Fatturazione elettronica B2B: la contabilità digitale

La fatturazione elettronica sta diventando sempre più comune, con molte aziende e imprese che al giorno d’oggi accettano solo fatture elettroniche. Offrendo una maggiore efficienza e una maggiore visibilità dei dati, la fatturazione elettronica può aiutare le aziende a comunicare con fornitori e clienti, garantendo un flusso di cassa affidabile.

Ma quali sono le caratteristiche della fatturazione elettronica B2B? Quali sono i vantaggi? Quali sono le procedure da mettere in atto per una sistema di fatturazione efficace al 100%?

Continuate a leggere l’articolo per trovare le risposte alle vostre domande.

La fatturazione elettronica B2B, consiste nell’invio a un Privato, titolare di partita IVA (quindi proprietario di una società o libero professionista) la versione digitale di una fattura. Possiamo, quindi, affermare che la fatturazione elettronica B2B è un sistema di fatturazione digitale da un’azienda verso un’altra azienda o verso un libero professionista.

Piccola precisazione: la fatturazione elettronica corrisponde all’utilizzo di un sistema di fatturazione elettronica per tracciare le transazioni tra l'azienda e i clienti o i fornitori di quest'ultima. Non bisogna, quindi, confondere la fatturazione elettronica con i sistemi che scansionano semplicemente le fatture cartacee.

Altra piccola precisazione: quando parliamo di fattura elettronica B2B come l’invio ad un Privato intendiamo a un soggetto titolare di partita IVA che possiede un’attività commerciale. Non ci si riferisce, quindi, al consumatore finale, in quanto in quel caso si parla di fattura elettronica B2C.

Per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate ha creato un sistema digitale, chiamato Sistema di Interscambio (SdI), l'equivalente di una sorta di postino virtuale.

Questa piattaforma digitale è gratuita e tutti i contribuenti in possesso di partita IVA o dalla Pubblica Amministrazione (PA). Grazie a questo sistema, l’Agenzia delle Entrate è facilitata nell’azione di controllo e verifica delle fatture emesse da privati e da enti pubblici in qualsiasi momento.

La fatturazione elettronica prevede quindi la creazione di una versione digitale della fattura in un file xml. La ricezione e l’invio al consumatore finale avviene, in seguito, tramite il sistema di interscambio. L’agenzia delle entrate avrà così la possibilità di procedere alla conservazione digitale delle fatture elettroniche che si trovano nell’area riservata dei contribuenti che si avvolgono del SdI.

I due sistemi di fatturazione sono equivalenti a livello della procedura e del loro funzionamento. La differenza risiede nella compilazione della fattura con i corretti codici:

• nella fatturazione elettronica PA (Pubblica Amministrazione), si inserisce il Codice Ufficio PA per indicare il destinatario della fattura
• nella fatturazione elettronica B2B, si inserisce il codice destinatario, una serie alfanumerica a 7 cifre per identificare il ricevente della fattura. Nel caso in cui il destinatario non risulta iscritto al sistema di interscambio, si inserisce “0000000” come codice destinatario e nel campo “PEC destinatario” l’indirizzo PEC del destinatario.

Se il destinatario della fattura elettronica è una persona fisica, non possiederà un codice destinatario personale, sebbene sia titolare di partita IVA. In questa situazione particolare, bisognerà compilare la fattura elettronica, inserendo l’anagrafica relativa alla partita IVA della persona fisica in questione.

Se la fattura emessa con PEC errata o codice identificativo incorretto, la fattura verrà inviata al destinatario seguendo i dati della partita IVA inseriti. Tuttavia, riceverà semplicemente una copia digitale della fattura scaricabile su Fisconline o Entratel.

In questi ultimi anni, il sistema di fatturazione ha subito molteplici cambiamenti.

1. Nel 2015, la normativa fiscale ha imposto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
2. Nel 2017, è cominciato il processo di conversione verso la fatturazione elettronica per i privati, ovvero B2B. I contribuenti potevano avvalersi della fatturazione elettronica ancora in forma facoltativa.
3. Nel 2019, la normativa fiscale ha imposto l’obbligo di fatturazione elettronica anche per i privati.

I seguenti contribuenti sono esonerati dall’obbligo di impiego della fatturazione elettronica per la loro società:

• coloro che godono del regime forfettario;
• coloro che rientrano nel regime dei minimi o regime di vantaggio;
• coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extracomunitari.

Sebbene l’ultimo decreto legislativo abbia reso la fattura elettronica B2B obbligatoria, per i contribuenti che si avvolgono di questo sistema, rimangono attivi le seguenti agevolazioni fiscali:

• minori obblighi che riguardano la sospensione della comunicazione per le operazioni con i paesi black list dell’UE;
• l’eliminazione dello spesometro;
• la compilazione dei modelli INTRA, per l’acquisto di beni e servizi, e la lettera d’intento.

Un altro punto a favore dei contribuenti che utilizzano la fattura elettronica riguarda l’IVA: i rimborsi saranno emessi entro tre mesi dalla dichiarazione annuale e non sarà più richiesta l’aggiunta del visto di conformità delle garanzie per cifre che sono superiori ai 15 mila euro.

I principali vantaggi della fatturazione elettronica sono:

• costi ridotti di affrancatura, stampa e conservazione delle fatture;
• processo ecologico (protezione dell'ambiente senza l'uso di carta e stampa e altri impatti ambientali negativi)
• tempi di pagamento delle fatture ridotti (smaltimento più rapido degli insoluti);
• aumento della produttività degli imprenditori;
• tempo ridotto di elaborazione delle fatture inserite direttamente nel sistema contabile dell'imprenditore;
• comunicazione rafforzata tra gli imprenditori.

Dal punto di vista fiscale, la fatturazione elettronica influisce:

• una migliore qualità dei servizi dell'amministrazione fiscale nei confronti dei contribuenti (pre-completamento dei debiti fiscali o rimborso delle imposte, nessun ulteriore obbligo di presentazione di qualsiasi dichiarazione IVA, o minimizzazione in fasi);
• soppressione tempestiva della frode e dell'evasione fiscale;
• minimizzazione degli errori.

Un’analisi più dettagliata dei vantaggi ci porta a una suddivisione in quattro macroaree in cui si possono constatare in modo tangibili i benefici della fatturazione elettronica B2B.

La fatturazione cartacea richiede che i dipendenti recuperino i dati dalle fatture e li inseriscano manualmente nel sistema contabile dell'azienda. I sistemi di fatturazione elettronica possono eseguire questo passaggio automaticamente, risparmiando tempo e riducendo gli errori umani.

I sistemi di fatturazione elettronica permettono di organizzare le fatture per cliente, il che significa che è possibile monitorare facilmente quali clienti sono costantemente in ritardo nel pagamento delle fatture. Questa visibilità potrebbe aiutare la vostra organizzazione ad analizzare le tendenze e a pianificare il futuro.

Quando è possibile tenere traccia di tutte le fatture e vedere a colpo d'occhio quanto denaro ci si può aspettare di ricevere nel corso del prossimo mese o dei mesi successivi, è più facile garantire che la vostra azienda abbia un adeguato flusso di cassa.

I sistemi di fatturazione elettronica facilitano la comunicazione tra acquirenti, fornitori e clienti. Attraverso una maggiore collaborazione, si possono creare relazioni forti con le persone e le organizzazioni da cui dipende il vostro business.

Anche se la fatturazione elettronica ha molti vantaggi, ci sono alcuni svantaggi di cui dovreste essere consapevoli. Cercare di adottare un sistema di fatturazione elettronica senza un'adeguata preparazione o la giusta conoscenza di come funziona il sistema potrebbe portare a confusione e perdite di tempo. Tuttavia, con la giusta formazione, questo problema può essere superato.

Alcuni clienti potrebbero preferire ricevere una fattura cartacea. Anche se alcuni sistemi di fatturazione elettronica sono progettati per essere senza carta, è spesso possibile stampare una copia della fattura per il piccolo gruppo di persone che preferiscono non lavorare con le tecnologie digitali.

La fatturazione elettronica è parte integrante del processo di digitalizzazione. Come abbiamo visto, fornisce molti vantaggi nella lotta contro la frode fiscale e altre scappatoie fiscali. Durante e dopo la pandemia globale, abbiamo assistito a una certa accelerazione dell'economia digitale e della digitalizzazione attraverso l'adozione di nuove tecnologie.

A livello dell'UE, l'obbligo di fatturazione elettronica è obbligatorio solo nelle procedure di appalti pubblici, anche se i paesi si stanno concentrando sempre di più sugli effetti provenienti dai suoi benefici. A questo proposito, le richieste di deroga alla direttiva IVA da parte di alcuni Stati membri dell'UE sembrano giustificate, soprattutto in considerazione dell'attuale dimensione del Tax Gap e della corruzione.

D'altra parte, è anche necessario considerare gli incentivi fiscali sopracitati, che possono incoraggiare i contribuenti a utilizzare la fatturazione elettronica. Considerando tutti i vantaggi della fatturazione elettronica, c'è da aspettarsi che i contribuenti decidano di usarla sempre di più.

E voi, pensate di cominciare ad usare la fatturazione elettronica per la vostra società?