Il libro unico del lavoro (LUL): esempio di redazione

Il libro unico del lavoro (LUL), o più comunemente chiamato busta paga, presenta molteplici particolarità nella sua redazione e compilazione.

Per la maggior parte delle aziende, la compilazione della busta paga è un incubo per chiunque lavori nel dipartimento delle risorse umane. Infatti, ogni dipendente avrà una busta paga in base al settore in cui opera, all'età, alla qualifica, allo stato di famiglia, in riferimento ad ogni CCNL applicato.

Quali sono i motivi che conferiscono una tale importanza a questo documento? La retribuzione di un dipendente o l’erogazione di un compenso a uno dei dirigenti della società devono essere contabilizzati attraverso il libro unico del lavoro, che risulta essenziale per emettere una busta paga e quindi versare il salario a un dipendente.

Il Libro Unico del lavoro presenta differenti metodologie di compilazione, in particolare per il settore edile, per il settore marittimo e per il settore autotrasportatori sono previste della particolarità che analizzerò in articoli dedicati. Questo articolo ha il fine di illustrare quelle che sono gli elementi di base e minimi richiesti dalla legge.

Visto tutte le difficoltà che potreste incontrare nella sua compilazione, in questo articolo vi proponiamo un esempio di redazione del libro unico del lavoro, ovvero:

• quali sono le caratteristiche di questo documento?
• quali sono gli elementi essenziali?
• quali sono i metodi di redazione?

Troverete tutte le risposte se continuate la lettura.

Il Libro unico del lavoro, o LUL, è un nuovo documento stabilito dalla legge a partire dal 2008 per sostituire i vecchi libri paga e matricola. In questo documento, rispetto ai libri paga e matricola, sono presenti in aggiunta anche le presenze dei dipendenti di un’azienda. Il libro unico del lavoro è obbligatorio e deve sempre essere tenuto aggiornato. Tutti i datori di lavoro che hanno una società con dipendenti subordinati o parasubordinati devono dedicarsi alla redazione del libro unico del lavoro. La solo eccezione è rappresentata dai datori di lavoro domestico.

Il datore di lavoro di un’azienda può delegare la redazione del libro unico del lavoro a un consulente del lavoro.

Come abbiamo accennato, la vera differenza rispetto al vecchio cedolino paghe è l’aggiunta del foglio presenze, che deve essere inserito all’interno del LUL in modo preciso e dettagliato. Nel cedolino paghe, il foglio presenze rappresenta un documento separato.

Il libro unico del lavoro svolge la funzione di contabilizzare lo stato occupazionale di un’impresa attraverso la redazione di un rapporto di lavoro su ogni dipendente che lavora per l’azienda. Tramite il libro unico del lavoro, il datore di lavoro può registrare l'effettività di ogni rapporto di lavoro tra il dipendente e il datore di lavoro.

Il datore di lavoro di un’azienda è tenuto ad avere un solo libro unico del lavoro, anche nel momento in cui si verificano una pluralità di posizioni. Tra gli enti che sono obbligati a redigere un libro unico del lavoro, troviamo anche:

• le società agricole
• le società dello spettacolo
• le aziende nel settore dell’autotrasporto
• le società marittime
• in generale tutte le imprese che registrano come attivi dei lavoratori dipendenti o collaboratori.

Chi sono gli enti che non hanno bisogno di tenere un libro unico del lavoro?

• i datori di lavoro domestici
• le pubbliche amministrazioni
• i datori di lavoro che gestiscono individualmente una società artigianale
• le imprese cooperative
• ogni società di persone o di capitali che presenta nell’effettivo solo soci e non lavoratori dipendenti subordinati
• le società a conduzione familiare che hanno come lavoratori dipendenti membri della famiglia (coniuge, figli o altri parenti o affini).

Per redigere il libro unico del lavoro, si può ricorrere a tre metodologie differenti di elaborazione:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo. Con questo metodo bisogna procedere alla numerazione di ogni pagina e alla sua vidimazione, prima dell’applicazione dell’Inail;
• stampa laser approvata dall��autorizzazione preventiva dell’Inail. Questo metodo comporta la generazione della numerazione automatica. Per facilitare la procedura, è stata stabilita la possibilità di disporre un autorizzazione preventiva rilasciata direttamente dalle case di software. Questo metodo è quello più utilizzato;
• i supporti magnetici. In questo caso, ogni singola scrittura crea un documento informatico ed è associata alle registrazioni svolte anteriormente. Se si utilizza l’elaborazione automatica dei dati, i documenti sono consultabili in ogni momenti e si conserva l'integrità e l’inalterabilità dei dati insieme alla consequenzialità cronologica delle attività svolte.

Tuttavia, non è stato stabilito un modello preciso che permette la redazione della busta paga. Bisogna, però, tenere presente che la busta paga deve contenere una lista di informazioni obbligatorie.

Di solito, nel momento della redazione del LUL, tre aree differenti devono essere prese in considerazione:

In questa sezione che riguarda le generalità dell’azienda, le informazioni sul datore di lavoro o del titolare del rapporto di lavoro che provvede all’erogazione della busta paga sono le prime ad essere inserite.

Le altre informazioni da inserire sono le seguenti:

• il codice identificativo, ovvero il Codice Fiscale o la Partita Iva dell’azienda;
• la matricola Inps, ovvero il numero di posizione conferito dall’istituto facente capo all’azienda;
• il pat Inail, ovvero il numero conferito dall’istituto assicurativo in funzione del dipartimento lavorativo cui il dipendente opera all’interno dell’azienda. Questo contratto assicurativo è redatto prestando attenzione a eventuali infortuni sul lavoro. L’apertura della pratica per la posizione INAIL deve essere eseguita prima dell’inizio dell’attività professionale. Se questa norma non viene rispettata, l’azienda andrà in contro al pagamento di una sanzione pecuniaria direttamente rivolta all’ufficio manageriale.

In quest’area, bisogna indicare le generalità dei dipendenti e i suoi dati anagrafici correlati dalle generalità del rapporto di lavoro stipulato tra il lavoratore e la società.

Il cedolino della busta paga deve essere sottoposto a vidimazione e inseguito deve presentare gli estremi di autorizzazione concessi dall’Inail. Oltre a queste informazioni, bisogna aggiungere:

• la data di assunzione e di cessazione del rapporto di lavoro;
• le informazioni di riferimento del rapporto di lavoro, ovvero il tipo di contratto (tempo determinato, tempo indeterminato, apprendistato ecc.), la qualifica o i titoli di laurea, livello di inquadramento secondo le direttive del CCNL applicato e per concludere la percentuale del Part-Time, se questa opzione viene scelta;
• per quanto riguarda la retribuzione, in base al tipo di dipendente verranno calcolati gli scatti di anzianità maturati e la data del prossimo scatto retributivo.

In base alla quantità di tempo e di lavoro registrata sul foglio presenze, e sebbene non siano necessario segnarle in quest’ordine sul prospetto paga, la retribuzione viene suddivisa in tre macro aree:

• area retributiva. In questa sezione, devono essere menzionati:
  • i compensi degli amministratori,
  • i redditi da lavoro dipendente e assimilati stabiliti su un sistema orario o mensile,
  • maggiorazioni per lavoro supplementare,
  • lavoro straordinario,
  • eventuale tredicesima o quattordicesima se versata su base mensile,
  • la retribuzione di Ferie, Permessi e Festività
  • l’Assegno per il nucleo familiare e trattenute a qualsiasi titolo effettuate.

    In quest’area, bisogna prendere in considerazione anche la quota di TFR maturata, sebbene sia oggetto di tassazione separata e le Indennità di Trasferta o rimborsi supplementari e spese tassati in base ai limite di soglia;

    • area previdenziale. Il Contratto Collettivo applicato garantisce la previdenza da parte di enti assicurativi. Grazie a questi enti, viene calcolato il numero di contributi per la previdenza obbligatoria;
    • area fiscale. In questa sezione, viene messa in luce la tassazione Irpef dei redditi da lavoro dipendente e assimilati stabiliti in conformità:
      • agli articoli 49, 50, 51 e 52 del T.U.I.R,
      • le addizionali stimate
      • gli eventuali conguagli fiscali.
      • i rimborsi del 730 eseguiti dal datore di lavoro a titolo di Sostituto d’Imposta. Nel cedolino i pignoramenti e l’erogazione di Fringe Benefit sono elementi da segnalare.

L’azienda deve vidimare e numerare il libro unico del lavoro, in modo unico, sequenziale e continuativo. Per assicurare l'inalterabilità e l’integrità dei dati e garantire la sequenza cronologica delle attività, il libro unico del lavoro non deve presentare alterazioni o numerazioni mancanti.

I professionisti abilitati devono ricevere l’autorizzazione da parte dell’INAIL per approvare l’autorizzazione alla vidimazione del consulente del lavoro.

La compilazione del libro unico avviene per ciascun mese di riferimento e la vidimazione entro la fine del mese successivo. Nel caso vi siano fogli deteriorati o annullati, questi vanno conservati proprio per garantire l’inalterabilità dei dati e la sequenza della numerazione unica.

L’azienda ha l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro nella sede legale in cui opera il datore di lavoro o come seconda alternativa, può essere affidato a un professionista abilitato. A prescindere dalla scelta, l’azienda deve essere in grado di esibire il documento agli organi di vigilanza entro 15 giorni dalla richiesta.

Il libro unico del lavoro deve essere tenuto all’interno degli archivi dell’azienda per almeno 5 anni a partire dall’ultima data di registrazione.

Il libro unico del lavoro registra, in generale, delle categorie specifiche di lavoratori:

• tutti i dipendenti subordinati,
• i collaboratori coordinati e continuativi,
• i dipendenti con contratto di somministrazione
• e i dipendenti distaccati.

Ci sono delle persone che non rientrano nelle categorie di lavoratori da registrare nel libro unico del lavoro, ovvero:

• i coadiuvanti di società commerciali
• i soci lavoratori
• i tirocinanti
• gli stagisti

Se il libro unico del lavoro non viene compilato in modo corretto, un’azienda può incorrere in determinate sanzioni in base alla gravità delle violazioni.

Se la società omette la redazione del libro unico del lavoro, la sanzioni amministrativa che si può applicare è compresa tra i 500 e i 2.500 euro.

Se la società commette un errore in sede di archiviazione, la sanzione amministrativa è compresa tra i 500 e i 2.500 euro. Per irregolarità nell’archiviazione, si fa riferimento al non rispetto della numerazione sequenziale o alla presenza di tracce di deterioramento nella conservazione dei fogli.

Se la registrazione del libro unico del lavoro non è svolta correttamente, la sanzione amministrativa è compresa tra 150 e 1.500 euro per un’impresa di 10 lavoratori e tra 500 a 3.000 euro se l’impresa ha un numero di lavoratori superiori a 11. Per registrazione irregolare ci si riferisce a una mancata registrazione dei dati o alla loro registrazione scorretta.

Se la registrazione del libro unico del lavoro viene effettuato in modo tardivo, la sanzione amministrativa è compresa tra 100 e 600 euro per una società di 10 lavoratori e tra 150 e 1.500 euro se l’impresa ha un numero di lavoratori superiori a 10 lavoratori.

Speriamo che grazie a questo articolo potrete evitare degli errori nella compilazione del libro unico del lavoro, che, come abbiamo visto, possono causare delle gravi perdite finanziarie per la vostra azienda.

Tuttavia, se la redazione del libro unico del lavoro vi risulta ancora complicata o presenta troppi elementi per essere svolta personalmente, vi consigliamo di rivolgervi a un consulente del lavoro o di visionare la sezione dei nostri software che si occupa di elaborare le buste paghe.