Come fare una fattura? adempimenti contabili, modelli excel da scaricare e software

Come fare una fattura a regola d’arte

come fare una fattura

Come fare una fattura? Non è facile avere una risposta chiara ed esaustiva quando si avvia un'attività e si scopre la gestione aziendale.

Quali sono le voci obbligatorie? Come gestire l'IVA? Come preparare serenamente la propria contabilità per il proprio commercialista?

Questo articolo condivide con voi le buone pratiche, un modello su Excel e un confronto software. Con questo, niente più preoccupazioni per la fatturazione: potete dedicarvi alla vostra attività e ai vostri clienti!

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Come fare una fattura? Consigli e buone pratiche

L'elaborazione di una fattura non è una magia difficile come sembra. Ecco alcuni consigli e punti chiave di attenzione affinché la fatturazione non abbia più segreti per voi!

Prestare attenzione alla struttura 

Come strutturare una fattura? Un certo numero di menzioni obbligatorie deve apparire; possiamo raggrupparle in diverse categorie di informazioni:

  • l'identità della vostra azienda
  • l'identità del destinatario
  • il numero e la data
  • il nome e l'importo dei beni o servizi fatturati
  • l'importo da pagare (IVA e imposte escluse)
  • condizioni di pagamento

Questo video di meno di due minuti sintetizza come fare una bozza di legge nel rispetto della legge:

Potete personalizzarle, come tutti i vostri documenti commerciali, facendole rispettare la vostra carta grafica e aggiungendo il vostro logo aziendale, ad esempio.

In ogni caso, tenere presente che la fattura deve essere leggibile e tutte le informazioni devono essere rapidamente identificabili. Anche se esaustiva, la vostra fattura non deve essere sovraccaricata.

Quando fare l'emissione?

Il momento dell'emissione arriva una volta che la vendita è stata effettuata o il servizio è stato completato.

👉 Per la vendita di beni:  viene emessa nel momento in cui l'acquirente e il venditore si sono accordati congiuntamente su un ordine.

NB. In alcuni casi, viene emessa al momento della consegna della merce, che può differire dalla data di vendita.

👉 Per i servizi: viene emessa al momento dell'esecuzione del servizio.

Per i servizi di lunga durata, è possibile emetterle di avanzamento per ripartire i pagamenti e quindi non aspettare che il servizio sia completato prima dell'emissione.

Differenziare i tipi 

Esistono diversi tipi di fatture. Ogni fattura è utile in un caso specifico:

  • Nota di credito, emessa per correggere una fattura errata, per annullare una fattura se la vendita non viene effettuata, o per concedere uno sconto,
  • di acconto o fattura anticipata, emessa quando il cliente paga una parte dell'importo da pagare in anticipo,
  • di avanzamento lavori o la fattura di situazione, comune nel settore delle costruzioni, che corrisponde alle fatture intermedie stabilite in base all'avanzamento di un cantiere,
  • pro forma non è in realtà una fattura, ma piuttosto una stima che assume la forma di una fattura; non ha alcun valore legale,
  • di chiusura, emessa alla fine di un contratto.

Semplificare l'emissione e l'invio 

Come fare una fattura senza troppo sbatterci la testa? automatizzate la gestione della fatturazione! Gli strumenti online molto semplici da utilizzare, a volte gratuiti, esistono e possono farvi risparmiare molto tempo. Modificate e distribuite le vostre fatture in pochi click e potete dedicare più tempo alla vostra attività!

Dematerializzare le fatture

Come vi abbiamo appena detto: l'obiettivo è quello di semplificare la gestione della vostra fatturazione.

La fatturazione online, come diretta conseguenza della dematerializzazione, è il nuovo alleato delle aziende. Che si tratti di un lavoratore autonomo o di una PMI, la fatturazione elettronica non solo vi farà risparmiare tempo, ma vi garantirà anche la possibilità di essere sempre conformi alle norme. Tutto questo senza doversi preoccupare delle formule come con Excel.

Informazioni obbligatorie da includere

Come abbiamo visto in precedenza in questo articolo, una certa quantità di informazioni deve apparire su tutte le vostre fatture perché siano valide.

L'identità del venditore

  • il nome della società o il nome del venditore
  • l'indirizzo
  • codice fiscale
  • il numero di partita IVA, se l'importo della fattura è superiore a 150 euro
  • status giuridico
  • l'ammontare del capitale sociale, se presente
  • regime fiscale

L'identità dell'acquirente

  • il nome della società o il nome del venditore
  • l'indirizzo

Riferimento

  • il numero progressivo- deve essere unico, e i numeri devono seguire l'uno l'altro
  • la data

L'elenco dei beni o servizi fatturati

  • i loro nomi
  • l'importo unitario
  • la quantità
  • la data di consegna o la data di completamento del servizio

L'importo della fattura

  • l'importo totale al netto dell'IVA dei beni o servizi fatturati
  • prezzo unitario
  • l'aliquota IVA applicabile
  • l'importo totale, tasse incluse
  • informazioni sull'applicazione o meno dell'IVA
  • possibili aumenti di prezzo o sconti

Condizioni di pagamento

  • la data di scadenza del pagamento,
  • sanzioni applicabili in caso di ritardo,
  • le condizioni di sconto se si tratta di un pagamento anticipato - in caso contrario, indicare Sconto per pagamento anticipato: nessuno.

Qual è il mezzo migliore per le vostre fatture?

La fattura cartacea

Esiste ancora! Eccola in tutto il suo splendore!

Fattura cartacea

©Ebay

I blocchi di di carta vengono ancora talvolta utilizzati per l'emissione di fatture. Si tratta di uno strumento utile per le persone che non sono molto a loro agio con i computer, ma hanno alcuni svantaggi importanti:

  • rischio di perdere dei documenti,
  • scrittura manuale di tutte le voci (che richiede tempo)
  • impossibilità di aggiornare il documento
  • nessuna automazione

La fattura automatica Excel

Come si fa una fattura su un foglio di calcolo Excel? Il modo più semplice è quello di utilizzare un modello che dovete solo adattare alla vostra azienda. Le formule predefinite automatizzano i calcoli.

appvizer vi offre il download gratuito di un modello di fattura in Excel :

Modelli di fattura con e senza IVA

La fatturazione facile e online

Excel è ancora spesso lo strumento di riferimento per le aziende per gestire la loro fatturazione. Tuttavia, al giorno d'oggi sono disponibili online software a costi modesti, che possono semplificare drasticamente la vostra fatturazione.

Come possono farlo? Grazie a :

  • modelli pronti all'uso
  • automazione dei compiti
  • invio facile di fatture in diversi formati (e-mail, PDF ad esempio)
  • riduzione degli errori (digitazione, calcolo, ecc.)
  • la garanzia di emettere fatture corrette
  • gestione più semplice dei solleciti e della fatturazione ricorrente
  • un controllo delle ricevute
  • semplificazione degli scambi con il vostro commercialista, se necessario

Quale software scegliere? Confrontiamo tre esempi di software di fatturazione online per aiutarvi a semplificare la gestione della fatturazione.Quale software scegliere? nella nostra sezione software potete trovare strumenti di fatturazione all'avanguardia come Fatture in Cloud, Debitoor, Blustring

La redazione di una fattura diventa una formalità

Scommettiamo che alla fine di questo articolo il dilemma non sarà più "Come faccio a fare una fattura? "ma piuttosto "Come userò il tempo risparmiato automatizzando la mia fatturazione? ”.

Volete fare il grande passo e dire “lo voglio” ad uno strumento online?

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