Come fare una fattura a regola d’arte

Come fare una fattura? Non è facile avere una risposta chiara ed esaustiva quando si avvia un'attività e si scopre la gestione aziendale.

Quali sono le voci obbligatorie? Come gestire l'IVA secondo le regole dell'Agenzia delle Entrate? Come preparare serenamente la propria contabilità per il proprio commercialista?

Questo articolo condivide con voi le buone pratiche, un modello su Excel e un confronto software. Con questo, niente più preoccupazioni per la fatturazione: potete dedicarvi alla vostra attività e ai vostri clienti!

L'elaborazione di una fattura non è una magia difficile come sembra. Ecco alcuni consigli e punti chiave di attenzione affinché la fatturazione non abbia più segreti per voi!

Come strutturare una fattura? Un certo numero di menzioni obbligatorie deve apparire; possiamo raggrupparle in diverse categorie d'informazioni:

• la ragione sociale della vostra azienda
• l'identità del destinatario
• il numero e la data
• il nome e il prezzo unitario dei beni o delle prestazioni di servizi fatturati
• l'importo da pagare (IVA e imposte escluse)
• condizioni di pagamento

Questo video di meno di due minuti sintetizza come fare una bozza di legge nel rispetto della legge:

Potete personalizzarle, come tutti i vostri documenti commerciali, facendole rispettare la vostra carta grafica e aggiungendo il vostro logo aziendale, ad esempio.

In ogni caso, tenere presente che la fattura deve essere leggibile e tutte le informazioni devono essere rapidamente identificabili. Anche se esaustiva, la vostra fattura non deve essere sovraccaricata.

Il momento dell'emissione arriva una volta che la vendita è stata effettuata o il servizio è stato completato.

👉 Per la vendita di beni: viene emessa nel momento in cui l'acquirente e il fornitore si sono accordati congiuntamente su un ordine.

NB. In alcuni casi, viene emessa al momento della consegna della merce, che può differire dalla data di vendita.

👉 Per le prestazioni di servizi: viene emessa al momento dell'esecuzione del servizio.

Per i servizi di lunga durata, è possibile emetterle di avanzamento per ripartire i pagamenti e quindi non aspettare che il servizio sia completato prima dell'emissione.

Esistono diversi tipi di fatture. Ogni fattura è utile in un caso specifico:

• Nota di credito, emessa per correggere una fattura errata, per annullare una fattura se la vendita non viene effettuata, o per concedere uno sconto,
• di acconto o fattura anticipata, emessa quando il cliente paga una parte dell'importo da pagare in anticipo,
• di avanzamento lavori o la fattura di situazione, comune nel settore delle costruzioni, che corrisponde alle fatture intermedie stabilite in base all'avanzamento di un cantiere,
• pro forma non è in realtà una fattura, ma piuttosto una stima che assume la forma di una fattura; non ha alcun valore legale,
• di chiusura, emessa alla fine di un contratto.

Come fare una fattura senza troppo sbatterci la testa? Automatizzate la gestione della fatturazione! Gli strumenti online molto semplici da utilizzare, a volte gratuiti, esistono e possono farvi risparmiare molto tempo. Modificate e distribuite le vostre fatture in pochi click e potete dedicare più tempo alla vostra attività!

Come vi abbiamo appena detto: l'obiettivo è quello di semplificare la gestione della vostra fatturazione.

La fattura elettronica, come diretta conseguenza della dematerializzazione, è il nuovo alleato delle aziende. Che si tratti di un lavoratore autonomo o di una PMI, la fatturazione elettronica non solo vi farà risparmiare tempo, ma vi garantirà anche la possibilità di essere sempre conformi alle norme. Tutto questo senza doversi preoccupare delle formule come con Excel.

Come abbiamo visto in precedenza in questo articolo, l' Agenzia delle Entrate ha definito una certa quantità di campi che devono apparire su tutte le vostre fatture perché siano valide.

• ragione sociale o il nome del fornitore
• l'indirizzo
• codice fiscale del fornitore
• il numero di partita IVA, se l'importo della fattura è superiore a 150 euro
• status giuridico
• l'ammontare del capitale sociale, se presente
• regime fiscale

• ragione sociale o il nome del cliente
• l'indirizzo

• il numero progressivo deve essere unico, e i numeri devono seguire l'uno l'altro
• la data

• i loro nomi
• l'importo unitario
• la quantità
• la data di consegna o la data di completamento del servizio

• l'importo totale al netto dell'IVA dei beni o delle prestazioni di servizi fatturate
• prezzo unitario
• l'aliquota IVA applicabile
• l'importo totale, tasse incluse
• informazioni sull'applicazione o meno dell'IVA
• possibili aumenti di prezzo o sconti

• la data di scadenza del pagamento,
• le diverse modalità di pagamento
• sanzioni applicabili in caso di ritardo,
• le condizioni di sconto se si tratta di un pagamento anticipato - in caso contrario, indicare Sconto per pagamento anticipato: nessuno.

Esiste ancora! Eccola in tutto il suo splendore!

I blocchi di carta vengono ancora talvolta utilizzati per l'emissione di fatture. Si tratta di uno strumento utile per le persone che non sono molto a loro agio con i computer, ma hanno alcuni svantaggi importanti:

• rischio di perdere dei documenti,
• scrittura manuale di tutti i campi (che richiede tempo)
• impossibilità di aggiornare il documento
• nessuna automazione per inserire informazioni cruciali come la partita IVA o la data di emissione

Come si fa una fattura su un foglio di calcolo Excel? Il modo più semplice è quello di utilizzare un modello che dovete solo adattare alla vostra azienda. Le formule predefinite automatizzano i calcoli.

appvizer vi offre il download gratuito di un modello di fattura in Excel :

Excel è ancora spesso lo strumento di riferimento per le aziende per gestire la loro fatturazione. Tuttavia, al giorno d'oggi sono disponibili online software a costi modesti, che possono semplificare drasticamente la vostra fatturazione soprattutto per quanto riguarda la nuova legislazione sulla fattura elettronica indicata dall'Agenzia delle entrate.

Come possono farlo? Grazie a :

• modelli pronti all'uso
• riempimento automatico dei campi
• invio facile di fatture in diversi formati (e-mail, PDF ad esempio)
• riduzione degli errori (digitazione, calcolo, partita IVA ecc.)
• la garanzia di emettere fatture corrette
• gestione più semplice dei solleciti e della fatturazione ricorrente
• un controllo delle ricevute
• semplificazione degli scambi con il vostro commercialista, se necessario
• duplice copia della fattura con backup su server cloud

Quale software scegliere? Confrontiamo tre esempi di software di fatturazione online per aiutarvi a semplificare la gestione della fatturazione.Quale software scegliere? nella nostra sezione software potete trovare strumenti di fatturazione all'avanguardia come Fatture in Cloud, Debitoor, Blustring

Scommettiamo che alla fine di questo articolo il dilemma non sarà più "Come faccio a fare una fattura? "ma piuttosto "Come userò il tempo risparmiato automatizzando la mia fatturazione? ”.

Volete fare il grande passo e dire “lo voglio” ad uno strumento online?