Come gestire la tesoreria grazie alla riconciliazione bancaria

Una pratica comune nella contabilità, la riconciliazione bancaria è un esercizio altamente raccomandato per controllare lo stato dei vari conti della vostra azienda e monitorare il vostro flusso di cassa.

Confrontando attentamente le vostre registrazioni contabili con i vostri estratti conto corrente bancari, la riconciliazione bancaria vi consente di individuare più facilmente le anomalie e di comprendere meglio la vostra posizione di cassa al momento T. Obiettivo: prendere le decisioni giuste e adottare misure che siano vantaggiose per la vostra salute finanziaria, come ad esempio ricordare le fatture non pagate.

Ma come si calcola una di riconciliazione bancaria eliminando il rischio di errori? Quale metodo dovreste usare per svolgere questo esercizio?

Per assistervi in questo processo, ripercorreremo i principi e le questioni principali relative alla riconciliazione bancaria, prima di fornirvi un modello Excel gratuito da scaricare. E, per un'implementazione più efficiente, vi mostriamo quali strumenti sono essenziali per automatizzare al meglio le vostre azioni.

Per cominciare, torniamo più dettagliatamente al principio della riconciliazione bancaria.

La riconciliazione bancaria è definita come un processo contabile che consiste nel confrontare, e quindi riconciliare, alla stessa data:

• il saldo del conto bancario,
• i registri contabili

Lo scopo di questa operazione è quello di individuare le differenze nei saldi e quindi di indagare la causa di queste differenze.

☝️ Attenzione: il contenuto delle colonne di debito e di credito del registro contabile è l'opposto di quello che si vede sugli estratti conto. Si comportano come un'immagine speculare. Per questo si parla di conti reciproci.

L'esecuzione di una riconciliazione bancaria, preferibilmente ogni fine mese (anche se la frequenza dipende dal numero di transazioni bancarie da elaborare), porta molti vantaggi all'azienda. Vediamo quali:

• dal lato dell'azienda: possono sempre verificarsi sviste nei registri contabili e altri errori. Grazie alla riconciliazione bancaria, è più facile individuarli.
• sul fronte bancario: anche le banche possono commettere errori, e un monitoraggio regolare movimenti del conto corrente vi dà la possibilità di reagire più rapidamente a una possibile perdita di denaro.

Commissioni e altre spese bancarie sono a volte scoperte dall'azienda solo attraverso questo punteggio.

Le fatture non pagate rappresentano una grossa perdita di reddito, soprattutto per le piccole e medie imprese.

Grazie alla regolare riconciliazione bancaria, localizzatele rapidamente e organizzate i vostri solleciti ai clienti in modo efficiente.

Quando viene eseguita la riconciliazione bancaria, le differenze nei saldi vengono quasi sempre rivelate. E per una buona ragione, contiamo molte possibili discrepanze:

• Gli assegni e i bonifici ricevuti dalla vostra azienda sono contabilizzati alla data di emissione. Tale importo viene tuttavia addebitato dalla banca dell'emittente con un leggero ritardo;
• Gli assegni emessi vengono contabilizzati al momento della consegna dell'assegno. Tuttavia, questo importo viene accreditato dalla banca del destinatario con un leggero ritardo;
• I bonifici in uscita vengono registrati al momento della ricezione dell'avviso di accredito. Tuttavia, questo importo viene accreditato dalla banca del destinatario con un leggero ritardo;
• Gli assegni vengono spesso depositati dai vostri clienti e fornitori con un ritardo più o meno significativo.

Tutti i vantaggi di cui sopra convergono, in fin dei conti, verso lo stesso obiettivo: conoscere il più possibile lo stato di salute del vostro tesoro.

Questa comprensione delle vostre finanze ha dei vantaggi, in particolare per l'elaborazione del vostro piano di cash flow. Quest'ultimo, offrendovi una buona visibilità, vi assicura un migliore processo decisionale e una più facile comunicazione con i vostri partner finanziari.

Per iniziare, raccogliere tutti i documenti necessari per stabilire la riconciliazione bancaria:

• I vostri estratti conto bancari per le date che volete controllare,
• il vostro registro contabile
• la vostra ultima riconciliazione bancaria
• tutte le ricevute dei vostri movimenti di denaro contante (rimesse di assegni, rimesse di denaro contante, ecc.).

Iniziate a verificate che le somme sul vostro estratto conto bancario corrispondano al vostro registro contabile.

Questa fase viene generalmente effettuata utilizzando una tabella (o due diverse tabelle) che riporta gli importi non indicati in precedenza perché non sono riportati su uno dei due documenti

• Calcolate, per il vostro registro contabile, la differenza tra l'addebito e l'accredito
• Per l’estratto conto bancario , la differenza tra l'accredito e l'addebito

Queste differenze devono essere assolutamente identiche!

Le differenze devono poi essere giustificate. Per farlo, esplorate le seguenti strade:

• Controllate se i vostri assegni e contanti sono stati tutti depositati in banca,
• Verificate se c'è una differenza temporale tra il vostro invio e le transazioni bancarie,
• Assicuratevi che non ci siano registrazioni mancanti o errori di immissione.

Naturalmente, più voci si contano, più questo passo diventa noioso. Vi raccomandiamo pertanto di effettuare la riconciliazione bancaria con una certa regolarità.

Infine, una volta completata la riconciliazione bancaria, registrate sull'estratto conto le transazioni mancanti dalla vostra contabilità.

Ora avete maggiore familiarità con la pratica della riconciliazione bancaria. Ma siete consapevoli che esistono strumenti per facilitare il processo?

Diamo prima un'occhiata alla riconciliazione bancaria con Excel.

Naturalmente tutte le operazioni sopra descritte possono essere eseguite con il foglio di calcolo Excel. Come posso farlo?

Gli utenti meno esperti possono utilizzare modelli di riconciliazione bancaria. Ne troverete molti sul web. Basta scaricarle e compilare le tabelle con i vostri dati.

Ma anche se ci sono molti modelli disponibili, non è sempre facile trovare quello che si adatta alle vostre esigenze, alla vostra struttura aziendale e al vostro business. Per questo motivo gli utenti più esperti preferiscono una riconciliazione bancaria automatica con Excel. Ecco quindi il nostro modello Excel da scaricare gratuitamente:

Excel può soddisfare questi requisiti.

Tuttavia, il foglio di calcolo ha alcune limitazioni:

• mancanza di sicurezza dei vostri dati: un errore umano, o un bug, può avere un impatto sulla vostra riconciliazione bancaria. Una soluzione software in modalità SaaS è più sicura.
• mancanza di connessione ai dati bancari: sia quando si esegue una riconciliazione bancaria a mano, sia quando si utilizza Excel, tale funzionalità è impossibile. Garantisce comunque un notevole risparmio di tempo!

In realtà, questo è uno dei motivi principali per cui alcune aziende si rivolgono al software professionale.

ERP (Enterprise Resource Planning), software di contabilità, software dedicati alla riconciliazione bancaria... molte soluzioni semplificano il processo. E a volte vengono aggiunte funzionalità aggiuntive, ottimizzando così la gestione della contabilità.

Oggi vi proponiamo 3 software contabili che sono apprezzati sul mercato:

• Captio: si tratta principalmente di un software di rimborso spese di viaggio ma permette di sincronizzare i movimenti del contocorrente aziendale con la contabilità
• TS Digital Bank Link: è un software di riconciliazione specifico che permette di automatizzare i movimenti e i processi
• Square: Software dedicato alla riconciliazione bancaria

Vi ricordiamo che la riconciliazione bancaria non è di per sé un obbligo di legge, ma appare indispensabile per la corretta gestione contabile della vostra azienda. Ottenendo una migliore visione d'insieme del vostro flusso di cassa, sarete in grado di regolarizzare meglio tutte le situazioni che costituiscono una perdita di guadagno, ma anche di stabilire una strategia basata su una visione reale delle vostre finanze.

Tuttavia, se questo lavoro di puntamento può essere fatto manualmente o con l'aiuto di un foglio di calcolo Excel, è consigliabile, non appena ci sono movimenti bancari significativi, utilizzate una soluzione software.