su un altro. Scegliendo un ERP interfunzionale, dovrete chiedere ai vostri team di cambiare le loro abitudini e il loro ambiente di lavoro. E' complicato... e alcuni potrebbero trovare il nuovo strumento meno efficiente. Fortunatamente, sempre più ERP si dotano di API per interfacciarsi con soluzioni di terze parti. Questo strumento di compatibilità consente di scegliere o mantenere la soluzione desiderata da ciascuno dei vostri reparti, unificando al contempo il sistema informativo della struttura.

Se un'azienda può fare a meno di ERP, c'è sempre un momento in cui sarà necessario. Il software ERP semplifica i flussi di lavoro interni dell'azienda e contribuisce a migliorare la produttività, a condizione che corrisponda alle sue attività o alle sue esigenze specifiche.

Questi software ERP, una sorta di toolkit specifico del settore, sono chiavi in mano. Tendenzialmente sono ben modellati per settore di attività. Attenzione, spesso può capitare che l'adozione di un particolare business model, o comunque di una serie di scelte, possa rendervi diversi dall'azienda media di settore e ciò può portare a dei problemi di aderenza col software "chiavi in mano". Ci sono, quindi, due alternative:

• scegliere un ERP che soddisfi le vostre esigenze specifiche. Se, ad esempio, avete identificato nella gestione delle risorse umane una chiave per il vostro successo, sarà interessante cercare una soluzione con un  focus HR 
• optare per la modularità. Può darsi che i vostri rappresentanti di vendita si siano abituati a lavorare con uno strumento, che la vostra contabilità sia stata gestita per un po' di tempo su un altro. Scegliendo un ERP interfunzionale, dovrete chiedere ai vostri team di cambiare le loro abitudini e il loro ambiente di lavoro. E' complicato... e alcuni potrebbero trovare il nuovo strumento meno efficiente. Fortunatamente, sempre più ERP si dotano di API per interfacciarsi con soluzioni di terze parti. Questo strumento di compatibilità consente di scegliere o mantenere la soluzione desiderata da ciascuno dei vostri reparti, unificando al contempo il sistema informativo della struttura.

Anche se all'inizio può sembrare di poterne fare a meno, arriverà il momento in cui un software ERP sarà necessario. Il software ERP semplifica i flussi di lavoro interni dell'azienda e contribuisce a migliorare la produttività, a condizione che corrisponda alle sue attività o alle sue esigenze specifiche.

Pantheon Enterprise è un software che si sta diffondendo velocemente in Europa (il che per il momento vi obbliga a utilizzarlo in inglese). Tra i suoi punti di forza ci sono estrema adattabilità ed elasticità che lo rendono estremamente adatto alle aziende in iper-crescita in cui cambiamenti organizzazionali sono repentini. Ottimo anche per le aziende internazionali, i suoi aggiornamenti,infatti, sono fatti regolarmente sulla base dei cambiamenti (anche legislativi) in numerosi paesi. Tra i moduli principali che tratta:

• Risorse umane
• Business intelligence
• Gestione IVA
• Contabilità
• Vendite
• Travel management

Panthera ERP è uno strumento made in Italy, in questo caso quindi nessun problema di lingua, estremamente intuitivo e facile da utilizzare. L'intera struttura a livello di interfaccia è stata fatta pensando all'utilizzatore in modo da annullare ogni potenziale difficoltà soprattutto nelle fasi iniziali. A livello di struttura è disponibile sia in SaaS che in locale. Tra i moduli principali:

• Business intelligence
• Workflow
• CRM e vendite
• Acquisti
• Finanza
• Gestione della logistica

Sage 100cloud ha un target preciso: le PMI. Conente di poter gestire l'azienda a 360° pur attraverso una soluzione che non appesantisce con moduli eccessivi. Da non sottovalitare poi, il fatto che sia in cloud; infatti,  lo rende estremamente adatto alle PMI, consente  maggiore reattività ai continui cambiamenti di queste realtà ed è più facilmente accessibile. Le aree che va a coprire:

• Business intelligence
• CRM
• Produzione
• Magazzino
• Buste paga

Sperando di aver fatto un po' di chiarezza, ora avete tutti gli strumenti necessari per scegliere il vostro software ERP. Cosa ne pensate? a voi la scelta!