Corporate social network software: guida all'acquisto
Cos'è un CSN?
Definizione
CSN si riferisce ad una piattaforma digitale collaborativa che consente ad impiregati e soci di creare una community per comunicare e collaborare al meglio. Il corporate Social Network apre canali di accesso agli individui e alle informazioni ad esso adattate. Più che uno strumento di lavoro, il CSN è uno strumento di comunicazione interna per le organizzazioni con una dimensione collaborativa. Oggi, è una pietra angolare della trasformazione digitale.
Il CSN è spesso percepito come una Social Intranet che sostituisce l'Intranet e l'Enterprise Extranet 1.0 come Sharepoint o Drupal. Tuttavia, non va confuso con una "rete professionale" come Linkedin, che è solo una piattaforma di networking (il CSN è soprattutto uno strumento di comunicazione aziendale). Quasi l'80% delle grandi imprese ha implementato un CSN.
Come funzionano i social network aziendali?
Un Corporate Social Network è un programma per computer ospitato in un cloud pubblico (datacenter) o privato (server gestiti internamente) e accessibile tramite un browser web. Il CSN è costituito da un ecosistema applicativo che include le funzionalità di comunicazione interna presenti nei social network come Facebook, Linkedin, Twitter (condivisione di contenuti, like, commenti, commenti, profilo utente, instant messaging) con strumenti collaborativi (condivisione di documenti, ricerca di competenze, task management, project management, ideazione, knowledge management).
L'implementazione di un CSN in un'azienda è uno sconvolgimento culturale perché questo strumento modifica le interazioni tra individui. Per questo motivo le aziende si avvalgono di consulenti esterni per facilitare l'adozione della piattaforma collaborativa. L'implementazione di un CSN comporta anche una fase di personalizzazione della piattaforma per adattarla al sistema informativo e ai processi aziendali (es. procedure di validazione) come qualsiasi altro progetto web di questo tipo.
Quali sono le funzionalità di un social network aziendale?
Le funzionalità di un CSN mirano a sviluppare il lavoro collaborativo e la comunicazione digitale in modo unitario e strategico:
Strumenti di collaborazione
- Gestione documentale (DMS): gerarchia dei documenti, archiviazione, condivisione dei documenti
- Gestione delle idee: favorire l'emergere di progetti di collaborazione
- Gestione dei compiti e del progetto
- Gestione della conoscenza
- Monitoraggio collaborativo: aumentare la conoscenza di un gruppo di lavoro
- CMS (content management): blogging per la reputazione aziendale e l'e-marketing
- Rapporto con il cliente: Social CRM, CRM, lead management, customer experience
Strumenti di comunicazione
- Condivisione di contenuti, gusti, commenti
- Messaggistica istantanea per chattare con i colleghi
- Marketing digitale conversazionale con i clienti
Funzione organizzativa
- Semplificazione dell'organizzazione manageriale (più interfunzionalità)
- Gestione partecipativa dell'azienda (processo decisionale condiviso tra management e team operativi)
Quali aziende utilizzano un social network professionale?
Le aziende che abbracciano il Social Web sono generalmente di due tipi: aziende che già lavorano in agilità (utilizzando la metodologia Agile) e aziende che hanno l'ambizione di reinventare la propria organizzazione per dinamizzarla e adattarla ad una nuova sfida organizzativa:
- Le Business School sono quasi tutti utenti di questi nuovi strumenti.
- Startup: spesso sono già aziende digitali che sono già consapevoli dei benefici di questi strumenti collaborativi.
- Grandi aziende e gruppi in cerca di produttività e competitività
3 gruppi di individui sono coinvolti in un progetto di CSN:
- Leadership: CIO, HRD, comitato aziendale, responsabile della comunicazione, responsabili delle decisioni.
- L'ambasciatore: Responsabile di progetto, adozione anticipata
- L'utente: il dipendente che utilizza il nuovo strumento
Perché usare un CSN?
L'istituzione di un CSN fa spesso parte di una strategia HR, chiamata anche HR marketing, che mira a stimolare le interazioni sociali in azienda al fine di valorizzare il Capitale Umano:
Vantaggi
- Rafforzare il senso di appartenenza e unire i dipendenti attorno alla cultura aziendale
- Promuovere il telelavoro grazie alla postazione di lavoro mobile (sempre accessibile via Internet)
- Innovare più rapidamente grazie alla creatività dei nostri collaboratori
- Migliorare il marchio del datore di lavoro (E-reputation)
- Mantenimento dei dipendenti
- Valutazione della conoscenza e dell'intelligenza collettiva
- Migliorare la produttività e la reattività del team
- Essere in linea con le nuove pratiche digitali della Generazione Y
- Sostenere lo sviluppo di nuove tecnologie nelle aziende. Il CSN è un acceleratore di trasformazione digitale.
- Abbattere le barriere tra i reparti nei silos. Incoraggiare l'interazione e la comunicazione tra team provenienti da sfere diverse.
- Facilitare il lavoro di squadra
- Facilitare la conversazione in azienda
- Trasparenza per i dipendenti
Svantaggi
- Una fase di change management da parte di una società di consulenza terza è quasi indispensabile per ottenere l'approvazione, diffondere le buone pratiche e consentire ai dipendenti di adottare lo strumento.
- Il costo di un fornitore di servizi per adattare (eventualmente) la soluzione software
- Impatti sul ruolo della funzione HR (relazione bilaterale con i dipendenti invece del classico rapporto top-to-bottom)
- Le aziende nutrono preoccupazioni circa la riservatezza dei dati
- Il coinvolgimento di ogni utente è difficile da ottenere
- Richiede un ripensamento più trasversale dell'organizzazione del lavoro
- Inosservanza di alcune pratiche con il codice del lavoro (orario di lavoro, ecc.)
- Emersione di distrazioni
Come scegliere un CSN?
Per garantire una transizione digitale di successo con una Intranet ESN collaborativa, è necessario migliorare i criteri in conformità con la sua strategia digitale:
Criteri
- Scegliere tra soluzioni proprietarie o Open Source
- Scegliere tra la modalità SaaS (Cloud Computing) o On Premise (informazioni a proprie spese).
- Cybersecurity: optare per una soluzione molto sicura (AES256, Blockchain, doppia autenticazione, ecc.)
- Innovazione di prodotto in relazione ad un altro (utilizzo di Big Data, Mooc, intelligenza artificiale, ecc.)
- Ergonomia: user experience, facilità d'uso e adozione della CSR
- Responsabilità sociale
- Integrazioni: Google Apps, connessione IBM, Docker, ecc.
- Mobilità: applicazione mobile, design reattivo, versione desktop
CSN popolari e migliori soluzioni collaborative
Una soluzione software collaborativa e sociale come Jamespot Intranet Social, Yammer (in combinazione con Skype), Facebook for Business, permette ai dipendenti delle aziende di connettersi tra loro per comunicare e condividere dati, spesso in un forum pubblico. Nei software di social network, gli utenti sono rappresentati da un profilo.
