Iniziative di comunicazione interna aziendale: comunicare per coinvolgere

Le imprese spesso si focalizzano sul guadagno, sul business, trascurando qualunque altro elemento. Spesso la comunicazione aziendale viene trascurata, le relazioni tra direzione e dipendenti vengono ignorate e i rapporti col personale vengono posti in secondo luogo rispetto all’incremento del fatturato.

Tuttavia, la comunicazione aziendale e, soprattutto, la comunicazione interna aziendale costituisce un fattore fondamentale per garantire la salute di un’attività e non va trascurata soprattutto in un'ottica di Digital Transformation. Per questo è bene che ogni impresa indica delle iniziative di comunicazione interna, al fine di ottimizzare il rendimento. Una buona comunicazione interna, infatti, può garantire una maggiore incisività del business a livello di mercato.

In questo articolo, Appvizer propone una panoramica di iniziative di comunicazione interna implementabili per rendere florida la salute dell’azienda e il business altamente competitivo.

La comunicazione aziendale è un campo molto vasto che non può essere circoscritto ad una sola area o dipartimento. Infatti, essa comprende tutte le operazioni di comunicazione operate da un’azienda.

Ciò significa che la comunicazione aziendale si compone di:

Comunicazione esterna* + Comunicazione interna*

*tutte le azioni comunicative operate nei confronti dei partner commerciali (marketing B2B), o dei clienti (marketing B2C), o dei media (PR)

*comunicazione condotta nei confronti dei dipendenti (come essi vengono ascoltati e coinvolti nella vita dell’azienda, o informati)

La comunicazione aziendale, sia interna che esterna, dovrebbe avere lo scopo di creare un’unica immagine d’impresa su tutti i canali utilizzati.

Ciò significa, che la comunicazione aziendale dovrebbe mirare all’implementazione di una strategia di comunicazione omogenea che rifletta la cultura aziendale al fine di influenzare l’effetto del business sia sul mondo esterno, sia all’interno dell’azienda stessa. La strategia dovrebbe fare anche in modo che il business desti impressioni positive. Per poter adempiere a questa intenzione, è necessario che sia sviluppata una strategia di comunicazione uniforme e coerente.

Questa strategia, tuttavia, deve essere applicata con zelo e non solo con potenziali partner e clienti, ma anche, per non dire soprattutto, a livello interno, con i dipendenti.

La comunicazione interna è la comunicazione che viene attuata da parte di un’azienda in senso lato con le proprie risorse umane. Si tratta di un tipo di comunicazione sia tra colleghi, che tra la direzione e i dipendenti.

Estremamente diversificata e trasversale, è spesso ignorata nelle dinamiche d’impresa, seppur giochi un ruolo fondamentale: essa costituisce, infatti, la base di ogni altro tipo di comunicazione aziendale.

La comunicazione interna è, infatti, centrale per garantire il mantenimento in salute di un business. Una strategia coerente di comunicazione su tutti i canali disponibili, infatti, potrà contribuire a preservare la floridità, il dinamismo e la vivacità di un’attività.

Per operare un buon piano strategico di comunicazione interna, tuttavia, soprattutto nelle aziende di calibro maggiore, i diversi dipartimenti dovranno provvedere autonomamente a garantire una rete interna di comunicazione trasversale sia tra i collaboratori, che tra i manager e i sottoposti (bottom up e top down).

Intraprendere ed implementare delle iniziative di comunicazione interna può non essere un processo facile e immediato, ma comporta indiscutibili vantaggi, quali:

• Un accrescimento del senso di appartenenza dei dipendenti al team aziendale;
• Un miglioramento delle condizioni lavorative;
• Un rafforzamento dell’identità aziendale;
• Un accentuamento della professionalità da parte dei dipendenti;
• Un aumento del riconoscimento dei lavoratori nei confronti dell’azienda;
• Un controllo dell’effetto dell’azienda più efficace.

Una buona comunicazione interna dell’azienda consente, dunque, un’accelerazione dei processi d’impresa e viene percepita come un indicatore di efficienza. Alle persone coinvolte, una buona comunicazione interna permette di sentirsi parte di un sistema che funziona.

La comunicazione interna all’azienda è molto differenziata, ovvero, essa si svolge in diversi modi. All’interno di un’azienda si comunica tramite e-mail, comunicati, lettere, moduli, rapporti, newsletter, circolari, colloqui, riunioni, chiamate, ecc.

Dunque, un’azienda ha a disposizione molti strumenti per poter effettuare un’accorta comunicazione interna. Essi, tuttavia, devono essere usati in modo pertinente e coordinati con accortezza, sempre tenendo presente lo spirito dell’identità aziendale.

È importante assicurarsi che tutti gli elementi di comunicazione siano coerenti con la cultura aziendale, ovvero che essi riflettano l’identità propria dell’azienda, i suoi valori e la sua ragion d’essere. Sarà, infatti, la qualità della comunicazione ad essere ambasciatrice e rivelatrice dell’identità del business.

In altre parole, i mezzi adottati per comunicare con i dipendenti e le occasioni di scambio e d'incontro con questi ultimi, saranno tutti fattori garanti della qualità dell’ambiente di lavoro e, di conseguenza, dell’immagine del business al di fuori delle pareti aziendali.

👨👩 Infatti, un’impresa che promuove il dialogo con i propri dipendenti trasmette valori umani forti, quali la valorizzazione del capitale umano e l’importanza della persona.

Utilizzando un’attenta e ragionata strategia di comunicazione aziendale nell’implementazione della comunicazione interna, è possibile arrivare a fidelizzare i propri dipendenti e fare in modo che essi si dedichino alla causa dell’azienda con un alto grado di coinvolgimento emotivo.

Per questo è importante comunicare e trasmettere la filosofia, i valori e i principi fondanti dell’azienda. La conquista del dipendente a livello emozionale favorisce un’ottimizzazione delle prestazioni e favorisce anche un miglioramento generale dell’ambiente di lavoro, il che conduce conseguentemente ad un aumento della produttività.

La comunicazione interna di un’azienda deve favorire il coinvolgimento dei dipendenti. Dunque, nella progettazione del sistema di comunicazione vanno individuati innanzitutto i bisogni e le necessità dei soggetti interessati. Queste esigenze metteranno, infatti, in evidenza gli interessi generali e le eventuali carenze nella gestione della comunicazione in atto. Questo procedimento è importante anche per avere una panoramica dell’andamento complessivo dell’organizzazione.

A partire da questa consapevolezza, è necessario individuare azioni e strumenti che possano garantire la promozione della comunicazione, in modo tale da rispondere alle necessità riscontrate e da incentivare il grado di coinvolgimento del dipendente nella vita dell’azienda.

L’ideale sarebbe, infatti, che il lavoratore si senta, nell’ambito lavorativo, un po’ come in famiglia. In questo modo, egli potrà parteggiare con sincero entusiasmo alle cause dell’impresa, facendo degli obiettivi aziendali i propri obiettivi personali.

Una possibile strategia per puntare ad incentivare il coinvolgimento del dipendente potrebbe essere l’utilizzo della Gamification.

Con Gamification si intende l’utilizzo di meccanismi tipici del gioco al fine di creare un coinvolgimento maggiore del destinatario. Questa tecnica consente di sfruttare le dinamiche di gaming vengono per aumentare l’engagement tra i dipendenti.

La strategia di comunicazione interna all’azienda deve essere studiata attentamente. Il sistema di comunicazione deve essere pianificato come se fosse un progetto.

Questo significa che le intenzioni devono essere chiare e condivise, il budget da impiegare per la sua promozione deve essere stabilito e le risorse necessarie (quali tempo e responsabilità) definite. Inoltre, deve essere pianificato anche un programma di controllo e di verifica dei risultati ottenuti.

Come fare?

Operare un’organizzazione delle iniziative di comunicazione interna è possibile sulla base dei seguenti quesiti:

1. Dove? Analisi del contesto in cui deve avvenire la comunicazione → Valutazione degli ambienti appropriati;
2. Cosa? Fissazione degli obiettivi della comunicazione → Quali sono le aspettative e quali sono i risultati attesi? In base agli obiettivi comunicativi prefissati è importante operare la definizione dell’oggetto della comunicazione → Cosa va comunicato?
3. Chi? Definizione del target della comunicazione interna → Che tipo di persone sono i miei dipendenti? Quali sono i loro bisogni e le loro inclinazioni?
4. Come? Individuazione delle modalità e dei canali di comunicazione → Come comunicare? Mezzi da utilizzare;
5. In quanto tempo? Stimare le tempistiche previste per l’attuazione della comunicazione;
6. A quali costi? Previsione dei costi e delle risorse da dedicare all’implementazione delle attività comunicative;
7. Feedback finale, ovvero controllo dei risultati → Quali effetti ha prodotto la strategia comunicativa?

Specialmente nel caso in cui l’azienda sia particolarmente coinvolta nel settore tecnologico e, quindi, si intenda introdurre o si siano introdotti nuovi strumenti digitali, è bene operare strumenti di comunicazione interna sotto la forma di formazioni per i dipendenti.

Queste devono essere volte a garantire che i lavoratori possano essere istruiti sull’utilizzo dei supporti tecnologici di nuova introduzione. Le formazioni sono fondamentali per promuovere lo sviluppo di conoscenze e delle capacità e per incidere positivamente sulla performance dei lavoratori.

⭐ Istituire un sistema di iniziative di comunicazione interna è fondamentale per tutte le organizzazioni, anche per le realtà più piccole. Infatti, per ottenere un business di successo, non è possibile relegare la comunicazione alle mere pause caffè o alle riunioni formali!