Fatturazione elettronica normativa: cosa è cambiato?

di Giorgia Frezza, il 16/04/21
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In questi ultimi anni, lo stato italiano ha cominciato un lungo processo di digitalizzazione con lo scopo di dematerializzare tutti i processi amministrativi e burocratici. Tra questi, troviamo anche il passaggio dalla fattura cartacea alla fattura elettronica. Ma qual è la normativa messa in atto attualmente per la fatturazione elettronica e quali sono le regole vigenti?

Nel nostro articolo vi spieghiamo cosa è cambiato rispetto al passato e soprattutto analizzeremo il processo alla base dell’emissione e del recapito di una fattura elettronica.

Fatturazione elettronica: la legge di riferimento

L’articolo 1, comma 3 del decreto Legge del 5 agosto 2015, n 127, così come modificato dall’articolo 1, comma 909, della L. 205 del 2017, dispone che:

l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda solo le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello stato.

Sono esclusi dall’obbligo di fattura elettronica i minimi/forfait e gli agricoli esonerati.

La normativa fiscale impone, quindi, la conversione dalla fattura cartacea alla versione XML, ovvero la versione digitale, con un’ulteriore modifica dei metodi di emissione e recapito della fattura elettronica.

Cosa cambia?

La modalità di emissione, come abbiamo appena visto, passa dal modello cartaceo o pdf a quello in formato .xml.

La modalità tradizionale di recapito, ovvero per mail, a mano o per posta, viene sostituita dal sistema di interscambio (SdI), una sorta di postino virtuale che si occupa di inoltrare la fattura al cliente e gestire le notifiche inerenti alla fattura in questione.

Le fatture che non rispettano tali criteri non potranno considerarsi validamente emesse ai fini fiscali.

Esempio tracciato XML

La fattura viene gestita in campi, i cosiddetti target, che raccolgono tutte le informazioni relative alla testata e al corpo della fattura.

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©archivist.it

La firma digitale

Come si gestisce la firma digitale?

Esistono due casistiche differenti:

  • nella fattura elettronica rivolta alla pubblica amministrazione o fattura PA, la firma digitale è obbligatoria
  • nella fattura elettronica tra privati o fattura b2b, la firma digitale non è obbligatoria ma è fortemente consigliata, in quanto la firma garantisce l’identità del documento ed è indispensabile ai fini probatori in caso di controversie legali.

A chi spetta apporre la firma digitale?

La firma sulla fattura elettronica individua il soggetto emittente. Nel caso in cui l’emittente della fattura è un privato, non c’è alcun dubbio su chi debba essere il firmatario. Nel caso, invece, di una grande azienda, che si serve di uno studio contabile o di commercialisti, il firmatario può essere indistintamente uno dei due. Non vi è alcuna regolamentazione che impone a uno dei due enti in particolare di apporre la firma digitale.

La conservazione elettronica

Con l’entrata in vigore dell’obbligo della fattura elettronica, entro in gioco anche l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche in formato xml. In alcuni casi, è richiesto di conservare anche le notifiche di invio della fatturazione.

A chi si impone quest’obbligo?

  • tutti coloro che hanno l’obbligo di emettere delle fatture elettroniche hanno l’obbligo di conservarle elettronicamente
  • tutti coloro che ricevono fatture elettroniche da soggetti obbligati a emetterle hanno l’obbligo di conservarle elettronicamente

Come si conserva la fattura elettronica?

La fattura elettronica conservata al sistema di interscambio va conservata obbligatoriamente in solo formato digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione digitale di documenti fiscali) e DPCM 3 dicembre 2013 (regole tecniche sui sistemi di conservazione).

Dal 1 gennaio 2019, la normativa prevede, inoltre, che bisogna conservare tutte le fatture elettroniche che rispettano la seguente scadenza: entro 3 mesi dai termini di presentazione della dichiarazione fiscale del periodo di imposta. Ciò significa che le azienda dovranno dotarsi di una spazio di stoccaggio in house o in outsourcing per la conservazione sostitutiva dei file xml delle fatture elettroniche entro dicembre 2020, se prendiamo in esame un esercizio contabile solare in cui la dichiarazione dei redditi e della situazione contabile viene effettuata a fine anno. Se l’esercizio contabile non è solare, bisognerà semplicemente rifare il calcolo rispettando sempre i 3 mesi di differenza dalla dichiarazione del periodo di imposta.

Obbligo di fattura elettronica in relazione alla territorialità

Per il momento, la fatturazione elettronica è obbligatoria per transazioni nazionali tra fornitori e clienti italiani. Per vendite e acquisti intracomunitari o extra-UE, non vi è l’obbligo della fattura elettronica, in quanto non è ancora stata comunicata la normativa definitiva. L’Unione Europea non ha ancora raggiunto una normativa unanime sull’argomento. Tuttavia, si sta prendendo in considerazione la possibilità di spedire i file xml ai clienti intracomunitari o extra-UE in alternativa allo spesometro.

All’istante presente, la fatturazione elettronica è obbligatoria solamente per le operazioni commerciali all'interno dei confini italiani.

Invio e gestione della fattura elettronica

Per consegnare una fattura elettronica al cliente, esistono tre canali di trasmissione:

  • la PEC o posta elettronica certificata
  • la HUB, tecnologia che richiede l’utilizzo del codice destinatario. Non si appoggia a un servizio di posta elettronica ma ai cosiddetti web service. Il vantaggio dell’HUB è la sua capacità a gestire grossi volumi di flussi documentari. Rispetto alla PEC, non è richiesta nessuna gestione da parte dell’utente. L’HUB lavora con il codice destinatario, la PEC, invece, con l’indirizzo PEC.
  • il terzo canale telematico è rappresentato dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Una volta generata la fattura in formato .xml, si può caricare il file nello spazio dedicata della propria area personale e il sistema di interscambio si occuperà di recapitarlo al destinatario finale. Questo canale di trasmissione è da preferire nel caso in cui si producono un numero esiguo di fatture. Se si tratta delle fatture di una grande società, è preferibile l’impiego del codice destinatario e la tecnologia dell’HUB.

Attraverso questi tre canali telematici, la fattura elettronica arriva al sistema di interscambio.

In che modo il SdI porta a termine il recapito della fattura?

Prima di tutto, il sistema di interscambio procederà alla lettura della partita IVA e del codice fiscale del cliente al quale la fattura è destinata.

Una volta individuate queste due informazioni, il sistema di interscambio passerà all’analisi della partita Iva per vedere se trova un riscontro nei suoi database.

Infatti, nella propria area riservata dell’Agenzia delle Entrata, si può comunicare la propria preferenza per la PEC o per il codice destinatario come metodo di ricezione. Se il cliente ha effettuato questo processo di censimento, il sistema di interscambio riconoscerà il suo codice destinatario o la sua PEC e invierà la fattura in questione attraverso il servizio telematico prescelto. Se il cliente non è censito, il Sdl procederà alla lettura del file in formato xml o il campo “codice destinatario” in cui troverà o un codice destinatario o una PEC a cui inviare la fattura.

Nel caso in cui nel file xml, il SdI non trova nessun codice destinatario o PEC o nessun altra indicazione, la fattura viene, comunque, consegnata. Il cliente troverà la fattura nel cassetto fiscale. Dovrà, quindi, fare il login nella sua area riservata e scaricare il file della fattura.

In altre parole, se il cliente risulta tra i soggetti recensiti dal Sdl, non dovrà comunicarvi niente, in quanto la sola partita IVA sarà sufficiente. Se, invece, non ha ancora svolto questa procedura, sarebbe consigliabile che indichi o un codice destinatario o un indirizzo PEC in modo che il SdI possa recapitare correttamente la fattura, evitando di inviarla al cassetto fiscale.

Tempi di elaborazione

Appena il sistema di interscambio riceve la fattura elettronica, comincia l’analisi per la ricerca di eventuali problemi tecnici, ovvero:

  • controllare se i campi sono stati compilati correttamente,
  • se gli importi sono giusti,
  • se la partita IVA esiste,
  • se il certificato della firma digitale è valido.

Se la fattura supera tutti questi controlli tecnici, il SdI procede alla consegna. Se fallisce i controlli tecnici, il SdI invierà una ricevuta di scarto a colui che ha emesso la fattura.

I tempi massimi di elaborazione del SdI sono 5 giorni. Quindi, entro cinque giorni dall’invio della fattura al SdI, dovrete ricevere alternativamente:

  • una ricevuta di consegna, ovvero la fattura è stata consegnato al destinatario
  • una ricevuta di mancato recapito, ovvero la fattura è stata messa nel cassetto fiscale del cliente, in quanto quest’ultimo non ha lasciato le sue coordinate. In questo caso, dovrete avvisare il cliente, attraverso una semplice mail, che la fattura in formato xml è a disposizione nella sua area riservata
  • una ricevuta di scarto, se il file presenta un problema tecnico grave

Il ruolo delle date

Nel processo di fatturazione elettronica, le date sono importanti perché:

  • indicano gli stadi che la fattura elettronica può assumere
  • introducono una maggiore rigidità nella gestione della fattura elettronica
  • acquistano un significato civilistico e fiscale da cui non è possibile svincolarsi.

Ecco, quindi, la lista delle date per la fatturazione elettronica in ordine consecutivo di evoluzione:

  1. la data di emissione del documento, ovvero la data riportata sul documento, quella che fa fede per l'esigibilità dell’imposta
  2. la data/ora di trasmissione a SdI, ovvero la data in cui l’HUB o il gestore PEC trasmette la fattura elettronica al sistema di interscambio
  3. la data/ora di ricezione da parte di SdI, ovvero la data in cui il SdI ha ricevuto la fattura, ma non ha ancora effettuato i controlli. In questa tappa, la fattura viene marcata con un identificativo SdI e viene generato l’HASH del documento (sequenza di codici binari che identifica la fattura in modo univoco). Tuttavia, la fattura elettronica non è considerata ancora emessa
  4. la data/ora di consegna, ovvero la data contenuta nella ricevuta di consegna. è la data in cui la fattura elettronica viene recapitata al ricevente.Questa è la data che:
    1. rende emessa la fattura fiscalmente
    2. fa fede per la detraibilità dell’imposta
  5. la data/ora di messa a disposizione nell’area riservata, ovvero la data contenuta nella ricevuta di mancato recapito. è la data in cui il SdI mette a disposizione la fattura nell’area riservata del ricevente, non avendo potuto recapitarla ad altro indirizzo.
  6. la data/ora di presa visione nell’area riservata, ovvero la data in cui il ricevente prende visione della fattura elettronica nell’area riservata. Questa data compare sotto forma di notifica nell’area riservata sia del ricevente che dell’emittente.

Entro quando va emessa la fattura elettronica?

La normativa prevede che sia ammessa la possibilità di trasmettere successivamente la fattura (non entro le 24 ore stabilite), a patto che il ritardo della trasmissione non rechi pregiudizio alla liquidazione dell’imposta nel periodo di competenza. In altre parole, la fattura differita deve essere emessa entro il 15 del mese successivo, affinché rientri nel periodo di liquidazione.

Tutti gli stati delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche possono assumere vari stati ai quali corrispondono o meno degli obblighi normativi. Ecco qui tutte le configurazione in analisi:

  1. La fattura inviata in attesa di risposta. In questo momento sia cedente che ricevente non hanno obblighi
  2. La fattura consegnata al destinatario. Per il cedente vi è l’obbligo di:
    1. registrazione in partita IVA entro 15 giorni dalla data di emissione
    2. esigibilità IVA
    3. conservazione sostitutiva, ovvero la conservazione del file xml e la ricevuta di consegna.
    4. Per il ricevente sono presenti gli stessi obblighi
  3. La fattura scartata. Solo nel caso della fattura scartata decadono tutti gli obblighi, in quanto quest’ultima non è considerata emessa fiscalmente. Tuttavia, si possono creare due scenari differenti in questo caso:
    1. Se la fattura è scartata non per un errore di contenuto, il cedente ha l’obbligo di conservazione sostitutiva.
    2. In caso di fattura scartata per errore tecnico, il cedente può:
      1. correggere la fattura, mantenendo lo stesso numero e data
      2. annullare la fattura, mantenendo un nuovo documento con data diversa

La fatturazione elettronica è un soggetto che evolve molto rapidamente a livello di normativa fiscale e amministrativa. Quindi, vi consigliamo di guardare regolarmente tutti i nuovi cambiamenti in ambito di fatturazione elettronica. E se avete ancora delle domande sulla normativa della fatturazione elettronica, non esitate a scriverci nello spazio dedicato ai feedback.