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I migliori software buste paga online e modello Excel

Da Roberta SalzanoAggiornato il 20 aprile 2022, pubblicato il maggio 2019

Se il calcolo della busta paga si riassumesse a un foglietto con scritto “hai lavorato questo numero di ore quindi questo è il tuo stipendio”, dalla contabilità alle risorse umane, migliaia di dipendenti sarebbero felici e rilassati. Forse, anzi probabilmente, secoli fa era così ma col tempo si sono aggiunti fattori come le tasse, le detrazioni e altri elementi che rendono il calcolo della retribuzione netta e la gestione del personale una corsa a ostacoli.

Quali sono le opzioni per semplificarsi la vita? Creare una macchina del tempo e tornare in un’epoca in cui il contabile aveva a che fare principalmente con calcoli elementari oppure adottare un software di gestione busta paga online per rendere il tutto più tempestivo ( a volte con uno strumento di compilazione della busta paga online gratis) La risposta sembra palese! Risparmiare tempo nello svolgere dei compiti laboriosi, quali la redazione mensile delle buste paghe, è sempre cosa buona e giusta…perché complicarti la vita, quando puoi affidarti a un software che farà tutto il lavoro necessario al posto tuo e in più lo svolge alla perfezione?

Grazie a un software interno all'azienda, inoltre, non sarai più obbligato a esternalizzare a uno specialista del libro paga: potrai creare le tue buste paga in pochi passi grazie a un programma per fare le buste paga. Più di così, non sappiamo proprio cosa dirti!

Ovviamente scherziamo, l’opzione che ti possiamo consigliare è adottare un software per creare le buste paga online! La buona notizia è che se hai limitate risorse finanziarie in questo articolo troverai qualche dritta per utilizzare un software per busta paga gratis e un modello Excel gratuito da scaricare. Starà proprio a te scegliere…allora che ne pensi?

Che cos'è un software per le buste paga?

Prima di cimentarci nel capire che cos’è un software per la generazione delle buste paga, è utile capire che cos’è una busta paga.

Che cos’è una busta paga ?

La definizione legale della busta paga stabilisce che ogni datore deve “consegnare all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute”.

La busta paga è dunque un documento di estrema importanza nelle relazioni di lavoro che riporta tutti gli elementi essenziali di un rapporto di lavoro, in particolar modo quelli relativi alla retribuzione del lavoratore.

La normativa non prevede un modello definito : ogni azienda elabora le proprie buste paga a seconda delle sue esigenze e come meglio lo ritiene.

Proprio per questo, esistono nel mercato diverse soluzioni e piattaforme che ti permettono di elaborare la tua busta paga nella forma che ti conviene di più.

Definizione

Un software per la gestione delle buste paga online è uno strumento per la dematerializzazione e la semplificazione di tutte le procedure HR, amministrative e contabili relative alla gestione delle retribuzioni. Permette alle aziende d’internalizzare la gestione delle ferie, la pubblicazione delle buste paga, il trasferimento degli stipendi ed eventuali dichiarazioni di contributi.

Infatti, la redazione di una busta paga è un lavoro molto preciso che richiede cura nei calcoli. Vi sono molteplici passaggi da seguire: si parte dalla totale lordo della retribuzione del dipendente, poi bisogna dettagliare tutte le tasse INPS e IRPEF, le varie detrazioni da lavoro dipendente, le addizionali comunali e regionali, per non dimenticare la retribuzione netta che l’azienda si deve di versare al proprio dipendente.

Per non dimenticare nessun passaggio, è utile usufruire di un servizio che permetta di semplificare questo processo, che risulta essere una delle attività che ogni azienda si ritrova ad affrontare. Esistono dei programmi con diversi modelli di busta paga editabili, che possono essere compilati a seconda delle esigenze dell’azienda.

Come funziona?

Questo tipo di software per le risorse umane ti assiste nella creazione delle buste paga, ma anche nel calcolo dei giorni di ferie retribuite che maturi dai tuoi dipendenti in base al loro contratto collettivo. I tuoi collaboratori hanno facile accesso al calcolo dei giorni di vacanza rimanenti. È anche molto utile per compilare le dichiarazioni previdenziali obbligatorie della tua azienda senza bisogno di un commercialista o di un consulente esterno.

Le soluzioni per la gestione delle buste paga vanno dal semplice software per l'editing delle buste paga a strumenti HRIS. Essi consentono di evitare l'esternalizzazione delle retribuzioni a servizi specializzati o a contabili: in questo modo non avrai bisogno di consulenza per compiere un’attività importante come la preparazione delle buste paghe.

Le principali funzionalità di un software per il calcolo dei salari online

Se decidi di occuparti tu stesso della gestione del personale e la contabilità, si raccomanda vivamente di utilizzare un software per la gestione delle buste paga in modo da non produrre errori nelle buste paga o nelle registrazioni contabili.

Ecco le funzionalità che un software per la gestione dei salari online offre a un datore di lavoro:

  • modifica delle buste paga tenendo conto delle variazioni delle imposte e delle varie aliquote, nonché delle ore di lavoro straordinario (orario di lavoro) e di varie indennità;
  • preparazione delle pratiche per il pagamento degli stipendi: i trasferimenti vengono effettuati più rapidamente e in una data specifica;
  • esportazione di registrazioni contabili;
  • redazione di documenti per il dipendente: contratti di lavoro (assunzioni), certificato, dichiarazione dei redditi, saldo di eventuali conti o interruzioni del lavoro;
  • gestione semplificata del calcolo stipendi.

Come fare una busta paga?

Quindi, partendo da un semplicissimo “how to” vediamo step by step cosa occorre fare per elaborare una busta paga partendo dallo stipendio lordo, arrivando al netto, passando per le imposte sui salari. Perché prima di passare a un software, bisogna conoscere le basi di calcolo da applicare:

  1. Retribuzione lorda: questa parte è facile, si calcola il totale lordo di quanto spetta al salariato per le sue prestazioni in base ai giorni paga. Si parte dal calcolo basilare di quanto ha lavorato (ore lavorate o per giornata di lavoro) sommando poi bonus, mance, giorni di ferie pagate, premi, ecc.
  2. Contributi INPS: qui iniziano i calcoli un po’ più elaborati. Si tratta dei contributi previdenziali che vengono pagati in parte dal dipendente e in parte dal lavoratore. Quelli che ci interessano in questa sede sono quelli a carico del lavoratore solitamente con un’aliquota al 9,19%, salvo per alcune eccezioni in cui è pari al 9,49% (operai e impiegati nel commercio o nel metalmeccanico in aziende con più di 15 dipendenti).
  3. IRPEF: col passaggio precedente abbiamo trovato l’imponibile fiscale a cui bisognerà applicare un’aliquota IRPEF. Quale? E come? Nella tabella in basso potrai vedere le aliquote e gli scaglioni. Per il calcolo dell’imposta dovuta, il principio è che l’aliquota dello scaglione successivo viene applicata solo sulla parte eccedente. Puoi anche vedere com'è cambiata l'IRPEF a partire dal 2022. 
aliquote irpef© Pensioni Oggi

    4. Imposta netta: a questo punto avrai l’imposta lorda (somma dei punti 3 e 4) quello che ti serve, però, è trovare l’imposta netta. Come? Bisogna sottrarre le detrazioni da lavoro dipendente (che si azzerano sopra ai 55.000€ di reddito annuo) legate al nucleo familiare. Esse sono legate al reddito annuo e sono decrescenti. Per maggiori informazioni in merito al calcolo, ti suggeriamo di consultare l’art. 13 TUIR.

    5. Retribuzione netta: è l'imponibile fiscale (trovato al punto due) meno l’imposta netta appena trovata. Attenzione! Potresti trovarti a dover aggiungere altre voci come gli 80€ di bonus dell’art. 1 DL. 66/2014.

    6. Addizionali regionali e comunali: se pensavi di aver finito con la parte fiscale, ti sbagliavi di grosso. Bisogna applicare le due trattenute locali il cui valore varia dalla zona di riferimento. Piccola curiosità: le addizionali regionali più care si pagano in Lazio mentre le più economiche sono in Friuli con uno scarto di quasi 500€!

    Vincoli legali e fiscali

    Oltre al calcolo, che di suo è parecchio influenzato da vincoli fiscali e legali, ci sono altre accortezze che bisogna curare nella busta paga per non incappare in sanzioni.

    • Pagare: Il problema qui non è tanto pagare (nel caso non fosse ovvio vedere l’art. 2099 Codice Civile), ma come farlo. Infatti, se in passato era possibile pagare in contanti, date le nuove normative in materia di tracciabilità della busta paga, oggi questa possibilità è esclusa. Restano mezzi di regolamento validi il bonifico IBAN, gli assegni e i contanti presso sportello bancario/postale scelto dal datore di lavoro;
    • indicazione posizione INAIL o INPS;
    • Inserimento del calendario presenze;
    • Scadenza fissata entro il 16 del mese successivo;
    • Obbligo di consegna (esclusi lavori domestici) anche via mail/PEC.

    Il foglio di calcolo Excel per creare buste paga

    Come ben saprai, una delle soluzioni software self-service più utilizzate per la gestione del libro paga dei dipendenti è Excel. Nessun giudizio a riguardo, davvero. In realtà, è un ottimo strumento per elaborare una busta paga gratuita fai da te, però per quanto possa essere meglio di “carta e penna” potrebbe non essere la soluzione più intuitiva e flessibile per gestire le buste paga. Ragion per cui Appvizer ti propone oggi, un modello da scaricare gratuitamente in formato xlsx.

    Modello busta paga in formato Excel

    Download

    Infatti, è uno strumento che per essere sfruttato al meglio richiede competenze tecniche rilevanti e sicuramente maggiori di quelle necessarie per far funzionare un software dall’interfaccia user-friendly. Inoltre, la struttura del foglio di calcolo si presta a errori con formule e trascinamenti o con gli inserimenti, aumentando così il rischio di confusione.

    Ha il vantaggio innegabile di essere presente nella maggior parte dei computer aziendali, il che lo definisce come portale “gratis”, che non comporta alcun costo aggiuntivo. Ma oggi ti mostreremo che ci sono alternative valide e gratuite per l’elaborazione delle buste paga.

    Soluzioni per creare buste paga online

    Dopo questa premessa è giunto il momento, finalmente, di suggerirti quelle che possono essere delle alternative che offrono servizi di gestione della paga dipendenti. Infatti, appoggiarsi efficacemente a dei software, può aiutarti a velocizzare una procedura che ogni mese può portare via parecchio tempo e procedere al giusto calcolo delle tasse sul reddito. È una pratica semplice e immediata, che non richiede l’intervento di personale esterno specializzato nell’ambito. Nel web, esistono diverse soluzioni specialmente ideate per facilitarti la gestione delle buste paga.

    Si tratta di avere uno strumento personalizzabile in cui sono inseriti già parametri come dati personali del dipendente, informazioni sulle detrazioni che gli spettano, ma anche la tua aliquota IRPEF e le addizionali a cui sei soggetto o quanto offri come retribuzione oraria. In pochi semplici click, sarai in grado di generare le tue buste paga senza errori e senza impegnare inutilmente le tue risorse, risparmiando così parecchio tempo.

    Purtroppo, soprattutto per le piccole imprese, dotarsi di software per gestire funzioni più amministrative/contabili può essere una spesa rilevante. Spesso si decide d'investire in programmi più vicini al core business per risparmiare.

    Paghe open

    Questo programma della software house Iubar, offre gratuitamente una vasta gamma di funzioni veramente interessanti. Sul mercato italiano esistono molti software per buste paga gratis; tuttavia, Paghe Open, al momento risulta essere l’unico completamente gratuito (fino a 15 cedolini al mese).

    Attraverso un processo per importare i dati dell’ultimo Uniemens generato, si rivolge anche alle aziende che hanno già esperienze con un software di gestione salari e stipendi che magari, però, non si è rivelato all’altezza delle aspettative o che nel corso degli anni è diventato un costo eccessivo.

    Le sue funzionalità principali sono:

    • un’app HR che invia le buste paga direttamente sullo smartphone;
    • l’integrazione del modello F24 dell’Agenzia delle Entrate con il software;
    • la versione per chiavetta USB per essere facilmente leggibile e consultabile su qualsiasi altro dispositivo;
    • la gestione multi contrattuale;
    • quasi 200 CCNL pre impostati;
    • l’automazione nella gestione di qualsiasi imposta sui salari.

    Per usufruire del software è sufficiente scaricarlo dal sito web apposito. Per quanto riguarda assistenza e aggiornamenti: gli aggiornamenti sono sempre gratuiti mentre per l’assistenza solo quella via mail è gratuita. A differenza di molti software da scaricare, questo è disponibile per tutti e tre i sistemi operativi: Windows, Linux e MacOS.

    Paghe Open è un software busta paga gratis davvero molto completo.

    E allora, cosa aspetti ancora?

    Paghe Open

    Un software gratuito per gestire buste paga
    Per saperne di più su Paghe Open

    Fluida è una digital company che implementa software in ambito risorse umane. Conosciuta grazie a Fluida HR Suite, l’applicazione con una vasta gamma di funzionalità HR con cui si è fatta apprezzare sul mercato italiano e non solo. È stata ideata per le piccole e medie imprese italiane.

    Il grande vantaggio di questo software è che in cloud. Negli ultimi decenni e a causa di un utilizzo crescente di Internet, si sente spesso parlare dello “cloud storage”. Ma cosa significa concretamente?

    Si tratta di uno spazio virtuale in cui si possono sincronizzare tutti i file preferiti dell’utente.

    Nel nostro caso, Fluida ti permette di accedere al suo servizio online, ovunque tu ti trovi e da qualsiasi dispositivo, poiché non richiede installazioni.

    Inoltre, è una piattaforma di pagamento a consumo: il che significa che non ci sono costi di licenza, ma paghi a consumo per ogni cedolino creato sul sito.

    Tra le soluzioni offerte c’è ora anche la gestione delle buste paga online. Permette, infatti, d'internalizzare l’intero processo di gestione paghe, senza alcun costo fisso. Dall’elaborazione del cedolino alla gestione di tutti i trattamenti fiscali, mensili e annuali: tutto ciò è in cloud. Grazie a Fluida hai a predisposizione un potente strumento per una gestione ottimale delle buste paghe.

    Tra le funzionalità principali:

    • gestisce più di 200 CCNL in diversi settori (agricoltura, edilizia, eventi, ecc.);
    • gestione di contratti di lavoro di diversi tipi (tempo indeterminato, apprendistato, tirocinio, ecc.);
    • tutti i cedolini sono disponibili direttamente sull’applicazione;
    • semplifica il pagamento degli stipendi grazie alla generazione automatica dei file;
    • gestione completa di tutti gli adempimenti inerenti all’INAIL e all’INPS.

    Tutte queste funzionalità sono disponibili direttamente online con un’interfaccia di facile utilizzo. In più, per qualsiasi dubbio o formazione iniziale l’azienda è a tua completa disposizione.

    E ricordati che utilizzando Fluida sostieni un prodotto 100% italiano, di elevata qualità!

    Fluida

    Semplifica le risorse umane col sistema di HR management
    Per saperne di più su Fluida

    Wave

    Di soluzioni disponibili in italiano e gratis purtroppo non ce ne sono molte. Dunque, se si vuole risparmiare a tutti i costi bisogna guardare ai software in inglese.

    Wave è un software di buste paga gratis online canadese, in cui la gestione paghe è solo una delle tante funzioni di cui la piattaforma è dotata (contabilità, fatturazione e pagamenti). Wave è stata progettata per appoggiare il lavoro delle piccole imprese, in modo tale da permettere ai loro proprietari di dedicarsi completamente alla gestione delle loro attività. Il motto ancora una volta è “no alla perdita di tempo, si all’efficacia e alla rapidità”. L’azienda offre supporto nell’utilizzo in modo da rendere facile l’implementazione.

    Tra le caratteristiche principali abbiamo:

    • i pagamenti automatici;
    • il controllo live dello status delle operazioni;
    • il controllo assenze;
    • la gestione delle tasse.

    Questo software SaaS è gratuito per un certo numero di funzioni, adatto a coprire le esigenze delle imprese più piccole, ha poi un prezzo che parte da 20$ al mese per poi aumentare in funzione degli utenti e del servizio fornito.

    Non esitare a consultare le pagine che abbiamo specificatamente creato per ciascuno di questi software: troverai maggiori approfondimenti e spiegazioni a riguardo.

    Payroll by Wave

    Software di gestione buste paga
    Per saperne di più su Payroll by Wave

    Migliora le tue performance scegliendo un software per le buste paga online

    In considerazione di tutti questi elementi, è possibile scegliere uno strumento più efficiente scegliendo un software a pagamento.

    Tuttavia, c’è da considerare che a volte un software per le buste paga gratis può essere più che sufficiente quando la tua azienda è piccola e il numero di dipendenti limitato.

    Grazie ai software che ti abbiamo proposto, il calcolo delle detrazioni IRPEF e INPS, non ti farà più venire il mal di testa.

    Ti consigliamo, sempre e comunque, di fare un bilancio delle tue esigenze e chiederti su quale aspetto vuoi concentrarti maggiormente: la velocità, la facilità d'uso, la sicurezza o il budget?

    Ora la palla è nel tuo campo!

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