Workday vs SAP: quale strumento HR e finanziario scegliere per la vostra azienda?
Workday e SAP SuccessFactors sono due giganti del mercato delle soluzioni HCM (Human Capital Management) ed ERP (Enterprise Resource Planning). Pensati per le grandi aziende e le organizzazioni internazionali, questi due strumenti cloud promettono di centralizzare la gestione dei talenti, le paghe, le risorse umane e le operazioni finanziarie su un'unica piattaforma.
Ma tra Workday, moderno, intuitivo e all-in-one, e SAP, un colosso storico con potenti integrazioni e un'amplissima copertura funzionale, come scegliere la soluzione più adatta alle vostre sfide aziendali? Se siete nel bel mezzo dell'implementazione dell'HCM, alla ricerca di un nuovo strumento per le performance HR o semplicemente curiosi di conoscere le rispettive capacità di queste due soluzioni, questo confronto è per voi.
Abbiamo esaminato le loro funzionalità, l' interfaccia, le integrazioni, l' esperienza utente, per non parlare dei prezzi e dei casi d'uso. Il nostro obiettivo è aiutarvi a fare la scelta giusta per la vostra azienda, senza inutili gerghi o perdite di tempo.
Che cos'è Workday?
Panoramica di Workday
Workday è una soluzione di gestione della forza lavoro, finanza e pianificazione basata su cloud, progettata per le aziende di medie e grandi dimensioni. Creata nel 2005 per competere con gli ERP tradizionali come SAP e Oracle, Workday si è affermata come alternativa moderna, particolarmente apprezzata nei settori tecnologico, sanitario, dell'istruzione e dei servizi.
🚀 Ciò che distingue Workday è il suo approccio unificato: un unico ambiente per gestire HCM (Human Capital Management), buste paga, gestione dei talenti, operazioni finanziarie e analisi dei dati tutti insieme. Il tutto con un' interfaccia intuitiva, accessibile sia su dispositivi desktop che mobili, e con aggiornamenti continui grazie alla sua infrastruttura cloud.
Workday è particolarmente interessante per le aziende che cercano una soluzione agile, personalizzabile e rapida da implementare, anche su scala internazionale.
Le caratteristiche principali di Workday
⚒️ Workday si distingue per la promessa di un ambiente unificato per la gestione di tutti i processi HR e finanziari. Ecco le principali caratteristiche che lo rendono una soluzione popolare per le grandi aziende:
- gestione del capitale umano (HCM): tracciamento dei dipendenti, gestione delle mansioni, onboarding, mobilità interna, ecc;
- gestione dei talenti: valutazione delle competenze, pianificazione della successione, valutazione delle prestazioni; e
- gestione delle paghe: elaborazione automatizzata, conformità multinazionale, reportistica;
- ERP Finance: contabilità, gestione delle spese, budget, chiusure, audit;
- analisi e reporting: dashboard personalizzabili, report in tempo reale, analisi HR e finanziaria;
- esperienza dei dipendenti: portale dei dipendenti, accessibilità mobile, flussi di lavoro personalizzati;
- integrazioni e API: connettori nativi (Salesforce, Microsoft, Slack, ecc.) e apertura completa di API per automatizzare i flussi di lavoro.
Workday
Vantaggi e svantaggi di Workday
Come ogni soluzione completa, Workday ha i suoi punti di forza... e i suoi limiti. Ecco una carrellata di pro e contro da conoscere prima di fare il grande passo.
Il lato positivo è che Workday si concentra sull'esperienza dell'utente, sulla flessibilità e su un approccio cloud nativo che sta conquistando sempre più organizzazioni globali. In breve, lo strumento brilla per:
- un'esperienza utente moderna, fluida e mobile-friendly;
- una soluzione HR e Finance unificata: maggiore coerenza dei dati;
- aggiornamenti frequenti senza interruzione del servizio;
- un'ottima assistenza clienti e un'ampia rete di partner per l'implementazione;
- molto apprezzata per la sua flessibilità nella gestione della forza lavoro globale.
Ma non tutto è perfetto. Alcune limitazioni possono rallentare la sua adozione, in particolare a seconda delle dimensioni o della complessità dell'azienda:
- alti costi di implementazione e di licenza, soprattutto per le piccole organizzazioni;
- alto grado di personalizzazione, ma richiede un'ampia formazione interna;
- minore verticalizzazione del business rispetto a SAP (meno adatto all'industria, alla produzione, ecc.).
Che cos'è SAP?
Panoramica di SAP
SAP è un pioniere mondiale del software ERP e HCM. Le sue soluzioni si rivolgono ad aziende globali con esigenze complesse in materia di risorse umane, conformità, buste paga multinazionali e gestione delle prestazioni.
A differenza di Workday, che è stato progettato per essere al 100% basato sul cloud fin dall'inizio, SAP offre sia soluzioni on-premise che cloud. Il suo ecosistema è vasto:
- SAP S/4HANA per la gestione finanziaria e operativa,
- SuccessFactors per la gestione dei talenti,
- SAP Concur per le note spese, ecc.
Una vera e propria galassia di strumenti integrati, pensati per organizzazioni con requisiti operativi esigenti.
SAP convince per la sua robustezza, le sue capacità di integrazione avanzate e la sua adattabilità a settori come l' industria, la logistica, l'ingegneria e i servizi pubblici.
Caratteristiche principali di SAP SuccessFactors
⚒️ SAP SuccessFactors offre una suite modulare particolarmente potente, progettata per soddisfare le esigenze delle grandi organizzazioni internazionali. Ecco una panoramica delle funzionalità principali
- gestione dei talenti: reclutamento, performance, sviluppo, successione;
- Gestione amministrativa delle risorse umane: profili dei dipendenti, file HR, gestione delle ore e delle assenze;
- Core HR & Payroll: buste paga locali e internazionali, conformità legale, calcoli complessi;
- Apprendimento e sviluppo: LMS integrato, e-learning, certificazioni, percorsi di carriera personalizzati;
- People Analytics: cruscotti avanzati, analisi della produttività, indicatori HR;
- ERP integrato (tramite S/4HANA): gestione finanziaria, acquisti, logistica, produzione;
- integrazioni estese: connettori nativi SAP + opzioni tramite SAP Integration Suite.
SAP ERP
Vantaggi e svantaggi di SAP
SAP SuccessFactors offre una copertura funzionale molto ampia... ma a volte al costo di una certa complessità. Diamo un'occhiata a ciò che lo strumento offre e a ciò che può complicare.
Il suo principale punto di forza è :
- la sua copertura funzionale molto ampia (risorse umane, finanza, supply chain, ecc.) ;
- la sua idoneità per le aziende con processi complessi o altamente regolamentati;
- le sue ampie possibilità di personalizzazione (parametri, flussi di lavoro, moduli);
- il suo ecosistema integrato e potente con SAP S/4HANA, Ariba, Concur, ecc;
- la presenza globale e il supporto locale in molti Paesi.
Tuttavia, la sua ricchezza può anche diventare un ostacolo, soprattutto in termini di interfaccia e curva di apprendimento:
- interfaccia talvolta considerata meno intuitiva di quella di Workday;
- implementazione lunga e costosa, che spesso richiede un integratore esterno;
- curva di apprendimento più ripida, soprattutto per gli utenti non tecnici;
- più moduli: complessità nella scelta e nella gestione delle licenze.
Workday vs SAP: confronto tra le caratteristiche
Al di là della retorica del marketing, sono le funzionalità effettive a fare la differenza. Per fare la scelta giusta tra Workday e SAP, è necessario capire cosa è in grado di fare ogni giorno ciascuna soluzione: gestione dei talenti, buste paga, finanza, analisi, automazione, ecc.
| Funzionalità | Workday | SAP SuccessFactors |
| Gestione dei talenti | Tracciamento dei talenti, pianificazione della successione, feedback a 360° | Assunzione, sviluppo, successione, apprendimento |
| Gestione delle paghe | Integrato per alcuni paesi, partner di terze parti altrove | Sistema completo multinazionale, altamente personalizzabile |
| ERP / Finanza | Nativo e unificato (HR + finanza) | Tramite SAP S/4HANA, ultra potente ma separato |
| Analisi delle risorse umane | Reportistica in tempo reale e predittiva, accessibile a tutti | Analisi avanzate, con opzioni avanzate tramite moduli |
| Integrazioni | API aperte + connettori comuni (Salesforce, ecc.) | Suite di integrazione SAP, molto ampia ma complessa |
| Esperienza dei dipendenti | Interfaccia moderna, intuitiva e reattiva | ❌ Meno fluida, soprattutto nei moduli più vecchi |
| Personalizzazione | Forte tramite configurazione (low-code) | Estrema tramite configurazione, ma più tecnica |
| Nuvola | Cloud nativo | Cloud o ibrido (a seconda dei moduli) |
Focus sulla gestione dei talenti
Workday si distingue per l' esperienza dei dipendenti senza soluzione di continuità, con strumenti per :
- autovalutazione
- feedback continuo
- e piani di carriera intuitivi.
La gestione degli obiettivi e dei colloqui è ben integrata nella piattaforma HR complessiva.
SAP SuccessFactors, invece, fa un ulteriore passo avanti nella modularità:
- il modulo "Performance e obiettivi" è molto dettagliato,
- con forti collegamenti alla formazione, alle competenze e alla successione.
Ma la sua interfaccia può sembrare rigida senza un'ampia personalizzazione.
Il verdetto: Workday per ergonomia e agilità, SAP per profondità funzionale e scalabilità.
Focus sul libro paga
Workday offre un modulo nativo per le buste paga in alcuni Paesi, tra cui:
- Stati Uniti
- Regno Unito
- e Canada.
Per il resto del mondo, si affida a partner certificati attraverso il Workday Global Payroll Cloud.
SAP è molto più avanti, con un motore di payroll globale potente e personalizzabile, in grado di rispondere a situazioni complesse:
- contratti multipli
- orari di lavoro scaglionati
- normative locali.
Il verdetto: SAP è il punto di riferimento per le aziende globali con buste paga molto complesse, mentre Workday è più semplice da implementare, ma dipende da partner esterni alle aree coperte.
Focus sul modulo Finance ed ERP
Workday ha progettato il suo modulo Finance in diretta continuità con HR. Il risultato è che i dati operativi e quelli relativi alle risorse umane sono sincronizzati in tempo reale, facilitando il processo decisionale e la gestione.
SAP, con S/4HANA, offre una potenza ERP senza pari:
- contabilità
- gestione delle scorte
- acquisti
- produzione, ecc.
È la suite più completa sul mercato, ma con una netta separazione tra HCM e il resto.
🏆 Verdetto: Workday è interessante per il suo approccio integrato all'HCM e alla finanza, mentre SAP è la scelta delle grandi industrie con esigenze complesse.
Focus sulle analisi delle risorse umane
Workday offre dashboard in tempo reale, accessibili sia ai manager che alle risorse umane. L'interfaccia consente di incrociare i dati HR, finanziari e operativi, con approfondimenti predittivi integrati.
SAP offre analisi più potenti, soprattutto tramite People Analytics Advanced Edition (opzione a pagamento). Molto ricca, ma meno accessibile senza supporto.
🏆 Verdetto: Workday è più accessibile e visuale, mentre SAP è più completo, ma più tecnico.
Focus sull'esperienza dei dipendenti
È qui che Workday ha un chiaro vantaggio:
- navigazione fluida,
- design reattivo,
- portali personalizzati,
- esperienza mobile equivalente a quella desktop.
SAP ha migliorato le sue interfacce, ma soffre ancora della coabitazione di moduli vecchi e nuovi. La UX è eterogenea e la personalizzazione richiede una parametrizzazione tecnica.
Il verdetto: Workday per una rapida adozione da parte dei dipendenti e SAP per le organizzazioni che privilegiano la funzione rispetto alla forma.
Workday vs SAP: prezzi a confronto
| Piano | Workday | SAP |
| Gratuito | Non disponibile | |
| RISORSE UMANE | " Gestione del capitale umano - su preventivo :
|
" Gestione del capitale umano - a partire da 16 €/mese:
|
| Buste paga | " Workday Payroll" - su preventivo:
|
"SuccessFactors Employee Central Payroll " - su preventivo:
|
| Finanza | " Gestione finanziaria - su preventivo :
|
" Finanza- da €250/mese: `.
|
Workday vs SAP: quale interfaccia è più intuitiva?
Un software HR o ERP può essere potente, ma se è difficile da usare non verrà mai adottato completamente. L' interfaccia utente, l' ergonomia, la facilità d' uso e persino l' esperienza mobile sono diventati criteri strategici. Ecco come Workday e SAP si confrontano in quest'area.
| Criterio | Workday | SAP SuccessFactors |
| Manipolazione | UX veloce e fluida anche per i non addetti ai lavori | Curva di apprendimento più ripida |
| Design e navigazione | Moderno, ordinato, orientato al mobile | Interfaccia modulare, a volte datata |
| Cruscotti personalizzabili | Sì, intuitivo e visivo | Possibile, ma più tecnico |
| Mobile e accessibilità | Applicazione mobile nativa molto apprezzata | Applicazione mobile funzionale ma meno ergonomica |
| Esperienza unificata | Sì, tutto nello stesso ambiente | UX frammentata tra i moduli (EC, LMS, ecc.) |
| Lingue e accessibilità globale | +30 lingue, buone pratiche di accessibilità | Anche multilingua, ma dipende dal modulo |
🧠 Benchmarking
- Workday ha chiaramente investito nell' esperienza dell'utente. Fin dal primo accesso, sarete colpiti dall'interfaccia: è moderna, fluida e orientata ai dispositivi mobili. La navigazione è coerente in tutti i moduli (risorse umane, buste paga, finanza), il che ne facilita l'adozione anche da parte di utenti che non si trovano a proprio agio con gli strumenti digitali.
- Da parte sua, SAP ha compiuto sforzi significativi negli ultimi anni, con un graduale rinnovamento della sua interfaccia. Ma la realtà è che ci sono ancora incongruenze UX tra i vecchi e i nuovi moduli. Alcune schermate sono datate, la navigazione è più complessa e la personalizzazione richiede spesso un intervento informatico o amministrativo avanzato. L' applicazione mobile di SAP esiste, ma a volte è considerata meno intuitiva, soprattutto dagli utenti finali (dipendenti, manager).
Workday vs SAP: integrazioni a confronto
Quanto più una soluzione si integra con il vostro stack IT, CRM o ERP, tanto più diventa un pilastro centrale della vostra architettura software. Per i manager IT o i responsabili dei progetti HRIS, l' ampiezza del catalogo delle integrazioni, la facilità di connessione e il livello di automazione sono criteri strategici.
👉 Numero di integrazioni disponibili
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday offre oltre 600 integrazioni precostituite tramite il suo Workday Marketplace, con connettori nativi per Salesforce, Microsoft Teams, ADP, ServiceNow, Okta, Slack, LinkedIn e molti altri. Le API REST/JSON aperte consentono inoltre di creare integrazioni personalizzate. L'ecosistema copre bene le esigenze di HR, payroll, finanza e IT... ma a volte è un gradino sotto SAP in termini di diversità verticale.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐⭐⭐⭐
SAP sfrutta al meglio il suo gigantesco ecosistema. Grazie a SAP Integration Suite (ex CPI) e al SAP Store, offre centinaia di integrazioni pronte all'uso con altre soluzioni SAP (S/4HANA, Ariba, Concur, ecc.), oltre che con Salesforce, Oracle, Microsoft 365, ServiceNow, Workday e altri. Il catalogo è molto ampio, soprattutto per le aziende già clienti SAP.
👉 Facilità di configurazione
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday mette in evidenza la sua piattaforma Workday Extend per la creazione di integrazioni low-code, nonché una buona documentazione per gli sviluppatori. Molte integrazioni sono plug & play e la configurazione è generalmente accessibile, anche se alcune connessioni avanzate (ad esempio il middleware) possono richiedere un partner tecnico.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐☆☆☆☆☆☆
La configurazione delle integrazioni SAP è notoriamente complessa. Spesso è necessario utilizzare strumenti come SAP Cloud Integration, comprendere la struttura degli oggetti SAP e talvolta ricorrere a integratori certificati. Il potenziale è immenso, ma la curva di apprendimento è ripida.
Personalizzazione e automazione
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday consente di collegare le integrazioni ai processi aziendali (onboarding, workflow HR, payroll, convalide...) tramite strumenti come Workday Studio. È possibile creare scenari automatizzati avanzati, anche se un po' limitati senza competenze tecniche o un partner.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐⭐⭐⭐
SAP è una macchina per l'automazione. Grazie alla Business Technology Platform di SAP, le integrazioni possono guidare flussi di lavoro complessi, sincronizzazione tra strumenti e regole aziendali ultra-personalizzate. È la soluzione ideale per ambienti IT altamente strutturati o processi aziendali critici.
Conclusione
- Workday offre un'esperienza più fluida e accessibile, con un buon equilibrio tra connettività, semplicità e agilità. È un'ottima scelta per le aziende in fase di trasformazione digitale che vogliono mantenere il controllo senza dipendere troppo da un team IT dedicato.
- SAP, invece, è tagliato per le architetture complesse. Il suo potenziale di integrazione è praticamente illimitato, a patto che si disponga delle risorse tecniche necessarie per sfruttarlo appieno. SAP brilla in ambienti già altamente attrezzati... ma è necessario sporcarsi le mani.
Quando scegliere Workday o SAP?
Ogni soluzione HCM ed ERP ha i suoi punti di forza, a seconda delle dimensioni, del settore o del livello di complessità dei processi aziendali. Ecco i casi d'uso tipici per i quali Workday o SAP sono particolarmente importanti.
Casi d'uso tipici per Workday
Workday si rivolge alle aziende che cercano una soluzione unificata, moderna e facile da usare. La sua agilità lo rende una scelta privilegiata per le organizzazioni che stanno affrontando una trasformazione importante in ambito HR o finanziario e che desiderano un sistema intuitivo, cloud-native e facilmente estensibile.
📌 Workday viene generalmente scelto se:
- si desidera centralizzare le risorse umane e la finanza in un'unica piattaforma;
- si cerca un' interfaccia moderna e un' esperienza coinvolgente per i dipendenti;
- avete bisogno di uno strumento HR agile che si evolva rapidamente con l'organizzazione;
- gestite una forza lavoro internazionale ma con regole di payroll relativamente standard;
- volete un roll-out graduale, con una facile integrazione con gli strumenti esistenti (Slack, Salesforce, Teams, ecc.);
- avete una cultura data-driven e volete analisi accessibili senza competenze tecniche;
- preferite flussi di lavoro no-code/low-code per limitare la dipendenza dall'IT.
Casi d'uso tipici per SAP SuccessFactors
SAP, con SuccessFactors e l'ecosistema S/4HANA, si distingue come una scelta solida per le organizzazioni con processi complessi, spesso internazionali, con necessità di ampia personalizzazione e forti requisiti normativi.
In genere si sceglie SAP se:
- l'azienda dispone già di strumenti SAP (ERP, finanza, supply chain) e desidera un' integrazione nativa;
- si gestiscono processi HR complessi e multi-entità, con forti vincoli di conformità;
- avete bisogno di un potente motore di payroll, che copra diversi Paesi e scenari avanzati;
- la vostra organizzazione opera in un settore come l' industria, l' energia, i trasporti o il settore pubblico;
- avete un team IT interno o un integratore dedicato per gestire la parametrizzazione avanzata;
- cercate una soluzione in grado di gestire flussi di lavoro altamente strutturati, con più livelli di approvazione.
- volete centralizzare i processi HR in un sistema altamente sicuro e verificabile.
Workday vs SAP: due titani, due visioni HR, ma quale scegliere?
Da un lato Workday, una piattaforma cloud unificata, fluida e moderna, progettata per semplificare la gestione delle risorse umane e finanziarie. Dall'altro, SAP, al servizio di organizzazioni complesse che cercano potenza, profondità funzionale e massima integrazione.
Entrambi gli strumenti sono solidi, collaudati e ampiamente adottati nel mondo delle imprese. Ma non rispondono alle stesse esigenze:
- scegliete Workday se cercate una soluzione intuitiva, incentrata sull' esperienza dell'utente, facile da implementare, con flussi di lavoro HR e finanziari coerenti, in un ambiente internazionale ma controllato;
- optate per SAP se gestite un' infrastruttura complessa, con requisiti aziendali avanzati, esigenze di payroll avanzate, conformità o integrazioni verticali nell'ecosistema SAP.
FAQ - Workday vs SAP
Qual è la principale differenza tra Workday e SAP SuccessFactors?
La differenza principale sta nell' approccio:
- Workday è una soluzione HR e Finance unificata al 100% in cloud, incentrata sull' esperienza dell'utente;
- SAP offre una suite modulare altamente personalizzabile, pensata per ambienti complessi già integrati nell'ecosistema SAP.
Una si concentra sulla semplicità e sull'agilità, l'altra sulla potenza e sulla profondità.
Workday offre una soluzione completa per le paghe a livello globale?
Parzialmente. Workday offre una soluzione di payroll nativa per alcuni Paesi (Stati Uniti, Regno Unito, Canada, Francia, ecc.), mentre per gli altri Paesi si affida a partner certificati attraverso il Workday Global Payroll Cloud. Per le esigenze complesse di più Paesi, SAP è più completo con il suo modulo Payroll Control Center.
SAP è necessariamente più costoso di Workday?
Non necessariamente. Entrambe le soluzioni hanno costi elevati, ma SAP spesso si fa pagare per modulo e per utente, il che può rendere la fatturazione più flessibile. D'altra parte, i costi di implementazione di SAP sono generalmente più elevati, soprattutto se l'ambiente tecnico è complesso.
È facile integrare Workday o SAP con altri software?
Sì, ma la curva di complessità è diversa. Workday offre numerose integrazioni plug & play, accessibili tramite API o Marketplace. SAP è più potente, ma spesso richiede competenze tecniche avanzate o un integratore per gestire SAP Integration Suite.
Quale soluzione è più adatta alle grandi aziende internazionali?
Entrambe sono adatte, ma con alcune sfumature:
- Workday è adatto ai gruppi internazionali che cercano agilità, semplicità e un'interfaccia utente moderna;
- SAP SuccessFactors è ideale per le multinazionali con processi complessi e requisiti normativi rigorosi.
La scelta dipenderà soprattutto dalle sfide di compliance, payroll e architettura IT.