Software di Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management (DAM) software: purchase guide

Che cos'è un software DAM online? 

Definizione 

Nelle aziende, la trasformazione digitale è pienamente integrata nelle attività quotidiane. Di fronte a questa dematerializzazione, è necessario adottare software specifici per ottimizzare il Digital Asset Management. Il software DAM gestirà tutte i beni digitali necessarie per lo sviluppo di un'azienda. Può essere un'illustrazione, un video o una registrazione audio.  

Come funziona?

Mentre il software DAM è stato originariamente sviluppato per memorizzare i media digitali, ora è un programma collaborativo multipiattaforma tra le soluzioni di gestione patrimoniale multimediale. Questo tipo di strumento è programmato per arricchire le risorse digitali in modo da far risparmiare tempo considerevole nella ricarica e una semplificazione a livello di flussi di lavoro. Dato il volume di dati immateriali da elaborare, è diventato essenziale automatizzare i compiti più lunghi.

Nel complesso, raccoglie e ordina tutti i file utilizzati dall'azienda. Questi documenti vengono poi archiviati in una mediateca. Il responsabile della gestione delle campagne di marketing sarà in grado di accedere rapidamente a questi dati grazie ad un pannello di controllo ben organizzato e di facile lettura.

Il programma consente ovviamente eventuali modifiche. 

Quali sono le caratteristiche principali di un sistema di gestione dei contenuti aziendali?

Gestione dei diritti 

Grazie al software di Digital Asset Management è possibile garantire la gestione dei diritti d'immagine. Il responsabile potrà personalizzare l'accesso alla galleria per garantire l'utilizzo delle immagini. Tra la pubblicazione, la modifica o la condivisione, i team di marketing saranno informati su come utilizzare i media, il che eviterà vari rischi come le multe. 

Indicizzazione dei file

Strumenti versatili come il software DAM sono di grande aiuto nell'indicizzazione dei file. Infatti, questi strumenti di gestione classificheranno tutte le risorse digitali in modo che l'utente possa navigare facilmente attraverso le sue librerie multimediali. La ricerca di immagini, suoni o video può essere effettuata utilizzando una parola chiave, formato, posizione, sistema di etichettatura o titolo. La tassonomia è personalizzabile per semplificare le ricerche.  

Monitoraggio delle attività  

L'amministratore ha una cronologia di tutte le azioni eseguite sulla piattaforma. L'utilizzo dello strumento gli permetterà di vedere chi ha avuto accesso ai file, in questo caso quando sono stati ritoccati. Lo stesso vale per la condivisione dei contenuti.   

Termini equivalenti o derivati dal DAM

Nel caso in cui li si incontrasse, ecco alcuni altri termini che si riferiscono alla nozione di DAM:

• MAM: multimedia asset management
• DMAM: digital media asset management
• EMAM: entertainment multimedia asset management
• BRM: brand resources management
• MCM: marketing content management (DAM con moduli aggiuntivi)
• biblioteca multimediale
• AM: asset management, molto semplicemente

DAM e DMS

Quali sono le somiglianze e le differenze tra la gestione delle risorse digitali e la gestione dei documenti elettronici? I termini sembrano molto simili.

Come il DAM, anche il DMS fa parte della grande famiglia della gestione dei contenuti.

I punti in comune:

Repository, indicizzazione dei metadati, capacità di ricerca, accessibilità e funzioni definite dall'utente e flussi di lavoro.

Le differenze:

I sistemi di gestione documentale sono più spesso utilizzati in settori in cui la documentazione occupa grandi volumi, come in finanza o sanità. Il focus principale è sul contenuto testuale.

Le soluzioni DAM sono utilizzate principalmente da aziende come agenzie di pubblicità, marketing, agenzie di graphic design o strutture con molti supporti di comunicazione (gestione del marchio, brochure, loghi, flyer, ecc.). Si concentrano su contenuti multimediali (immagini, registrazioni audio e video).

Questi strumenti richiedono una riflessione approfondita a monte, un lavoro del team intorno al progetto e il supporto del provider. Pertanto, prima di scegliere la soluzione giusta, è necessario seguire diverse fasi.

I passi

1. Definire obiettivi chiari e precisi: ad esempio, volete facilitare i processi di condivisione o automatizzare il caricamento delle foto sul vostro sito?
2. Definizione di un calendario di attuazione e di un team dedicato al monitoraggio del progetto
3. Individuazione dei bisogni in termini di servizi ausiliari (modulo di project management, fotoritocco, ecc.)
4. Confronto di soluzioni e contatti

Chi usa una piattaforma DAM online? 

Le soluzioni DAM online sono pensate per tutti i team di marketing e comunicazione le cui attività richiedono la gestione di una grande quantità di file multimediali, siano essi immagini, suoni o video. Il software DAM permetterà loro di gestire facilmente le proprie risorse digitali dall'arrivo all'uso e persino alla distruzione.

Alcuni consigli per voi

Le soluzioni gratuite

Alcuni provider offrono una versione gratuita del loro software.

Ma sarà sempre limitata nel tempo, o in termini di utilizzo o spazio di archiviazione.

Però, parlando di soluzioni DAM open source non possiamo non menzionare Phraseanet.

A tal proposito occorre fare una premessa: non è disponibile in italiano ma può essere utilizzato in inglese. Purtroppo, al momento, sul mercato italiano non sono presenti soluzioni DAM open source.

Scaricabile e utilizzabile gratuitamente, ha l’interfaccia di programmazione (API) e include connettori per Office e Wordpress.

È anche multipiattaforma (Windows/Mac/Linux), offre un numero illimitato di utenti e una gestione dettagliata dei diritti.

Il vantaggio è che si ha libero accesso al codice sorgente del software, che si può adattare ed evolvere per soddisfare al meglio le proprie esigenze.

Ma lo svantaggio del software open source è sempre lo stesso:  poco o nessun supporto, è essenziale,quindi, avere competenze informatiche interne. 

Vi esporrete a rischi di faglie della sicurezza se non sarete sufficientemente reattivi a integrare le modifiche nel software.

Digital asset management con Adobe

Adobe propone la soluzione Adobe Experience Manager Assets: grazie all'integrazione dell’ applicazione Adobe Creative Cloud, collega i flussi di lavoro di marketing e creativi. 

È dotato di strumenti che consentono ai vari attori dell'azienda di collaborare: CRX Explorer per gli sviluppatori, Damadmin per i chi gestisce i documenti o i content manager, ecc. 

Modulare, consente la gestione degli asset dalla A alla Z e automatizza alcune attività, però tutto ciò richiede comunque l'acquisto di una licenza o di un abbonamento Adobe.

È anche possibile utilizzare il plugin CMS di Adobe Experience Manager (AEM) in soluzioni DAM dedicate, per integrare nativamente le risorse memorizzate nell'ambiente di creazione Adobe.

Perché utilizzare un software DAM nelle aziende?

Vantaggi 

• La gestione dei metadati richiede meno tempo
• La capacità di trovare rapidamente i file 
• L'ottimizzazione dei contenuti avviene con un semplice gesto
• Riduce i costi necessari per implementare una campagna di marketing.  
• Le librerie multimediali sono meglio organizzate grazie alle parole chiave associate ai file 

Svantaggi 

• Le funzionalità integrate nel software gratuito non soddisfano necessariamente le esigenze dell'azienda.