Di fatto, le fatture elettroniche sono state introdotte con lo scopo di semplificare i procedimenti di fatturazione, basta ricordare i tempi delle fatture cartacee in cui i dati dovevano essere inseriti a mano vi era un elevato margine di errore, inoltre la consegna delle fatture a mano o via e-mail era molto scomoda, per non parlare dell'archiviazione, le fatture venivano conservate in cartelle che anche se ben ordinate spesso andavano perse.
Grazie alle fatture elettroniche, le aziende hanno l’opportunità di agire in maniera più dinamica, rapida ed efficace. Inviare e ricevere le fatture si centralizza su una sola piattaforma. Infatti, i processi di fatturazione sono resi semplici e omogenei e le fatture sono conservate a norma per 10 anni.
Sul mercato ci sono software che integrano in maniera completa delle funzionalità compatibili con la legislazione in vigore. Soluzioni come Fatture in Cloud, infatti, sono pensate non solo per rendere le aziende conformi alle leggi ma anche per agevolare il passaggio a una contabilità più automatizzata ed efficace.
Adottare un software, infatti, non vuol dire solamente adattarsi alle nuove necessità imposte dalla legge, ma soprattutto cambiare la propria mentalità passando a processi più efficaci nel loro complesso.
Oltre alla necessità di adempiere alle nuove regole che entreranno in vigore da qui al 2024, il vero interesse a effettuare questa transizione anche per i regimi forfettari è quello di cambiare la propria maniera di lavorare in una logica più smart.
Per quanto il cambiamento, e il passaggio a un software, possano far paura soprattutto dal punto di vista economico, l’utilizzo di uno strumento completo, come ad esempio il già menzionato Fatture in Cloud, permette anche d'integrare delle altre funzionalità contabili, come la trasformazione dei preventivi in fatture in pochi click o ancora la gestione dei pagamenti direttamente da una sola piattaforma da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo, grazie all'App per iOS, Android e Huawei.
Al di là di queste agevolazioni di carattere generale, la fatturazione elettronica risulta conveniente per i contribuenti in regime forfettario anche perché consente:
- Di accedere al regime premiale: Il legislatore permette agli aderenti al regime forfettario che emettono fatture elettroniche di accedere al regime premiale.I forfettari che si trovano in regime premiale vedranno ridotto di un anno il termine di decadenza per la notifica degli avvisi di accertamento. Inoltre, i tempi di accertamento si riducono da 5 a 3 anni per le aziende che adottano strumenti di pagamento tracciati.
- Di semplificare e centralizzare il sistema di emissione e gestione delle fatture. Infatti, le fatture elettroniche consentono la dematerializzazione dei documenti, ovvero l’eliminazione dei documenti cartacei. Questo consente di risparmiare tempo da una parte e di tenere sotto controllo in maniera più immediata ed efficiente l’apparato di fatturazione dall’altra. In questo modo è possibile evitare di perdere informazioni o dati.
- Di conservare in maniera più semplice e ordinata le fatture. I documenti fiscali vanno sempre conservati per eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate. In mancanza di archivi digitali, è facile perdere qualche documento e, dunque, incorrere in spiacevoli sanzioni.
- Di migliorare gli scambi con il commercialista. Una caratteristica che dovreste sempre ricercare in un software di fatturazione di qualità è la possibilità condividere l’accesso ai file delle fatture al commercialista mettendo fine all’invio di ogni documento via mail (o peggio ancora a mano con un faldone pieno di fatture)
- Di adeguare le relazioni con la Pubblica Amministrazione. Per quanto riguarda la PA dal 2015 c’è il divieto di ricevere o trasmettere fatture cartacee. Questo rende il passaggio obbligatorio di fatto per tutte le aziende in regime forfettario che intendono lavorare con la pubblica amministrazione.
☝ Secondo la circolare 9/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate, i soggetti in regime forfettario non sono tenuti alla conservazione digitale delle fatture elettroniche. Essi devono, però, necessariamente conservare la fattura cartacea.