Piano ferie per lavoratore su Excel : il nostro tutorial [Bonus: planning excel gratis da scaricare]

Quale strumento scegliere per la creazione di un piano ferie Excel?

Sei perso tra le migliaia delle soluzioni disponibili e sei alla ricerca di un modello di piano ferie per i tuoi dipendenti o di un programma per la gestione delle ferie gratis?

Non ti preoccupare, con Appvizer questo laborioso compito diventerà senz’altro alla tua portata: segui passo dopo passo il nostro tutorial!

In aggiunta a tutto ciò, non perderti la sorpresa che abbiamo riservato solo per te che ci leggi: un planning della programmazione gratuito da scaricare!

Sei pronto a migliorare la gestione del personale e i processi di recruiting? Appvizer ti propone, allora, anche dei software per trasformare la gestione ferie HR e renderla ancora più semplice e immediata.

Piano ferie con Excel: tutorial, modello gratuito e limiti

Il prospetto ferie, detto anche piano ferie, traduce l’esigenza di un azienda di organizzare e di pianificare i periodi di assenza dei suoi dipendenti: che si tratti di una solo settimana di assenza o di più mesi, un piano per gestire le ferie e i permessi è essenziale in qualsiasi azienda.

Perciò, il nostro tutorial di oggi, ti mostrerà passo dopo passo, come creare un tool monitoraggio ferie in Excel, sia che il tuo computer abbia un sistema operativo Windows o Mac OS. Si tratta di uno strumento veramente facile da utilizzare, soprattutto per chi è abituato all’utilizzo di fogli di calcolo.

Nella tabella seguente puoi leggere come si può presentare un piano ferie sulla piattaforma di Excel:

Semplificati la vita: scarica direttamente il nostro modello gratuito e personalizzalo a tuo piacimento! Il file è pronto all'uso. Bonus: i giorni festivi del 2022 vi sono indicati.

Nell’immagine qui sotto, puoi vedere un esempio di piano ferie creato su Excel.

La valutazione data al software Excel è stata inizialmente eccellente, in quanto si trattava dello strumento di calcolo più pratico per la gestione computerizzata dei congedi. Infatti, Excel ti dà la possibilità di creare il tuo planning giornaliero, mensile, di fare la programmazione delle ferie estive, la gestione del personale e molto altro ancora. Vi sono infatti molteplici moduli Excel pronti per essere utilizzati e compilati a seconda delle esigenze dell’azienda.

Tuttavia, questo ampio set di funzionalità si adatta principalmente alle piccole imprese, in cui il numero di dipendenti è limitato e la maturazione come il calcolo delle ferie sono più semplici.

Excel, non si adatta dunque alle strutture di grandi dimensioni.

Inoltre, grazie a tutte le soluzioni in cloud che hanno semplificato l’uso strategico dei dati per le risorse umane, Excel è ormai diventato obsoleto a causa delle sue debolezze e lacune. Vediamo insieme quali:

• il rischio di errori dovuti all'immissione multipla di dati e alle correzioni;
• il non rispetto di contratti collettivi o del godimento delle ferie entro i 18 mesi successivi a causa di file disordinati;
• la perdita di tempo rispetto a un software;
• tutta una serie d’impostazioni necessarie per avere una visuale d’insieme;
• le limitazioni dello strumento relative ai volumi di dati da elaborare;
• i limiti delle capacità di calcolo simultanee che rallentano o addirittura bloccano il software;
• in assenza di trasversalità, le schede devono essere create e aggiornate manualmente;
• la mancanza di leggibilità per utilizzare il software come strumento decisionale.

Le risorse umane dispongono ora di software e moduli specifici per la loro professione.

Utilizzando un software HRIS o, più specificamente, uno strumento per le ferie e le assenze, il responsabile delle risorse umane o il datore di lavoro smaterializza la sua gestione per ottimizzare tutti i suoi processi:

• Le informazioni sono centralizzate e aggiornate automaticamente in tempo reale non appena un dipendente invia la domanda
• il sistema informatico mette a disposizione di tutti i dipendenti il piano delle ferie, il che significa che un dipendente può fare una richiesta informatizzata, il manager riceve una notifica per convalidarla. Ciò rappresenta un enorme risparmio di tempo per il responsabile delle risorse umane, che può finalmente delegare alcuni compiti che richiedono tempo per concentrarsi su questioni più strategiche;
• questo tipo di software offre una visione globale e permette di anticipare i tassi di assenza previsti in determinati periodi, di bilanciare le competenze aziendali ottimali da mantenere, e in fine permette di regolare rapidamente la messa a fuoco avendo a disposizione le informazioni vitali su un cruscotto con indicatori personalizzati ;
• Un altro vantaggio innegabile: un programma software per la gestione delle ferie e delle assenze può essere interconnesso con uno strumento di contabilità e di libro paga per l'esportazione dei dati senza la necessità di una gestione manuale dispendiosa in termini di tempo;
• il tempo per l'elaborazione delle richieste, delle convalide e della contabilizzazione dei giorni di assenza è notevolmente ridotto rispetto a Excel, e questo, senza errori in quanto i dati vengono inseriti una e una sola volta.

Fluida è un software pensato per semplificare la comunicazione tra azienda e dipendenti. I campi di applicazione di questo software sono la rilevazione delle presenze, dei congedi e ferie, così come i rimborsi delle spese.

Infatti, si tratta delle tre tematiche che principalmente interessano il collaboratore e che lo spingono a fare una richiesta specifica all’azienda in cui lavora, la quale a sua volta dovrà gestire le richieste ricevute caso per caso. In questa sede, faremo un focus sulla gestione del piano ferie per vedere come questo software possa venirci incontro.

Infatti, questo strumento, scaricabile a partire dal sito Internet, ma anche disponibile anche su app mobile, consente di chiedere un permesso (ferie, diversi tipi di congedi regolamentati, smartworking etc). Il tutto è visibile dall’agenda condivisa per meglio essere coordinati col proprio team.

Factorial è un software cloud-based che ti supporterà in ogni aspetto relativo alle gestione dei processi HR. Questo strumento consente di centralizzare tutti gli strumenti per le risorse umane in modo da semplificare l’attività delle piccole e medie imprese. Tutte le informazioni sono concentrate e accessibili in modo veloce e immediato da parte dei lavoratori tramite il portale.

Anche per quanto riguarda il prezzo, si tratta di una soluzione che cerca di aiutare le aziende al massimo: infatti il prezzo è proporzionale al numero di dipendenti.

In aggiunta a quanto esplicitato in precedenza, il software possiede altre funzionalità che vanno dalla gestione ferie (sulla quale ci soffermeremo) alla gestione documentale.

Per quanto riguarda la gestione di ferie e assenze, la piattaforma si basa su un visuale molto intuitivo e di un calendario condiviso i quali permettono all’intero team di essere al corrente dei compiti e delle attività dei loro diversi collaboratori. Infine, tutta la parte dedicata alla gestione delle ferie prevede l’inserimento delle politiche aziendali e di un supervisore di team.

Evohrp è un software di risorse umane che riunisce tutte le funzioni di cui avrai bisogno nella tua azienda. Il punto focale per comprendere questo software è l’approccio multicanale che permette di centralizzare le informazioni al fine di controllarle tutte da un solo strumento.

Altro punto interessante di questo software è la filosofia “pay per use” che consente di pagare ciò che viene effettivamente consumato, rendendolo un software adatto a tutte le imprese. I suoi moduli vanno dalla selezione del personale ai . In questo articolo approfondiremo meglio quello in merito alla gestione delle ferie.

Possiamo vedere che la modalità con cui Evohrp gestisce le ferie è come un percorso: inizia con il dipendente che può compilare la domanda dalla sua area riservata e vedere se rispetta i criteri. Dall’altro lato anche il responsabile RH potrà scegliere se approvare la richiesta o meno.

Excel è praticamente l'ultimo strumento di un'altra epoca a essere utilizzato, ma i suoi giorni sono contati.

Molti dirigenti e manager hanno la sensazione di aver già perso innumerevoli ore e sono alla ricerca di soluzioni innovative che permettono loro di risparmiare tempo: da oggi possono gestire le loro attività HR, come il monitoraggio delle ferie e delle assenze, utilizzando un unico software aziendale che permette loro di svolgere un numero considerevole di attività senza stress.

Questo risparmio di tempo ha un impatto positivo sul dipartimento della finanza per il numero di errori che si sono potuti evitare e il possibile aumento della produttività. Tutti questi vantaggi non sono possibili con Excel che risulta essere un software che richiede molta manualità e ripetitività.

Le evoluzioni nel mondo del software sono continue e cercano sempre di soddisfare le esigenze del mondo dell’azienda.

Detto ciò, arriviamo alla fine del nostro articolo. Speriamo di averti spiegato chiaramente come potresti rendere la gestione delle ferie e dei permessi molto più rapida e, ovviamente, semplice!

Ricordati che con Appvizer, today you are reading, tomorrow you are leading😉

Se hai delle domande, tu lo sai, we are always here!

Ciao!