Eliminate le congetture dal reclutamento seguendo le 9 fasi del processo di reclutamento

Siete un manager o un responsabile della selezione del personale e volete migliorare il vostro processo di reclutamento? Volete implementare una strategia volta a trovare il profilo giusto in modo più preciso ed efficiente?

La giusta metodologia è essenziale per strutturare la gestione delle assunzioni.

In questo articolo esaminiamo le 9 fasi chiave da seguire, dalla definizione della posizione da ricoprire fino al reclutamento, per selezionare i candidati migliori... e darvi tutte le possibilità di trattenerli!

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Riassunto delle 9 fasi del processo di assunzione

Fase 1: identificare le esigenze di reclutamento

Innanzitutto, dovete chiedervi quali sono le reali esigenze di reclutamento della vostra azienda.

Ad esempio, un nuovo assunto dovrebbe essere assunto nei seguenti casi:

• uscita temporanea o definitiva di un dipendente;
• nuovi obiettivi di sviluppo;
• forte crescita del business, ecc.

Questa necessità deve essere preventivata, poiché comporta inevitabilmente dei costi: mobilitazione delle persone coinvolte nel processo, integrazione e formazione del nuovo assunto e, naturalmente, pagamento di un nuovo stipendio.

💡 I datori di lavoro devono sapere che lo Stato offre aiuti per le assunzioni, tra cui una riduzione dei contributi sociali. Verificate la vostra idoneità sul sito economie.gouv.fr!

Fase 2: Definire il lavoro e il profilo ricercato

Per orientare meglio la vostra ricerca, analizzate le esigenze precise del reparto in questione o dell'azienda in generale.

A tal fine, parlate con il personale operativo interessato:

• Di quale profilo avete bisogno?
• Quale formazione è richiesta per il posto? Quali altre esperienze professionali sono necessarie?
• Quale livello di esperienza è richiesto?
• Quali competenze tecniche sono indispensabili?

☝️ È importante che la descrizione delle mansioni rifletta chiaramente i compiti, le mansioni e le responsabilità della persona che occuperà il posto. Siate specifici, ma siate flessibili su quali competenze sono essenziali e quali sono altamente desiderabili ma non indispensabili. In altre parole, siate realistici!

☑️ Dovete anche considerare

• il numero di ore richieste, per determinare se avete bisogno di un lavoro a tempo pieno o a tempo parziale;
• il tipo di contratto (permanente, a tempo determinato, temporaneo, ecc.);
• la fascia di retribuzione.

Fase 3: scrivere l'annuncio

💡 Prima di scrivere l'annuncio, assicuratevi che non ci siano dipendenti prioritari all'interno della vostra organizzazione: rientro dal congedo di maternità, passaggio da tempo pieno a tempo parziale o viceversa, licenziamento da meno di un anno, ecc.

Quando si scrive la descrizione del lavoro, utilizzare la descrizione del profilo come punto di partenza e fare attenzione a includere tutte le informazioni importanti:

• titolo del lavoro ;
• presentazione dell'azienda
• natura del contratto
• competenze richieste e livello di esperienza desiderato, ecc.

Assicuratevi di eliminare qualsiasi criterio discriminatorio vietato dalla legge.

Infine, prestate molta attenzione al testo del vostro annuncio di lavoro:

• pensate al tono che volete adottare;
• siate il più chiari possibile e fornite tutte le informazioni necessarie;
• inserite le parole chiave essenziali, ecc.

È necessario curare il proprio employer brand per attirare i talenti!

Fase n. 4: pubblicizzare l'offerta di lavoro

Avete due opzioni:

• o fate circolare l'annuncio internamente;
• oppure vi rivolgete al mondo esterno, scegliendo tra un'ampia gamma di possibilità:
• Apec, Pôle emploi, stampa, fiere, ecc;
• la pubblicazione multipla su Internet, attraverso canali come le bacheche di collocamento, i social network, ecc;
• ricorrere a un' agenzia di reclutamento o di lavoro temporaneo.

☝️ In questo caso, una serie di fattori influenzerà la scelta dei metodi di distribuzione:

• il budget a disposizione
• l'urgenza della ricerca di personale
• la natura specifica del profilo ricercato.

Fase 5: smistamento delle candidature

Una volta pubblicato l'annuncio, le candidature iniziano a fioccare! 🤩

Dovete quindi centralizzare la loro ricezione e classificarle: quelle che conservate, quelle "forse" e quelle che eliminate.

Analizzate le candidature ricevute alla luce della descrizione del lavoro e dell'annuncio pubblicato, basandovi sul CV e sulla lettera di presentazione, su o su qualsiasi altro supporto che illustri le ragioni della candidatura. Quindi verificate le eventuali referenze. Questa preselezione può essere rivista e perfezionata in una seconda fase dal responsabile di linea interessato.

Il punteggio e la prequalificazione delle candidature possono essere resi molto più semplici dall'utilizzo di un software di selezione del personale!

Infine, conservate i profili più adatti per il resto del processo e contattateli per fissare un colloquio.

Fase 6: condurre i colloqui di lavoro

La prima selezione può avvenire tramite colloquio telefonico o video.

Poi, una volta ristretta la lista dei candidati, organizzate dei colloqui di persona. Ad esempio, un primo incontro, poi un secondo in presenza di altre parti interessate: il manager di linea del futuro assunto, un dipendente con competenze chiave in ambito aziendale, ecc.

☝️ Prima di ogni colloquio, preparatevi. In altre parole, decidete in anticipo di cosa parlare (presentazione, esperienze passate, motivazioni, qualità richieste per il lavoro, ecc.) E non dimenticate di osservare le capacità relazionali della persona che avete di fronte.

Fase 7: conferma con test di valutazione

A seconda dei profili ricercati, vi consigliamo di chiedere alle persone di sottoporsi a test di valutazione delle competenze o a test di personalità. Questo è il modo migliore per farsi un'idea concreta delle attitudini professionali e delle soft skills dei candidati!

Sta a voi creare il programma di colloqui/test più adatto alle sfide del lavoro e al mercato in cui operate.

Fase 8: selezione del candidato

Una volta conclusa la fase dei colloqui, fate il punto con il futuro team per convalidare il profilo selezionato e prendere insieme la decisione finale .

Una volta deciso il candidato, annunciate la notizia al fortunato! Una risposta personalizzata sarà molto apprezzata anche da chi non è stato selezionato.

💡 Suggerimento: conservate le candidature non accolte per questa posizione nel vostro pool di candidati. Potrebbero essere interessanti per una futura selezione.

In seguito, espletate le formalità previste per l'assunzione:

• promessa di assunzione: impegno dell'azienda a riservare il posto alla persona assunta in futuro;
• dichiarazione preventiva all'assunzione (DPAE): da inviare all'URSSAF o all'MSA entro 8 giorni dall'assunzione;
• iscrizione della persona assunta nel registro del personale;
• firma del contratto di lavoro;
• programmazione della visita medica obbligatoria.

Fase 9: integrazione del nuovo assunto

Infine, non dimenticate di dare il benvenuto e di integrare il vostro nuovo dipendente. Questa fase essenziale è parte integrante della procedura e deve essere pensata in anticipo.

Fate tutto il possibile per garantire che il nuovo assunto si integri correttamente nel lavoro, nel team e nell'azienda, in modo che si senta a suo agio fin dall'inizio e decida di rimanere e investire.

Digitalizzare la procedura di assunzione con il software giusto?

Quando si parla di processo di selezione del personale, è necessario essere metodici e sufficientemente organizzati per essere più reattivi e competitivi sul mercato di riferimento e attrarre così i migliori talenti.

E al giorno d'oggi, se volete avere successo, è difficile non digitalizzare le vostre operazioni. Gli strumenti dedicati aiutano ad automatizzare le attività più lunghe e noiose, adattandosi ai vostri processi. Il risultato è che si risparmia tempo, denaro ed energia.

🛠️ Alcuni esempi di software per il reclutamento:

• Beehire: questo software semplice e intuitivo digitalizza e ottimizza l'intero processo di reclutamento. Consente di pubblicare offerte di lavoro su oltre 200 siti, di pre-qualificare automaticamente le candidature utilizzando un indice di corrispondenza e un video e di centralizzare tutte le candidature e le comunicazioni in un unico strumento di collaborazione. Inoltre, grazie alle sue funzioni dedicate all 'employer branding (pagina di carriera personalizzata, offerte di lavoro dinamiche, video di presentazione, ecc.), vi aiuta ad attrarre e a far crescere i talenti.
  
  
• Beetween: è l'ATS progettato dai selezionatori per aiutarvi a reclutare in modo rapido ed efficiente. Grazie a Beetween, potete unire i vostri sforzi e risparmiare una grande quantità di tempo: scrivete l'annuncio, selezionate i siti che vi interessano tra le 150 job board generaliste e specializzate collegate alla soluzione. Poi cliccate e l'annuncio è pubblicato!
  
  
• Cegid HR: con questa soluzione completa per la gestione dei talenti e della formazione, potete centralizzare tutti i dati dei candidati e personalizzare le pagine dedicate alle carriere per rafforzare il vostro employer brand. Pensata per le aziende con più di 250 dipendenti, ottimizza ogni fase del processo di reclutamento, dalla pubblicazione delle offerte di lavoro alla selezione finale, grazie alla gestione mobile.
  
  
• Flatchr: pubblicate più offerte di lavoro con un semplice clic, ricevete le candidature su un'unica piattaforma centralizzando tutte le informazioni e reclutate in modo collaborativo. I dipendenti interessati possono scrivere le loro opinioni e condividere i loro feedback direttamente sulla piattaforma, per snellire il processo di assunzione. Come bonus aggiuntivo, potete personalizzare il vostro sito di carriera e programmare risposte automatiche e personalizzate ai candidati per migliorare il vostro marchio di datore di lavoro.
  
  
• JobAffinity: questo strumento francese è stato progettato per automatizzare le attività che richiedono tempo, centralizzare gli scambi con i candidati e ottimizzare l'intero processo di reclutamento. Progettato da esperti di risorse umane, si rivolge a start-up e PMI, ma anche a grandi aziende, consulenti e autorità locali. Le sue caratteristiche includono la pubblicazione multipla di offerte di lavoro, la gestione completa delle candidature, la creazione di pool di talenti e le comunicazioni automatizzate.
  
  
• Softy: sfrutta funzionalità HR complete, personalizzabili e automatizzate (sourcing, sito per le carriere, libreria di CV, multicasting, gestione delle candidature, ecc.) e test di reclutamento illimitati di ogni tipo, direttamente integrati nello strumento. In questo modo è possibile individuare i migliori candidati, supportare le proprie scelte con test di reclutamento riconosciuti a livello internazionale e analizzare le risposte attraverso uno strumento intuitivo.
  
  
• Taleez ATS Recrutement: software di reclutamento francese costruito su tre pilastri: affidabilità, reattività e trasparenza. Adottato da oltre 600 clienti, offre un ATS completo per la gestione dell'intero processo di reclutamento, dalla candidatura all'integrazione finale. Flessibile e intuitivo, si adatta ai metodi di lavoro dei team e semplifica il loro lavoro quotidiano.
  
  
• Teamtailor: questo ATS è stato progettato per semplificare il reclutamento, migliorando l'esperienza del candidato e il marchio del datore di lavoro. Adatto sia alle start-up che alle grandi aziende e alle PMI, soddisfa le esigenze di tutte le organizzazioni che vogliono crescere. La piattaforma offre funzionalità avanzate come la pubblicazione multipla di offerte di lavoro, un sito carriere personalizzabile, l'automazione delle attività e un assistente AI.
  
  
• Tellent Recruitee: offre una piattaforma centralizzata e intuitiva da cui distribuire rapidamente le offerte di lavoro su diversi canali di reclutamento (oltre 1.450 job board disponibili, ad esempio). Grazie al monitoraggio delle prestazioni e degli annunci e all'analisi delle candidature, i team delle risorse umane possono ottimizzare la strategia di distribuzione per rivolgersi solo ai migliori talenti.

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Procedura di reclutamento: cosa dobbiamo ricordare?

In definitiva, una procedura di reclutamento di successo dipende soprattutto da una metodologia chiara e strutturata, adattata a ogni fase.

Tuttavia, l'uso di strumenti digitali rafforza questo approccio, automatizzando le attività ripetitive e migliorando l'esperienza dei candidati.

Ma al di là del metodo e della tecnologia, la vera sfida resta quella di attrarre, convincere e trattenere i talenti, a maggior ragione in un mercato competitivo.

Qual è quindi il prossimo passo? Integrare maggiormente l' intelligenza artificiale nel processo, in modo da anticipare le esigenze e diventare ancora più efficienti... senza però relegare l'elemento umano in secondo piano! Dopo tutto, il reclutamento rimane soprattutto un' avventura umana, in cui lo scambio, la fiducia e la cultura aziendale giocano un ruolo decisivo per il successo di una collaborazione duratura.