Alla scoperta della contabilità analitica

Gestire il budget aziendale può rivelarsi complicato, soprattutto se si fatica a tenere sotto controllo l’andamento delle spese all’interno del proprio business.

Quando si è pagato per cosa? Dove e per cosa sono stati sostenuti i vari costi? Qual è stato il ricavo per ogni vendita? Quale produzione vale la pena incentivare, quale sarebbe meglio rimpiazzare?

Se ti stai ponendo tutte queste domande, dovresti iniziare a familiarizzare con il concetto di contabilità analitica. Questa branca della contabilità aziendale fornisce la base per la pianificazione operativa dei costi e dei ricavi di ogni business.

La contabilità analitica, conosciuta anche come contabilità dei costi, industriale o interna, è un sistema di valutazione dei costi e dei ricavi associati ad uno specifico processo produttivo interno all’azienda. Essa corrisponde ad un processo di rilevamento, integrazione, classificazione, analisi e valutazione dei dati relativi all’oggetto di indagine in relazione ai costi che ha determinato per l’azienda ed ai ricavi che le ha apportato.

Il suo scopo è quello di consentire alla direzione aziendale di ottimizzare i singoli processi produttivi. Infatti, la contabilità analitica monitora la fruttuosità di diversi settori aziendali al fine di ponderare se la produttività effettiva corrisponde a quella attesa.

La contabilità analitica si differenzia dagli altri sistemi contabili disponibili nelle aziende, perché:

• Può basarsi sia su dati consuntivi (a posteriori), che preventivi (a priori);
• Non è soggetta a limiti temporali, ma è tempestiva: essa deve sempre essere effettuata a ridosso di una decisione gestionale. In altre parole, deve sempre fornire informazioni recenti e aggiornate;
• Si attua per destinazione e non per natura;
• Il suo impiego è facoltativo: a differenza di altri sistemi di contabilità, non è obbligatoria per legge.

☝ Se la contabilità analitica rimane un sistema non obbligatorio per legge, ciò non significa che essa non sia importante. Al contrario: soprattutto in mercati competitivi come quelli odierni, essa è, invece, diventata praticamente indispensabile. La contabilità industriale, infatti, consente di attuare metodologie gestionali strategiche e, garantendone anche la costante ottimizzazione, sta alla base del successo di una soluzione produttiva.

La contabilità analitica, come ogni processo, viene svolta procedendo per tappe. Di seguito una panoramica dei principali step.

1. Innanzitutto, la contabilità industriale opera a partire da una raccolta di dati (sono utilizzabili anche quelli forniti dalla contabilità generale). Tra questi, è necessario rilevare e selezionare i costi e ricavi relativi ad un singolo prodotto, servizio, o processo aziendale e procedere alla loro analisi.

2. Perché questi dati possano essere correttamente analizzati, essi devono essere innanzitutto classificati, ovvero definiti come costi diretti, indiretti, fissi, variabili, di produzione o di non produzione, ecc.

3. Essi devono, quindi, essere integrati, ovvero vanno rapportati ad uno specifico centro di costo o ad una specifica commessa.

4. Ora si può passare all’analisi effettiva dei dati. A differenza di quanto avviene nella contabilità generale, nella contabilità analitica i costi non vengono analizzati in riferimento a parametri per natura come materia prima, manodopera, lavorazione ecc.

I costi sono, invece, studiati per destinazione, ovvero in base alla loro funzione aziendale. Questo significa che i costi non sono presi in considerazione in base alla causa economica che in principio ha determinato il costo stesso. Invece, essi sono considerati in funzione della loro applicazione in determinate aree gestionali dell’azienda.

5. Infine, va svolta una valutazione conclusiva dei costi aziendali. Questa deve essere operata tramite il confronto tra i costi sostenuti in un determinato periodo (prescelto), la qualità e la quantità della produzione avvenuta nello stesso arco temporale.

Nella contabilità analitica, i costi e i ricavi vengono analizzati in base a determinati centri di costo e/o commesse. Ma cosa significano queste due formulazioni?

Il centro di costo (C.d.C.) costituisce l’unità aziendale in cui si sono concretizzati i costi presi in considerazione. In poche parole è un’area aziendale in cui si sono formati i costi rilevati per l’analisi. Il centro di costo può concretizzarsi in un reparto, in un’unità organizzativa.

La commessa indica in generale un determinato lavoro svolto su commissione di un cliente. Può essere scelta in alternativa al centro di costo come base per l’analisi dei dati, ma può anche essere presa in considerazione in modo complementare ad esso. Lo studio dei dati a partire dalla commessa consente anche di ottenere un feedback sul grado di riuscita della vendita presso un certo cliente.

Tramite l’analisi dei ricavi e dei costi di un determinato processo aziendale, nonché dei suoi flussi di finanziamento, la contabilità analitica persegue lo scopo fondamentale di valutare:

• L’efficienza nell’utilizzo delle risorse impiegate per realizzare un dato prodotto, al fine di evitare eventuali sprechi;
• L’efficacia delle soluzioni aziendali legate alla produzione dello stesso prodotto in termini di qualità, quantità di risorse utilizzate e tempo impiegato.

Inoltre, la contabilità analitica è molto utile per:

• Fornire informazioni riguardo al management del prodotto/servizio/processo preso in considerazione;
• Consente di ottimizzare il suo management e di aumentarne la redditività grazie a valutazioni attendibili e tempestive;
• Permette di tenere sotto controllo i processi aziendali;
• Incanala la direzione aziendale verso processi decisionali adeguati;
• Garantisce un controllo di gestione ottimale dell’intero business inserendo adeguate misure economiche, patrimoniali e finanziarie.

La contabilità generale si differenzia dalla contabilità analitica per diversi fattori. Innanzitutto, la contabilità generale serve come base per la redazione di determinati documenti aziendali obbligatori per legge, come i conti economici e i bilanci. Al contrario, la contabilità analitica è una pratica facoltativa.

In secondo luogo, i due tipi di contabilità si differenziano per la direzione imposta al traffico dei dati raccolti. La contabilità generale, detta anche esterna, raccoglie i dati per enti che si trovano al di fuori dell’azienda (finanziatori, fornitori, azionisti, creditori, ecc.). La contabilità analitica, o interna, invece, li riserva per il proprio management interno.

In terzo luogo, esiste una differenza in rapporto alla qualità dei dati analizzati. Infatti, la contabilità generale sfrutta i dati per natura, ovvero quelli che fanno riferimento al fattore produttivo per il quale il costo è stato sostenuto. La contabilità analitica, invece, si concentra sui dati per destinazione, ovvero i costi che vengono classificati in base al loro utilizzo.

In aggiunta, occupandosi di verificare l’andamento generale dell’azienda, la contabilità generale offre una prospettiva finanziaria d’insieme. La contabilità analitica, invece, consente di verificare l’andamento economico del singolo fattore aziendale che si è preso in considerazione.

Infine, la contabilità generale si applica a un arco temporale di un anno, mentre la contabilità analitica non è soggetta a limitazioni.

La contabilità analitica non è vincolata da imposizioni legislative, ma ha un carattere volontario. Ciò significa, che sta all’azienda decidere se e in che misura, con che metodologie e in che prospettiva intende applicare questo sistema di valutazione delle spese aziendali.

Tuttavia, per ogni azienda che desideri essere competitiva sul mercato, sembra, ormai, diventato indispensabile applicare il sistema della contabilità analitica.

La contabilità analitica, infatti, consente alle imprese di accedere a dati sempre aggiornati e altamente precisi sui costi e sui ricavi del business. Non solo, essa consente anche di individuare ed adottare le migliori strategie per l’azienda, in modo tale da garantire il massimo profitto col minimo sforzo. Consente di ottimizzare i processi produttivi e diminuire gli sprechi, così come permette di prevenire eventuali problematiche e formulare anticipatamente una possibile soluzione ad esse.

Dedicarsi al potenziamento del proprio reparto contabilità aziendale comporta, quindi, una certa convenienza economica. Anzi, risulta una scelta obbligata per ogni impresa che voglia fare un salto di qualità.

Se, però, ti mancano il tempo e le risorse per permetterti un reparto di contabilità industriale proprio, puoi sempre affidarti ad un controller esterno. Questo ti aiuterà ad esaminare la tua situazione aziendale in accordo con gli obiettivi che intendi perseguire. In seguito, ti fornirà una serie di dati sull’andamento attuale del tuo business insieme a delle previsioni su un possibile andamento futuro.

Ti sei convinto ad implementare il tuo reparto di contabilità? Buona idea! Il tuo sforzo verrà ripagato.