Selezione del software: 5 consigli per fare la scelta giusta

Come regola generale, più scelta è meglio di meno. Ciò è particolarmente vero nel mondo degli affari quando si tratta di gare d'appalto o di confronti pre-acquisto. Il software aziendale è un acquisto costoso che si protrae per diversi anni e la scelta della soluzione giusta per le esigenze dell'azienda è di fondamentale importanza. Limitare le opzioni fin dall'inizio non ha senso.

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Contenuti

1. Esigete una maggiore scelta di soluzioni
2. Diffidate dei consigli sul software
3. Riflettete attentamente su chi scegliete come supervisore del progetto di selezione
4. Non concentratevi sull'immagine del marchio dell'editore
5. Se sembra troppo complicato, non fatelo da soli

1. Chiedete una maggiore scelta di soluzioni

Quando si tratta di selezionare un software, l'obiettivo nelle prime fasi dovrebbe essere quello di mantenere la ricerca il più ampia possibile, in modo da non limitare le opzioni della vostra azienda. È meglio iniziare con un'idea chiara delle vostre esigenze aziendali. Questo include tutti i tipi di utenti finali (pensate al di là del vostro reparto). La maggior parte dei tipi di software aziendale coinvolge e viene utilizzata da persone in diverse parti di un'organizzazione, a volte anche al di fuori di essa (si pensi agli appaltatori/fornitori che accedono a un sistema di gestione della catena di fornitura, per esempio).

Invece di rivolgersi solo a uno o due fornitori di software nelle prime fasi della ricerca di un nuovo prodotto software, dovreste iniziare a pensare al tipo di soluzione software di cui ha bisogno la vostra organizzazione. Per esempio, avete bisogno di un software di reclutamento o sarebbe più adatto un sistema completo di gestione del capitale umano (HCM)? Considerate il modo in cui il software verrà utilizzato da ciascun gruppo di stakeholder.

A volte una grande scelta può essere opprimente. Se è vero che un maggior numero di opzioni può creare confusione, significa anche che, con la giusta valutazione, la vostra azienda avrà molte più probabilità di scegliere una soluzione che funzioni bene per tutti gli stakeholder. Non preoccupatevi: non appena inizierete a raccogliere informazioni dettagliate sulle reali necessità, la scelta si restringerà immediatamente.

2. Attenzione alle raccomandazioni sul software

Uno scenario comune, che è anche un'insidia frequente, è quello delle raccomandazioni da parte di singoli. Qualcuno della vostra organizzazione, o anche una terza parte fidata, raccomanda un prodotto specifico. In questo caso, le potenziali insidie sono legate alla persona che raccomanda. Ecco alcuni segnali di allarme da tenere presenti:

• La soluzione è stata raccomandata da un editore di software specifico. È altamente improbabile che raccomandino il prodotto di qualcun altro e ovviamente affermeranno che la loro soluzione è "perfetta" per le esigenze della vostra azienda. La vera sorpresa sarebbe sentirli dire il contrario e raccomandare i prodotti di uno dei loro concorrenti. Non si tratta necessariamente di una mancanza di onestà generale da parte sua. È logico che conosca a fondo il suo prodotto e che questa prospettiva sia influenzata dalla sua profonda conoscenza ed esperienza del prodotto stesso. Tuttavia, la sua prospettiva è limitata. Tenetelo a mente.
• Il vostro collega di fiducia lavora per un'altra azienda. Chiedetevi se la sua azienda è esattamente uguale alla vostra, e non solo in termini di settore di attività e dimensioni: affronta le stesse sfide, ha gli stessi concorrenti e ha lo stesso tipo di dipendenti? Più sono le somiglianze, più è logico prendere in considerazione il suggerimento di questa persona nella vostra selezione, ma non limitatevi a questa unica scelta. Non dimenticate che, con ogni probabilità, esistono differenze significative tra questa azienda e la vostra. Dovete scegliere il software per la vostra organizzazione in base alle sue esigenze specifiche.
• La raccomandazione si basa su informazioni che potrebbero essere obsolete, anche se risalgono solo a uno o due anni fa. Il software aziendale è in rapida evoluzione. L'unica soluzione di ieri potrebbe avere già diversi validi concorrenti e uno di questi sistemi potrebbe essere più adatto alla vostra azienda o potrebbe offrire ciò di cui avete bisogno a un prezzo inferiore. Tenersi aggiornati sugli ultimi sviluppi del software aziendale non è una cattiva idea, ma ricordate che le ultime novità potrebbero non essere le più aggiornate per molto tempo.
• Diffidate dei colleghi della vostra azienda che potrebbero non essere a conoscenza di tutti i fatti. Anche in questo caso, è bene prendere sul serio il suo suggerimento, ma non farne l'unica opzione all'inizio del processo. Ricordate che questa persona può rappresentare solo una delle parti interessate, mentre voi dovete ottenere il parere di tutti coloro che sono interessati dal nuovo software. Una parola di cautela è d'obbligo quando il collega in questione è il vostro superiore. Questo articolo offre alcuni consigli utili sull'approccio migliore.

In sintesi, le raccomandazioni possono essere importanti, ma spesso si basano su fattori più emotivi, come il desiderio di mantenere ciò che è familiare. Le decisioni sulla scelta del software devono basarsi sui fatti, non su considerazioni emotive o sull'approccio tradizionale del passato. Ovviamente, includete nella vostra selezione il consiglio di una persona di fiducia, ma non limitate le vostre scelte solo a questo suggerimento, anche se siete abbastanza convinti che questa soluzione specifica possa essere adatta. Potreste trovare un'opzione ancora migliore, una soluzione diversa più economica o che semplifichi l'implementazione e la formazione di tutti gli utenti. L'unico modo per esserne certi è scoprirlo.

3. Pensate attentamente a chi scegliere per supervisionare il progetto di selezione

Un corretto progetto di selezione del software inizia con una valutazione approfondita delle esigenze dell'azienda. È importante che venga nominata una persona che supervisiona l'intero processo dall'inizio alla fine. La valutazione deve includere le esigenze di tutte le parti interessate, non solo del gruppo principale. Un modo per evitare un approccio eccessivamente restrittivo nei confronti di uno o due fornitori è quello di assicurarsi che le esigenze di tutte le parti interessate siano state prese in considerazione.

Diffidate dell'"esperto" che conosce molto bene il proprio settore, ma che potrebbe non essere a conoscenza delle esigenze e delle preoccupazioni degli utenti dell'azienda. Questa persona può essere molto brava a identificare i requisiti di base, ma è fondamentale ottenere il contributo di tutte le aree aziendali che utilizzeranno il nuovo software o ne saranno direttamente influenzate.

A volte questo esperto interno è un professionista dell'IT. Questa persona può avere una buona conoscenza del mercato del software aziendale ed essere competente su argomenti quali il supporto tecnico, la piattaforma di distribuzione, i sistemi operativi compatibili, ecc. Potrebbe non essere altrettanto informato sulle esigenze dei diversi gruppi di stakeholder.

Prendiamo l'esempio del software HCM (gestione del capitale umano). Il vostro reparto risorse umane sarà molto probabilmente il principale promotore dell'acquisto di questo software. Potrebbe anche voler offrire agli utenti dell'azienda maggiori opzioni di self-service grazie al nuovo sistema HCM. Queste domande e requisiti dovrebbero quindi far parte del processo di selezione, non solo i dettagli tecnici su cui potrebbe concentrarsi un dipendente del reparto IT. Questo non significa che un informatico non possa essere un eccellente coordinatore: potrebbe essere la scelta migliore per gestire il processo di selezione. Bisogna solo assicurarsi che guardi oltre il proprio punto di vista e tenga conto degli altri stakeholder.

E i consulenti esterni? Può valere la pena di ricorrere a un consulente esterno per guidare il vostro progetto di selezione del software, ma assicuratevi che sia imparziale. Ricordate che l'obiettivo è quello di considerare tutte le possibilità valide tra i vari fornitori, in modo da non limitare le opzioni, anche nelle fasi iniziali.

Se il consulente esterno con cui lavorate rappresenta uno o più fornitori, è improbabile che prenda in considerazione opzioni al di fuori dell'elenco dei fornitori con cui lavora. Assicuratevi che la persona scelta per assistervi sia imparziale e non presti attenzione ai marchi.

4. Non concentrarsi sull'immagine del marchio dell'editore

L'editore promettente di oggi potrebbe essere la centrale elettrica di domani. Alcuni fattori sono importanti, come il supporto tecnico. D'altra parte, la reputazione di un fornitore conta poco, se non per nulla.

La scelta di un software aziendale raramente è una questione di prestigio: un indirizzo aziendale prestigioso, strutture di accoglienza e di conferenza impressionanti o persino un marchio attraente dovrebbero avere poca influenza sull'acquisto. È, o almeno dovrebbe essere, una decisione pratica. Il software offre tutte le funzioni richieste dalla vostra azienda? È facilmente adottabile dagli utenti? È affidabile? Aggiunge valore in termini di ritorno sull'investimento (ROI)? Questi sono i fattori più importanti.

Il ritmo di cambiamento del software aziendale è estremamente rapido. Inoltre, è generalmente guidato dalle tecnologie emergenti e dall'evoluzione delle esigenze aziendali dei clienti, non dagli sviluppatori di software. La soluzione che tutti adottavano 5 anni fa, o anche l'anno scorso, potrebbe non essere più adatta alla vostra azienda, ammesso che lo sia mai stata. Ricordate, si tratta fondamentalmente di trovare la risposta migliore alle esigenze della vostra organizzazione.

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5. Se sembra troppo complicato, non fatelo da soli

A seconda della cultura della vostra azienda, del vostro livello di competenza e di familiarità con la selezione del software, per non parlare di molti altri fattori, una forma di aiuto esterno può essere estremamente utile.

Come già detto, se state pensando di ricorrere a un consulente esterno per guidare il vostro progetto di selezione del software, assicuratevi di ricercare imparzialità ed esperienza. Assicuratevi di utilizzare un consulente che non sia legato a qualche fornitore di software.

È vero che rivolgersi a un consulente ha i suoi costi, ma il ritorno sull'investimento è enorme se questa persona è in grado di distinguere tra la scelta di un sistema poco adatto e con un'implementazione problematica e l'acquisto di un sistema che funziona appena adottato. Una tipica soluzione software aziendale costa da alcune centinaia di migliaia a diversi milioni di euro. Si tratta certamente di un investimento di capitale molto significativo. Inoltre, ci si aspetta che duri per diversi anni, supportando molti dei processi aziendali critici. Rispetto al prezzo del sistema, il costo di un consulente esperto è minimo.

Prendendo come esempio TEC, vale la pena notare che, in quanto società di consulenza imparziale, TEC non è coinvolta con alcun fornitore o categoria di software specifico. Il team dei servizi di selezione di TEC beneficia inoltre di un'ampia e approfondita esperienza, avendo lavorato con centinaia di aziende per oltre 20 anni.

Inoltre, un team di selezione del software può agire come rappresentante della vostra azienda durante le trattative con il fornitore scelto. Questo servizio da solo si rivela spesso molto conveniente in termini di ROI.

Se il vostro budget è limitato e non è possibile una consulenza esterna, sono comunque disponibili molti livelli di servizio. Anche qualcosa di semplice come una breve consulenza telefonica o l'utilizzo di TEC Advisor, lo strumento online di TEC per la selezione del software, può fare la differenza. Inoltre, TEC offre anche modelli di RFP completi che possono essere molto utili durante un progetto di selezione del software.