Fatturazione elettronica B2B: la contabilità digitale

Da Giorgia Frezza
Il 16/04/21
definition backgroundProcesso di vendita: best practices per far filare tutto liscio

La fatturazione elettronica sta diventando sempre più comune, con molte aziende e imprese che al giorno d’oggi accettano solo fatture elettroniche. Offrendo una maggiore efficienza e una maggiore visibilità dei dati, la fatturazione elettronica può aiutare le aziende a comunicare con fornitori e clienti, garantendo un flusso di cassa affidabile.

Ma quali sono le caratteristiche della fatturazione elettronica B2B? Quali sono i vantaggi? Quali sono le procedure da mettere in atto per una sistema di fatturazione efficace al 100%?

Continuate a leggere l’articolo per trovare le risposte alle vostre domande.

Fatturazione elettronica B2B: definzione, funzionamento e obblighi

Fatturazione elettronica B2B: definizione

La fatturazione elettronica B2B, consiste nell’invio a un Privato, titolare di partita IVA (quindi proprietario di una società o libero professionista) la versione digitale di una fattura. Possiamo, quindi, affermare che la fatturazione elettronica B2B è un sistema di fatturazione digitale da un’azienda verso un’altra azienda o verso un libero professionista.

Piccola precisazione: la fatturazione elettronica corrisponde all’utilizzo di un sistema di fatturazione elettronica per tracciare le transazioni tra l'azienda e i clienti o i fornitori di quest'ultima. Non bisogna, quindi, confondere la fatturazione elettronica con i sistemi che scansionano semplicemente le fatture cartacee.

Altra piccola precisazione: quando parliamo di fattura elettronica B2B come l’invio ad un Privato intendiamo a un soggetto titolare di partita IVA che possiede un’attività commerciale. Non ci si riferisce, quindi, al consumatore finale, in quanto in quel caso si parla di fattura elettronica B2C.

Come recapitare o ricevere le fatture elettroniche B2B?

Per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate ha creato un sistema digitale, chiamato Sistema di Interscambio (SdI), l'equivalente di una sorta di postino virtuale.

Questa piattaforma digitale è gratuita e tutti i contribuenti in possesso di partita IVA o dalla Pubblica Amministrazione (PA). Grazie a questo sistema, l’Agenzia delle Entrate è facilitata nell’azione di controllo e verifica delle fatture emesse da privati e da enti pubblici in qualsiasi momento.

La fatturazione elettronica prevede quindi la creazione di una versione digitale della fattura in un file xml. La ricezione e l’invio al consumatore finale avviene, in seguito, tramite il sistema di interscambio. L’agenzia delle entrate avrà così la possibilità di procedere alla conservazione digitale delle fatture elettroniche che si trovano nell’area riservata dei contribuenti che si avvolgono del SdI.

Quali sono le differenze tra la fattura PA e le fatture B2B?

I due sistemi di fatturazione sono equivalenti a livello della procedura e del loro funzionamento. La differenza risiede nella compilazione della fattura con i corretti codici:

  • nella fatturazione elettronica PA (Pubblica Amministrazione), si inserisce il Codice Ufficio PA per indicare il destinatario della fattura
  • nella fatturazione elettronica B2B, si inserisce il codice destinatario, una serie alfanumerica a 7 cifre per identificare il ricevente della fattura. Nel caso in cui il destinatario non risulta iscritto al sistema di interscambio, si inserisce “0000000” come codice destinatario e nel campo “PEC destinatario” l’indirizzo PEC del destinatario.

E per la fatturazione elettronica B2B senza PEC o Codice Destinatario?

Se il destinatario della fattura elettronica è una persona fisica, non possiederà un codice destinatario personale, sebbene sia titolare di partita IVA. In questa situazione particolare, bisognerà compilare la fattura elettronica, inserendo l’anagrafica relativa alla partita IVA della persona fisica in questione.

Se la fattura emessa con PEC errata o codice identificativo incorretto, la fattura verrà inviata al destinatario seguendo i dati della partita IVA inseriti. Tuttavia, riceverà semplicemente una copia digitale della fattura scaricabile su Fisconline o Entratel.

Vige l’obbligo della fatturazione elettronica B2B?

In questi ultimi anni, il sistema di fatturazione ha subito molteplici cambiamenti.

  1. Nel 2015, la normativa fiscale ha imposto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
  2. Nel 2017, è cominciato il processo di conversione verso la fatturazione elettronica per i privati, ovvero B2B. I contribuenti potevano avvalersi della fatturazione elettronica ancora in forma facoltativa.
  3. Nel 2019, la normativa fiscale ha imposto l’obbligo di fatturazione elettronica anche per i privati.

Chi non è obbligato all’utilizzo della fatturazione elettronica B2B?

I seguenti contribuenti sono esonerati dall’obbligo di impiego della fatturazione elettronica per la loro società:

  • coloro che godono del regime forfettario;
  • coloro che rientrano nel regime dei minimi o regime di vantaggio;
  • coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extracomunitari.

Perché scegliere la fatturazione elettronica B2B?

Incentivi per i contribuenti che utilizzano la fattura elettronica B2B

Sebbene l’ultimo decreto legislativo abbia reso la fattura elettronica B2B obbligatoria, per i contribuenti che si avvolgono di questo sistema, rimangono attivi le seguenti agevolazioni fiscali:

  • minori obblighi che riguardano la sospensione della comunicazione per le operazioni con i paesi black list dell’UE;
  • l’eliminazione dello spesometro;
  • la compilazione dei modelli INTRA, per l’acquisto di beni e servizi, e la lettera d’intento.

Un altro punto a favore dei contribuenti che utilizzano la fattura elettronica riguarda l’IVA: i rimborsi saranno emessi entro tre mesi dalla dichiarazione annuale e non sarà più richiesta l’aggiunta del visto di conformità delle garanzie per cifre che sono superiori ai 15 mila euro.

I vantaggi della fatturazione elettronica B2B

I principali vantaggi della fatturazione elettronica sono:

  • costi ridotti di affrancatura, stampa e conservazione delle fatture;
  • processo ecologico (protezione dell'ambiente senza l'uso di carta e stampa e altri impatti ambientali negativi)
  • tempi di pagamento delle fatture ridotti (smaltimento più rapido degli insoluti);
  • aumento della produttività degli imprenditori;
  • tempo ridotto di elaborazione delle fatture inserite direttamente nel sistema contabile dell'imprenditore;
  • comunicazione rafforzata tra gli imprenditori.

Dal punto di vista fiscale, la fatturazione elettronica influisce:

  • una migliore qualità dei servizi dell'amministrazione fiscale nei confronti dei contribuenti (pre-completamento dei debiti fiscali o rimborso delle imposte, nessun ulteriore obbligo di presentazione di qualsiasi dichiarazione IVA, o minimizzazione in fasi);
  • soppressione tempestiva della frode e dell'evasione fiscale;
  • minimizzazione degli errori.

Un’analisi più dettagliata dei vantaggi ci porta a una suddivisione in quattro macroaree in cui si possono constatare in modo tangibili i benefici della fatturazione elettronica B2B.

1. Migliore efficienza

La fatturazione cartacea richiede che i dipendenti recuperino i dati dalle fatture e li inseriscano manualmente nel sistema contabile dell'azienda. I sistemi di fatturazione elettronica possono eseguire questo passaggio automaticamente, risparmiando tempo e riducendo gli errori umani.

2. Analisi statistica

I sistemi di fatturazione elettronica permettono di organizzare le fatture per cliente, il che significa che è possibile monitorare facilmente quali clienti sono costantemente in ritardo nel pagamento delle fatture. Questa visibilità potrebbe aiutare la vostra organizzazione ad analizzare le tendenze e a pianificare il futuro.

3. Flusso di cassa migliorato

Quando è possibile tenere traccia di tutte le fatture e vedere a colpo d'occhio quanto denaro ci si può aspettare di ricevere nel corso del prossimo mese o dei mesi successivi, è più facile garantire che la vostra azienda abbia un adeguato flusso di cassa.

4. Migliore collaborazione

I sistemi di fatturazione elettronica facilitano la comunicazione tra acquirenti, fornitori e clienti. Attraverso una maggiore collaborazione, si possono creare relazioni forti con le persone e le organizzazioni da cui dipende il vostro business.

Svantaggi della fatturazione elettronica B2B

Anche se la fatturazione elettronica ha molti vantaggi, ci sono alcuni svantaggi di cui dovreste essere consapevoli. Cercare di adottare un sistema di fatturazione elettronica senza un'adeguata preparazione o la giusta conoscenza di come funziona il sistema potrebbe portare a confusione e perdite di tempo. Tuttavia, con la giusta formazione, questo problema può essere superato.

Alcuni clienti potrebbero preferire ricevere una fattura cartacea. Anche se alcuni sistemi di fatturazione elettronica sono progettati per essere senza carta, è spesso possibile stampare una copia della fattura per il piccolo gruppo di persone che preferiscono non lavorare con le tecnologie digitali.

La fatturazione elettronica è parte integrante del processo di digitalizzazione. Come abbiamo visto, fornisce molti vantaggi nella lotta contro la frode fiscale e altre scappatoie fiscali. Durante e dopo la pandemia globale, abbiamo assistito a una certa accelerazione dell'economia digitale e della digitalizzazione attraverso l'adozione di nuove tecnologie.

A livello dell'UE, l'obbligo di fatturazione elettronica è obbligatorio solo nelle procedure di appalti pubblici, anche se i paesi si stanno concentrando sempre di più sugli effetti provenienti dai suoi benefici. A questo proposito, le richieste di deroga alla direttiva IVA da parte di alcuni Stati membri dell'UE sembrano giustificate, soprattutto in considerazione dell'attuale dimensione del Tax Gap e della corruzione.

D'altra parte, è anche necessario considerare gli incentivi fiscali sopracitati, che possono incoraggiare i contribuenti a utilizzare la fatturazione elettronica. Considerando tutti i vantaggi della fatturazione elettronica, c'è da aspettarsi che i contribuenti decidano di usarla sempre di più.

E voi, pensate di cominciare ad usare la fatturazione elettronica per la vostra società?

La trasparenza è un valore fondamentale per Appvizer. Come media company, il nostro obiettivo è quello di fornire ai nostri lettori un contenuto utile e di qualità, che al tempo stesso permetta ad Appvizer di vivere di questo contenuto. Ecco perché ti invitiamo a scoprire il nostro business model.   Per saperne di più
Modello backgroundModello Fattura Excel: definizione e modello da scaricare
Modello
2 mesi fa
Modello Fattura Excel: definizione e modello da scaricare
In questo articolo riprenderemo le basi sulla teoria in materia di fatturazione, faremo luce sugli eventuali obblighi e come bonus un modello da scaricare. Tutte le regole e le percentuali per una buona redazione di fatture e fatture elettroniche. In più un modello di fattura da scaricare in formato excel
Definizioni backgroundScontrino elettronico: cosa cambia nel 2021
Definizioni
7 mesi fa
Scontrino elettronico: cosa cambia nel 2021
Cos'è lo scontrino elettronico e quando entrerà in vigore il suo utilizzo? Descrizione delle modalità di emissione, dei soggetti vincolati al suo utilizzo e quelli esonerati e degli incentivi previsti per promuovere il suo utilizzo.
Definizioni backgroundQuali sono i tipi di fattura previsti dal sistema fiscale?
Definizioni
7 mesi fa
Quali sono i tipi di fattura previsti dal sistema fiscale?
Esistono diversi tipi di fatture imposti dal fisco italiano per definire differenti situazioni di compravendita di beni o erogazione di servizi. Quali sono i tipi di fattura esistenti attualmente nel sistema di fatturazione italiano? Una panoramica.
Modello backgroundCome fare una fattura a regola d’arte
Modello
anno scorso
Come fare una fattura a regola d’arte
Come fare una fattura? ecco una guida con le informazioni sugli adempimenti da seguire, un modello gratuito in Excel da scaricare e i migliori software per la fatturazione elettronica
Software backgroundFatture per le PMI: 5 soluzioni software
Software
mese scorso
Fatture per le PMI: 5 soluzioni software
Siete alla ricerca di un software di fatturazione per le PMI? Siete proprio nel posto giusto grazie ai nostri consigli potrete subito scegliere il software adatto alle vostre esigenze.
Definizioni backgroundCustomer experience: definizione e strategie per perfezionarla
Definizioni
3 mesi fa
Obbligo fatturazione elettronica 2021: Chi e come? Un recap!
A partire dal 2019, l'obbligo di fatturazione elettronica è stato allargato alla maggior parte delle categorie di lavoratori, seppur non a tutte. Scopri quali eccezioni sono previste per l'applicazione della fatturazione elettronica e quali vincoli sono imposti dalle attuali normative.
Modello backgroundLa fattura immediata: termini e data di emissione
Modello
3 mesi fa
La fattura immediata: termini e data di emissione
La fattura immediata: tra le tipologie di fatturazione è quella più diffusa perchè è quella più rapida, meno complessa e non richiede l'aggiunta supplementare del documento di trasporto.
Modello backgroundFattura proforma Esempio: Guida all'utilizzo dei documenti
Modello
3 mesi fa
Fattura proforma Esempio: Guida all'utilizzo dei documenti
La fattura proforma è un documento il cui scopo è di informare in anticipo il compratore sulle condizioni del suo acquisto. Una volta che l'acquirente ha verificato gli elementi contenuti nella fattura proforma, si può procedere alla conversione in una fattura valida ai fini fiscali.
Modello backgroundDocumento DDT: sempre accanto alle vostre merci in viaggio
Modello
3 mesi fa
Documento DDT: sempre accanto alle vostre merci in viaggio
Il documento di trasporto: qual è il suo ruolo all'interno della fatturazione? A cosa serve? Il documento di trasporto è un documento contabile che viene allegato nel momento della consegna delle merci. Ma è sempre obbligatorio? Nell'era della fatturazione digitale, la normativa è cambiata? Scopritelo nel nostro articolo.
Modello backgroundFac simile fattura regime forfettario: Scaricalo gratis!
Modello
3 mesi fa
Fac simile fattura regime forfettario: Scaricalo gratis!
Modello fattura regime forfettario: come si compila su word? In questo articolo troverete un file excel che è un fac simile per la fattura per i forfettari. Insieme anche i nostri preziosi consigli per la compilazione
Definizioni backgroundGuida al conferimento delega fatturazione elettronica
Definizioni
3 mesi fa
Guida al conferimento delega fatturazione elettronica
Delegare una fatturazione elettronica è possibile. Ma come? Istruzioni su come effettuare correttamente una delega di fatturazione elettronica, indicazione su tutti i servizi delegabili e sulle scadenze previste per il 2021.
Definizioni backgroundSanzioni fatturazione elettronica? Quali conseguenze temere
Definizioni
3 mesi fa
Sanzioni fatturazione elettronica? Quali conseguenze temere
Esistono delle regole e delle scadenze specifiche da rispettare in materia di fatturazione elettronica. In caso di violazione, è prevista l'applicazione di alcune sanzioni. Quali sono le sanzioni previste per errori nella compilazione, omissioni o ritardi nell'emissione delle fatture elettroniche? Una panoramica su questo articolo.
Modello backgroundModello fattura commerciale > guida alla redazione
Modello
7 mesi fa
Modello fattura commerciale > guida alla redazione
Cos'è una fattura commerciale e quali sono le condizioni in cui viene emessa? Tutte le informazioni utili in questo articolo compreso un modello scaricabile gratuitamente e pronto per l'uso. Munisciti del nostro template e delle informazioni contenute in questo articolo per redigere la tua fattura commerciale personale!
Definizioni backgroundLa fattura anticipata: un caso particolare di fatturazione
Definizioni
7 mesi fa
La fattura anticipata: un caso particolare di fatturazione
La fattura anticipata: cos'è e in quali casi viene emessa? La legge non prevede l'emissione di una fattura prima dell'avvenuto pagamento. La fattura anticipata ha ragione di esistere quindi? La risposta nel nostro articolo.
Modello backgroundModello di fattura del professionista: modello gratuito > guida alla redazione
Modello
7 mesi fa
Modello di fattura del professionista: modello gratuito > guida alla redazione
Come si redige una fattura del professionista? Scarica il modello gratuitamente e compilalo secondo le indicazioni fornite su questo articolo! Qui troverai informazioni sulla natura della fattura emessa dal professionista, sulle scadenze a cui è soggetta e sui dati necessari per la sua redazione.
Definizioni backgroundFattura e scontrino elettronico per il regime forfettario
Definizioni
7 mesi fa
Fattura e scontrino elettronico per il regime forfettario
Da gennaio 2020 vi è l'obbligo di emettere lo scontrino elettronico anche per i forfettari. Qual è la procedura da seguire? Quali son le scadenze da rispettare? Quali sono le sanzioni a cui si va incontro? La normativa contempla delle eccezioni?