Tutto sul diagramma di Gantt: definizione, esempio e software

Un diagramma di Gantt è essenziale per una pianificazione efficace dei progetti e delle attività. Permette di definire l'elenco delle attività e monitorarne l'avanzamento. È uno strumento pratico per pianificare le attività in modo semplice.

Siete principianti nella gestione di progetti? Se attualmente utilizzate un foglio Excel per creare la timeline del diagramma di Gantt e volete passare a un software dedicato, questo articolo è fatto per voi. Confrontate i software online per creare diagrammi di Gantt e far decollare i vostri progetti alla fine dell'articolo. Confrontate per scegliere quello più adatto alle vostre esigenze.

Il diagramma di Gantt è uno strumento fondamentale di project management per realizzare i vostri progetti nelle migliori condizioni possibili. Permette di redigere un piano e di visualizzare tutte le attività da svolgere e quelle già completate grazie alla loro rappresentazione grafica.

Esistono numerosi strumenti per creare un diagramma di Gantt con pochi semplici clic, ma la sua struttura è sempre la stessa:

• Colonna a sinistra: elenco delle attività e dei sotto-compiti associati
• Linea di intestazione: unità di tempo (ad es. giorni, settimane, mesi)
• Ogni barra corrisponde a un'attività, rappresentata da un rettangolo la cui lunghezza è proporzionale alla durata dell'attività, o da un diamante per indicare una pietra miliare del progetto (attività puntuale).

Il diagramma di Gantt evidenzia anche l'interdipendenza tra compiti e attività. In altre parole, per eseguire un'operazione N, l'operazione N-1 deve essere stata precedentemente completata. Ad esempio, per eseguire l'invio di una campagna di email marketing, è necessario che siano stati precedentemente eseguiti i compiti di creazione dei contenuti, della grafica dell'email, della segmentazione del database dei contatti, ecc. Concretamente, i compiti sono collegati da frecce per rappresentare graficamente la loro interdipendenza. Questa è una componente importante della Work Breakdown Structure.

La gestione e il rispetto delle scadenze sono una delle sfide più difficili nella gestione di un'attività. Con un diagramma di Gantt, è possibile definire con precisione ogni milestone, la data di inizio, la durata e/o la data di scadenza. Avrete un migliore controllo sullo stato di avanzamento del vostro progetto e quindi sui costi.

Il diagramma di Gantt consente di definire con precisione le attività e di gestire le risorse (tempo, budget, risorse umane) per ogni fase del progetto. Sapete dove state andando, quali sono le vostre scadenze e potete passare da un'attività all'altra in modo logico senza perdere tempo.

La rappresentazione grafica delle attività e delle pietre miliari è il cuore del diagramma di Gantt. L'uso dei colori per definire le priorità o eventuali ritardi e l'avanzamento delle attività rendono molto veloce la visualizzazione dell'avanzamento del progetto. In un batter d'occhio, è possibile avere un'idea chiara dello stato di avanzamento del progetto e prendere decisioni appropriate, ad esempio in caso di ritardi.

Il vantaggio del Gantt è che è adatto a tutti i tipi di attività: lancio di una campagna di marketing, sviluppo di una versione software, impostazione di una strategia di comunicazione, progetto IT, ecc.

Tutti gli stakeholder del progetto hanno accesso al piano, all'elenco dei compiti e, in generale, a tutte le informazioni relative al progetto. La comunicazione e la coesione sono consolidate all'interno dei team di progetto, consentendo una collaborazione più

In primo luogo, è necessario elencare tutti i compiti del progetto. Per i progetti di grandi dimensioni, è possibile definire sotto-compiti per strutturare ulteriormente il progetto. Ricordate che l'obiettivo del diagramma di Gantt è quello di darvi una migliore visuale sul vostro progetto; definire le priorità e/o raggrupparle per tipo di attività può aiutarvi. Sentitevi liberi di entrare nei dettagli per elencare i vostri compiti: più siete precisi, più visibilità avrete sul vostro progetto e più eviterete ritardi dovuti a omissioni.

Per ogni compito o sottocompito, devono essere assegnate una o più risorse. Le risorse sono generalmente calcolate in percentuale: una persona a tempo pieno è del 100%. Se un compito richiede due persone a tempo pieno, le risorse assegnate saranno del 200%.

Le vostre attività sono elencate e avete identificato tutte le vostre risorse. Ora è necessario definire la data di inizio e la durata di ogni attività. Questa fase è fondamentale per monitorare lo stato di avanzamento del progetto e garantire un monitoraggio rigoroso. Consente inoltre di visualizzare la possibile sovrapposizione di più attività e di anticipare la disponibilità di risorse, ad esempio.

Questo passo può sembrare meno importante, ma in realtà è importante quanto gli altri, perché aiuta a definire la sequenza dei tuoi compiti e quindi a seguire correttamente il vostro programma.

È possibile creare collegamenti di vario tipo tra i vostri compiti:

• L'attività B non può essere avviata se l'attività A non è stata completata.
• L'attività B non può essere avviata se l'attività A non viene avviata.
• L'attività B non può essere completata se l'attività A non viene avviata.
• L'attività B non può essere completata se l'attività A non è completata.

Il collegamento tra i compiti è rappresentato da frecce. Un compito può essere collegato a diversi compiti precedenti (tutti questi devono essere completati per completarlo) o successivi (il completamento di questo compito condiziona gli altri).

Le milestone segnano eventi importanti del progetto e rappresentano date chiave per l'avanzamento del progetto, come ad esempio la firma di un contratto. Aiutano a visualizzare lo stato di avanzamento delle attività.

Sebbene i diagrammi di Gantt siano strumenti di visualizzazione efficaci per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti, presentano alcune limitazioni intrinseche che è importante tenere in considerazione. Uno degli svantaggi principali è la loro complessità crescente quando i progetti diventano vasti e coinvolgono numerosi compiti interdipendenti. In tali casi, il diagramma può rapidamente trasformarsi in un groviglio confuso di barre e linee di collegamento, rendendo difficile discernere le relazioni e le dipendenze critiche a colpo d'occhio.

Inoltre, i diagrammi di Gantt sono essenzialmente statici e lineari, non riflettendo facilmente i frequenti cambiamenti e gli adeguamenti dinamici intrinseci a molti progetti moderni. La loro rigidità può renderli inadatti per gestire progetti agili o altamente iterativi, dove la flessibilità e l'adattamento costante sono fondamentali.

Un altro svantaggio risiede nel fatto che i diagrammi di Gantt si concentrano principalmente sulle date di inizio e fine delle attività, senza fornire dettagli approfonditi sulle risorse, i budget o altri aspetti cruciali della gestione di progetto. Sebbene possano essere collegati ad altri strumenti di gestione di progetto, la loro portata limitata può richiedere l'utilizzo di strumenti complementari per una visione completa.

Ecco una versione più breve in italiano, con le parole chiave evidenziate in grassetto:

L'efficacia dei diagrammi di Gantt dipende in larga misura dalla precisione delle stime iniziali sulla durata delle attività da svolgere. Queste proiezioni temporali sono la pietra angolare su cui si baserà tutta la pianificazione del progetto. Se risultano errate fin dall'inizio, i diagrammi di Gantt perderanno inesorabilmente la loro pertinenza man mano che il progetto procede.

Con un software gratuito di project management, è possibile gestire nello stesso ambiente il follow-up dei vostri compiti, la condivisione dei file, la comunicazione di squadra, ecc. Non è più necessario moltiplicare il software per gestire i vostri progetti o file per i grafici di Gantt, se siete abituati a farli in Excel, per esempio.

In ogni caso per progetti più semplici, Excel è più che sufficiente. Ecco quindi il nostro modello gratuito da scaricare:

Il software aiuta a promuovere la collaborazione di squadra, una parte essenziale di un progetto di successo. Gli strumenti di comunicazione (ad esempio la messaggistica istantanea) facilitano lo scambio di informazioni.

Alcuni software Gantt offre anche un'applicazione mobile per gestire i vostri progetti ovunque. Lavorate ovunque tu siate, seguite i vostri progetti in modo più preciso, annotate le voste idee anche fuori dall'ufficio!

Clarizen è il leader di mercato nel software di project management con un rapporto qualità/prezzo molto interessante.

Collega le conversazioni dei dipendenti, i compiti e i progetti in un unico ambiente collaborativo che coinvolge tutti gli stakeholder del progetto. Un sistema di notifica fornisce l'accesso alle informazioni in tempo reale. Non avrete più spiacevoli sorprese nel corso dei vostri progetti.

Tra le caratteristiche:

• monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento dei compiti,
• la definizione delle priorità e la convalida del portafoglio di progetti,
• migliore gestione dei problemi,
• gestione della tabella di marcia, ecc.

Sciforma si basa su tre moduli complementari per un utilizzo ottimale della soluzione: ottimizzare le risorse, gestire i progetti in base alla strategia aziendale e consentire ad ogni dipendente di seguire i propri compiti. La soluzione si sincronizza con i team che seguono il metodo agile. Essa corrisponde quindi in particolare alle imprese informatiche, ai gruppi di ricerca e sviluppo e alle imprese di servizi.

Monday.com è un software estremamente versatile e adatto a tutti i team che debbano lavorare su di un progetto. Consente di adoperare diversi stili di lavoro agile e in maniera assolutamente intuitiva grazie alla sua grafica chiara ed accattivante. Inoltre, si tratta di un software perfetto per team che si trovano in differenti paesi o semplicemente che lavorano secondo metodologie di smartworking.

Tra le sue funzionalità principali troviamo:

• Gestione del backlog di progetto
• Project Portfolio Management
• Gestione risorse, priorità e incidenti

Per conoscerlo e fare la scelta migliore, iniziate ad analizzare e definire con precisione le vostre esigenze. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, del vostro settore di attività, del tipo di progetti in cui siete coinvolti, dei vostri clienti, etc., lo strumento fatto per voi può variare. Per avere un'idea chiara e decidere le caratteristiche di cui avete bisogno, scegliete una versione di prova.