Dire "no" con gentilezza: come si scrive un'e-mail di rifiuto di una candidatura dopo un colloquio?
Reclutatori, non trascurate di scrivere lettere o e-mail di rifiuto dopo un colloquio!
Perché dovreste farlo? È semplice: il 92% dei candidati scoraggia attivamente gli altri dal candidarsi a un'azienda con cui hanno avuto una brutta esperienza (Robert Walters).
Immagino che non vogliate che il vostro employer brand ne risenta. E avete ragione! Ecco perché abbiamo raccolto alcuni esempi di come scrivere un' e-mail di rifiuto della candidatura che sia allo stesso tempo amichevole e professionale... il tutto condito da preziosi consigli!
Esempi di e-mail di rifiuto dopo un colloquio di lavoro
Email di rifiuto di una candidatura dopo un colloquio
Salve [nome e cognome del candidato],
La ringraziamo molto per aver investito il Suo tempo e il Suo impegno per incontrare il nostro team per la posizione di [titolo del lavoro] presso [nome della società]. Siamo stati tutti lieti di conoscerla e di saperne di più su di lei.
Purtroppo, al momento ci stiamo concentrando sull'assunzione di candidati con maggiore esperienza. Pertanto, la sua candidatura non è stata accolta.
Tuttavia, il nostro team è rimasto davvero colpito dalla sua motivazione e dalle sue capacità personali, nonostante i pochi anni di esperienza nei suoi precedenti incarichi.
Per questo motivo vorremmo conservare la sua candidatura in archivio, nel caso in cui possa essere adatta a una delle nostre future offerte di lavoro. Pertanto, se dovessimo trovare un posto vacante che corrisponde meglio al suo profilo, saremo lieti di contattarla.
Se avete altre domande o bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a scriverci. Sarò lieto di rispondere e di discuterne con voi.
Le auguro buona fortuna per la sua ricerca e i suoi progetti futuri,
Cordiali saluti
[Nome del mittente]
Email di rifiuto della candidatura interna
Salve [nome e cognome del richiedente],
La ringraziamo molto per aver presentato la Sua candidatura per la posizione [titolo del lavoro]. Apprezziamo il tempo e l'impegno che ha dedicato.
Tuttavia, vorrei informarla della nostra decisione di scegliere un altro candidato per questo ruolo.
Apprezziamo tutto il lavoro che ha svolto nel suo ruolo attuale e ammiriamo il suo desiderio di assumere un nuovo ruolo, ma per il momento stiamo cercando qualcuno con una maggiore esperienza di gestione.
A seconda delle competenze e dell'esperienza maturata nel suo ruolo [attuale mansione], potrebbe prendere in considerazione la possibilità di candidarsi per un ruolo [mansione] quando inizieremo ad accettare le candidature il [data].
Le auguro ogni bene e la ringrazio ancora una volta per la sua candidatura e per il suo impegno in [Nome della società]. Non esiti a candidarsi per qualsiasi altra posizione interna di suo interesse.
Cordiali saluti
[Nome del mittente]
Perché è importante scrivere un'e-mail di rifiuto dopo un colloquio?
Anche se molte aziende tralasciano questa fase del processo di selezione del personale, è essenziale scrivere un'e-mail di rifiuto dopo un colloquio.
Perché riflette i valori dell'azienda. Perché riflette i valori di benevolenza e rispetto della vostra organizzazione nei confronti dei candidati.
Ecco alcuni motivi per cui dovreste farlo. 👉
Rispetto e trasparenza
Inviare un'e-mail di rifiuto è un modo per dimostrare ai candidati che riconoscete l'investimento e l'energia che hanno profuso. Questo gesto va ben oltre una semplice formalità amministrativa: chiarisce la situazione e dimostra che rispettate il processo di candidatura nel suo complesso.
Inoltre, un rifiuto ben formulato fa sì che il candidato non sia lasciato in uno stato di incertezza, un sentimento che genera molta frustrazione.
Mantenere una buona reputazione
In un mercato del lavoro in cui le aziende lottano per attrarre i profili migliori, la vostra reputazione può chiaramente fare la differenza.
Un'e-mail di rifiuto ben scritta supporta l'immagine della vostra organizzazione, dimostrando che apprezzate i candidati e agite in modo professionale.
Questa attenzione ai candidati contribuisce a rafforzare il vostro marchio di datore di lavoro e vi distingue dalla concorrenza. In questo modo, vi posizionate come un'organizzazione che ha a cuore l' esperienza del candidato.
Incoraggiamento e feedback
Un rifiuto non è solo un semplice rifiuto: può anche essere una fonte di incoraggiamento, in quanto esprimete il vostro apprezzamento.
Infatti, anche se la candidatura non viene accolta, un feedback dettagliato fornisce informazioni preziose per aiutare il candidato a progredire. Il feedback e i consigli sulle aree di miglioramento trasformano questo "fallimento" in un'opportunità di sviluppo.
Mantenere un pool di talenti
Anche se i candidati non sono stati selezionati per una posizione specifica, possono rivelarsi talenti di prima scelta per future assunzioni.
Mantenendo una comunicazione rispettosa, si crea un rapporto duraturo con loro. E così facendo, si tiene a portata di mano un pool di talenti per potenziali collaborazioni future!
Come si scrive una buona e-mail di rifiuto dopo un colloquio? I nostri 5 consigli
1 - Ringraziate il candidato!
La prima cosa, e non certo la meno importante, è ringraziare il candidato:
- per l'interesse dimostrato nei confronti dell'azienda
- per il tempo che ha dedicato al processo;
- per la motivazione e l'investimento.
Prendetevi il tempo di riconoscere lo sforzo fatto dal candidato esprimendogli la vostra gratitudine, a maggior ragione se è venuto al colloquio.
2 - Siate franchi, siate trasparenti!
Poi, dovete spiegare al candidato perché non lo avete selezionato.
Almeno questo glielo dovete!
Perché non è stato selezionato? Ci sono diversi motivi:
- per il tempo speso;
- per il loro sviluppo professionale (eventualmente per modificare o migliorare alcuni punti del loro processo di candidatura);
- per il vostro sviluppo personale (non perdete la motivazione, accettate il fallimento e andate avanti).
👉 Esempi di motivi plausibili, ma che i datori di lavoro non osano addurre:
- la personalità del candidato non è in sintonia con le dinamiche del team;
- candidatura inviata troppo tardi
- esperienza professionale che non corrisponde al livello/settore/ambito del posto di lavoro;
- le competenze professionali sono buone, ma le soft skills non sono compatibili con i prerequisiti della posizione.
💡 Punto importante: non siete obbligati a dire loro che conservate i loro dati di contatto se non è così. Avete il diritto di non essere stati entusiasti del loro profilo!
3 - Non presentate solo gli aspetti negativi, ma evidenziate i punti di forza del candidato!
Come candidato e persona in cerca di lavoro, è difficile essere rifiutati per un lavoro. Può essere molto demotivante e può davvero minare la fiducia in se stessi. Soprattutto quando si viene rifiutati sempre più spesso...
Vi consigliamo quindi di mettere in evidenza i punti di forza del candidato. In questo modo, potrete aiutarli a continuare la loro ricerca con fiducia.
Esempio: le sue conoscenze linguistiche sono davvero impressionanti!
4 - Non chiudetevi, rimanete aperti alla discussione!
Se siete una PMI o un grande gruppo, è comprensibilmente difficile dare un feedback sul colloquio con tutti i candidati respinti.
Ma se qualcuno ve lo chiede (soprattutto se vi ha già incontrato una o più volte), dovreste rispondere alle sue domande. È il minimo che possiate fare, soprattutto se sono stati coinvolti per un lungo periodo di tempo.
Al di là dell'aspetto umano, essere aperti alla discussione permette al candidato di :
- concludere la sua esperienza di candidato con la vostra azienda soddisfatto e più sicuro di sé;
- essere ri-motivato e più fiducioso nella sua prossima ricerca;
- ottenere risposte chiare e precise alle proprie domande;
- migliorare alcuni aspetti della propria candidatura.
5 - (Facoltativo) Suggerite ai candidati di ripresentare la propria candidatura.
Se pensate che un candidato sia adatto a un'altra posizione all'interno della vostra azienda, fateglielo sapere. Potreste invitarli a candidarsi per le prossime posizioni, ad esempio.
Tuttavia, vi sconsigliamo di inserire questo invito nel messaggio se non lo pensate davvero. Non date false speranze solo per apparire amichevoli!
Che ne dite di automatizzare l'e-mail di rifiuto?
E se vi dicessimo che esistono strumenti che vi aiutano in questo compito?
I software di reclutamento specializzati semplificano la preparazione e la gestione delle lettere di rifiuto in diversi modi.
Innanzitutto, consentono di creare modelli di e-mail personalizzabili, garantendo una comunicazione coerente... e soprattutto risparmiando una notevole quantità di tempo nella stesura dei contenuti!
Inoltre, questi strumenti possono automatizzare l'invio di queste e-mail, garantendo la reattività necessaria per promuovere l'immagine della vostra azienda.
🛠️ Esempi di software:
- Beehire è una soluzione di reclutamento con un forte orientamento al "marchio del datore di lavoro". Include tutte le funzioni necessarie per garantire un'esperienza di prim'ordine ai candidati, comprese le e-mail di risposta automatizzate e personalizzate. Un altro vantaggio: la messaggistica istantanea per gli scambi in tempo reale con i candidati.
- Factorial fa risparmiare molto tempo ai selezionatori, inviando risposte automatiche ai candidati che sono stati rifiutati o accettati dalla vostra azienda. Sono disponibili diversi modelli di e-mail per migliorare non solo l'esperienza del candidato, ma anche l'immagine del vostro marchio.
- softgarden è un ATS (Applicant Tracking System) progettato per ottimizzare l'intero processo di reclutamento. Con questo software, il tempo sprecato in attività lunghe e ripetitive appartiene al passato: grazie ai numerosi modelli e messaggi predefiniti, all'automazione e all'implementazione di flussi di lavoro, potrete rispondere ai candidati in tempo utile.
In breve, scrivere un'e-mail di rifiuto dopo un colloquio
Per concludere, ecco i punti da ricordare:
- Ringraziare il candidato per il tempo che ha investito nel processo di selezione.
- Evidenziate i punti di forza della candidatura (ad esempio: "A proposito, le sue competenze linguistiche sono davvero notevoli! ").
- Presentate i dettagli specifici che vi hanno portato a rifiutare la candidatura (esempio: "La sua mancanza di esperienza nel content marketing sarebbe un problema per questa posizione. ").
- Suggerite le aree di miglioramento, sia in termini di competenze professionali che personali.
- Suggerite di conservare il CV e i dati di contatto del candidato nel caso in cui il suo profilo corrisponda a una futura posizione vacante.