Fatturazione: definizione, obblighi e modello di fattura Excel

mini guida alla fattura

La prima delle best practices in materia di fatturazione è sapere cos'è una fattura. Dovete essere consapevoli degli obblighi e delle informazioni  da includere nelle vostre fatture. I software di fatturazione e la fatturazione online vi aiutano ad automatizzare un gran numero di attività e ad aumentare la produttività. Facciamo quindi un veloce ripasso, vediamo qualche soluzione e come bonus un modello di fattura da scaricare!

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Che cos'è una fattura?

Definizione

Una fattura è un documento elettronico o cartaceo con un duplice scopo contabile e commerciale. La fattura consente di registrare una vendita di servizi e/o prodotti effettuata da una persona giuridica (autoimprenditore, società, associazione) ad un'altra struttura giuridica o ad un individuo. Tale documento deve contenere informazioni specifiche per essere valido, quali data, descrizione del prodotto, prezzo di vendita al netto di tasse e IVA, prezzo unitario, quantità, ecc.

Qual è lo scopo della fatturazione?

La fattura è un documento che formalizza la vendita di un prodotto o servizio. In altre parole, la fatturazione ha due funzioni:

  • La funzione contabile della fattura: gli importi al netto delle imposte e IVA inclusa sono tradotti in scritture contabili autentiche nel monitoraggio dell'attività dell'azienda o dell'organizzazione non profit.
  • La funzione commerciale: permette al venditore di concludere la vendita con documenti commerciali in debita forma. Per quanto riguarda l'acquirente, egli beneficia di un documento ufficiale che chiarisce tutte le condizioni del suo acquisto.

Obblighi relativi alle vostre fatture

Informazioni obbligatorie sulle fatture

Le vostre fatture devono contenere un certo numero di informazioni obbligatorie, siano esse online sul vostro spazio personale, su Excel o pubblicate in un software di fatturazione.

Cosa dovrebbe essere incluso nella mia fattura? Sia che siate imprenditori individuali o una società, a livello legale vi sono richieste determinate cose:

Per Cliente e venditore:

  • ditta/ ragione sociale
  • ubicazione (domicilio o residenza)
  • N° di partita IVA o codice fiscale (quest'ultimo se il cliente è un privato)

In merito alla prestazione

  • natura, qualità e quantità dei beni o servizi
  • informazioni necessarie per determinare la base imponibile
  • data emissione fattura
  • codice univoco di identificazione della fattura
  • eventuali sconti e promozioni
  • aliquota e importo IVA
  • informazioni in merito ai DDT

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica c'è qualche informazione extra da sapere, trovatele all'articolo:

Fatturazione elettronica 2019: il passaggio alla dematerializzazione fiscale

Obblighi di conservazione delle fatture

Le fatture (emesse e ricevute) devono essere conservate come ogni documento contabile. Ai sensi dell'articolo 2220 cc a questi documenti si applica la stessa normativa delle scritture contabili per cui devono essere conservati per dieci anni dalla data di chiusura dell'esercizio finanziario. I documenti contabili cartacei dovrebbero essere conservati in un archivio tradizionale, mentre le fatture online dovrebbero essere conservate in uno spazio di archiviazione informatico che rispetti determinati requisiti ai fini di garantire l'autenticità e l'inalterabilità del documento (art. 21, D.P.R. n. 633/1972 c. 3) :

  • possibilità di apporre la firma elettronica
  • registrazione di ora e data
  • strumenti che impediscano eventuali modifiche

È possibile archiviare le fatture in un formato modificabile come XML, purché conforme allo standard EDI (Electronic Data Interchange).

Firma elettronica delle fatture

Oggi non c'è bisogno di avere le fatture firmate fisicamente. Ciò può essere fatto utilizzando una firma elettronica, a condizione che sia conforme alle norme vigenti. A tal fine, è necessario utilizzare un software di firma elettronica legalmente valido .

Come si fa a sollecitare un cliente che non paga?

Far pagare un cliente è un'arte. In questo senso, vale la pena di prendersi cura del vostro rapporto con lui fin dall'inizio. Se la situazione non è chiara, assicurarsi di rispettare le scadenze dei solleciti. Il software di fatturazione consente di tenere traccia delle fatture non pagate sincronizzandole con il proprio conto bancario. Tuttavia, i solleciti automatici non sono sistematicamente presenti in tutti i software.

Come approvare la fatturazione online o elettronica?

Il software di fatturazione consente di gestire preventivi e fatture senza problemi, dalla loro creazione all'archiviazione e al pagamento, come attraverso l'addebito diretto. In qualità di imprenditore, artigiano o lavoratore autonomo, dovete concentrarvi sulla vostra attività commerciale e non su compiti contabili che richiedono molto tempo. Il software di fatturazione online consente di risparmiare molto tempo con le seguenti caratteristiche:

  • Creazione automatica di un preventivo
  • I preventivi sono facilmente convertibili in fatture
  • Preventivi e fatture vengono inviati via e-mail in formato PDF. Alcuni software consentono anche la firma elettronica dei documenti
  • Gestione dei pagamenti e ottimizzazione dei tempi di pagamento
  • Generazione di registrazioni contabili legali o esportazione contabile
  • Promemoria clienti, gestione dei ritardi di pagamento e delle fatture non pagate. Alcuni pacchetti software offrono servizi di raccolta in caso di rifiuto di pagamento. Se ancora non è possibile essere pagati, la procedura di incasso è spesso seguita da un avvocato o da un'agenzia

Una gestione senza intoppi della creazione di un preventivo di fatturazione pone fine ai problemi che si incontrano in una situazione ordinaria, come ad esempio:

  • Non conformità del documento e archiviazione
  • Perdita di informazioni e documenti
  • Irregolarità nella numerazione delle fatture
  • Tempo per creare preventivi e fatturare troppo a lungo
  • Scarsa immagine con i vostri clienti a causa di ritardi e formato della fattura

Quale software per le fatture scegliere?

Ci sono molti programmi software di fatturazione disponibili. Quali criteri di base dovrebbero essere tenuti in considerazione nella preparazione della mia fattura? Ricordiamoci i due principali:

  • Archiviazione o backup cloud per non perdere le informazioni
  • Le fatture devono essere conformi alle normative locali.

L'ergonomia, il prezzo e la copertura funzionale che vi aspettate ridurranno notevolmente la vostra scelta. Sentitevi liberi di confrontare i software su appvizer e attivare un periodo di prova gratuito. I periodi di prova sono spesso 30 giorni e quindi consentono di abbonarsi ad un abbonamento mensile una volta testata la soluzione. Oggi ve ne presentiamo brevemente 3 per darvi un'idea delle alternative che potete trovare.

Gestionale 1- Zucchetti

Gestionale 1 è una soluzione che copre una gamma di servizi un po' più ampia rispetto al semplice software di fatturazione. Infatti, si tratta di uno strumento contabile a 360°. Questo tipo di software diviene un ottimo alleato per aziende piccole o giovani che, pur necessitando di automatizzare certi processi, non possono dotarsi di singoli software per ogni attività preferendo, così, qualcosa di più globale.

Tra i moduli che possiamo trovare:

  • Contabilità
  • Gestione magazzino
  • Gestione processi di vendita e acquisti

Invoicex

Con Invoicex andiamo nel mondo dei software da installare, vero che potrebbe limitare la mobilità ma per molti sono ancora ritenuti gli strumenti più sicuri in materia di protezione dati. Il problema potenziale della compatibilità ai diversi sistemi operativi è ovviato dalla possibilità di installarlo su Windows, Linux e Mac. La versione base del software è gratuita.

Alcune delle funzionalità:

  • Gestione di tutta la documentazione collegata alle fatture (preventivi, DDT...)
  • Backup online possibile
  • Fatturazione elettronica

screenshot invoicex

Winfatt

Con Winfatt siamo ancora nel mondo dei software on-premise. È stato pensato appositamente per Windows ma consente l'archiviazione online dei dati e soprattutto permete la condivisione del database. Gli aggiornamenti sono automatici in modo da non rischiare minimamente in materia di normative legali.

Tra le caratteristiche che potreste trovare:

  • Emissione standard di fatture
  • Fatturazione elettronica
  • Gestione della prima nota

screenshot winfatt

Scaricare un modello di fattura gratuito

Volete avere un esempio di fattura? Se preferite gestire la fatturazione in Excel, scaricate il nostro modello di fattura gratuito disponibile qui sotto:

La fattura è un documento contabile ma anche uno strumento importante nei rapporti con i clienti. Assicuratevi di prendervi cura di questo documento e delle relative procedure (formattazione, invio, firma, numero, sconto, pagamento e solleciti). Il software di fatturazione aumenta e facilita notevolmente i vostri standard a prezzi spesso molto bassi.

 

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