Tutto ciò che ti serve sapere su un contratto SaaS ...e molto di più!

Man mano che le aziende diventano più digitali, le offerte di software as a service (SaaS) aumentano e diventano più popolari.

Progettare o negoziare correttamente un contratto SaaS ti permette di fare i migliori accordi per commercializzare il tuo prodotto software o beneficiare di questo servizio in tutta sicurezza.

Che tu sia una software house o un cliente, è importante conoscere i principali termini e condizioni per ottenere un contratto adeguato, proteggerti in caso di controversia ed evitare spiacevoli sorprese.

Quali sono le specifiche di un contratto SaaS? E quali sono le clausole essenziali da conoscere in un contratto software SaaS? Scopri le basi senza ulteriori indugi.

Un contratto SaaS è prima di tutto un contratto di servizio tra un'azienda e una software house. In un senso più ampio, coinvolge le varie parti coinvolte nel software:

• lo sviluppatore o il venditore,
• l’host,
• il cliente,
• il formatore, ecc.

Il contratto formalizza la relazione commerciale e definisce tutte le condizioni di utilizzo di questo servizio online adattato alle esigenze di un cliente.

Entra in gioco dopo le trattative per stabilire gli accordi raggiunti tra software house e cliente, come i moduli da attivare e il prezzo in base all'abbonamento sottoscritto.

Stiamo parlando di due modi diversi di utilizzo:

• Un software "standard", o anche detto on-premise, è un software installato direttamente su un computer da un supporto hardware (ad esempio un disco di installazione). Il contratto dà al cliente il diritto di usare il pacchetto software in cambio dell'acquisto di una licenza.
• Il software SaaS è un servizio con accesso e uso online. Poiché non comporta l'acquisto di una licenza, è più flessibile ed economico di un accordo di licenza software:
  • è accessibile da remoto e immediatamente attraverso un'interfaccia web, senza scaricare o installare sulle proprie macchine;
  • non richiede spazio di archiviazione, poiché i dati vengono salvati in cloud;
  • i suoi aggiornamenti e la manutenzione sono gestiti dal fornitore e l'azienda non deve preoccuparsene;
  • offre prezzi scalabili e à la carte, a seconda delle esigenze e degli usi dell'azienda destinataria.

☝️ I contenuti dei due contratti sono quindi diversi: uno riguarda il diritto di utilizzare un software mentre l'altro definisce i termini e le condizioni di utilizzo di un servizio.

Con un software SaaS, gli sviluppatori hanno il controllo sull'intero servizio, compresi i dati e l'infrastruttura dei sistemi informativi.

A questo proposito, il contratto è di fondamentale importanza per definire la portata dell'intervento della software house e il diritto di utilizzare il servizio in un determinato periodo.

Ecco i punti principali da considerare nelle vostre trattative:

Il cliente non paga una licenza, ma un abbonamento. Il contratto determina i termini e le condizioni dell'abbonamento scelto:

• i prezzi,
• i termini di pagamento,
• la frequenza dei prelevamenti, ecc.

Si consiglia di scoprire in anticipo cosa è esattamente incluso nel prezzo. Dei costi aggiuntivi possono essere fatturati per alcuni superamenti che si verificano dopo la firma del contratto (ad esempio stoccaggio, supporto premium, API, ecc.)

Una clausola dedicata alle prestazioni delle applicazioni può essere inclusa per garantire un breve tempo di risposta. Per esempio, diverse connessioni di rete possono essere fornite con l'applicazione SaaS per limitare i rallentamenti.

Per proteggersi, il fornitore di servizi può anche inserire una clausola per informare il cliente dei rischi che possono causare prestazioni ridotte o interruzione dei servizi.

Anche i periodi di disponibilità del servizio e di manutenzione devono essere inclusi nel contratto. Una clausola in questo senso impegnerà il fornitore di servizi a garantire la disponibilità 24/7 del software SaaS al suo cliente.

Questa stessa clausola includerà i dettagli degli interventi legati alla manutenzione:

• la frequenza degli aggiornamenti forniti,
• il tempo impiegato per affrontare guasti e altri problemi tecnici,
• l'assistenza tecnica fornita.

La software house deve avvertire il cliente di qualsiasi interruzione programmata o rischia di essere ritenuto responsabile delle possibili conseguenze.

Al fine di garantire la sicurezza del servizio e dei dati, le parti si impegnano a implementare i mezzi tecnici per i seguenti aspetti

• il rispetto dell'integrità dei dati,
• protezione della riservatezza dei dati utilizzati e conservati all'interno del servizio,
• crittografia dei dati sensibili,
• la fornitura di tracciabilità dei dati, ecc.

La software house è responsabile dell'attuazione di misure per limitare qualsiasi uso fraudolento dei dati e per prevenire qualsiasi perdita o corruzione dei dati.

Questa parte del contratto specificherà

• la garanzia del rispetto della normativa vigente in materia di raccolta e trattamento dei dati personali;
• la garanzia di informare il cliente in caso di violazione della sicurezza che possa avere un impatto sul trattamento dei dati;
• i mezzi utilizzati nel trattamento dei dati;
• i terzi che subappaltano l'hosting dei dati, se il fornitore SaaS non li ospita direttamente, e la responsabilità di ciascuno.

La soluzione fornita può evolvere nel corso dell'abbonamento. Una clausola di manutenzione evolutiva specificherà le azioni previste per aggiornare il software antivirus o per correggere dei sistemi operativi, per esempio.

Se un aggiornamento significativo richiede nuove competenze per utilizzare il software, può essere inclusa anche una clausola di formazione.

Una certa qualità di supporto è inclusa nell'abbonamento: può essere di base, o premium e parte dei pacchetti più costosi.

Considerate attentamente cosa è incluso nel pacchetto che volete selezionare e quali leve avete per negoziare l'importo del livello di servizio che scegliete.

Se viene fornito un supporto telefonico, è importante indicare la disponibilità dei consulenti.

ℹ️ La documentazione e le informazioni tecniche sulla soluzione possono essere aggiunte come allegato:

• i provider di accesso alla rete,
• un piano dettagliato di reversibilità,
• condizioni finanziarie, ecc.

Prima di tutto, è importante definire con precisione e chiarezza termini come "soluzione", "software", "utente", "software house", "utente" e tutti i termini tecnici.

Allo stesso modo, includere una descrizione dettagliata dei servizi acquistati "registra" le loro caratteristiche. Questo permette di fare riferimento ad essi se vengono apportate modifiche al prodotto durante il periodo di abbonamento.

Allo stesso modo, è consigliabile usare un linguaggio senza ambivalenze. Per esempio, è preferibile evitare tutto un vocabolario vicino all’universo delle licenze, che potrebbe portare a confusione in caso di una controversia in tribunale.

Per quanto riguarda la protezione dei dati personali, bisogna fare attenzione al GDPR che è entrato in vigore nel maggio 2018.

Nel quadro di un contratto SaaS, i clienti devono assicurarsi che il servizio del loro fornitore sia conforme al GDPR, in particolare considerando i seguenti punti

• i dati non devono essere esportati al di fuori dell'UE,
• il fornitore deve indicare i nomi dei suoi eventuali subappaltatori,
• il fornitore di servizi deve informare il cliente entro 48 ore se si verifica una violazione dei dati
• il servizio deve prevedere il diritto all'informazione dei suoi utenti, ecc.

Gli editori di software sono soggetti a numerosi obblighi e affrontano conseguenze finanziarie in caso di non conformità.

Se il vostro progetto di software SaaS è ancora agli inizi, considerate di applicare i principi fondamentali del Privacy by Design per integrare la protezione dei dati personali fin dalla progettazione del vostro servizio.

È importante includere una clausola di reversibilità delle condizioni generali di vendita. In un contratto SaaS, i dati del cliente possono essere affidati a una terza parte che li ospiterà.

In caso di rescissione del contratto, la reversibilità dà al cliente la possibilità di recuperare i suoi dati e informazioni o di trasferirli a nuovi fornitori.

Un piano di reversibilità dettagliato è imperativo per gestire in modo ottimale i dati ed evitare qualsiasi controversia con il fornitore di hosting IT.

L'elenco dei punti a cui fare attenzione non è esaustivo e dipende dal tipo di contratto SaaS.

Come regola generale, prestare particolare attenzione ai seguenti punti aiuterà a limitare i rischi e i costi

• L'architettura tecnologica del prodotto SaaS è multi-tenant?
• Sono garantiti il trattamento e la riservatezza dei dati?
• I sistemi informatici soddisfano i più alti standard di sicurezza?
• Le condizioni di impegno e di cessazione sono flessibili?
• Il pagamento riflette l'uso effettivo della soluzione (in particolare la sua scalabilità secondo il numero di utenti)?

Se il contratto è particolarmente complesso, può essere richiesta una perizia legale per proteggersi da eventuali rischi. Avvocati e altri specialisti legali saranno in grado di redigere clausole appropriate e personalizzate con considerazioni legali in linea con le ultime normative in vigore.