Come gestire la tesoreria grazie alla riconciliazione bancaria

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 26 novembre 2020, pubblicato il giugno 2020
how-to backgroundCome gestire la tesoreria grazie alla riconciliazione bancaria

Una pratica comune nella contabilità, la riconciliazione bancaria è un esercizio altamente raccomandato per controllare lo stato dei vari conti della vostra azienda e monitorare il vostro flusso di cassa.

Confrontando attentamente le vostre registrazioni contabili con i vostri estratti conto corrente bancari, la riconciliazione bancaria vi consente di individuare più facilmente le anomalie e di comprendere meglio la vostra posizione di cassa al momento T. Obiettivo: prendere le decisioni giuste e adottare misure che siano vantaggiose per la vostra salute finanziaria, come ad esempio ricordare le fatture non pagate.

Ma come si calcola una di riconciliazione bancaria eliminando il rischio di errori? Quale metodo dovreste usare per svolgere questo esercizio?

Per assistervi in questo processo, ripercorreremo i principi e le questioni principali relative alla riconciliazione bancaria, prima di fornirvi un modello Excel gratuito da scaricare. E, per un'implementazione più efficiente, vi mostriamo quali strumenti sono essenziali per automatizzare al meglio le vostre azioni.

Cos'è la riconciliazione bancaria nella contabilità?

Per cominciare, torniamo più dettagliatamente al principio della riconciliazione bancaria.

La riconciliazione bancaria è definita come un processo contabile che consiste nel confrontare, e quindi riconciliare, alla stessa data:

  • il saldo del conto bancario,
  • i registri contabili

Lo scopo di questa operazione è quello di individuare le differenze nei saldi e quindi di indagare la causa di queste differenze.

☝️ Attenzione: il contenuto delle colonne di debito e di credito del registro contabile è l'opposto di quello che si vede sugli estratti conto. Si comportano come un'immagine speculare. Per questo si parla di conti reciproci.

Perché fare un prospetto di riconciliazione bancaria?

L'esecuzione di una riconciliazione bancaria, preferibilmente ogni fine mese (anche se la frequenza dipende dal numero di transazioni bancarie da elaborare), porta molti vantaggi all'azienda. Vediamo quali:

Rilevare gli errori

  • dal lato dell'azienda: possono sempre verificarsi sviste nei registri contabili e altri errori. Grazie alla riconciliazione bancaria, è più facile individuarli.
  • sul fronte bancario: anche le banche possono commettere errori, e un monitoraggio regolare movimenti del conto corrente vi dà la possibilità di reagire più rapidamente a una possibile perdita di denaro.

Tenersi al corrente sulle spese bancarie impreviste

Commissioni e altre spese bancarie sono a volte scoperte dall'azienda solo attraverso questo punteggio.

Individuare le fatture non pagate

Le fatture non pagate rappresentano una grossa perdita di reddito, soprattutto per le piccole e medie imprese.

Grazie alla regolare riconciliazione bancaria, localizzatele rapidamente e organizzate i vostri solleciti ai clienti in modo efficiente.

Individuare i ritardi di accredito e di addebito

Quando viene eseguita la riconciliazione bancaria, le differenze nei saldi vengono quasi sempre rivelate. E per una buona ragione, contiamo molte possibili discrepanze:

  • Gli assegni e i bonifici ricevuti dalla vostra azienda sono contabilizzati alla data di emissione. Tale importo viene tuttavia addebitato dalla banca dell'emittente con un leggero ritardo;
  • Gli assegni emessi vengono contabilizzati al momento della consegna dell'assegno. Tuttavia, questo importo viene accreditato dalla banca del destinatario con un leggero ritardo;
  • I bonifici in uscita vengono registrati al momento della ricezione dell'avviso di accredito. Tuttavia, questo importo viene accreditato dalla banca del destinatario con un leggero ritardo;
  • Gli assegni vengono spesso depositati dai vostri clienti e fornitori con un ritardo più o meno significativo.

Conoscere la salute del vostro flusso di cassa

Tutti i vantaggi di cui sopra convergono, in fin dei conti, verso lo stesso obiettivo: conoscere il più possibile lo stato di salute del vostro tesoro.

Questa comprensione delle vostre finanze ha dei vantaggi, in particolare per l'elaborazione del vostro piano di cash flow. Quest'ultimo, offrendovi una buona visibilità, vi assicura un migliore processo decisionale e una più facile comunicazione con i vostri partner finanziari.

Come posso effettuare la riconciliazione bancaria?

Come fare una riconciliazione bancaria alla mano?

Fase 1: Ottenere i documenti giusti

Per iniziare, raccogliere tutti i documenti necessari per stabilire la riconciliazione bancaria:

  • I vostri estratti conto bancari per le date che volete controllare,
  • il vostro registro contabile
  • la vostra ultima riconciliazione bancaria
  • tutte le ricevute dei vostri movimenti di denaro contante (rimesse di assegni, rimesse di denaro contante, ecc.).

Passo 2: Controllare i vostri conti

Iniziate a verificate che le somme sul vostro estratto conto bancario corrispondano al vostro registro contabile.

Fase 3: Completare l'estratto conto della riconciliazione bancaria

Questa fase viene generalmente effettuata utilizzando una tabella (o due diverse tabelle) che riporta gli importi non indicati in precedenza perché non sono riportati su uno dei due documenti

Fase 4: calcolare la differenza di riconciliazione bancaria

  • Calcolate, per il vostro registro contabile, la differenza tra l'addebito e l'accredito
  • Per l’estratto conto bancario , la differenza tra l'accredito e l'addebito

Queste differenze devono essere assolutamente identiche!

Fase 5: Giustificare le differenze e, se possibile, correggerle.

Le differenze devono poi essere giustificate. Per farlo, esplorate le seguenti strade:

  • Controllate se i vostri assegni e contanti sono stati tutti depositati in banca,
  • Verificate se c'è una differenza temporale tra il vostro invio e le transazioni bancarie,
  • Assicuratevi che non ci siano registrazioni mancanti o errori di immissione.

Naturalmente, più voci si contano, più questo passo diventa noioso. Vi raccomandiamo pertanto di effettuare la riconciliazione bancaria con una certa regolarità.

Passo 6: Registrate le scritture

Infine, una volta completata la riconciliazione bancaria, registrate sull'estratto conto le transazioni mancanti dalla vostra contabilità.

Ora avete maggiore familiarità con la pratica della riconciliazione bancaria. Ma siete consapevoli che esistono strumenti per facilitare il processo?

Diamo prima un'occhiata alla riconciliazione bancaria con Excel.

Come posso fare una riconciliazione bancaria con Excel?

Naturalmente tutte le operazioni sopra descritte possono essere eseguite con il foglio di calcolo Excel. Come posso farlo?

Gli utenti meno esperti possono utilizzare modelli di riconciliazione bancaria. Ne troverete molti sul web. Basta scaricarle e compilare le tabelle con i vostri dati.

Ma anche se ci sono molti modelli disponibili, non è sempre facile trovare quello che si adatta alle vostre esigenze, alla vostra struttura aziendale e al vostro business. Per questo motivo gli utenti più esperti preferiscono una riconciliazione bancaria automatica con Excel. Ecco quindi il nostro modello Excel da scaricare gratuitamente:

Excel può soddisfare questi requisiti.

Tuttavia, il foglio di calcolo ha alcune limitazioni:

  • mancanza di sicurezza dei vostri dati: un errore umano, o un bug, può avere un impatto sulla vostra riconciliazione bancaria. Una soluzione software in modalità SaaS è più sicura.
  • mancanza di connessione ai dati bancari: sia quando si esegue una riconciliazione bancaria a mano, sia quando si utilizza Excel, tale funzionalità è impossibile. Garantisce comunque un notevole risparmio di tempo!

In realtà, questo è uno dei motivi principali per cui alcune aziende si rivolgono al software professionale.

Come stabilire una riconciliazione bancaria con un software?

ERP (Enterprise Resource Planning), software di contabilità, software dedicati alla riconciliazione bancaria... molte soluzioni semplificano il processo. E a volte vengono aggiunte funzionalità aggiuntive, ottimizzando così la gestione della contabilità.

Oggi vi proponiamo 3 software contabili che sono apprezzati sul mercato:

  • Captio: si tratta principalmente di un software di rimborso spese di viaggio ma permette di sincronizzare i movimenti del contocorrente aziendale con la contabilità
  • TS Digital Bank Link: è un software di riconciliazione specifico che permette di automatizzare i movimenti e i processi
  • Square: Software dedicato alla riconciliazione bancaria

Gestite meglio il vostro flusso di cassa!

Vi ricordiamo che la riconciliazione bancaria non è di per sé un obbligo di legge, ma appare indispensabile per la corretta gestione contabile della vostra azienda. Ottenendo una migliore visione d'insieme del vostro flusso di cassa, sarete in grado di regolarizzare meglio tutte le situazioni che costituiscono una perdita di guadagno, ma anche di stabilire una strategia basata su una visione reale delle vostre finanze.

Tuttavia, se questo lavoro di puntamento può essere fatto manualmente o con l'aiuto di un foglio di calcolo Excel, è consigliabile, non appena ci sono movimenti bancari significativi, utilizzate una soluzione software.

La trasparenza è un valore fondamentale per Appvizer. Come media company, il nostro obiettivo è quello di fornire ai nostri lettori un contenuto utile e di qualità, che al tempo stesso permetta ad Appvizer di vivere di questo contenuto. Ecco perché ti invitiamo a scoprire il nostro business model.   Per saperne di più
Definizioni backgroundContributi a carico del datore di lavoro: una panoramica
Definizioni
6 mesi fa
Contributi a carico del datore di lavoro: una panoramica
Quali sono i contributi che deve versare il datore di lavoro? Scopri se sono obbligatori, come si calcolano e come si pagano. Cosa accade in caso di mancato o parziale pagamento? Trova tutte le informazioni utili in questo articolo.
Definizioni backgroundScritture contabili: la chiave di lettura della contabilità
Definizioni
7 mesi fa
Scritture contabili: la chiave di lettura della contabilità
Cosa sono le scritture contabili? Che ruolo hanno nella contabilità d'impresa? Segui la nostra descrizione: con questa panoramica ti accompagneremo passo dopo passo nella comprensione di questo concetto e ti permetteremo di evitare qualsiasi errore!
Consigli backgroundVantaggi dei software CRM
Consigli
7 mesi fa
Come fare un bilancio? L’analisi step by step
Come fare un bilancio: mini guida per redigere un bilancio aziendale step by step. Scoprite con noi tutte le astuzie e i tips per riuscire a realizzare e a capire il funzionamento di un bilancio d'esercizio.
Software backgroundTop 6 dei migliori software di contabilità online
Software
anno scorso
Top 6 dei migliori software di contabilità online
State pensando ad un software di contabilità online ma non sapete da che parte iniziare?  qui potrete trovare informazioni, caratteristiche, consigli ma soprattutto i migliori strumenti sul mercato.
Modello backgroundBreak even point > stimare l’equilibrio tra costi e ricavi
Modello
3 mesi fa
Break even point > stimare l’equilibrio tra costi e ricavi
Break Even Point: definizione, esempio di Break Even Analysis e modello Excel da scaricare per calcolare il punto di pareggio in modo automatico. Vediamo insieme cos'è il Break Even Point e quali sono le formule per eseguire il calcolo del punto di pareggio.
Definizioni backgroundLibro degli inventari: una descrizione a tutto tondo
Definizioni
5 mesi fa
Libro degli inventari: una descrizione a tutto tondo
Cos'è il libro degli inventari e a cosa serve? Quali sono le informazioni che deve contenere? Chi ha l'obbligo di tenere questo tipo di scrittura contabile? Tutte le informazioni di cui hai bisogno su questo articolo!