I migliori software buste paga online e modello Excel

di Roberta Salzano. Articolo aggiornato il 20 aprile 2021, prima pubblicazione nel maggio 2019
I migliori software buste paga online e modello Excel

Se il calcolo della busta paga si riassumesse ad un foglietto con scritto “hai lavorato questo numero di ore quindi questo è il tuo stipendio”, dalla contabilità alle risorse umane migliaia di dipendenti sarebbero felici e rilassati. Forse, anzi probabilmente, secoli fa era così ma col tempo si sono aggiunti fattori come le tasse, detrazioni e altri elementi che rendono il calcolo della retribuzione netta e la gestione del personale una corsa ad ostacoli.

Quali sono le opzioni per semplificarsi la vita? Creare una macchina del tempo e tornare in un’epoca in cui il contabile aveva a che fare principalmente con calcoli elementari oppure adottare un software di gestione busta paga on line per rendere il tutto più tempestivo. Grazie ad un software interno all'azienda, inoltre,non sarete più obbligati a esternalizzare ad uno specialista del libro paga

Ovviamente scherziamo, l’opzione che vi possiamo consigliare è adottare un software per creare le buste paga online! la buona notizia è che se avete limitate risorse finanziarie in questo articolo troverete qualche dritta per utilizzare un software per busta paga gratis e un modello Excel gratuito da scaricare.

Che cos'è un software per le buste paga? 

Definizione

Un software per la gestione delle buste paga online è uno strumento per la dematerializzazione e la semplificazione di tutte le procedure HR, amministrative e contabili relative alla gestione delle retribuzioni. Permette alle aziende di internalizzare la gestione delle ferie, la pubblicazione delle buste paga, il trasferimento degli stipendi ed eventuali dichiarazioni di contributi.

Come funziona?

Questo software per le risorse umane vi assiste nella creazione delle buste paga, ma anche nel calcolo dei giorni di ferie retribuite maturate dai vostri dipendenti in base al loro contratto collettivo. I vostri collaboratori hanno facile accesso al calcolo dei giorni di vacanza rimanenti. È anche molto utile per compilare le dichiarazioni previdenziali obbligatorie della vostra azienda senza bisogno di un commercialista .

Le soluzioni per la gestione delle buste paga vanno dal semplice software per l'editing delle buste paga a strumenti HRIS. Essi consentono di evitare l'esternalizzazione delle retribuzioni a servizi specializzati o a contabili.

Le principali funzionalità di un software per il calcolo dei salari online

Se decidete di occuparvi voi stessi della gestione del personale e la contabilità, si raccomanda vivamente di utilizzare un software per la gestione delle buste paga in modo da non produrre errori nelle buste paga o nelle registrazioni contabili.

Ecco le funzionalità che un software per la gestione dei salari online offre a un datore di lavoro:

  • Modifica delle buste paga  tenendo conto delle variazioni delle imposte e delle varie aliquote, nonché delle ore di lavoro straordinario (orario di lavoro) e di varie indennità.
  • Preparazione delle pratiche per il pagamento degli stipendi. I trasferimenti vengono effettuati più rapidamente e in una data specifica.
  • Esportazione di registrazioni contabili 
  • Redazione di documenti per il dipendente: contratti di lavoro (assunzioni), certificato, dichiarazione dei redditi, saldo di eventuali conti o interruzioni del lavoro.
  • Gestione semplificata del calcolo stipendi

    Come fare una busta paga online? 

    Quindi, partendo da un semplicissimo “how to” vediamo step by step cosa serve fare per elaborare una busta paga partendo dallo stipendio lordo, arrivando al netto passando per le imposte sui salari.

    • Retribuzione lorda: questa parte è facile, si calcola il totale lordo di quanto spetta al salariato per le sue prestazioni in base ai giorni paga. Si parte dal calcolo basilare di quanto ha lavorato (ore lavorate o per giornata di lavoro) sommando poi bonus, mance, giorni di ferie pagati ed ecc.
    • Contributi INPS:  qui iniziano i calcoli un po’ più elaborati ; qui abbiamo i contributi previdenziali che vengono pagati in parte dal dipendente e in parte dal lavoratore, quelli che ci interessano in questa sede sono quelli a carico del lavoratore solitamente con un’aliquota al 9,19% salvo eccezioni in cui è al 9,49% (operai e impiegati nel commercio o nel metalmeccanico in aziende con più di 15 dipendenti).
    • IRPEF: col passaggio precedente abbiamo trovato l’imponibile fiscale a cui bisognerà applicare un’aliquota IRPEF, quale? e come? Nella tabella in basso potete vedere le aliquote e gli scaglioni. Per il calcolo dell’imposta dovuta il principio è che l’aliquota dello scaglione successivo viene applicato solo sulla parte eccedente.
    Scaglioni Irpef 2019Aliquota Irpef 2019Imposta dovuta
    fino a 8.174  euro0%No tax area
    da 8.174 fino a 15.000 euro23%23% del reddito
    da 15.001 fino a 28.000 euro27%3.450,00 + 27% sul reddito che supera i 15.000,00 euro
    da 28.001 fino a 55.000 euro38%6.960,00 + 38% sul reddito che supera i 28.000,00 euro

    da 55.001 fino a 75.000 euro

    41%17.220,00 + 41% sul reddito che supera i 55.000,00 euro
    oltre 75.000 euro43%25.420,00 + 43% sul reddito che supera i 75.000,00 euro

    Fonte: informazione fiscale

    • Imposta netta:  a questo punto avrete l’imposta lorda (somma dei punti 3 e 4) quello che vi serve, però, è trovare l’imposta netta. Come? bisogna sottrarre le detrazioni da lavoro dipendente ( che si azzerano sopra ai 55.000€ di reddito annuo) legate al nucleo familiare. Esse sono legate al reddito annuo e sono decrescenti. Per maggiori informazioni in merito al calcolo: Art 13 TUIR
    • Retribuzione netta: Imponibile fiscale (trovato al punto due) meno l’imposta netta appena trovata. Attenzione potreste trovarvi a dover aggiungere altre voci come gli 80€ di bonus del art. 1 DL. 66/2014.
    • Addizionali regionali e comunali: se pensavate di aver finito con la parte fiscale vi sbagliavate di grosso. Bisogna applicare le due trattenute locali il cui valore varia dalla zona di riferimento. Piccola curiosità: le addizionali regionali più care si pagano in Lazio mentre le più economiche sono in Friuli con uno scarto di quasi 500€!
       

    Vincoli legali e fiscali

    Oltre al calcolo, che di suo è parecchio influenzato da vincoli fiscali e legali, ci sono altre accortezze che bisogna curare quasi si tratta di busta paga per non incappare in sanzioni.

    • Pagare: Il problema qui non è tanto pagare (nel caso non fosse ovvio vedere 2099 cc) ma come. Infatti, se in passato era possibile pagare in contanti, date le nuove normative in materia di tracciabilità della busta paga oggi è escluso. Restano mezzi di regolamento validi: Bonifico IBAN, assegni e contanti presso sportello bancario/postale scelto dal datore.
    • Indicazione posizione INAIL o INPS
    • Inserire calendario presenze
    • Scadenza: entro il 16 del mese successivo
    • Obbligo di consegna (esclusi lavori domestici) anche via mail/PEC

      Il foglio di calcolo Excel per creare buste paga

      Come tutti ben saprete, una delle soluzioni software self-service più utilizzate per la gestione del libro paga dei dipendenti è Excel. Nessun giudizio, davvero. In realtà, è un ottimo strumento per elaborare una busta paga gratuita però per quanto possa essere meglio di “carta e penna” potrebbe non essere la soluzione più intuitiva e flessibile per gestire le buste paga. Ragion per cui Appvizer vi propone oggi, un modello da scaricare gratuitamente in formato xls.

      Infatti è uno strumento che per essere sfruttato al meglio richiede competenze tecniche rilevanti e sicuramente maggiori di quelle necessarie per far funzionare un software dall’interfaccia user-friendly. Inoltre, la struttura del foglio di calcolo si presta a errori con formule e trascinamenti o con gli inserimenti aumentando il rischio di confusione.

      Ha il vantaggio innegabile che essendo presente nella maggior parte dei computer aziendali può essere definito “gratis” ma oggi vi mostreremo che ci sono alternative valide e più interessanti.

      Soluzioni per creare buste paga online

      Dopo questa premessa è giunto il momento, finalmente, di suggerirvi quelle che possono essere delle alternative che offrono servizi di gestione della paga dipendenti. Infatti, appoggiarsi efficacemente a dei software, può aiutarvi a velocizzare una procedura che ogni mese può portare via parecchio tempo e procedere al giusto calcolo delle tasse sul reddito.

      Si tratta di avere uno strumento personalizzabile in cui sono inseriti già parametri come dati personali del dipendente, informazioni sulle detrazioni che gli spettano ma anche la vostra aliquota IRPEF e le addizionali a cui siete soggetti o quanto offrite come retribuzione oraria. In pochi semplici click sarete in grado di generare le vostre buste paga senza errori e senza impegnare inutilmente le vostre risorse risparmiando parecchio tempo.

      Purtroppo, soprattutto per le piccole imprese, dotarsi di software per gestire funzioni più amministrative/contabili può essere una spesa rilevante e quindi spesso si decide di investire in programmi più vicini al core business per risparmiare.

      Paghe open

      Questo programma della software house Iubar, offre gratuitamente una vasta gamma di funzioni veramente interessanti. Sul mercato italiano, Paghe Open, al momento risulta essere l’unico completamente gratuito (fino a 15 cedolini al mese).

      Attraverso un processo per importare i dati dell’ultimo Uniemens generato, si rivolge anche alle aziende che hanno già esperienze con un software di gestione salari e stipendi che magari, però, non si è rivelato all’altezza delle aspettative o che nel corso degli anni è diventato un costo eccessivo.

      Le sue funzionalità principali sono:

      • app HR che invia le buste paga direttamente sullo smartphone
      • integrazione col software dell’agenzia delle entrate per il modello F24
      • versione per chiavetta USB per essere facilmente trasportabile
      • gestione multi contrattuale
      • quasi 200 CCNL pre impostati
      • automazione nella gestione di qualsiasi imposta sui salari

      Per usufruire del software è sufficiente scaricarlo dal sito internet. Per quanto riguarda assistenza e aggiornamenti: gli aggiornamenti sono sempre gratuiti mentre per l’assistenza solo quella via mail è gratuita. A differenza di molti software da scaricare, questo è disponibile per tutti e 3 i sistemi operativi: Windows, Linux e Mac.

      Fluida

      Fluida è una digital company che implementa software in ambito risorse umane, a partire da Fluida HR Suite applicazione con una vasta gamma di funzionalità con cui si è fatto apprezzare sul mercato italiano e non solo.

      Tra le soluzioni offerte c'è ora anche la gestione delle buste paga online. Permette, infatti, di internalizzare l’intero processo di gestione paghe. Dall'elaborazione del cedolino alla gestione di tutti i trattamenti fiscali mensili e annuali, tutto in cloud.

      Tra le funzionalità principali:

      • gestisce più di 200 CCNL in diversi settori (agricultura, edilizia, eventi..)
      • gestione di contratti di lavoro di diverso tipi (tempo indeterminato, apprendistato, tirocinio..)
      • tutti i cedolini sono disponibili direttamente sull’applicazione

      Tutte queste funzionalità sono disponibili direttamente online con un’interfaccia di facile utilizzo. In più, per qualsiasi dubbio o formazione iniziale l’azienda è a completa disposizione.

      Wave

      Di soluzioni disponibili in italiano e gratis purtroppo non c’è molto quindi se si vuole risparmiare a tutti i costi bisogna guardare ai software in inglese. Wave è un software online in cui quella della gestione paghe è una delle tante funzioni (contabilità, fatturazione e pagamenti). L’azienda offre supporto nell’utilizzo in modo da rendere facile l’implementazione.

      Tra le caratteristiche principali:

      • Pagamenti automatici
      • Controllo live dello status delle operazioni
      • Controllo assenze
      • Gestione tasse

      Questo software SaaS è gratuito per un certo numero di funzioni, adatto a coprire le esigenze delle imprese più piccole, e poi ha un prezzo che parte da 20$ al mese per poi aumentare in funzione agli utenti.

      Migliorate le vostre performance scegliendo un software per le buste paga

      In considerazione di tutti questi elementi, è possibile scegliere uno strumento più efficiente scegliendo un software a pagamento. Che cosa succede se non si opta per l'affidabilità e la sicurezza delle loro offerte per risparmiare? Fate un bilancio delle vostre esigenze e chiedetevi su quale aspetto volete concentrarvi: velocità, facilità d'uso, sicurezza, budget?La palla a voi!