Fatturazione elettronica, come funziona? guida e software

Da Roberta Salzano
Il 20/05/20
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La fatturazione elettronica è al centro delle sfide della dematerializzazione per tutte le aziende. La fattura cartacea sta scomparendo per essere sostituita dalla fattura elettronica, che offre molti vantaggi alle aziende, come una più rapida elaborazione e guadagni finanziari. Ma tutti questi cambiamenti impongono domande sulla fatturazione elettronica e come funziona

Le fatture elettroniche devono essere conforme alle norme, non solo per quanto riguarda la loro trasmissione, ma anche per quanto riguarda l'archiviazione, l'integrità e l'autenticazione dell'emittente.

Quale software di dematerializzazione vi permette di passare alla e-fattura? appvizer vi fornisce tutte le risposte di questo articolo per dematerializzare le vostre fatture in modo sicuro e in tutta tranquillità:

Fattura elettronica: definizione

Cos'è la fattura elettronica?

Una fattura elettronica è una fattura emessa in formato digitale che sostituisce la versione cartacea, a condizione che sia conforme ai requisiti legali e fiscali in vigore.

Solo rispettando le normative nazionali ed europee, la fattura elettronica viene riconosciuta come documento originale valido, con lo stesso valore legale del formato cartaceo.

Ecco i principali obblighi da rispettare:

  • leggibilità: assicurarsi che le informazioni sul documento siano leggibili;
  • integrità: garantire l'impossibilità di modificare il contenuto;
  • autenticità: per dimostrare la sua autenticità, grazie all'identificazione affidabile del suo emittente (firma elettronica);
  • conservazione: prevedere la conservazione sicura a lungo termine dei documenti elettronici originali da entrambe le parti.

💡 Ogni fattura deve essere conservata per 10 anni: questo è un obbligo legale per qualsiasi azienda.

Le diverse modalità di dematerializzazione

  • La fattura elettronica non strutturata (immagine, PDF): l'invio e la ricezione delle fatture avviene tramite e-mail, la fattura cartacea rimane l'unica prova materiale legale;
  • La fattura elettronica strutturata (file informatico): in questo caso la fattura viene direttamente elaborata nel formato xml standardizzato per l'Electronic Data Interchange (EDI), i cui standard sono certificati dall'amministrazione.

    Quando due aziende scelgono questo metodo di elaborazione per le fatture elettroniche, devono prima definire lo standard comune di scambio per la teletrasmissione.

ℹ️ Nell'ambito della dematerializzazione conforme alle norme fiscali, le fatture sono standardizzate secondo gli standard accettati per la certificazione fiscale e possono essere elaborate solo elettronicamente.

Obblighi 2020: cosa dice la legge?

La fatturazione elettronica è stata introdotta a livello europeo nel 2014.

Di conseguenza a partire dal 6 giugno 2014 è diventato obbligatorio emettere fattura in forma elettronica per ogni azienda che fornisce servizi o beni verso la pubblica amministrazione.

D'ora in poi, dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati (B2C e B2B).

Fatturazione elettronica e quadro normativo

Il quadro normativo relativo alla fatturazione elettronica è molto specifico e la procedura è definita dal provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 dell’agenzia delle entrate.

Quali sono quindi i criteri da soddisfare? Devono essere soddisfatti diversi criteri chiave:

  • l'autenticità dell'identità dell'emittente e del codice destinatario,
  • l'integrità della fattura,
  • la leggibilità del documento,
  • formato xml

Inoltre, le aziende devono disporre di uno spazio di archiviazione conforme alla legge (conservazione sostitutiva) e utilizzare una firma elettronica o un formato EDI per certificare l'autenticazione dell'emittente.

Per quanto riguarda la trasmissione telematica della fattura elettronica può essere fatta in due modi:

  • Uso di canali digitali tradizionali: ad esempio la semplice mail, in questo caso è richiesta una copia cartacea come prova legale.
  • Sistema di interscambio: è un sistema offerto da differenti software e che permette di garantire elevati standard di sicurezza nella trasmissione e di evitare la creazione di una copia cartacea.

Strumenti per aiutarvi

In un software di fatturazione impostate le date di scadenza e il contenuto delle vostre fatture. La soluzione invia automaticamente e puntualmente la fattura elettronica al destinatario. In questo modo si risparmia tempo e si può tenere traccia delle fatture.

Ecco una selezione di strumenti in modalità SaaS per assistervi nella dematerializzazione della fatturazione e nell'elaborazione delle fatture in formato digitale:

Agenzia delle Entrate

L’agenzia delle entrate propone un software dall’utilizzo semplice e che garantisce standard di sicurezza e qualità elevati. Purtroppo non è una soluzione SaaS e richiede , quindi, di essere installata sul computer windows. A livello di funzionalità vi consentirà di gestire tutte le fasi di un processo di fatturazione, dalla compilazione all’invio.

Aruba

Quella di Aruba è una delle prime soluzioni di fatturazione elettronica a comparire sul mercato italiano. Si tratta di un software SaaS offerto secondo diversi piani a seconda delle esigenze. Tra le sue caratteristiche abbiamo la creazione di fatture PA, B2C e B2B, l’invio tramite SdI e la conservazione sostitutiva.

SDiPEC

SDiPEC Consente di gestire la fatturazione elettronica tramite una soluzione interamente gratuita. Si tratta di un software da scaricare e installare su computer. Tra le funzionalità chiave abbiamo la creazione di fatture e la gestione dei clienti tramite database, l’invio tramite SdI e PEC e la firma elettronica.

Un obbligo con dei vantaggi

La dematerializzazione delle fatture è al centro della digitalizzazione delle aziende, migliorando i processi e rendendo più fluidi gli scambi in tutti i settori.

Tutte le aziende e le amministrazioni devono essere in grado di ricevere ed emettere fatture in formato elettronico.

Si tratta di uno strumento potente che vi permette di rendere i vostri processi contabili più snelli e rapidi. Al tempo stesso rappresenta per lo stato un potente strumento contro l’evasione fiscale e in questi termini l’Italia ha giocato un ruolo chiave essendo il primo paese europeo a mettere in atto questo tipo di legislazione.

Avete tutte le carte in mano per lanciare il vostro progetto di dematerializzazione?

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