Qual è la differenza tra un software ERP ed uno CRM?

di Roberta Salzano il 22/07/19
Parliamo di ERP e CRM ma soprattutto di ciò che li rende differenti. Tra i software più cercati dalle aziende, ricchi di funzionalità e in grado di semplificare attività su più fronti. Spesso però si tende a confonderli. A modo loro hanno lo stesso obiettivo di centralizzare le attività dell'azienda su un'unica piattaforma. Da un lato abbiamo un software che è più customer oriented e che quindi centralizza tutte le attività per una migliore gestione dei clienti. Dall'altro l'erp che ha un punto di vista più ingegneristico e che punta sull'automazione dei processi.

Cerchiamo di partire dalle basi per comprendere la differenza tra CRM e ERP:

  • CRM sta per Customer Relationship Management. È lo strumento essenziale per la vostra forza vendita per cercare e fidelizzare.
  • ERP sta per Enterprise Resource Planning. E' la soluzione essenziale per la pianificazione e la gestione dei vari servizi.

In questo articolo, scoprirete nel dettaglio le differenze tra un ERP e un CRM e altri software per i quali i dati sono ospitati nel cloud: SAP ERP, Salesforce CRM e la soluzione tutto in uno Microsoft Dynamics

Il CRM per il personale di vendita

Un software CRM - Customer Relationship Management in inglese - è un must. Consente di costruirsi al meglio un database clienti per poi ottimizzare gli strumenti comunicativi - come le mail - con i clienti.

L'utilità di un CRM

Lo strumento diventa un supporto operativo vitale: al ritorno da un appuntamento con un prospect, ad esempio, ci si può annotare entro quanto dovrà essere ricontattato, e tramite un sistema di notifica automatica, si riceverà un promemoria.

Questo, diventa essenziale quando la strategia di profilazione inizia a raggiungere valori più importanti in termini di lead nel funnel. Non si ferma, però, alle fasi iniziali di interazione con potenziali clienti, bensì è un valido appoggio nel follow-up e nel raggiungimento di obiettivi in termini di customer relationship (post-vendita).

Ad esempio, potete assicurarvi di contattare i clienti ogni due mesi, in modo da farli sentire considerati.

Le esigenze di un rappresentante di vendita

L'addetto commerciale deve avere con sé una serie di elementi:

  • le  proposte di vendita
  • i campioni, se necessario
  • i suoi supporti digitali o multimediali: documenti commerciali, presentazioni PowerPoint o PDF, video in negozio, spot promozionali, ecc...
  • preventivi, fatture e ordini di acquisto
  • schede prodotto e  prezzi

Indipendentemente dal contenuto della sua offerta, il rappresentante di vendita ha una grande parte logistica da gestire. Deve davvero:

  • pianificare i movimenti e itinerari
  • contattare i potenziali clienti, fissare appuntamenti
  • ottimizzare il  tempo, riorganizzazione in caso di cancellazione

Tutte queste attività devono essere svolte in mobilità, data la dinamicità del ruolo. Qui è dove il CRM è di fondamentale importanza. L'accessibilità a distanza: l'addetto alle vendite può consultarlo in qualsiasi momento dal suo smartphone o sul suo tablet.

Uno strumento unico

Ultimamente poi, alcune applicazioni CRM hanno iniziato a gestire sia informazioni che contenuti.

Per farvi capire è come se il CRM fosse diventato una vera e propria cassetta degli attrezzi per l'addetto alle vendite. Un posto unico dove trovare tutta a cronologia della relazione col cliente, le informazioni e gli strumenti di supporto vendita.

Durante i suoi spostamenti, il rappresentante di vendita può trovare l'indirizzo del potenziale cliente che sta per visitare, ma anche accedere alle presentazioni in PDF o ai video promozionali per meglio veicolare il suo messaggio.

Monitoraggio delle prestazioni

I commerciali hanno un portafoglio di clienti da mantenere e obiettivi di prospezione da raggiungere. Per promuovere questa dinamica, alcuni CRM promuovono il progresso collettivo e individuale, con un modulo "obiettivo".

Un contatore mostra i risultati di ognuno e ciò stabilisce uno stimolo per tutti a fare meglio.

L'ERP per la gestione aziendale

Il software ERP è definito come un gruppo di moduli collegati ad un unico database. Questi moduli possono includere: gestione delle vendite, gestione delle risorse umane, fatturazione, gestione della contabilità, ecc.

Nel cuore dell'azienda

L'ERP è uno strumento di gestione centralizzata. L'unicità delle informazioni su cui si basa, assicura che diversi servizi condividano gli stessi dati.

Supponiamo che il team di vendita crei un nuovo contatto all'interno della parte CRM dello strumento: quando la vendita è conclusa, lo stesso contatto passa al file cliente e infine al reparto di fatturazione per terminare.

Le stesse informazioni sono poi accessibili al reparto contabilità. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma armonizza i dati internamente.

Uno strumento al servizio di tutti i processi di business

Il software di gestione ERP è spesso associato a una struttura di una certa dimensione.

Le ragioni?

  • costo, prima di tutto: gli ERP sono spesso costosi
  • le funzionalità: globali e approfondite, evocano una struttura già significativa

L'attuazione di un ERP non è trascurabile per il personale. Trasversale, riguarda tutti i servizi e implica che tutti sanno come usarli.

Gli editor ERP spesso forniscono come servizi:

  1. analisi dell'ambiente e le esigenze connesse,
  2. implementazione della soluzione internamente,
  3. supporto al personale nell'acquisizione dello strumento attraverso una formazione specifica.

Un vettore per l'ottimizzazione e la pianificazione delle risorse d'impresa

L'ERP contribuisce a migliorare i processi interni dell'azienda. Evitare ripetizioni ed errori, ad esempio, ma anche da un punto di vista organizzativo.

La maggior parte dei sistemi ERP include uno strumento che consente al reparto produzione di duplicare i prodotti e risparmiare tempo. La pianificazione consente inoltre di prevedere le capacità e i piani di carico attraverso tabelle come il diagramma di Gantt.

Strumento di gestione

L'ERP è anche un prezioso strumento decisionale. A livello direzionale offre una serie di dati rilevanti da analizzare.

Questi pacchetti software,infatti,  rappresentano la situazione dell'azienda - da un punto di vista globale - attraverso pannelli in real time. E questo secondo diverse prospettive: finanziario e contabile, ma anche commerciale o anche HR.

Esempi di software

Per illustrare le differenze tra un CRM e un ERP, abbiamo selezionato per voi alcuni software in modalità SaaS (Software as a Service). Osservate come i vostri processi aziendali possono essere integrati con ogni strumento.

Microsoft Dynamics: la soluzione tutto in uno

Microsoft Dynamics fa in modo di offrirvi uno strumento unico per gestione, pianificazione e relazione clienti. È una combinazione potente di strumenti di analisi, automazione e gestione informazioni. Tutti i dati sono condivisi tra gli utilizzatori della piattaforma grazie alle sue funzionalità che spingono per il lavoro collaborativo.

Tra i punti di forza principali di questa soluzione:

  • funzionalità collaborative
  • dashboard personalizzabili
  • analisi social media
  • diagramma di Gantt

A seconda delle funzionalità desiderate, è disponibile in tre versioni in modo da assere più adattabile alle funzionalità ricercate.

CRM Salesforce Sales Cloud

In qualità di leader globale nel mercato del CRM, Salesforce Sales Cloud si adatta a tutte le dimensioni aziendali per consentire loro di gestire le relazioni con i clienti dalla A alla Z. Centralizzate le informazioni e le interazioni con i vostri contatti, potenziali clienti e clienti per supportarli in ogni fase del processo di vendita.

Alcuni vantaggi del software:

  • l'accessibilità dei documenti aziendali anche in viaggio grazie all'applicazione mobile
  • l'intelligenza artificiale chiamata Einstein, che si adatta alla complessità di alcuni percorsi dei clienti
  • pannelli per visualizzare le prestazioni ed eseguire il reporting delle attività
  • un ecosistema di applicazioni complementari allo strumento CRM
  • gestione multi-valuta
  • l'ideazione di campagne di marketing mirate

SAP Business One, L'ERP per PMI

Dopo la selezione di leader di mercato che abbiamo appena visto, non potevamo tralasciare SAP Business One. È uno strumento prevalentemente pensato per aziende di medio-piccole dimensioni con necessità un po' più complesse del semplice software contabile. Offre l'accesso mobilità per facilitare le trasferte e per essere implementato non richiede troppo tempo.

Cosa ci piace di SAP Business One?

  • la centralizzazione delle informazioni per armonizzare il lavoro dei dipendenti
  • la mobilità nell'accesso
  • gli strumenti di business intelligence

Netsuite, l'ERP che aiuta le aziende in crescita.

Netsuite è una soluzione ERP che aiuta le piccole aziende o le giovani startup a crescere con uno strumento che sia al tempo stesso un solido supporto ma anche un software elastico e capace di evolvere con l'azienda. Dalla Business Intelligence alla contabilità, ogni funzionalità aziendale sarà pienamente coperta.

Quello che troverete con Netsuite?

  • Automazione di tutti i processi di vendita
  • Gestione degli adempimenti fiscali e contabili
  • Gestione Magazzino

CRM e ERP: due sistemi che aiutano l'azienda a snellire i processi

Avete bisogno di un software CRM o di un ERP?

Il vostro processo decisionale dipende dalle vostre esigenze e priorità:

  • se, ad esempio, avete l'assoluta necessità di controllare la vostra supply chain, l' ERP è la risposta
  • se la vostra attività richiede la generazione di un flusso costante e coerente di potenziali clienti, il CRM è essenziale (con una versione mobile per gli agenti di vendita sul campo)
  • se si desidera offrire una migliore esperienza cliente al fine di fidelizzarli fornendogli assistenza, prendere in seria considerazione un modulo di assistenza clienti

Pensate anche alle vostre esigenze future:ciò vi permette di anticipare eventuali problemi di compatibilità con soluzioni di terze parti che già utilizzate o che si prevede di utilizzare.

Gli editori indicano anche il numero di API (Applications Programming Interface) delle loro soluzioni, un punto a cui fare attenzione in fase di scelta

Non avete ancora un ERP o un CRM? Un consiglio: scegliete una soluzione modulare e quindi scalabile, oppure aperta e compatibile con gli altri strumenti. Una piccola attenzione all'inizio che si rivelerà fondamentale!