Come fare il libro mastro nell’era della contabilità digitale

Il libro mastro, che è simile a un grande registro dei conti, rientra tra i libri contabili obbligatori per tenere la contabilità generale di un’impresa, insieme al libro giornale.

Come fare il libro mastro nell’epoca del digitale? Quali sono gli obblighi relativi alla sua tenuta e conservazione? E qual è il suo ruolo nella contabilità?

Scoprite le caratteristiche del libro mastro per capire meglio la contabilità sotto tutti i suoi aspetti!

Documento obbligatorio, il libro mastro è un registro dettagliato di tutti i conti utilizzati dall'azienda per tenere la sua contabilità (stato patrimoniale e conto economico). Raccoglie le stesse informazioni del libro giornale, ma le presenta in modo diverso.

Infatti, nel libro giornale, le operazioni sono disposte in ordine cronologico. Nel libro mastro, invece, le transazioni sono raggruppate in maniera sistematica, ovvero a seconda del soggetto e del conto a cui si riferiscono.

Questo sistema fornisce, quindi, una lettura dettagliata di tutte le transazioni che hanno interessato ogni conto nel corso di un anno fiscale.

Il libro mastro può essere suddiviso in sottolivelli per dare maggiori dettagli sui conti:

• Fornitori (401),
• clienti (411).

ℹ️ Si prega di notare che è necessario centralizzare le registrazioni nel libro mastro almeno mensilmente.

Non esiste nessun imperativo per quanto riguarda la forma. Il libro mastro può essere conservato:

• in formato cartaceo in un registro rilegato,
• digitalizzato (la forma più spesso adottata).

La sua presentazione e il suo contenuto, tuttavia, rispettano un certo formalismo:

• l'ordine dei numeri di conto deve corrispondere a quello stabilito nel piano generale dei conti (GCA);
• le transazioni registrate devono seguire un ordine cronologico all'interno di ogni conto;
• la somma dei crediti e la somma dei debiti devono essere identiche.

☝️ Il libro mastro è un documento definitivo e inalterabile: per questo motivo, non deve contenere righe bianche o cancellature.

Come visto in precedenza, il libro mastro contiene tutte le voci contabili che vengon riportate cronologicamente e classificate per conto.

Per ogni voce di questo documento, le seguenti informazioni sono obbligatorie:

• il numero di conto e il nome del conto,
• la data dell'operazione,
• la formulazione della transazione,
• Il riferimento della transazione (documento contabile associato),
• il mastrino utilizzato per la registrazione (acquisti, vendite, banca, ecc.),
• l'importo e il saldo, a debito o a credito.

Inoltre il libro mastro si presenta sotto forma di tabella con due colonne, in quanto la ripartizione della partita doppia in Dare e Avere deve essere rispettata anche all’interno di questo documento contabile.

Per darvi un'idea più precisa della presentazione di questa tabella, ecco un esempio di un estratto tratto dal libro mastro:

La risposta si trova nell'articolo 2214 del Codice civile: l’imprenditore commerciale deve redigere il libro giornale, il libro inventari e tutte le altre scritture (tra cui il libro mastro) in base alla natura e dalle dimensioni dell'impresa.

Quindi bisogna valutare la natura e le dimensioni dell’impresa. Inoltre, solo gli imprenditori commerciali sono obbligati: infatti, gli imprenditori agricoli sono esonerati dalla redazione del libro mastro.

Le norme fiscali (art.14 DPR 600/1973) stabiliscono, invece, che la tenuta del libro mastro è obbligatorio per tutte quelle imprese che sono in contabilità ordinaria, ovvero:

• le società di capitali;
• le imprese individuali e le società di persona se si verifica il superamento di determinati volumi di affari.

Il libro mastro facilita il controllo delle voci contabili.

Permette di:

• controllare i dettagli di tutte le transazioni per conto;
• osservare le corrispondenze tra le transazioni;
• rilevare possibili errori (se una scrittura contabile è errata, per esempio);
• riportare il bilancio di apertura all'inizio dell'anno fiscale e il bilancio di chiusura di ogni conto.

Infine, il libro mastro è anche utile per studiare i cambiamenti di un conto e per analizzare il rendimento dell'azienda in un determinato periodo.

Per stabilire il registro contabile, è necessario basarsi sulle scritture contabili identificate nei vari mastrini.

È possibile creare un file e aggiornarlo di volta in volta manualmente. Altrimenti potete affidare la sua manutenzione a un contabile.

Se siete voi a tenere la contabilità della vostra impresa, gli strumenti dedicati possono aiutarvi ad automatizzare la creazione e la gestione del libro mastro:

• un commercialista online,
• un software di contabilità.

💡 Infine, dovete ricordarvi che, come tutti i documenti contabili obbligatori dell'azienda, il libro mastro deve essere conservato per 10 anni.