Software paghe: quale scegliere per emettere i vostri cedolini?

software paghe

Quale software paghe scegliere? La vostra attività è ancora cosa recente? E' arrivato il momento di utilizzare uno strumento di gestione buste paga o il vostro attuale comincia a starvi stretto? Qualunque sia la vostra situazione, trovare uno strumento per la gestione degli stipendi non è come scegliere cosa mangiare a cena: al di là dell'aspetto retributivo, cruciale per i vostri collaboratori, il libro paga solleva una serie di obblighi legali ai quali non potete sottrarvi. È essenziale che il vostro strumento li integri per evitare irregolarità.

appvizer vi offre un software di comparazione dei software per buste paghe per trovare la soluzione migliore per la vostra azienda. In questo articolo, scoprire i loro vantaggi, svantaggi e caratteristiche per fare la vostra scelta con la massima tranquillità.

La busta paga: definizione e dematerializzazione

La busta paga è uno dei documenti al cuore dell'attività d'impresa. Su base mensile, deve includere una certa quantità di informazioni giuridiche relative al lavoro e alla retribuzione: 

  • stipendio lordo, 
  • stipendio netto, 
  • base imponibile
  • ore lavorate, 
  • straordinari, ecc.. 

Per vedere i passaggi per la redazione di una busta paga: leggete articolo

I vantaggi del software per il libro paga online (SaaS)

appvizer è la piattaforma specializzata per il software online, Softwares as a Service, le soluzioni più adatte per nuovi utilizzi:

  • nessuna necessità di un'installazione specifica, tutto è nel cloud,
  • aggiornamenti automatici effettuati grazie al monitoraggio e alla programmazione gestiti dall'editore,
  • formule flessibili, su base mensile o annuale,
  • mobilità per l'utilizzo su tutti i terminali: computer, tablet, smartphone, ideale per il monitoraggio anche a casa o in movimento,
  • Interoperabilità con altri strumenti aziendali (Sistema Informativo Risorse Umane, software di gestione delle spese, software di contabilità, etc.) per un'integrazione ottimale nel vostro parco software e l'utilizzo di tutti i dati utili.

Ecco i vantaggi di questi software per il libro paga in modalità SaaS in modo più dettagliato.

Automazione dei processi

Dimenticatevi il vostro libro paga Excel! Con un software paghe è possibile automatizzare i processi e risparmiare molto tempo. Il software vi sostituirà nelle lunghe e dispendiose attività (redazione di buste paga, invio di ordini di bonifico alla vostra banca, conteggio di ferie pagate e buoni pasto, dichiarazioni sociali, ecc.)

Ciò consente di concentrarsi su compiti più strategici.

Economia e scalabilità

Le offerte possono variare a seconda delle formule scelte e dei moduli aggiuntivi selezionati. Ciò consente di adattare uno strumento alle proprie esigenze, anche se ciò significa apportare modifiche in base all'evoluzione della struttura. Spenderete solo quanto necessario

Attenzione, alcuni strumenti sono limitati a segmenti e settori ben definiti della forza lavoro.

Riduzione degli errori

Un software per le buste paga riduce anche il numero di errori automatizzando le attività. L'errore è umano; lasciate che una soluzione di pagamento online prenda il sopravvento e passerete meno tempo a correggere gli errori o a risolvere le controversie.

Trasparenza per i dipendenti

Il software integra sempre più spesso il lavoro collaborativo. Nel caso dei software payroll, anche i dipendenti hanno accesso a questo strumento: possono accedere alle buste paga, consultare le ferie, i saldi RTT e straordinari, allegare le note spese, ecc.

Nota: ricordarsi di impostare i diritti di accesso ai diversi moduli o funzioni in base ai profili utente. L'ufficio del personale avrà accesso all'intera soluzione, mentre i dipendenti avranno meno diritti di accesso.

Conformità legale

Il software include gli obblighi legali relativi ai salari. Non dovete più preoccuparvi di nulla: la vostra soluzione è lì per facilitare il vostro lavoro.

I migliori anticipano persino i cambiamenti legali e normativi del diritto del lavoro . Con le recenti riforme, beneficiare dell'esperienza di un provider di software per l'emissione di libri paga è comodo, se non addirittura vantaggioso.

Attenzione però: gli aggiornamenti legislativi non sempre sono sviluppati subito da tutte le soluzioni a pagamento, e per nelle licenze gratuite la situazione può essere ancora più rischiosa. La rapidità degli aggiornamenti in un settore è una caratteristica fondamentale nella scelta di un software. 

Analytics

È possibile effettuare export e sintesi di dati personalizzati per beneficiare di un tracking ottimale, al centro della vostra strategia HR.

Possibili vantaggi da verificare

Per le aziende i cui settori sono gestiti da specifici contratti collettivi, come l'edilizia o i trasporti, verificate che il vostro sia supportato dal software scelto.

D'altra parte, soluzioni più complete hanno il vantaggio di disporre di funzionalità HRIS che consentono di integrare le note spese, i permessi, le assenze e la gestione degli straordinari nello strumento di gestione delle buste paga.

Limiti dei software paghe gratuiti 

Funzionalità limitate

Il software gratuito è interessante dal punto di vista economico, ma questo vantaggio può nascondere uno svantaggio: uno spettro funzionale ridotto. Non possiamo aspettarci di trovare tutte le caratteristiche di un software pro in una soluzione gratuita. Tuttavia, a seconda delle vostre esigenze, delle dimensioni della vostra azienda e del vostro settore, le funzioni di base offerte dagli strumenti gratuiti possono essere sufficienti. Controllate attentamente i servizi inclusi.

Nessun aggiornamento su modifiche legislative

Aggiornamenti legislativi e convenzionali significano che gli esperti si dedicano alla raccolta di informazioni e alla loro integrazione nel software. Per gli editori di un software gratuito, questo potrebbe essere troppo costoso da includere in una soluzione. Attenti!

Meno supporto, meno servizio clienti

Naturalmente, non ci si può aspettare di avere la stessa qualità di servizio con un software gratuito a pagamento come con un software a pagamento. Questo significa meno controllo, meno formazione sullo strumento, meno o nessuna formazione sullo strumento, meno assistenza clienti reattiva.

Quale software per le mie buste paga?

Dylog- Expert up lavoro

Il software Expert up lavoro è un software pensato sia per le risorse umane all'interno delle aziende che per i consulenti esterni. Non si limita alle buste paga ma offre una visuale a 360° sulla gestione risorse umane. Inoltre questa soluzione può essere facilmente integrata con le altre della linea Dylog. Tra i benefici di cui godrete adottando questa soluzione:

  • gestione buste paga
  • file UNIEMENS
  • gestione contributi

Iubar- Paghe open

Partiamo dalle buone notizie, Paghe open  esiste in versione gratuita, veramente! L'unico limite sta nella quantità di cedolini (15 al mese) rendendolo quindi un buon supporto per le aziende più piccole. È un software estremamente versatile e intuitivo, comprende all'incirca 180 CCNL automatizzando al massimo la vostra gestione buste paga. Tra le funzionalità principali:

  • gestione congedi e assenze
  • gestione contributi e ritenute
  • gestione infortuni

Zucchetti- Paghe web

Zucchetti è uno dei leader del mercato italiano che si sta affermando a livello internazionale. Per quanto riguarda la gestione buste paga ci propone uno strumento disponibile sia in versione SaaS che licenza. Gli aggiornamenti, che come dicevamo in precedenza sono cruciali in questo campo, sono automatici. Inoltre è perfettamente integrabile con tutta la linea Infinity. Tra le sue caratteristiche:

  • raccolta completa dei CCNL
  • applicazione di modifiche sia a priori che a posteriori
  • adatto a tutti i settori contributivi

Scegliete il software migliore per i vostri bollettini paga

Ancora non sapete quale software scegliere per il vostro libro paga? Diversi elementi devono essere presi in considerazione nella vostra ricerca, come le dimensioni della vostra azienda, il vostro settore di attività e, naturalmente, il vostro budget. Alcune soluzioni gratuite sono molto qualitative, soprattutto se si gestisce una piccola impresa.

Non dimenticate di prendere in considerazione i costi nascosti di queste soluzioni: formazione, opzioni a pagamento, riduzione del numero di dipendenti supportati, ecc. D'altra parte, le soluzioni professionali offrono uno spettro funzionale più ampio e la garanzia di conformità legale. Sta a voi decidere!

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