Digital HR: suggerimenti per dematerializzare le attività HR

La Digital HR si è ormai largamente diffusa: buste paga, gestione delle richieste ferie e telelavoro, archiviazione e firma di contratti di lavoro, recruiting e corsi di aggiornamento...tutte queste pratiche si svolgono sempre più sovente online.

Il digital non ha solamente rivoluzionato il nostro modo di lavorare, ma anche l’intero processo di gestione delle risorse umane.

Ma cosa si intende di preciso con digitalizzazione delle risorse umane? Perché è così importante digitalizzare il processo HR?

In questo articolo i responsabili HR possono trovare qualche suggerimento utile per gestire al meglio questo ruolo così importante.

La trasformazione digitale non ha risparmiato l’ambito HR, le cui numerose mansioni:

• costituiscono un supporto necessario per la buona organizzazione degli altri servizi,
• implicano il rispetto delle regolamentazioni sociali e legali.

Al centro della strategia aziendale, le HR si sono quindi digitalizzate per una gestione online più efficace di svariate attività:

• buste paga,
• ferie e assenze,
• planning,
• assunzioni (e-recruitment),
• note spese,
• formazioni (e-learning),
• colloqui di lavoro,
• dichiarazioni sociali,
• monitoraggio prestazioni delle risorse umane, ecc.

I principali obiettivi della Digital HR sono:

• garantire un risparmio di tempo ai responsabili HR grazie all’automatizzazione di task ripetitive;
• permettere loro di concentrarsi su missioni strategiche e dal più alto valore aggiunto, tra cui in particolare la gestione dei talenti.

• la gestione documenti facilitata dall’abbandono dei file cartacei e da un’archiviazione digitale più intuitiva;
• la maggior protezione dei dati HR confidenziali;
• il rispetto delle regole grazie a:
  • l’integrazione delle convenzioni collettive e degli obblighi legali aggiornati,
  • e all’invio telematico delle dichiarazioni, per una gestione priva di errori;
• l'accompagnamento dei collaboratori, per una miglior produttività ed un maggior benessere grazie ad una gestione delle richieste semplificata ( richieste smart working, ecc.);
• la gestione ed il monitoraggio ottimizzato dell’orario di lavoro, delle valutazioni e delle formazioni;
• la comunicazione HR per valorizzare al meglio il brand aziendale (employer branding), così da attrarre e trattenere i migliori talenti;
• la creazione di report sulle performance HR grazie alla centralizzazione dei dati e al monitoraggio di indicatori e dashboard;
• l’adattamento a nuovi modi di lavorare, più dematerializzati e collaborativi.

Alcuni ritengono che la Digital HR disumanizzi l’attività delle risorse umane.

Per ovviare a questo limite è opportuno investire in formazione per:

• non creare conflittualità tra le diverse generazioni,
• favorire l’utilizzo dei nuovi strumenti,
• stabilire dei nuovi processi HR chiari e precisi.

In qualità di responsabile HR, il vostro obiettivo è di migliorare il processo in atto e di adattare, o addirittura guidare, la digitalizzazione delle pratiche e degli strumenti all'interno dell’azienda.

Secondo un’analisi svolta da Talent Garden, gli HR manager si aspettano benefici apportati dalla Digital Transformation principalmente nelle seguenti attività:

• la selezione del personale,
• il rispetto di adempimenti e normative,
• i dati per l’analisi delle performance,
• la trasparenza nei confronti dei dipendenti.

L’e-recruitment permette di realizzare delle campagne più rapide e più mirate, grazie alla diffusione capillare delle offerte di lavoro tramite un grande numero di piattaforme, come le job board e i social network professionali.

D’altro canto, le tecniche di assunzione si rinnovano continuamente: i dipendenti possono valutare i loro possibili futuri colleghi (si parla in tal senso di recruitment collaborativo) e i colloqui di assunzione possono avvenire tramite le applicazioni di videoconferenza.

Il digitale permette anche una miglior gestione dei dati. Ad esempio, i CV possono essere catalogati in una libreria dotata di tag ed etichette con parole chiave.

L’e-learning è centrale nelle organizzazioni più moderne, in cui sempre più spesso alcuni collaboratori lavorano da casa.

L’azienda può anche decidere di creare dei propri corsi online, chiamati COOC, acronimo per Corporate Open Online Course.

Il benessere sul luogo di lavoro è molto importante.

Per questo motivo, si domanda l’opinione dei collaboratori, e si cerca di valutare il clima generale tramite dei sondaggi online anonimi.

Gli impiegati vengono anche complimentati quando raggiungono i loro obiettivi.

L’esperienza dei collaboratori è quindi al centro dell’attenzione, così da fidelizzarli e valorizzare l’employer branding.

La gestione partecipativa e la disaggregazione dei servizi implicano anche una comunicazione HR orizzontale, facilitata dall’uso di social network aziendali.

I chatbot non concernono più solamente i siti e-commerce o le piattaforme istituzionali!

Le risorse umane utilizzano talvolta questi strumenti digitali per guidare gli impiegati attraverso il portale HR.

Le domande più semplici sono gestite dal robot, mentre quelle più complesse sono trattate in un appuntamento proposto automaticamente, grazie all’integrazione con l’agenda del team HR.

L’individuazione di software adeguati riduce i rischi legati alla Digital HR. Per ogni funzione HR, esistono dei software specifici:

• software di recruiting,
• software di e-learning,
• software per la gestione pagamenti,
• software per la gestione ferie e assenze,
• software di gestione talenti,
• software di Employee Recognition.

Vi sono poi diverse soluzioni HRMS che accorpano più funzioni tra quelle viste sopra. Tra queste figurano MiHCM e Digital HRMS.

Telelavoro, coworking, ecc... il tempo e il luogo di lavoro sono drasticamente cambiati e vanno quindi gestiti diversamente.

Per più comfort, trasparenza, reattività e flessibilità, che sia dal lato HR o da quello dei collaboratori, la digital HR è diventata essenziale.

Ma occorre togliere alcuni freni e formare il personale ai nuovi usi, grazie a strumenti intuitivi collaborativi.

Non significa automatizzare tutti i processi, bensì ottimizzarne alcuni per meglio concentrarsi sul capitale umano, il vero pilastro delle risorse umane.