Modello preventivo: la guida completa alla redazione

Siete alla ricerca di idee e nozioni base per scrivere correttamente un preventivo? Oppure volete scaricare un modello da compilare?

Che si tratti di una proposta di vendita, oppure di una comunicazione delle tariffe di beni e servizi a potenziali clienti, è molto importante essere rigorosi nella sua stesura. Si tratta di un documento che in molti casi può essere obbligatorio - basti pensare ai lavori di manutenzione- ma che in ogni caso è di vitale importanza per la vostra attività.

Permette,infatti, al potenziale acquirente di farsi un'idea dei prezzi offerti dai diversi 

concorrenti, può dare il via a delle trattative commerciali ed essere quindi il primo passo nella conclusione di un affare.

Come fare un preventivo nel modo giusto? Quali software possono aiutarvi in questo compito?

Trovate tutte le risposte in questo articolo e ovviamente un modello di preventivo da scaricare.

Iniziamo con le basi legate all’universo dei preventivi. Certo, può trattarsi di un’attività impegnativa in termini di tempo e che potenzialmente può portare alla non conclusione dell’affare. Non c’è da stupirsi però che in settori in cui le prestazioni hanno un prezzo elevato, i potenziali clienti richiedano un preventivo per farsi un’idea del mercato. 

Per definire il preventivo, in poche parole, si tratta di un documento che permette di offrire una stima dei costi previsti per la realizzazione di un progetto. Si tratta di un documento assolutamente indicativo e non vincolante. Infatti per poter aver un valore vincolante è necessaria l’accettazione esplicita del preventivo.

Ecco le informazioni da inserire obbligatoriamente:

• Alcune informazioni generali:
  • il termine “preventivo”,
  • la data del preventivo,
  • la scadenza dell’offerta (la validità dell’offerta non deve essere nè troppo lunga nè troppo breve),
  • la specifica se il preventivo è gratuito o a pagamento.

• I dati dell’azienda:
  • Il nome (o la ragione sociale) e le coordinate del venditore,
  • lo status giuridico e l’attività del venditore,
  • il numero REA (Repertorio economico e amministrativo),
  • il numero di partita IVA.

• I dati del cliente:
  • il nome e le coordinate,
  • la ragione sociale, le coordinate e il numero di partita IVA (se si tratta di un’azienda).

• Informazioni che concernono la prestazione:
  • la data di inizio e la durata stimata dei lavori,
  • Il luogo di esecuzione dell’intervento (in caso di servizi),
  • i dettagli relativi alla vendita: denominazione, quantità, spese di spedizione o spese per il materiale,
  • il costo di ogni singolo bene,
  • il prezzo totale complessivo, sia esentasse che con IVA inclusa (precisando le diverse percentuali dell’IVA),
  • le condizioni di pagamento, di spedizione e di esecuzione.

• Per tutte le professioni in cui è obbligatoria l’assicurazione professionale:
  • La tipologia di assicurazione stipulata, i dati di contatto dell'assicuratore e la copertura geografica del contratto.

Esempio di preventivo:

Ovviamente non si tratta solo di inserire le informazioni necessarie ma di essere il più precisi possibile per stimare il più correttamente possibile i costi eventuali. Si tratta di essere professionali verso i propri clienti potenziali e per cercare di instaurare un rapporto di lunga durata. Attenzione quindi a non giocare al ribasso per convincere un cliente a tutti i costi. Ecco quindi una lista di quelli che possono essere dei punti di attenzione:

• Costo del lavoro: cercate di farvi un’idea precisa delle dimensioni della prestazione o del prodotto per stimare quante risorse umane e per quanto tempo dovrete impiegare. Mi raccomando al costo orario dei vostri dipendenti, mettete il vero prezzo!! un prezzo troppo basso e lontano dalla media di mercato non denota qualità e fa scappare i clienti.

• Costo dei materiali: Fate attenzione a tutte le risorse materiali di cui avrete bisogno, non tralasciate nulla 

• Spostamenti e rimborso spese:  Se prevedete di farvi rimborsare per delle trasferte, mezzi di trasporto e via dicendo, inserite delle stime esatte nel preventivo

🚨Attenzione: Cosa succede se non rispetto il mio preventivo iniziale. Il preventivo è una stima, lo abbiamo ripetuto fin qui . Questo vuol dire che probabilmente il prezzo finale non sarà esattamente quello preventivato. 

Ovviamente, però ci sono dei limiti. Normalmente fino al 10 % in più non si pongono troppi problemi, rientra in un intervallo di variazione “fisiologico”. Quando questa soglia è superata, però, la situazione potrebbe diventare tesa fino a sfociare in una battaglia legale.

Ecco alcuni consigli che vi suggeriamo di seguire per scrivere dei preventivi di qualità:

• cercate di inserire un listino prezzi il più chiaro e trasparente possibile,
• specificate sempre se i prezzi sono comprensivi dell’IVA o meno,
• definite chiaramente le tempistiche di consegna,
• inserite le forme di pagamento accettate,
• scegliete una grafica semplice e piacevole
• utilizzate un lessico semplice e perfettamente comprensibile dal cliente medio

Potete scaricare il nostro modello in formato Excel.

Per creare un preventivo, potete scegliere di utilizzare semplicemente un file Excel, magari basandovi sul nostro modello gratuito.

Tuttavia, se la vostra attività raggiunge una certa dimensione, rischiate di passare molto tempo per redigere manualmente ogni singolo preventivo.

Affidarvi ad un software per la fatturazione, vi permette di risparmiare tempo in tutte le fasi: le note legali sono preimpostate, i dati di contatto del cliente selezionato sono trasferiti automaticamente nel preventivo, le aliquote IVA sono aggiunte senza errori, ecc.

Ecco alcune possibili soluzioni utili: Invoicex, invoice ninja.

Il preventivo può avere valore contrattuale, e vi impegna nei confronti del vostro futuro cliente.

È quindi molto importante prestare attenzione per quanto riguarda le informazioni obbligatorie e le modalità di attuazione.

Ma scegliendo di affidarvi a un modello di preventivo, e utilizzando un software adattato alle vostre esigenze e al vostro budget, limiterete notevolmente il rischio di errori... e risparmierete tempo!