Gestione del personale: definizione e vantaggi nell'era digitale

La gestione del personale nell’era digitale

La gestione del personale nell’era digitale

La gestione delle risorse umane può risultare molto complessa senza l’utilizzo degli strumenti giusti.

Oggigiorno infatti, l’adozione di un sistema HRMS (Human Resource Management System), è divenuto fondamentale per le aziende: tra la gestione di questioni amministrative, la gestione del personale, dei programmi, o ancora il rispetto delle procedure di diritto del lavoro, si rischia di perdere molto tempo senza un software ad alte prestazioni.

Prendetevi 5 minuti per leggere questo articolo: la vostra gestione del personale ne trarrà beneficio e guadagnerete in produttività e semplicità.

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Cosa si intende per gestione del personale? Definizione

Sono i servizi di risorse umane che si occupano della gestione del personale. A questi si aggiungono, talvolta, i servizi di contabilità per la gestione delle buste paga.

L’amministrazione del personale ingloba i seguenti aspetti:

  • i compiti amministrativi, legali e obbligatori che vanno svolti secondo scadenze predeterminate,
  • la dimensione strategica della gestione del personale, che ha come obiettivo la creazione di valore tramite ciascun collaboratore,
  • la relazione sociale, essenziale da instaurare con gli impiegati.

Ecco alcune attività di competenza delle risorse umane:

  • le ferie retribuite,
  • i giorni di malattia,
  • le assenze,
  • gli orari di lavoro,
  • i planning, ecc.

Inoltre, la gestione dei pagamenti spesso rientra nelle mansioni delle HR. Questa comprende:

  • il calcolo e la gestione di stipendi e contributi sociali,
  • la creazione e la distribuzione delle buste paga.

Come migliorare la gestione delle risorse umane?

Alcuni suggerimenti utili

Un’adeguata gestione del personale è sempre più importante nelle imprese di oggi. La crescente competitività infatti, ha fatto sì che oggi, la qualità del fattore umano sia un elemento fondamentale dei processi aziendali.

Ecco quindi alcuni utili suggerimenti:

  • instaurare una buona comunicazione tra dirigenza e personale. Così, tramite dei compromessi si raggiungono delle soluzioni che accontentano tutti;
  • valorizzare le skills dei dipendenti. Oltre alle competenze presenti sui CV (background accademico, lingue parlate, ecc.), è opportuno valorizzare le soft skills di ciascun collaboratore (public speaking, resilienza, capacità di lavoro in pubblico, ecc.);
  • fissare obiettivi raggiungibili. Gli obiettivi troppo complessi da raggiungere potrebbero scoraggiare i dipendenti. Invece di fissare un grande obiettivo generale (ad esempio aumentare il fatturato del 25%), pensate a fissare dei micro-obiettivi più facilmente realizzabili (ad esempio trovare un nuovo cliente, o aumentare le vendite di un cliente già acquisito);
  • investire sulla formazione del personale. Non pensate che sia utile solamente investire nella R&D! Proporre corsi di aggiornamento ai vostri dipendenti potrebbe essere molto utile.

I vantaggi

Ecco i principali vantaggi di una buona gestione HR:

  • risparmio di tempo,
  • trasparenza,
  • collaborazione tra settore HR e impiegati,
  • benessere sul posto di lavoro,
  • sviluppo delle competenze,
  • conformità alle leggi.

Una buona gestione amministrativa del personale richiede un approccio sia logistico che umano. Da qui l'interesse a trovare uno strumento perfettamente adatto al funzionamento della vostra azienda e compreso dai dipendenti.

Un sistema HRMS (Human Resource Management System), vi permette una gestione del personale ottimale.

I software di questo tipo devono soddisfare determinati requisiti per offrire funzionalità flessibili e di facile utilizzo, sia per i responsabili delle risorse umane che per i dipendenti.

La Digital Transformation applicata alle risorse umane

L’importanza dei software HRMS

Oggi, modificare la propria organizzazione aziendale nell’ottica di una trasformazione digitale rappresenta un passaggio cruciale per sempre più imprese. Una gestione dematerializzata delle risorse umane è quindi fondamentale per riuscire a effettuare questa transizione.

I software di HRMS permettono ai dipendenti l’accesso e la gestione del proprio dossier. Di conseguenza, i responsabili HR non devono più preoccuparsi di alcuni compiti semplici quali il numero di giorni di congedo rimanenti, lo stato dei rimborsi spese, le formazioni disponibili, ecc.

Il risparmio di tempo, importantissimo per tutte le aziende, è quindi notevole.

La trasparenza e la visibilità sul processo amministrativo

Non tutti i software HRMS permettono di accedere alla totalità dei moduli da parte dei dipendenti. Eppure, si tratta di un passaggio indispensabile per una gestione amministrativa efficace.

Essere trasparenti vi permette infatti una gestione migliore: ciascun dipendente sarà responsabilizzato e potrà gestire autonomamente:

  • le richieste di ferie,
  • le richieste di rimborso,
  • gli orari di lavoro, ecc.

Tutti i processi amministrativi diventano accessibili su un solo software da tutti i collaboratori.

Un monitoraggio su misura per ciascun dipendente

Gli HRMS hanno altre funzioni oltre a quelle che abbiamo visto sopra.

Sono necessarie delle dashboard globali e automatizzate. Inoltre, i report e gli avvisi sono elementi da valutare nella scelta del software.

Questi strumenti permettono un risparmio di tempo considerevole, in particolar modo per il settore amministrativo, finanziario e per le risorse umane.

Un intranet collaborativo

Lo scambio e la collaborazione interna rappresentano il mezzo più efficace per risolvere problemi tra i diversi settori. È quindi importante che un software HR offra questa funzionalità: permette uno scambio di informazioni rapido, evitando lunghe e complesse riunioni.

💡 Le riunioni servono per altre questioni e non semplicemente per risolvere problematiche di natura amministrativa o altre faccende minori.

Una piattaforma collaborativa permette la gestione dei workflow. Molteplici processi amministrativi possono essere automatizzati senza che vi sia bisogno di inserire ulteriori dati.

Una visione strategica

Uno dei principali difetti che i responsabili HR riscontravano nei software era legata alla difficoltà di azionare una visione strategica.

Infatti, era impossibile pianificare le azioni, centralizzare i dati e, soprattutto, sfruttarli in modo globale per migliorare le prestazioni dell'azienda e la qualità della vita lavorativa dei dipendenti.

Gli HRMS oggi permettono di centralizzare l’insieme dei dati. Inoltre, l’organizzazione, l’analisi e l’ottimizzazione dei processi HR sono al centro dello sviluppo delle risorse umane.

Le dashboard sono personalizzate per adattarsi alle esigenze dei responsabili HR. Inoltre, sono presenti degli indicatori relativi al bilancio sociale, al tasso di assenteismo, al fatturato e a molto altro.

Il benessere dei collaboratori in azienda

Il benessere dei dipendenti deve essere uno dei principali obiettivi aziendali. Se il capitale umano si sente professionalmente appagato infatti, risulterà più performante nel suo lavoro.

Il settore delle risorse umane può impostare azioni per migliorare le competenze dei dipendenti e quindi la qualità della vita sul posto di lavoro.

Alcune soluzioni HRMS SaaS propongono dei moduli di gestione dei talenti per affrontare questo problema.

💡 Offrire la possibilità di smart working ai propri dipendenti è un'azione utile da mettere in atto per il benessere dei dipendenti. Inoltre, può rendere la propria azienda più attrattiva per i nuovi dipendenti.

La soluzione Zucchetti Infinity Global HR offre moltissime funzionalità utili per una gestione HR interamente dematerializzata.

ADP è una soluzione pensata principalmente per la gestione delle buste paga, accessibile sia da dispositivi mobili che da computer.

Il rispetto delle nuove normative

Gli sviluppatori software devono rimanere aggiornati con l’evolversi della legislazione. In particolare, i software devono conformarsi con il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR).

☝ È fondamentale indicare precisamente e in modo trasparente le informazioni in possesso relative ai dipendenti: di quali dati si tratta, come sono stati raccolti e dove sono presenti.

Una gestione del personale semplificata

Una amministrazione del personale digitale semplifica la vita al dipartimento delle risorse umane, in particolare grazie al risparmio di tempo, ai minori errori e alla semplificazione delle procedure.

Inoltre, anche il benessere dei dipendenti, indirettamente, ne trae giovamento. E il benessere sul luogo di lavoro determina una maggior produttività.

Una ragione in più per organizzare al meglio la gestione del personale!

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