Gestione busta paga, interna o esterna?

L'outsourcing del libro paga è una soluzione importante e una garanzia di tranquillità per le piccole imprese. D'altra parte,  la gestione della busta paga interna ha a sua volta la sua importanza per quanto riguarda l'amministrazione delle risorse umane: il manager può scegliere anche di internalizzare  attraverso un software del libro paga per molteplici ragioni (costi, gestione delle competenze, ecc.). appvizer spiega gli argomenti che guidano la scelta di ogni azienda:

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I vantaggi dell'outsourcing del libro paga per le micro-imprese

Quando si amministrano meno di 10 dipendenti, gli imprenditori trovano generalmente che non è vantaggioso internalizzare la gestione delle buste paga. Si parla quindi di esternalizzazione delle buste paga a degli esperti. Le ragioni? Troppi vincoli da gestire, nessun dipartimento risorse umane, la libertà da questioni complesse quali adempimenti fiscali e burocratici ed ecc. L'imprenditore decide di affidarsi a un commercialista per esternalizzare la gestione dei salari. Il manager  scarica sullo specialista la gestione dell'aspetto sociale, la redazione dei contratti di lavoro e la gestione di indennità o benefici per i salariati . È anche responsabilità di quest'ultima di tenersi al passo con gli sviluppi giuridici in tutte le questioni relative alle risorse umane, in particolare l'evoluzione del contratto collettivo.

Vantaggio n°1: Affidarsi a un esperto per rispettare la legge

Il dirigente è liberato dalla responsabilità per i vincoli legali e fiscali. Il commercialista applica il Codice del lavoro e il contratto collettivo in vigore nella vostra azienda: l'imprenditore ha contratti di lavoro e buste paga che rispettano la normativa e tengono conto di tutte le variabili, come il licenziamento o il bonus.

Vantaggio n°2: beneficiare della consulenza di esperti in diritto del lavoro

Quando un imprenditore inizia un'attività con nuovi dipendenti, deve sapere cosa si aspetta, come fare le cose nel rispetto del diritto del lavoro, ecc. Ha bisogno di competenze e di una buona consulenza legale per iniziare su una solida base e garantire la messa in pratica tutte le procedure sociali relative al libro paga.

Vantaggio n°3: Gestire il personale

 In alcune aziende, la necessità di un responsabile HR si manifesta con gli anni e in seguito ad un aumento delle attività. Esternalizzare la gestione delle buste paga, in questo caso, rappresenta un valido strumento per ottimizzare questo tipo di spesa.

Vantaggio n°4: Concentrarsi sullo sviluppo del business

Il funzionamento di un'azienda è complesso. Per rispondere a tutte le sfide professionali e motivare i propri dipendenti, è essenziale preservare le proprie energie e il proprio tempo per dedicarli pienamente alle missioni più importanti

Vantaggio n°5: comunicare facilmente congedi e assenze

Più precisamente, si tratta di un trucco molto utile per le micro-imprese. Utilizzando uno strumento che vi aiuti a gestire  assenze e dei congedi  come Dipendenti in Cloud o Paghe on line, il manager dà accesso ai dipendenti ad un portale cloud. Questi a loro volta fanno le loro richieste, il manager le convalida secondo gli orari e secondo le vacanze: tutto è facilmente gestibile online, niente più scartoffie o l'infinito file Excel soggetto a errori!

Il vantaggio: questi programmi software permettono di esportare i dati delle assenze in formati universali; il manager può facilmente comunicare questi dati al payroll manager o al commercialista e spesso si tratta di funzionalità integrate all'interno del software di busta paga.

Esempio di uno Screenshot di Dipedenti in Cloud:

dipendenti in cloud screenshot

I 6 vantaggi dell'internalizzazione dei salari per le PMI

Una volta che l'azienda ha raggiunto una certa dimensione, i manager preferiscono internalizzare la gestione dei salari. Infatti, quando si raggiunge una forza lavoro di 100 o 200 dipendenti, la gestione delle risorse umane assume una dimensione completamente diversa: diventa necessario assumere un profilo che padroneggi tutti gli aspetti delle risorse umane, come il monitoraggio dei dipendenti per valutare meglio le competenze, i bisogni formativi, correggere i divari retributivi, assegnare le promozioni e condurre una politica di conservazione dei talenti, compresa la gestione dei salari. 

Vantaggio n°1: la disponibilità e la reattività di un esperto in loco

La competenza è nella vostra sede: questo comfort vi offre una preziosa disponibilità a reagire in caso di errore e soprattutto vi offre una consulenza informata in tempo reale, proprio per evitare errori.

Vantaggio n°2: un risparmio di tempo a tutti i livelli

La gestione internalizzata dei dipendenti, compresi i salari, consente un notevole risparmio di tempo nella redazione dei documenti amministrativi (contratti, certificati, ecc.), nonché nella gestione delle ferie, assenze, bonus, ecc.

Vantaggio n°3: razionalizzare i costi

Il volume delle buste paga di una PMI è molto più grande di quello di una micro-impresa. Diventa quindi più conveniente elaborare internamente la quantità, combinando la qualità con il processo di elaborazione: il payroll manager controlla i vincoli legali, come la NSN. Questa visione di riduzione dei costi è tanto più efficace quando il fatturato dell'azienda è elevato.

Vantaggio n°4: riservatezza assoluta

Qualunque imprenditore è ben contento se! Più dati ci sono, più è probabile che si verifichino perdite. In quanto madre della sicurezza, la prudenza incoraggia quindi l'internalizzazione della gestione integrale dei salari.

Vantaggio n°5: una migliore conoscenza dei dipendenti

Ogni file, ogni esperienza è unica: i contatti  tra il responsabile delle risorse umane e i dipendenti permettono di completare le informazioni fornite dagli elementi del libro paga. Se le cifre sono essenziali, i contatti da soli rivelano valori affidabili per lo sviluppo dell'azienda.

Vantaggio n°6: mantenere il controllo per un migliore follow-up

Il controllo totale dei salari interni consente all'azienda di mantenere il controllo di tutti i processi. Ciò gli consente una migliore leggibilità del processo decisionale e gli consente di mantenere un collegamento redazionale in funzione delle esigenze espresse in termini di bilancio, monitoraggio CE, bilancio sociale, ecc.

Software di gestione buste paga raccomandato

Il software che vogliamo proporvi oggi è Paghe Open: si tratta di una soluzione pensata per semplificare la gestione delle buste paga di tutte le aziende, a partire dalle più piccole. Per quest'ultime, infatti, è disponibile gratuitamente fino a 15 cedolini. È altamente compatibile con i principali sistemi operativi ed offre la possibilità di utilizzare modelli preimpostati di oltre 200 CCNL.

Venendo alle funzionalità che lo caratterizzano:

  • Bonifici SEPA
  • Integrazione con App HR
  • Sistema in cloud per il controllo presenze

E' la dimensione dell'azienda a fare la differenza

Sgradevole e noiosa agli occhi del manager di una piccolissima azienda, la gestione dei salari è delegata per mancanza di tempo e risorse finanziarie che non sarebbe utile mobilitare.

Tuttavia, il libro paga è una delle questioni strategiche di un'azienda: deve essere gestito da un commercialista,  un soggetto/ ente qualificato  o un manager interno, che ha la responsabilità di assicurare che i documenti siano conformi.

La posta in gioco è più alta anche per una PMI: per questo motivo si rivolge all'internalizzazione del libro paga e ha il controllo totale sui dati che la aiutano a rispondere alle questioni più complesse in materia di risorse umane.

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